Особливості організації закупівлі пального: визначення потреби, предмета закупівлі, технічного завдання

Одним із найпоширеніших товарів, які замовник купує із року в рік, є пальне. І неважливо, має замовник один транспортний засіб чи автопарк. Адже, пальне використовують як для різних видів автотранспортних засобів, так і для роботи котелень, генераторів тощо.

При цьому, замовники доволі часто допускають помилки в організації такої закупівлі, не враховуючи ще на початкових етапах специфіку предмету закупівлі. Підтвердженням цьому в тому числі є численні скарги АМКУ та моніторинги ДАСУ протягом всієї процедури закупівлі.

Але, для початку визначимо, що можна віднести до пального в розрізі законодавства про публічні закупівлі.

Згідно із Єдиним закупівельним словником Розділ 09000000-3 НАФТОПРОДУКТИ, ПАЛИВО, ЕЛЕКТРОЕНЕРГІЯ ТА ІНШІ ДЖЕРЕЛА ЕНЕРГІЇ  включає в себе код ⇒ 09130000-9 Нафта і дистиляти та категорії відповідно

При цьому, аналізуючи інформацію наявну в електронній системі закупівель стає зрозуміло, що зазвичай замовники здійснюють закупівлю бензину різних марок, дизельного пального та газу скрапленого для автомобільного транспорту (далі - пальне). Крім того, саме для цих видів пального законодавець встановив окремі норми (пункт 29 Особливостей). 

Як замовнику спланувати потребу та визначити очікувану вартість пального?

Закупівельний процес для замовника розпочинається із визначення потреби у товарах, роботах чи послугах.

Так, закупівля відповідно до Особливостей здійснюється замовником на підставі наявної потреби або у разі планової потреби наступного року (планових потреб наступних періодів). Запланована закупівля, незалежно від її вартості, включається до річного плану закупівель замовника відповідно до статті 4 Закону (пункт 14 Особливостей).

Відповідно до статті 4 Закону  зазначено, що планування закупівель здійснюється на підставі наявної потреби у закупівлі товарів, робіт і послуг. Заплановані закупівлі включаються до річного плану закупівель.

Річний план та зміни до нього безоплатно оприлюднюються замовником в електронній системі закупівель протягом п’яти робочих днів з дня затвердження річного плану та змін до нього.

При цьому, оскільки наразі Особливостями передбачено можливість планування закупівлі за наявною потребою, замовник може визначати предмет закупівлі за такою потребою до кінця поточного року.

Водночас замовникові слід враховувати, що планування на наступний рік здійснюється, виходячи з річної потреби та враховуючи, що згідно з пунктом 6 Особливостей замовник не має права ділити предмет закупівлі на частини з метою уникнення проведення процедури закупівлі відкриті торги / використання електронного каталогу (у разі закупівлі товару), визначеної Особливостями.

Від правильності визначення потреби залежить коректність визначення очікуваної вартості предмета закупівлі та обрання виду закупівлі (прямий договір чи відкриті торги).

Схематично процес визначення очікуваної вартості виглядає наступним чином:

Етап 1. Визначення потреби в товарах.

Для того, щоб визначити потребу в товарі, перш за все рекомендуємо проаналізувати закупівлі попереднього(іх) періоду(ів).

Тобто, у випадку закупівлі пального під потребою розуміємо певний обсяг (літри) (НЕ наявне фінансування) бензину та / або ДП, автогазу, які замовник використав протягом усього попереднього року.

При цьому, варто врахувати, що потреба у плановому році може збільшитися, зменшитися або ж залишитися на тому ж рівні.

Наприклад, замовник має 10 транспортних засоби. Потреба минулого року була 1 000 л бензину А-95 і 3 000 л дизельного палива. Разом з тим, в наступному році з метою економії коштів заплановано встановлення газобалонного обладнання на окремі автомобілі. Відповідно з'явиться потреба у закупівлі нового виду палива (09133000-0 - Нафтовий газ скраплений (Нафтовий газ скраплений)), а потреба бензину може зменшитися відповідно.

Як уповноважена особа може визначити, який додатковий обсяг порівняно із попереднім необхідно закупити та які технічні характеристики повинен мати предмет закупівлі?

Етап 2. Опис технічного завдання

На цьому етапі не обійтися без внутрішнього замовника, адже тільки внутрішній замовник знає що йому потрібно та коли.

Тому, щодо визначення необхідного обсягу та опису предмета закупівлі із зазначенням технічних та якісних характеристик рекомендуємо залучати відповідних фахівців шляхом направлення відповідних запитів (заявок) до внутрішнього замовника (департамент, відділ, структурний підрозділ, що відповідають за подальше використання пального). 

За посиланням наведений Приклад службової записки до внутрішніх замовників для визначення потреби,   яка може містити наступні відомості:

Службова записка щодо отримання інформації про перелік та обсяги товару для потреб 2024 року

Для задоволення потреб _________ (зазначити назву замовника) у товарах (бензин А-95, дизельне паливо, газ скраплений для автомобільного транспорту), формування попереднього річного плану закупівель на 2024 рік відділ матеріально-технічного забезпечення надає на електронну адресу уповноваженої особи інформацію про необхідні товари, їх обсяги, технічні вимоги, строки та умови поставки товарів, місце поставки товарів за формою:

Рекомендуємо звернути увагу на статтю «Взаємодія із внутрішнім замовником в частині допорогових закупівель» та онлайн-навчання «Взаємодія закупівельника із іншими підрозділами замовника».

Етап 3. Аналіз ринку пального

Уповноважена особа має орієнтуватися в специфіці предмета закупівлі, адже від цього залежить правильність складання вимог до потенційних учасників та їх відображення в тендерній документації. На цьому етапі доцільно використовувати як:

• загальнодоступну інформацію щодо цін та асортименту пального, яка міститься у відкритих джерелах (у тому числі на сайтах виробників та / або, в електронних каталогах, рекламі, прайс-листах, в електронній системі закупівель «Prozorro», дані спеціалізованих інформаційно-аналітичних видань, офіційних статистичних видань);
• інформацію, отриману шляхом проведення ринкових консультацій.

Використання такого інструменту, як ринкові консультації, дозволяє визначити структуру ринку, ступінь конкуренції та можливі варіанти предмету закупівлі з урахуванням інновацій та нових технічних рішень.

Наприклад, аналізуючи ринок можна зрозуміти, що потенційним учасником замовника може бути як власник АЗС, так і суб'єкт, який не мають прямих відносин з виробником, а співпрацюють з партнерами власниками АЗС.

Далі, під час проведення ринкових консультацій замовники можуть направляти учасникам ринку повідомлення (анкети, запити, запрошення до обговорення тощо) з описом необхідних та бажаних вимог до предмета закупівлі, в яких, крім іншого, слід зазначати, що надсилання таких повідомлень (анкет, запитів, запрошень) не тягне за собою виникнення зобов'язань з боку замовника щодо надання переваг учасникам ринку, що брали участь в ринкових консультаціях.

Зацікавлені учасники ринку надсилають свої пропозиції із зазначенням можливих варіантів, замовники опрацьовують та аналізують отримані пропозиції. За потреби замовники можуть організовувати зустрічі з зацікавленими постачальниками / підрядниками для консультацій та обговорення. Отримана замовниками під час ринкових консультацій інформація дозволить визначити оптимальні вимоги до предмета закупівлі з урахуванням актуальних пропозицій ринку та визначити обґрунтовану очікувану вартість.

Етап 4. Визначення вимог та умов поставки товару.

На даному етапі рекомендуємо опрацювати отриману від внутрішнього замовника інформацію, надану в межах взаємодії згідно із Етапом 2. Далі такі відомості будуть включені до тендерної документації.

Наприклад, залежно від матеріально-технічної бази замовники можуть здійснювати закупівлю, наприклад бензину наливом та / або у талонах. Лише підрозділ (фахівець) замовника, який безпосередньо використовує пальне може надати інформацію щодо обсягу разової поставки, або необхідного номіналу та строків дії талонів.

Поняття «талон» наведено в Інструкції про порядок приймання, транспортування, зберігання, відпуску та обліку нафти і нафтопродуктів на підприємствах і організаціях України, що затверджена наказом від 20.05.2008 № 281/171/578/155 (далі - Інструкція № 281), а саме:

талон - спеціальний талон, придбаний за умовами та відпускною ціною обумовленого номіналу, що підтверджує право його власника на отримання на АЗС фіксованої кількості нафтопродукту певного найменування і марки, які позначені на ньому.

Форму, зміст та ступінь захисту бланків талонів встановлює емітент талона. Зокрема, талони можуть бути різного номіналу (10 л, 20 л, 50 л тощо) і на придбання різних марок палива (бензин А-95, газ, дизельне паливо). До того ж деякі талони дозволяють отримувати пальне тільки на АЗС однієї мережі, інші ж — проводити заправку у різних операторів.

Обов’язковим для всіх талонів є наявність на них серійного та порядкового номерів (п.п. 10.3.3.1 Інструкції № 281).

Отже, талони не є платіжними або розрахунковими документами, а лише засвідчують право покупця на отримання раніше оплаченого пального потенційним учасником процедури закупівлі,  які тимчасово зберігаються на АЗС.

Крім того, Інструкція № 281 містить таке поняття як платіжна картка  - спеціальний  платіжний  засіб  у  вигляді емітованої в установленому законодавством порядку  пластикової  чи іншого виду картки,  що використовується для ініціювання переказу коштів з рахунку платника або з відповідного рахунку банку з метою оплати вартості товарів і послуг.

Зазвичай  платіжну картку ще називають смарт-карта.

Отже, смарт-картки такий собі технічний засіб фіксування заборгованості її емітента перед користувачем за попередньо оплаченими товарами (пальним). Вони містять інформацію про кількість та вид оплачених покупцем нафтопродуктів, а також іншу інформацію, необхідну для організації розрахунків.

Етап 5. Визначення очікуваної вартості товару

Знову згадаємо про нестабільність ринку пального. Тому тут важливо проаналізувати і закупівельні ціни попередніх років,  і здійснити порівняльний аналіз ринкових цін поточного періоду. Що це означає?

По-перше, рекомендуємо проаналізувати інформацію, наявну в офіційних джерелах:

• на сайті Мінфіну https://index.minfin.com.ua/ua/markets/fuel/ публікуються відомості по українському ринку нафтопродуктів — ціни на бензин марок A 92, A 95, A 95+, дизельне пальне та автомобільне газове пальне на АЗС України. Інформація наводяться по областях, а також по торгівельних марках провідних операторів паливного ринку України. Досить цікава також зведена інформація по областях та АЗС.

Є можливість подивитися зміну ціни в динаміці, наприклад

Крім того, наказом Мінекономіки 18.02.2020 № 275 затверджено Примірну методику визначення очікуваної вартості предмета закупівлі (далі - Примірна методика).

Відповідно до Розділу 3 Примірної методики визначення замовником очікуваної вартості предмета закупівлі може здійснюватися наступними методами:

1. розрахунок очікуваної вартості товарів / послуг методом порівняння ринкових цін:
2. здійснити пошук, збір та аналіз загальнодоступної інформації про ціну;
3. направити не менше 3-х письмових запитів цінових пропозицій (електронною поштою) виробникам, офіційним представникам та дилерам, постачальникам конкретного товару, надавачам послуг;

Для розрахунку очікуваної вартості за методом порівняння ринкових цін рекомендується:

• привести всі ціни, отримані з вищезазначених джерел інформації, до єдиних умов, враховуючі валюту, умови поставки, умови оплати тощо;
• з масиву цінових даних (щонайменше 3 ціни) виключити, за необхідності, ціни, які суттєво (на 30 % і більше) відрізняються в меншу / більшу сторону від найближчої наступної/попередньої ціни. В разі, якщо після виключення таких цін залишилось менше 3 цінових пропозицій, слід використовувати метод розрахунку очікуваної вартості на підставі закупівельних цін попередніх закупівель;
• визначити очікувану ціну за одиницю, як середньоарифметичне значення масиву отриманих даних, що розраховується за такою формулою:

Цод = (Ц1 +… + Цк) / К,

• визначити очікувану вартість, як добуток очікуваної ціни за одиницю на кількість товару / послуг, що розраховується за такою формулою:

ОВмрц = Цод * V, де:

ОВмрц - очікувана вартість, розрахована за методом порівняння ринкових цін;

Цод - очікувана ціна за одиницю товару/послуги;

V - кількість (обсяг) товару/послуги, що закуповується.

При цьому, нагадаємо що Примірна методика не є обов'язковою у використанні.

Так, на етапі планування та визначення очікуваної вартості пального рекомендуємо врахувати  можливість підвищення ринкових цін. 

Наприклад, уповноважена особа зібрала всю необхідну інформацію і розуміє, що річна потреба у перерахунку на грошовий еквівалент близька до 100 тис. грн. За таких умов часто приймаються рішення здійснити закупівлю на 99 тис. грн. Але ціна на пальне наскільки динамічна, особливо в сучасних умовах, що може зрости ще до моменту укладення прямого договору. І пам'ятайте, що значно простіше провести відкриті торги, ніж надавати пояснення ДАСУ та сплачувати штрафи у разі уникнення процедури закупівлі.

Тобто, якщо річна потреба  коливається між можливістю укладання прямого договору (загальна вартість предмета закупівлі є меншою ніж 100 тис. грн) та здійсненням процедури відкритих торгів (загальна вартість предмета закупівлі  дорівнює або перевищує 100 тис. грн), радимо добре подумати щодо округлення в сторону зменшення.

Якщо замовнику, навпаки, необхідно здійснити закупівлю пального на велику суму та відповідно можливість / необхідність приймати весь обсяг відразу відсутні, до завершення такого договору ціна може підвищуватись неодноразово. Проте, таке підвищення вже буде визначатися умовами конкретного договору та наявним фінансуванням замовника на етапі взаєморозрахунків..

Визначення предмету закупівлі

Предмет закупівлі визначається замовником відповідно до вимог Закону та Порядку визначення предмета закупівлі, затвердженого наказом Мінекономіки від 15.04.2020 № 708 (пункт 15 Особливостей).

Відповідно до пункту 22 частини 1 статті 1 Закону предмет закупівлі - товари, роботи чи послуги, що закуповуються замовником у межах єдиної процедури закупівлі або в межах проведення спрощеної закупівлі, щодо яких учасникам дозволяється подавати тендерні пропозиції / пропозиції або пропозиції на переговорах (у разі застосування переговорної процедури закупівлі).

Предмет закупівлі визначається замовником у порядку, встановленому Уповноваженим органом, із застосуванням Єдиного закупівельного словника, затвердженого у встановленому законодавством порядку. Порядок визначення предмета закупівлі, затверджений наказом № 708.

Товари - продукція, об’єкти будь-якого виду та призначення, у тому числі сировина, вироби, устаткування, технології, предмети у твердому, рідкому і газоподібному стані, а також послуги, пов’язані з постачанням таких товарів, якщо вартість таких послуг не перевищує вартості самих товарів (пункт 34 частини 1 статті 1 Закону).

Предмет закупівлі товарів визначається замовником згідно з пунктом  34 частини 1 статті 1 Закону та за показником четвертої цифри Єдиного закупівельного словника.

Єдиний закупівельний словник ДК 021:2015 затверджений наказом Мінекономіки від 23.12.2015 № 1749.

У вступній частині статті ми вже зазначали, що згідно із Єдиним закупівельним словником Розділ 09000000-3 НАФТОПРОДУКТИ, ПАЛИВО, ЕЛЕКТРОЕНЕРГІЯ ТА ІНШІ ДЖЕРЕЛА ЕНЕРГІЇ  включає в себе код ⇒ 09130000-9 Нафта і дистиляти та категорії відповідно.

Тож, код ДК 021:2015 — 09130000-9 «Нафта і дистиляти» застосовуємо при закупівлі бензину, дизельного палива та автомобільного газу.

Назва предмета закупівлі із зазначенням коду за Єдиним закупівельним словником (у разі поділу на лоти такі відомості повинні зазначатися стосовно кожного лота) зазначається замовником у річному плані (стаття 4 Закону) та оголошенні про проведення відкритих торгів (стаття 21 Закону).

Під час розміщення інформації на етапі оголошення закупівлі, відповідно до пункту 14 Порядку розміщення інформації про публічні закупівлі, затвердженого наказом Мінекономіки від 11.06.2020 № 1082, також зазначаємо код товару, визначеного згідно з Єдиним закупівельними словником, що найбільше відповідає назві номенклатурної позиції предмета закупівлі:

• ДК 021:2015: 09132000-3 — Бензин, який може ділитися на:
• 09132100-4 Неетильований бензин;
• 09132200-5 Етильований бензин;
• 09132300-6 Бензин з етанолом;
• ДК 021:2015: 09133000-0 — Нафтовий газ скраплений;
• ДК 021:2015: 09134200-9 — Дизельне паливо.

Отже, якщо замовнику необхідно придбання різних видів пального, під час планування слід врахувати, що бензин, дизельне паливо та нафтовий газ скраплений (автомобільний газ) — один предмет закупівлі. Тому, обираючи вид закупівлі необхідно додавати потребу за кожним видом пального.

Так само, не можна ділити предмет закупівлі, якщо технічні вимоги до учасників та умови договору про закупівлю можуть відрізнятися залежно від виду паливо (наприклад, бензин необхідно купити у талонах, а дизель наливом).

Адже, законодавство передбачає можливість закупівлі за лотом. А також не містить обмежень в частині проведення декількох процедур закупівель за одним предметом.

Частина предмета закупівлі (лот) - визначена замовником частина товарів, робіт чи послуг, на яку в межах єдиної процедури закупівлі / спрощеної закупівлі учасникам дозволяється подавати тендерні пропозиції / пропозиції або пропозиції на переговорах у разі застосування переговорної процедури закупівлі (пункт 39 частини 1 статті 1 Закону).

Особливості складання технічного завдання під час закупівлі пального

Пунктами 3, 4 частини 2 статті 22 Закону визначено, що у тендерній документації зазначаються такі відомості:

• інформація про необхідні технічні, якісні та кількісні характеристики предмета закупівлі, у тому числі відповідну технічну специфікацію (у разі потреби - плани, креслення, малюнки чи опис предмета закупівлі). Технічні, якісні характеристики предмета закупівлі та технічні специфікації до предмета закупівлі повинні визначатися замовником з урахуванням вимог, визначених частиною четвертою статті 5 цього Закону;
• інформація про маркування, протоколи випробувань або сертифікати, що підтверджують відповідність предмета закупівлі встановленим замовником вимогам (у разі потреби).

Пунктом 29 Особливостей визначено, що у разі здійснення закупівель бензину, дизельного пального, газу скрапленого для автомобільного транспорту замовники не можуть встановлювати вимоги до предмета закупівлі, що не передбачені відповідним національним стандартом (за наявності національного стандарту для відповідного предмета закупівлі).

Згідно з пунктом 13 частини 1 статті 1 Закону України «Про стандартизацію» національний стандарт – це стандарт, прийнятий національним органом стандартизації та доступний для широкого кола користувачів.

Національним стандартом щодо бензину є ДСТУ 7687:2015. «Бензини автомобільні Євро. Технічні умови», який прийнято у відповідності до Наказу ДП «УкрНДНЦ» від 28.05.2015 № 45 «Про прийняття нормативних документів України, гармонізованих з міжнародними та європейськими нормативними документами, національних стандартів України, скасування нормативних документів України та міждержавних стандартів в Україні» та який розроблено з метою забезпечення впровадження та застосування Технічного регламенту щодо вимог до автомобільних бензинів, дизельного, суднових та котельних палив, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 01.08.2013 № 927.

Розділ 4 ДСТУ 7687:2015. «Бензини автомобільні Євро. Технічні умови» визначає технічні вимоги до бензину. Тому технічне завдання рекомендуємо визначати з врахуванням його вимог. Завантажити вимоги можна за цим посиланням.

Більш детально у статті Враховуємо вимоги національних стандартів при закупівлі бензину.

Вимоги до дизельного палива визначені в національному стандарті ДСТУ 7688:2015 «Паливо дизельне Євро. Технічні умови» (далі – ДСТУ), який набув чинності у відповідності до Наказу ДП «УкрНДНЦ» від 28.05.2015 № 45 «Про прийняття нормативних документів України, гармонізованих з міжнародними та європейськими нормативними документами, національних стандартів України, скасування нормативних документів України та міждержавних стандартів в Україні» та який прийнятий з метою забезпечення впровадження та застосування Технічного регламенту щодо вимог до автомобільних бензинів, дизельного, суднових та котельних палив, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 01.08.2013 № 927.

Також розділом 4 ДСТУ визначено, що дизельне паливо має відповідати вимогам цього стандарту і його потрібно виготовляти за технологічною документацією, затвердженою в установленому порядку.

Завантажити приклад технічної специфікації можна за цим посиланням.

Більш детально у статті Вимоги до національних стандартів при закупівлі дизельного палива.

Вимоги до автомобільного газу в ДСТУ EN 589:2017 Палива автомобільні. Газ нафтовий скраплений. Технічні вимоги та методи контролювання, який набув чинності відповідно до Наказу від 25.09.2017 № 299 Про прийняття національного нормативного документа, гармонізованого з європейським нормативним документом.

Рекомендуємо ознайомитися із статтею Встановлення вимог в тендерній документації згідно національних стандартів, в якій можна знайти інформацію про те:

• шо замовника варто знати про  національні стандарти;
• які документи варто вимагати на підтвердження технічних та якісних характеристик предмета закупівлі та відповідності національним стандартам;
• чи може замовник на підтвердження технічних та якісних характеристик предмета закупівлі вимагати документи, які не передбачені національними стандартами для товарів, які передбачені пунктом 29 Особливостей;
• вимоги Національних стандартів при закупівлі бензину та дизельного палива;
• приклади технічного завдання на закупівлю бензину та дизельного палива;
• практика АМКУ та ДАСУ.

Отже, замовникам при визначенні в тендерній документації документів, які вони вимагатимуть від учасників на підтвердження технічних та якісних характеристик предмета закупівлі при закупівлі товарів, які визначені в абзаці 1 пункту 29 Особливостей слід насамперед виходити з положень відповідного ДСТУ та вимагати тільки ті документи, які визначені таким ДСТУ.

Які документи вимагати згідно національних стандартів? Відповідно пункту 10.1 ДСТУ 7687:2015 «Бензини автомобільні Євро. Технічні умови» передбачено, що бензини приймають партіями, що супроводжується одним документом про якість, виданим під час приймання на основі випробування сукупної проби.  Вимоги щодо документа про якість (паспорт якості) визначені у пункті 10.2.

Чи потрібно вимагати окремо кілька різних документів на підтвердження технічних та якісних характеристик предмета закупівлі (сертифікату відповідності чи паспорт якості)? Відповідно до Закону України «Про технічні регламенти та оцінку відповідності», визначено правові та організаційні засади розроблення, прийняття та застосування технічних регламентів і передбачених ними процедур оцінки відповідності якості матеріалів, продукції, установки, процесів, послуг, систем тощо.

Статтею 1 Закону України «Про технічні регламенти та оцінку відповідності»  визначено, що оцінка відповідності – це процес доведення того, що задані вимоги, які стосуються продукції, процесу, послуги, системи, особи чи органу, були виконані.

Закон України «Про технічні регламенти та оцінку відповідності» містить перелік документів про відповідність:

• декларація (в тому числі декларація про відповідність);
• звіт;
• висновок;
• свідоцтво;
• сертифікат (у тому числі сертифікат відповідності);
• будь-який інший документ, що підтверджує виконання заданих вимог, які стосуються об`єкта оцінки відповідності.

Відповідно зазначені документи можуть слугувати підтвердженням відповідності технічним та якісним характеристикам предмета закупівлі, зокрема тим, які замовник визначив у відповідності до певного національного стандарту. Хоча, як бачимо, даний перелік не є вичерпним, і відповідно замовники можуть вимагати й інші документи, які не зазначені в даному переліку.

Аналогічні норми щодо підтверджуючих документів про якість застосовуються під час закупівлі дизельного палива та автомобільного газу у відповідності національних стандартів:

• документ про якість при закупівлі дизельного палива передбачений в пункті 10 ДСТУ 7688:2015 «Паливо дизельне Євро. Технічні умови»,
• документ про якість при закупівлі автомобільного газу передбачений у пункті 9 ДСТУ EN 589:2017 Палива автомобільні. Газ нафтовий скраплений. Технічні вимоги та методи контролювання визначено.