Закупівельна діяльність не зводиться лише до проведення закупівель - її ключова мета полягає в отриманні якісного результату: своєчасної поставки товарів, належного виконання робіт та надання послуг. Саме тому етап виконання договору є не менш важливим, ніж сама закупівля, адже саме тут перевіряється ефективність усіх попередніх рішень.
На практиці під час виконання договорів замовники регулярно стикаються з різними викликами: постачання неякісного товару, порушення строків виконання робіт чи надання послуг, ініціативи постачальників щодо зміни ціни або продовження строків дії договору. У таких умовах особливого значення набуває якісно підготовлений договір. Саме чітко та продумано прописані умови дозволяють замовнику захистити свої інтереси та ефективно реагувати на можливі ризики. У цьому контексті корисним інструментом може стати чек-лист для формування проєкту договору.
Основою будь-якої закупівлі є проєкт договору, який формується ще на етапі підготовки до закупівлі. Він має відповідати не лише вимогам закупівельного законодавства, але й нормам спеціальних нормативно-правових актів, що регулюють конкретний предмет закупівлі. Від правильності його складання залежить подальша реалізація договору та мінімізація спірних ситуацій.
Варто враховувати, що підходи до формування договорів відрізняються залежно від предмета закупівлі — товари, роботи чи послуги. Кожна з цих категорій має свою специфіку правового регулювання. Наприклад, договори підряду регламентуються окремими актами, тоді як договори поставки та надання послуг — положеннями цивільного законодавства. Крім того, для окремих видів предметів закупівель можуть діяти спеціальні вимоги, встановлені галузевими нормативними документами.
Не менш важливим фактором є і вид закупівлі, який обирає замовник. Адже вимоги до проєкту договору можуть суттєво відрізнятися залежно від того, чи це відкриті торги, запит пропозицій постачальників або закупівля за виключеннями. Окремої уваги заслуговують і останні законодавчі зміни. Так, з січня поточного року під час проведення запиту пропозицій постачальників передбачено обов’язкове використання затвердженої форми договору для окремих товарів. Водночас на практиці виникає логічне питання: чи має замовник право адаптувати таку форму під свої потреби, доповнювати її або вносити зміни?
Загалом практика формування проєктів договорів та їх укладання породжує чимало питань, серед яких:
- можливість укладення довгострокових договорів та пов’язані з цим обмеження;
- правомірність застосування договору приєднання у сфері публічних закупівель;
- баланс між гнучкістю умов договору та дотриманням вимог законодавства;
- що є датою укладення електронного договору;
- тощо.
Саме системний підхід до формування проєкту договору та врахування всіх зазначених аспектів дозволяє замовнику не лише мінімізувати ризики, але й забезпечити ефективне виконання закупівлі в цілому. Нагадуємо, що на платформі доступні приклади проєктів договорів, які замовники можуть використовувати у своїй роботі.