Шлях початківця у закупівлях

Колеги, вітаємо у світі публічних закупівель! Скоро ви зрозумієте, що сфера публічних закупівель - та сфера, яка зазнає постійних змін та підлаштовується під реалії сьогодення. Тому треба весь час тримати «руку на пульсі». Але це неможливо без базових знань. Тому ми створили дану онлайн-книгу, щоб ви могли зрозуміти умовний механізм проведення закупівель, розробити алгоритм, яким і будете користуватися  надалі.

В онлайн-книзі можна обрати зручний для себе спосіб опрацювання інформації: у вигляді статті чи відеоуроку. А також, знайти приклади всіх можливих документів, які необхідно складати уповноваженій особі під час здійснення процесу закупівель.

Усе про уповноважену особу

Розпочати варто із питання організації закупівельної діяльності, тому пропонуємо ознайомитися із загальним матеріалом про уповноважену  особу, умови її визначення / призначення та за які види закупівель обов’язково має проводити саме уповноважена особа:

• Уповноважена особа в публічних закупівлях: хто це

Призначення уповноваженої особи відбувається наказом або іншим розпорядчим документом замовника. Окрім цього має бути затверджено положення про уповноважену особу:

• приклад наказу замовника про призначення уповноваженої особи

• приклад Положення про уповноважену особу та наказу про затвердження положення про уповноважену особу.

Далі для забезпечення ефективної діяльності уповноваженої особи важливо налагодити взаємодію між структурними підрозділами замовника. Чому? Саме внутрішній замовник точно знає повну інформацію про річну потребу у товарах, роботах чи послугах. На основі такої інформації уповноважена особа вже приймає рішення стосовно проведення закупівель.

Тож, рекомендуємо врегулювати питання взаємодії уповноваженої / відповідальної особи із внутрішнім замовником. А допоможуть вам в цьому наступні матеріали:

• Взаємодія з внутрішнім замовником: чому це важливо та навіщо потрібно?
• Взаємодія з внутрішнім замовником в частині «допорогових» закупівель
• Приклад положення про взаємодію уповноваженої / відповідальної особи із внутрішнім замовником

Відеоурок: Взаємодія закупівельника з іншими підрозділами замовника: чому це важливо та як вона влаштована на практиці

Планування закупівель

Закупівельна діяльність замовника з року в рік розпочинається та базується на плануванні закупівель та визначенні потреби в товарах, роботах, послугах, очікуваної вартості закупівлі, планування обсягів і джерел видатків. Все про планування:

у статті: Планування закупівель за Особливостям

у відеоуроці: Планування закупівель на 2024 рік

Визначення предмету закупівлі

Одним із важливих етапів планування є визначення предмета закупівлі. Від коректного визначення предмета закупівлі буде залежати правомірність обраного виду закупівлі:

• Визначення предмета закупівлі на прикладах: від А до Я
• Внесено зміни до Порядку визначення предмета закупівлі
• Сьогодні, 15.06.2023. набирає чинності новий класифікатор медичних виробів НК 024:2023: що мають врахувати замовники
• Особливості організації закупівлі пального: визначення потреби, предмета закупівлі, технічного завдання
• Визначення предмета закупівлі електричної енергії, розподілу, компенсації перетікань реактивної енергії

Види закупівель

Наразі замовники здійснюють закупівлі відповідно до Закону України «Про публічні закупівлі» з урахуванням Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабміну від 12.10.2022 № 1178.

Залежно від очікуваної вартості предмета закупівлі уповноважена особу обирає «вид» закупівлі:

А ще є і ряд виключень, коли за наявністю певної підстави можна укладати «прямий» договір про закупівлю навіть, якщо очікувана вартість закупівлі перевищує порогові суми.

Звичайно, що кожна така закупівля містить свої нюанси, на які треба звернути особливу увагу. Адже, як показує практика, замовники допускають порушення незалежно від складності закупівлі чи її  виду.

Допорогові закупівлі

Для здійснення закупівель товарів і послуг (крім послуг з поточного ремонту), вартість яких є меншою, ніж 100 тис. грн, послуг з поточного ремонту, вартість яких є меншою, ніж 200 тис. грн, робіт, вартість яких є меншою, ніж 1,5 млн. грн, замовники можуть здійснювати закупівлі без використання електронної системи закупівель.

Так, одним із найпоширеніших видів здійснення «допорогових» закупівель є укладання «прямого» договору, тобто здійснення закупівлі товарів, робіт чи послуг без використання електронної системи закупівель. І замовники укладаючи такі договори не завжди звертають увагу на умови, які має дотриматися останній при здійсненні такої закупівлі. Тому, в наступному матеріалі зібрані рекомендації, як здійснити навіть таку «просту» закупівлю у відповідності до вимог законодавства:

• Закупівля без використанням електронної системи закупівель: алгоритм дій замовника для укладання «прямого» договору
• Приклади протоколів для проведення «допорогових» закупівель без використання ЕСЗ

Закупівля у порядку аналогічному спрощеній закупівлі

Одним із видів «допорогових» закупівель із використанням електронної системи закупівель, у разі якщо вартість предмета закупівлі на рік менша ніж 100 тис. грн (товари та послуги), 200 тис. грн (поточний ремонт) та 1,5 млн грн (роботи) є закупівля у порядку аналогічному до порядку проведення спрощеної закупівлі. Попри визначене право (а не обов'язок), замовника використовувати «спрощену» закупівлю, можливі випадки, коли внутрішніми розпорядчими документами замовника застосування даного виду закупівлі є обов’язковим, тому варто проаналізувати хто має проводити таку закупівлю, її покроковий алгоритм та рекомендації щодо порядку проведення такої закупівлі:

• Закупівлі у порядку аналогічному спрощеній закупівлі до 100 тис. грн (товари та послуги), 200 тис. грн (поточний ремонт) та 1,5 млн грн (роботи) за Особливостями

Закупівлі через електронний каталог

Електронний каталог Prozorro Market – це інструмент для здійснення закупівель товару, який працює за принципом онлайн-магазину. Та звичайно існують законодавчо визначені правила таких закупівель, при цьому вони відрізняються не лише за вартісним межами, а й  приналежністю замовника.

Відповіді на всі питання стосовно закупівлі через каталог у відеоуроці Порядок застосування електронного каталогу з 01.09.2023

Як здійснювати «допорогові» закупівлі ми проаналізували у статті «Алгоритм закупівлі через електронний каталог з 01.09.2023, якщо вартість предмета закупівлі на рік є меншою ніж 100 тис. грн».

Також пропонуємо приклади документів за посилання.

Порядок проведення «надпорогових» закупівель через електронний каталог закупівель ми розібрали у статті «Алгоритм закупівлі через електронний каталог з 01.09.2023, якщо вартість предмета закупівлі на рік ≥ 100 тис. грн».

Приклади документів для здійснення такої закупівлі за посиланням.

Якщо ж ви є закладом охорони здоров’я або структурним підрозділом з питань охорони здоров’я обласних та Київської міської державних (військових) адміністрацій та здійснюєте закупівлю лікарських засобів та медичних виробів перевірте чи варто її здійснювати саме через каталог у матеріалі Порядок виконання пункту 11-1 Особливостей з 01.09.2023

Відкриті торги

Основної процедурою закупівель є відкриті торги. Проведення такої процедури закупівлі це багатоетапний процес, який починається з річного плану та завершується звітуванням про виконання договору про закупівлю. При цьому кожен окремий етап містить свої законодавчі особливості, на які ми і звернемо вашу увагу:

• Оновлений алгоритм проведення відкритих торгів за Особливостями з 19.05.2023
• Пакет прикладів документів для проведення відкритих торгів з 19.05.2023

Під час проведення відкритих торгів уповноважена особа рано чи пізно зустрінеться із проблемою неякісно підготовлені тендерні пропозиції. І здавалося б, чого перейматися коли законодавець передбачає механізм відхилення таких учасників. Проте не так і просто обрати коректну  підставу, тому пропонуємо наступну інструкцію:

• Алгоритм відхилення тендерної пропозиції та обрання підстави

А бувають  випадки, коли у проведенні закупівлі відпала потреба або ж у замовника забрали фінансування на якийсь предмет закупівлі тощо, тоді уповноважена особа має відмінити відкриті торги. Але кожна відміна повинна бути обґрунтована, інакше є можливість оскарження з боку учасника:

• Алгоритм відміни відкритих торгів

Виключення для укладення «прямого» договору про закупівлю

Поряд із обов'язком замовника у разі «надпорогової» вартості предмета закупівлі здійснювати закупівлі шляхом застосування процедури відкритих торгів / електронного каталогу для товару,  законодавець надав ряд виключень при наявності яких можна укладати прямий договір незалежно від вартісних меж предмета закупівлі.

З 07.09.2023 замовника законодавчо зобов’язано готувати обґрунтування застосовування будь-якої підстави, що визначена пунктом 13 Особливостей. Окрім цього оновленою редакцією пункту 13 Особливостей передбачено, що таке обґрунтування має бути у вигляді розпорядчого рішення замовника або іншого документа готується уповноваженою особою або іншою службовою (посадовою) особою замовника та має бути погоджене (затверджене) керівником замовника або іншою особою, визначеною керівником замовника. Детальніше у статті:

• Оновлений алгоритм проведення закупівель за виключеннями, визначеними пунктом 13 Особливостей
• Про всі підстави укладання «прямого» договору за виключеннями, визначених пунктом 13 Особливостей
• Огляд порушень, які встановлені ДАСУ у «прямих» договорах про закупівлю
•  

Розроблені приклади документів для задоволення потреби замовників у товарах / роботах / послугах шляхом укладення договору про закупівлю без застосування відкритих торгів та / або електронного каталогу для закупівлі товару:

• Оновлені приклади документів для проведення закупівель за виключеннями, визначеними пунктом 13 Особливостей з 07.09.2023

Виконання вимог Постанови Кабміну № 710

Постанова № 710 визначає виключно категорії замовників, які мають обов’язок виконувати відповідні норми, а саме:

• головні розпорядники бюджетних коштів;
• розпорядники бюджетних коштів нижчого рівня;
• суб’єкти господарювання державного сектору економіки,

та визначають як саме необхідно їх виконати:

1. забезпечити обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру бюджетного призначення, очікуваної вартості предмета закупівлі. Тобто готувати обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру бюджетного призначення, очікуваної вартості предмета закупівлі для кожної закупівлі від 0,01 грн;

2. забезпечити оприлюднення обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру бюджетного призначення, очікуваної вартості предмета закупівлі шляхом розміщення на власному веб-сайті (або на офіційному веб-сайті головного розпорядника бюджетних коштів, суб’єкта управління об’єктами державної власності, що здійснює функції з управління суб’єктом господарювання державного сектору економіки) протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення оголошення про проведення конкурентної процедури закупівель або повідомлення про намір укласти договір про закупівлю за результатами переговорної процедури закупівель. Тобто оприлюднювати обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру бюджетного призначення, очікуваної вартості предмета закупівлі протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення оголошення про проведення конкурентної процедури закупівель (на період дії воєнного стану та протягом 90 днів з дня його припинення чи скасування єдиною конкурентною закупівлею є відкриті торги у порядку визначеному Особливостями). Детальніше у статтях:

• Як сформувати обґрунтування технічних та якісних характеристик, розміру бюджетного призначення та очікуваної вартості предмета закупівлі
• (Не)належне обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі згідно Постанови № 710. Позиція суду
• Судове рішення щодо оприлюднення технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру бюджетного призначення, очікуваної вартості предмета закупівлі згідно з Постановою № 710
• Відеоурок - Виконання Постанови № 710 щодо обґрунтування: аналіз, практика застосування та рекомендації

Додаткова потреба

Під час планування закупівель не завжди уповноважена особа може передбачити закупівлі необхідні для задоволення потреби на рік, зокрема, замовникам може бути виділено додаткові кошти, передано на баланс нове обладнання, устаткування, приміщення, будівлю тощо. Тож перед уповноваженою особою постане запитання: як здійснити таку закупівлю. Відповіді на всі питання у матеріалах:

• Додаткова потреба: як визначати, алгоритм дій та приклади
• Чи може замовник користуватися листом Мінекономіки при визначенні додаткової потреби?
• Пакет прикладів документів для закупівлі додаткової потреби

Відеоурок: Додаткова потреба у публічних закупівлях: умови та приклади застосування

Договір

Договір є свого роду кінцевим результатом будь-якої  закупівлі. Але Особливості та Закон визначають різні правила для укладення договору та договору про закупівлі («надпорогового»).

Тож, в наведеній онлайн-книзі пропонуємо матеріали, які з різних ракурсів розкриють тему договору:

Договір про закупівлю згідно Особливостей

Внесення змін до істотних умов договору про закупівлю

Зазвичай договір про закупівлю укладається строком майже на рік. І в цей час може можуть виникнути обставини, які спричиняють необхідне внесення змін до договору. Але законодавець в певній мірі ставить замовника у жорсткі рамки в частині зміни істотних умов договору про закупівлю.

• Порядок зміни умов договору про закупівлю та випадки внесення змін до договору про закупівлю: тотожні поняття?
• Чи можливо в одній додатковій угоді одночасно застосувати кілька підстав для зміни істотних умов договору про закупівлю
• Внесення змін до договору про закупівлю у зв’язку із покращенням якості предмета закупівлі
• Внесення змін до договору про закупівлю у зв’язку із зміною ціни за одиницю товару в договорі про закупівлю у разі коливання ціни такого товару на ринку за Особливостями
• Внесення змін до договору про закупівлю у зв’язку із зміною біржових котирувань або показників Platts, ARGUS
• Внесення змін до договору про закупівлю у зв’язку із зміною регульованих цін (тарифів) і нормативів
• Внесення змін до договору про закупівлю у зв’язку із зміною курсу іноземної валюти
• Застосування середньозважених цін на електроенергію на ринку «на добу наперед», як випадок внесення змін до істотних умов договору про закупівлю
• Розбір підпункту 6 пункту 19 Особливостей, як підстава внесення змін до істотних умов договору про закупівлю
• Зменшення обсягів закупівлі: вносимо зміни до істотних умов договору про закупівлю за Особливостями
• Чи можна змінити місце(я) поставки товару / надання послуг / виконання робіт на етапі виконання договору про закупівлю?
• Чи потрібно оприлюднювати повідомлення про внесення змін до не істотних умов договору про закупівлю?
• Чи можна внести зміни до договору про закупівлю без додаткової угоди?
• Чи можна змінювати номенклатурні позиції, які містяться в специфікації до договору про закупівлю?
• Відеоурок - Порядок та особливості внесення змін до неістотних умов договору про закупівлю

Звітування

Наприкінці кожного року в уповноваженої особи постає необхідність у звітуванні про виконання договорів про закупівлю. Фактично звітуючи уповноважена особа «закриває» закупівлю, тож важливо зробити все вчасно та згідно із вимогами законодавства. А в цьому допоможуть:

• Звітування про виконання договору про закупівлю: розкладаємо усе по поличках
• Звітування про виконання договорів про закупівлю: про що має знати кожен закупівельник