У процесі здійснення закупівель замовник насамперед має визначити вид закупівлі. Саме від цього залежить подальший алгоритм дій: необхідність використання електронної системи закупівель, дотримання строків, обсяг оприлюднення інформації. Тому правильне розуміння за якими видами закупівель, передбачених Особливостями, замовник може здійснювати закупівлі є базовою умовою безпечної та ефективної закупівельної діяльності, бо помилка у визначенні виду закупівлі може призвести не лише до порушення вимог законодавства у сфері публічних закупівель, а й до скасування закупівлі, притягнення відповідальних осіб до адміністративної відповідальності.
Що таке вид закупівлі?
Згідно вимог пункту 14 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України від 25.12.2015 № 922-VIII «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості), закупівля відповідно до цих особливостей здійснюється замовником на підставі наявної потреби або у разі планової потреби наступного року (планових потреб наступних періодів). Запланована закупівля, незалежно від її вартості, включається до річного плану закупівель замовника відповідно до статті 4 Закону.
Замовники можуть не публікувати інформацію про своє місцезнаходження у річному плані закупівель, якщо поширення такої інформації несе ризики для їх безпеки.
Публічна закупівля - придбання замовником товарів, робіт і послуг у порядку, встановленому цим Законом (пункт 25 частини 1 статті 1 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон)).
Згідно частини 1 статті 4 Закону, річний план та зміни до нього безоплатно оприлюднюються замовником в електронній системі закупівель протягом п'яти робочих днів з дня затвердження річного плану та змін до нього. Закупівля здійснюється відповідно до річного плану.
Частина 2 статті 4 Закону встановлює, шо у річному плані повинна міститися така інформація:
1) найменування, місцезнаходження та ідентифікаційний код замовника в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань, його категорія;
2) назва предмета закупівлі із зазначенням коду за Єдиним закупівельним словником (у разі поділу на лоти такі відомості повинні зазначатися стосовно кожного лота) та назви відповідних класифікаторів предмета закупівлі і частин предмета закупівлі (лотів) (за наявності);
3) розмір бюджетного призначення та/або очікувана вартість предмета закупівлі;
4) код економічної класифікації видатків бюджету (для бюджетних коштів);
5) вид закупівлі та орієнтовний початок проведення;
6) у разі застосування рамкової угоди зазначається:
- строк дії рамкової угоди;
- сторона рамкової угоди (замовник або централізована закупівельна організація, яка проводить закупівлю в інтересах замовника).
Як бачимо Закон зобов’язує замовника обрати вид закупівлі та зазначити його під час створення рядка річного плану закупівель в електронній системі закупівель. Проте, якщо проаналізувати норми закупівельного законодавства, то воно не надає визначення терміну «вид закупівлі». Тож сформуємо його самостійно:
- вид закупівлі - це спосіб здійснення закупівлі товарів, робіт та послуг, який визначається закупівельним законодавством та представляє собою певний алгоритм дій.
Види закупівель передбачені Особливостями
Пункт 3 Особливостей визначає, що замовники, що зобов’язані здійснювати публічні закупівлі товарів, робіт і послуг відповідно до Закону, проводять закупівлі з урахуванням цих особливостей та з дотриманням принципів здійснення публічних закупівель, визначених Законом.
Згідно проведеного аналізу положень Особливостей замовники можуть здійснювати закупівлі товарів, робіт та послгу використовуючи такі види закупівель:
- закупівля без використання електронної системи закупівель (допорогова);
- відкриті торги;
- відкриті торги із публікацією англійською мовою;
- запит пропозицій постачальників для закупівлі товарів;
- закупівля без використання електронної системи закупівель за виключеннями визначеними пунктом 13 Особливостей;
- рамкові угоди.
У разі здійснення закупівель товарів, робіт та послуг, які фінансуються в рамках проекту Ukraine Facility замовник повинен керуватися розділом “Особливості здійснення закупівель у рамках виконання заходів (кроків), передбачених Планом України, схваленим розпорядженням Кабінету Міністрів України від 18 березня 2024 р. № 244” Особливостей, який дозволяє замовнику в залежності від вартості кожного предмета закупівлі обрати серед таких видів закупівель як закупівля без використання електронної системи закупівель, відкриті торги та запит пропозицій постачальників для закупівлі товарів. Варто зазначити, що даний розділ встановлює окремий порядок проведення закупівель за кошти Ukraine Facility шляхом проведення відкритих торгів, запиту пропозицій постачальників, “допорогів” та визначає підстави для укладення договорів про закупівлю без застосування ЕСЗ та окремих умов, що визначені на виконання вимог Рамкової угоди. Детальніше ознайомитися з новим порядком здійснення закупівель за кошти Ukraine Facility, видами закупівель за кошти Ukraine Facility, алгоритмами здійснення таких закупівель та прикладами необхідних документів для проведення закупівель можна в книзі.
Узагальнена інформація про вартісні межі для кожного виду закупівлі наведена у статті Вартісні межі закупівель на 2026 рік.
Обрання виду закупівлі
Обрання виду закупівлі є одним із ключових етапів закупівельного процесу.
Замовник обирає вид закупівлі залежно від:
- очікуваної вартості предмета закупівлі;
- предмета закупівлі (товари, роботи, послуги);
- наявності / відсутності підстав для застосування виключень;
- джерела фінансування.
Тобто, обрання виду закупівлі буде залежати від потреби замовника з урахуванням вартісних меж предмета закупівлі, від самого предмета закупівлі - товарів, робіт чи послуг, наявності / відсутності підстав для застосування виключень, а в окремих випадках від джерела фінансування закупівлі.
Тож перш ніж приступити до визначення виду закупівлі замовнику варто переглянути відеоурок Вибір виду закупівлі: основні аспекти та алгоритми проведення, який ознайомить замовниками з механізмом та правилами обрання виду закупівлі. Також для зниження ризику помилок доцільно застосовувати практичні інструменти як Закупівельний інструмент: Визначення виду закупівлі та Чек-лист щодо обрання виду закупівлі. А щоб недопустити помилок, які допускають колеги під час обрання виду закупівлі радимо ознайомитися з цим матеріалом.
Особливості надають замовнику альтернативу у вибору виду закупівлі в залежності від річної вартості предмета закупівлі: закупівля без використання електронної системи закупівель (допорогова) чи електронний каталог при закупівлі товарів; відкриті торги чи електронний каталог при закупівлі товарів. Важливо підкреслити, що кожен вид закупівлі має як свої переваги, так і недоліки, тому щоб обрати вид закупівлі, який буде відповідати вимогам замовника радимо ознайомитися з матеріалом.
Закупівля без використання електронної системи закупівель (допорогова)
Закупівля без використання електронної системи закупівель або допорогова закупівля – це вид закупівлі, який здійснюється шляхом укладення “прямого договору” згідно пункту 11 Особливостей, який не передбачає попереднього проведення конкурентної процедури закупівлі чи закупівлі шляхом використання електронного каталогу, тобто здійснюється без використання електронної системи закупівель.
Здійснюючі допорогові закупівлі замовнику навіть не обов'язково укладати договір, оплати товар, роботу чи послуг замовник може на підставі відповідного розрахункового документу
Умови застосування: згідно норм пункту 11 Особливостей, для здійснення закупівель товарів і послуг (крім послуг з поточного ремонту), вартість яких є меншою, ніж 100 тис. гривень, послуг з поточного ремонту, вартість яких є меншою, ніж 200 тис. гривень, робіт, вартість яких є меншою, ніж 1,5 млн. гривень, замовники можуть здійснювати закупівлю без використання електронної системи закупівель.
Перелік корисних матеріалів щодо допорогової закупівлі:
- Чек-лист проведення допорогових закупівель
- Приклади протоколів для проведення «допорогових» закупівель без використання ЕСЗ
- Оприлюднення інформації про «допорогові» договори
- Хто повинен готувати «допороговий» договір: замовник чи постачальник /виконавець / підрядник
- Чи можна оприлюднити кілька «допорогових» договорів за одним кодом ДК на підставі одного річного плану?
- Помилки під час оприлюднення допорогових закупівель, які можна виправити
- Чи необхідно оприлюднювати звіт про виконання договору про закупівлю в ЕСЗ по закупівлях здійснених згідно пункту 11 Особливостей
- Що необхідно знати про допорогові закупівлі в 2025 році (відеонавчання)
- «Допорогові» закупівлі: практичні рішення для типових і нетипових ситуацій (відеонавчання)
Закупівля без використання електронної системи закупівель за виключеннями визначеними пунктом 13 Особливостей
За наявності потреби у закупівлі товарів, робіт чи послуг на суми, що перевищують порогові значення, замовник має право укласти договір про закупівлю без застосування відкритих торгів та/або електронного каталогу для закупівлі товару у випадках, передбачених пунктом 13 Особливостей, тобто така закупівля здійснюється без використання електронної системи закупівель. Але для укладення такого «прямого» договору про закупівлю замовник має обгрунтувати підстави застосування відповідного виключення згідно пункту 13 Особливостей та мати документальне підтвердження.
Умови застосування: пункт 13 Особливостей визначає, що придбання замовниками товарів і послуг (крім послуг з поточного ремонту), вартість яких становить або перевищує 100 тис. гривень, послуг з поточного ремонту, вартість яких становить або перевищує 200 тис. гривень, робіт, вартість яких становить або перевищує 1,5 млн. гривень, може здійснюватися шляхом укладення договору про закупівлю без застосування відкритих торгів та/або електронного каталогу для закупівлі товару у випадках, передбачених даним пунктом Особливостей, але за визначеним переліком підстав та за наявності обгрунтування.
Перелік корисних матеріалів щодо закупівель по виключеннях, що визначені пунктом 13 Особливостей:
- Алгоритм проведення закупівель за виключеннями, визначеними пунктом 13 Особливостей
- Публікація інформації та документів в ЕСЗ згідно з пунктом 13 Особливостей: що і коли публікуємо
- Приклади протоколів для проведення закупівель за виключеннями, визначеними пунктом 13 Особливостей
- Чи повинен замовник укладати саме договір при закупівлі на підставі пункту 13 Особливостей
Закупівля із використанням електронного каталогу (запит пропозицій постачальників) для товарів
Закупівлі із використання електронного каталогу є альтернативою відкритим торгам, але може здійснюватися лише у разі придбання товару шляхом запиту пропозицій постачальників.
Інструментом для здійснення закупівель є електронний каталог Prozorro Market, який працює за принципом онлайн-магазину. Замовник обирає товар із необхідними йому технічними характеристиками із тих, що пропонує каталог та готує проект договору без жодних додаткових вимог до постачальника.
При здійсненні закупівлі, шляхом оголошення запиту пропозицій постачальників, замовник повинен також керуватись вимогами Порядку формування та використання електронного каталогу, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 14.09.2020 № 822.
Умови застосування: керуючись пунктами 10, 11, 11-1 та 11-2 Особливостей замовник має можливість здійснити закупівлю товарів через електронний каталог, шляхом оголошення запиту пропозицій постачальників:
- пункту 11 Особливостей: вартість товарів є меншою, ніж 100 тис. грн (на власний розсуд, але це не є обов'язково);
- пункту 11-1 Особливостей – у разі коли замовники, які є закладами охорони здоров'я або структурними підрозділами з питань охорони здоров'я обласних та Київської міської державних (військових) адміністрацій, здійснюють закупівлі лікарських засобів, які в установленому законом порядку зареєстровані в Україні, та медичних виробів за переліком згідно з додатком 1, вартість яких становить або перевищує 50 тис. грн (обов'язок замовника проводити закупівлі зазначених предметів закупівель саме через ЗПП);
- пункту 11-2 Особливостей – у разі коли замовники здійснюють закупівлі продуктів харчування за переліком згідно з додатком 2, вартість предмета закупівлі яких становить або перевищує 100 тис. грн (обов'язок замовника проводити закупівлі зазначених предметів закупівель саме через ЗПП);
- пункту 10 Особливостей: вартість товарів становить або перевищує 100 тис. грн (замовник може обрати ЗПП як альтернативу відкритим торгам або задовольнити частину потреби через ЗПП, а іншу частину - відкритими торгами).
Строки проведення: тривалість закупівлі від 3 робочих днів: 2 дні розкриття +1 день для укладення договору / договору про закупівлю.
Перелік корисних матеріалів щодо закупівель через електронний каталог:
- Алгоритм закупівлі через електронний каталог, якщо вартість предмета закупівлі на рік ≤ 100 тис грн
- Приклади протоколів для здійснення закупівлі через електронний каталог ≤ 100 тис грн
- Дорожня карта закупівельника для проведення запиту пропозицій постачальників з контрольними точками (якщо вартість предмета закупівлі на рік ≥ 100 тис. грн.)
- Приклади протоколів для здійснення закупівлі через електронний каталог ≥ 100 тис. грн
- Поради щодо успішного проведення закупівлі із використанням електронного каталогу
- Закупівлі через електронний каталог: алгоритм та практичні поради (відеонавчання)
- Відеоінструкція: Як обирати технічні характеристики товару в електронному каталозі
- Чи можна оскаржити запит пропозицій постачальників
Відкриті торги у порядку визначеному Особливостями
Основною процедурою закупівель є відкриті торги, які замовник проводить у порядку, визначеному Особливостями згідно пункту 10 Особливостей. Проведення такої процедури закупівлі це багатоетапний процес, який починається з річного плану та завершується звітуванням про виконання договору про закупівлю. Незважаючи на складність процедури, відкриті торги надають замовнику інструменти для максимально повної перевірки учасників до моменту укладення договору про закупівлю, водночас майже кожне рішення в межах процедури тягне за собою відповідальність.
Умови застосування: у відповідності до пункту 10 Особливостей, замовники, у тому числі централізовані закупівельні організації, здійснюють закупівлі товарів і послуг (крім послуг з поточного ремонту, предмет закупівлі яких визначається відповідно до пункту 3 розділу II Порядку визначення предмета закупівлі, затвердженого наказом Мінекономіки від 15 квітня 2020 р. № 708 (далі - послуги з поточного ремонту), вартість яких становить або перевищує 100 тис. гривень, послуг з поточного ремонту, вартість яких становить або перевищує 200 тис. гривень, робіт, вартість яких становить або перевищує 1,5 млн. гривень, в тому числі шляхом застосування відкритих торгів у порядку, визначеному розділом «Порядок проведення відкритих торгів» цих особливостей.
Строки проведення: тривалість процедури закупівлі товарів чи послуг становить мінімум 14 днів: строк оприлюднення оголошення (7 днів) + день аукціону (1 день) + мінімальний строк розгляду пропозицій (1 день) + мінімальний строк укладання договору про закупівлі (5 днів).
У разі закупівлі робіт строки будуть становити мінімум 21 день так як строки подання тендерних пропозицій вдвічі більше порівняно із закупівлею товару / послуги.
На строки проведення закупівлі може значною мірою вплинути оскарження дій чи рішень замовника.
Перелік корисних матеріалів щодо проведення відкритих торгів у порядку визначеному Особливостями:
- Алгоритм проведення відкритих торгів за Особливостями затвердженими Постановою №1178
- Контрольні точки проведення відкритих торгів з урахуванням останніх функціональних та законодавчих змін (відеонавчання)
- Пакет прикладів документів для проведення відкритих торгів
- Що врахувати при проведенні відкритих торгів
- Як краще складати тендерну документацію для ефективного проведення відкритих торгів
- Практикум відхилення переможця процедури закупівлі: аналіз підстав та проблемні моменти (відеонавчання)
- Практикум щодо дискримінаційних вимог у тендерній документації (відеонавчання)
- Практикум щодо виправлення невідповідностей у інформації / документах тендерної пропозиції учасника (відеонавчання)