Згідно норм пункту 11 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України від 25.12.2015 № 922-VIII «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості), для здійснення закупівель товарів і послуг (крім послуг з поточного ремонту), вартість яких є меншою, ніж 100 тис. гривень, послуг з поточного ремонту, вартість яких є меншою, ніж 200 тис. гривень, робіт, вартість яких є меншою, ніж 1,5 млн. гривень, замовники можуть використовувати електронну систему закупівель відповідно до умов, визначених адміністратором електронної системи закупівель, у тому числі електронний каталог для закупівлі товарів.
Отож «допороговими» вважаються закупівлі товарів, робіт і послуг, вартість яких не перевищує межі, встановлені пунктом 11 Особливостей. Такі закупівлі можуть здійснюватися шляхом:
- укладення прямого договору у відповідності до вимог пункту 11 Особливостей;
- використання електронного каталогу відповідно до вимог пункту 11 Особливостей.
А тому перелік інформації, яку варто оприлюднювати в електронній системі закупівель під час здійснення «допорогових» закупівель, напряму залежатиме від обраного виду закупівлі.
Яку інформацію оприлюднює замовник в ЄСЗ під час укладення прямого договору по п.11 Особливостей?
Звертаючись до норм законодавства сфери публічних закупівель, замовник при здійсненні «допорогової» закупівлі шляхом укладення прямого договору приймає ряд рішень, які потребують оприлюднення в електронній системі закупівель відповідної інформації, в тому числі:
1. Річного плану закупівель. Абзацом 1 пункту 14 Особливостей передбачено, що закупівля відповідно до цих особливостей здійснюється замовником на підставі наявної потреби або у разі планової потреби наступного року (планових потреб наступних періодів). Запланована закупівля, незалежно від її вартості, включається до річного плану закупівель замовника відповідно до статті 4 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон).
А тому замовнику слід оформити у вигляді протоколу рішення уповноваженої особи щодо затвердження річного плану та оприлюднення в електронній системі закупівель відповідної інформації, передбаченої статтею 4 Закону.
Замовник оприлюднює в електронній системі закупівель: річний план закупівель.
2. Звіту про договір про закупівлю, укладеного без використання електронної системи закупівель. Абзацом 1 пункту 11 Особливостей передбачено, що у разі здійснення таких закупівель без використання електронної системи закупівель замовник обов'язково дотримується принципів здійснення публічних закупівель, визначених Законом, вносить інформацію про таку закупівлю до річного плану та оприлюднює відповідно до пункту 3-8 розділу X «Прикінцеві та перехідні положення» Закону в електронній системі закупівель звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель.
А тому уповноважена особа повинна прийняти рішення про здійснення закупівлі без використання електронної системи закупівель та за необхідності оприлюднення звіту про договір про закупівлю, укладеного без використання електронної системи закупівель.
Абзацом 2 пункту 11 Особливостей передбачено, що у разі здійснення закупівлі, вартість якої є меншою, ніж 50 тис. гривень, без використання електронної системи закупівель замовник не оприлюднює в електронній системі закупівель звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель. В той же час якщо існують ризики, що річна вартість предмета закупівлі в певний момент перевищить вартісні межі у 50 тис. гривень, рекомендуємо також оприлюднювати такий звіт в електронній системі закупівель.
Замовник оприлюднює в електронній системі закупівель: звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель.
Під час проведення прямої закупівлі у відповідності до норм пункту 11 Особливостей, рекомендуємо звернути увагу на статтю «Як укласти прямий договір без порушень: алгоритм дій замовника», а також на «Приклади протоколів для проведення «допорогових» закупівель без використання ЕСЗ».
Приклад обрахунку строків для оприлюднення інформації під час укладення прямого договору по п.11 Особливостей
Звертаючись до положень абзацу 2 частини 1 статті 4 Закону, річний план та зміни до нього безоплатно оприлюднюються замовником в електронній системі закупівель протягом п'яти робочих днів з дня затвердження річного плану та змін до нього.
Відповідно до пункту 3-8 розділу X «Прикінцеві та перехідні положення» Закону, на період дії правового режиму воєнного стану в Україні, введеного Указом Президента України «Про введення воєнного стану в Україні» від 24 лютого 2022 року № 64/2022, затвердженим Законом України «Про затвердження Указу Президента України «Про введення воєнного стану в Україні» від 24 лютого 2022 року № 2102-IX, у разі здійснення замовником закупівлі, за умови що вартість закупівлі дорівнює або перевищує 50 тисяч гривень, замовник оприлюднює в електронній системі закупівель звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, не пізніше ніж через 10 робочих днів з дня укладення такого договору.
Отож у замовника є чітко встановлені строки для оприлюднення в електронній системі закупівель вищезазначеної інформації, тож наразі розберемо як такі строки обраховуються на практичних ситуаціях.
Приклад 1. Замовником укладено прямий договір у відповідності до пункту 11 Особливостей 29.05.2025. Річний план оприлюднено 03.06.2025, а звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель – 09.06.2025.
В даному випадку, враховуючи норми абзацу 2 частини 1 статті 4 Закону, річний план закупівель оприлюднено на третій робочий день. А керуючись положенням пункту 3-8 розділу X «Прикінцеві та перехідні положення» Закону, звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, оприлюднено на сьомий робочий день. Таким чином жодних строків не порушено.
Приклад 2. Замовником укладено прямий договір у відповідності до пункту 11 Особливостей 02.06.2025. В зв’язку із відповідними обставинами уповноважена особа оприлюднила в електронній системі закупівель річний план та звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, 10.06.2025.
Аналізуючи вищезазначені законодавчі норми, звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, оприлюднено без порушень – на шостий робочий день. В той же час оприлюднення в електронній системі закупівель річного плану на шостий робочий день є порушенням вимог абзацу 2 частини 1 статті 4 Закону.
Приклад 3. Замовником укладено прямий договір у відповідності до норм пункту 11 Особливостей 03.06.2025. В той же час уповноваженою особою прийнято рішення щодо оприлюднення річного плану та звіту про договір про закупівлю, укладеного без використання електронної системи закупівель, та затверджено таке рішення у вигляді протоколу, датованого 05.06.2025. Оприлюднено таку інформацію в електронній системі закупівель 10.06.2025.
Відповідно до обрахунків, звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, оприлюднено без порушень строків, визначених законодавством сфери публічних закупівель, на п’ятий робочий день з дня укладення прямого договору.
В той же час наголошуємо, що дата протоколу про затвердження річного плану закупівель повинна відповідати або передувати даті прямого договору, укладеного у відповідності до пункту 11 Особливостей, так як закупівлі повинні здійснюватися відповідно до річного плану закупівель, про що більш детально розповідається у матеріалі «Чи може дата прямого договору передувати даті складення протоколу УО про затвердження/публікацію річного плану або змін до нього/здійснення закупівлі».
А отже, при обрахунків строків оприлюднення в електронній системі закупівель інформації щодо прямого договору, укладеного у відповідності до норм пункту 11 Особливостей, варто пам’ятати:
- строк для оприлюднення річного плану закупівель чи змін до нього становить 5 робочих днів з дня затвердження річного плану та змін до нього;
- строк для оприлюднення звіту про договір про закупівлю, укладеного без використання електронної системи закупівель складає 10 робочих днів з дня укладення такого договору;
- відповідні строки обраховуються «з дня» відповідної події, а тому перший день обрахунку припаде на наступний день після настання такої події. Наприклад, якщо річний план затверджено 29.05.2025, то крайній термін для оприлюднення такої інформації в електронній системі закупівель – 05.06.2025;
- обидва з вищезазначених строків обраховуються у робочих днях. Відповідно вихідні в такий термін не включаються;
- рішення щодо затвердження та оприлюднення річного плану та звіту про договір про закупівлю, укладеного без використання електронної системи закупівель, оформляється протоколом уповноваженої особи. При цьому дата протоколу, яким затверджено рішення щодо річного плану закупівель, повинна відповідати або передувати даті укладення прямого договору.
Яку інформацію оприлюднює замовник в ЄСЗ під час проведення запиту пропозицій постачальників у відповідності до п.11 Особливостей?
На відміну від укладення прямого договору, процес застосування такого виду закупівлі, як запит пропозицій постачальників, призводить до застосування не лише норм Закону із врахуванням Особливостей, але й вимог Порядку формування та використання електронного каталогу, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 14 вересня 2020 р. № 822 (далі – Порядок № 822).
Отже, під час проведення закупівлі, шляхом використання електронного каталогу, замовник приймає рішення та розміщує в електронній системі закупівель відповідну інформацію, в тому числі:
1. Річний план закупівель. Як згадувалось вище, запланована закупівля, незалежно від її вартості, включається до річного плану закупівель замовника відповідно до статті 4 Закону. І звісно ж проведення запиту пропозицій постачальників не є винятком.
Замовник оприлюднює в електронній системі закупівель: річний план закупівель.
2. Інформацію щодо проведення запиту пропозицій постачальників. Керуючись пунктом 57 Порядку № 822, замовник оголошує запит пропозицій постачальників в електронному каталозі через електронну систему закупівель шляхом заповнення електронних форм з окремими полями, де зазначається інформація про найменування, очікувану вартість, кількість, строк, місце поставки товару, умови його оплати та кінцевий строк подання постачальником ціни пропозиції (строк для подання постачальником ціни пропозиції не може бути меншим, ніж два робочих дні з дня оприлюднення замовником запиту пропозицій постачальників в електронній системі закупівель).
Запит пропозицій постачальників повинен містити проєкт договору з обов'язковим зазначенням підстав та у разі потреби із зазначенням порядку змін його умов. Проект договору не повинен містити характеристики товару, що не визначені запитом пропозицій постачальників з урахуванням положень абзацу другого цього пункту.
Відповідно замовнику варто прийняти рішення шляхом оформлення протоколу уповноваженої особи про проведення запиту пропозицій постачальників та оприлюднення в електронній системі закупівель інформації, передбаченої пунктом 57 Порядку № 822 (включно з проєктом договору).
Замовник оприлюднює в електронній системі закупівель: відповідну інформацію щодо проведення запиту пропозицій постачальників, проєкт договору з обов'язковим зазначенням підстав та у разі потреби із зазначенням порядку змін його умов.
3. Рішення про відхилення переможця закупівлі. Згідно вимог пункту 64 Порядку № 822, замовник відхиляє пропозицію переможця відбору, якщо постачальник:
- не підписав договір у строк, визначений абзацом першим пункту 66 цього Порядку;
- письмово відмовився від укладення договору на умовах, визначених замовником у запиті пропозицій постачальників, зокрема у проекті договору, що є складовою частиною запиту пропозицій постачальників;
- пропонує товар походженням з Російської Федерації / Республіки Білорусь.
У разі відхилення пропозиції переможця відбору замовник обов'язково зазначає причину такого відхилення. Тож якщо в замовника виникають обставини, відображені у пункті 64 Порядку № 822, доцільно оформити протокол уповноваженої особи щодо відхилення переможця закупівлі, а також розмістити таке рішення в електронній системі закупівель.
Замовник оприлюднює в електронній системі закупівель: рішення щодо відхилення переможця запиту пропозицій постачальників.
4. Рішення про відміну запиту пропозицій постачальників. Аналізуючи пункт 65 Порядку № 822, замовник може відмінити запит пропозицій постачальників до укладення договору у разі:
- відсутності подальшої потреби в закупівлі;
- скорочення обсягу видатків на здійснення закупівлі;
- якщо здійснення закупівлі стало неможливим внаслідок дії обставин непереборної сили.
Тож у разі виникнення необхідності у відміні запиту пропозицій постачальників замовник обов'язково зазначає причину такої відміни. А тому замовнику доцільно затвердити відповідне рішення у вигляді протоколу уповноваженої особи та оприлюднити таке рішення на електронному майданчику.
Замовник оприлюднює в електронній системі закупівель: рішення про відміну запиту пропозицій постачальників.
5. Рішення про продовження строку для укладання договору за результатами запиту пропозицій постачальників. Пунктом 66 Порядку № 822 передбачено, що замовник укладає договір з переможцем відбору не пізніше ніж через п'ять календарних днів з дня визначення електронною системою закупівель постачальника переможцем відбору. У разі обґрунтованої потреби строк для укладення договору може бути продовжений до 10 календарних днів.
Відповідно за необхідності замовнику слід прийняти обґрунтоване рішення щодо продовження строку для укладення договору про закупівлю та оприлюднити його в електронній системі закупівель. Нагадуємо, що строк у 10 календарних днів слід відраховувати з дня визначення електронною системою закупівель постачальника переможцем відбору.
Замовник оприлюднює в електронній системі закупівель: рішення про продовження строку для укладання договору за результатами запиту пропозицій постачальників.
6. Рішення про оприлюднення звіту про договір про закупівлю, укладеного без використання електронної системи закупівель. Керуючись пунктом 68 Порядку № 822, за результатами проведеного відбору постачальника через електронний каталог замовник оприлюднює звіт про договір, укладений без використання електронної системи закупівель, відповідно до статті 10 Закону.
При цьому законодавство не містить вимог щодо необхідності оприлюднення скан-копії договору чи додатків до нього. В той же час технічна реалізація електронних майданчиків не дозволить замовнику завершити закупівлю, не підвантаживши в систему документ у вигляді файлу. А тому замовник на власний розсуд може оприлюднити:
- одночасно договір з додатками до нього (керуючись пунктом 10 частини 1 статті 10 Закону; рекомендовано якщо замовник планує відображати в електронній системі закупівель внесення змін до договору (додаткові угоди)) та звіт про договір, укладений без використання електронної системи закупівель (згідно норм пункту 13 частини 1 статті 10 Закону), протягом 3 робочих днів з дня укладення такого договору;
- лише звіт про договір, укладений без використання електронної системи закупівель, протягом 3 робочих днів з дня укладення договору згідно вимог пункту 13 частини 1 статті 10 Закону.
Замовник оприлюднює в електронній системі закупівель: звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, за бажанням – скан-копію укладеного договору та додатків до нього.
Під час проведення запиту пропозицій постачальників пропонуємо використовувати «Алгоритм закупівлі через електронний каталог, якщо вартість предмета закупівлі на рік ≤ 100 тис грн», а також «Приклади протоколів для здійснення закупівлі через електронний каталог ≤ 100 тис грн».
Приклад обрахунку строків для оприлюднення інформації під час проведення запиту пропозицій постачальників у відповідності до п.11 Особливостей
Аналізуючи законодавчі норми щодо проведення закупівлі, шляхом використання електронного каталогу, замовнику слід звернути увагу на такі строки:
- Строки для оприлюднення річного плану закупівель у випадку проведення запиту пропозицій не відрізняються від вищезазначених та відповідно до норм абзацу 2 частини 1 статті 4 Закону становлять 5 робочих днів з дня затвердження річного плану та змін до нього.
Приклад. Замовник планує провести запит пропозицій постачальників. 03.06.2025 уповноваженою особою прийнято рішення щодо затвердження та оприлюднення річного плану закупівель. Оприлюднено річний план в електронній системі закупівель 06.06.2025. А отже річний план оприлюднено без порушень строків на третій робочий день з моменту його затвердження.
- У відповідності до вимог пункту 64 Порядку № 822, у разі відхилення пропозиції переможця відбору замовник оприлюднює таке рішення в електронній системі закупівель протягом одного робочого дня з дня його прийняття.
Приклад. Під час проведення запиту пропозицій постачальників замовник отримав на поштову адресу офіційний лист з відмовою від підписання договору. Відповідно до підпункту 2 пункту 64 Порядку № 822, замовник відхиляє пропозицію переможця відбору, якщо постачальник письмово відмовився від укладення договору на умовах, визначених замовником у запиті пропозицій постачальників, зокрема у проекті договору, що є складовою частиною запиту пропозицій постачальників.
02.06.2025 замовник приймає рішення щодо відхилення пропозиції переможця відбору, оприлюднює таке рішення в електронній системі закупівель 04.06.2025. А отже в даному випадку замовником порушено вимогу щодо оприлюднення рішення про відхилення пропозиції переможця відбору протягом одного робочого дня з дня його прийняття.
- Згідно норм пункту 65 Порядку № 822, у разі відміни запиту пропозицій постачальників замовник оприлюднює таке рішення в електронній системі закупівель протягом одного робочого дня з дня його прийняття.
Приклад. Замовником отримано гуманітарну допомогу, в зв’язку з чим відпала потреба у проведенні запиту пропозицій постачальників. Відповідно до положень підпункту 1 пункту 65 Порядку № 822, замовник приймає рішення щодо відміни запиту пропозицій постачальників через відсутність подальшої потреби в закупівлі. Уповноважена особа оформляє протокол 27.05.2025 та одразу в цей же день оприлюднює рішення в електронній системі закупівель. А тому в даному випадку строків не порушено.
- Повертаючись до пункту 66 Порядку № 822, у разі обґрунтованої потреби строк для укладення договору може бути продовжений до 10 календарних днів.
Приклад. Під час проведення запиту пропозицій постачальників 26.05.2025 завершився строк подання пропозицій та замовником натиснуто кнопку «переможець». В цей же день уповноважена особа направила переможцю відбору офіційний лист із двома підписаними екземплярами договору. Проте в зв’язку із тривалою доставкою листа, замовником прийнято обґрунтоване рішення про продовження строку для укладення договору. Договір укладено та оприлюднено 04.06.2025 – на дев’ятий календарний день з дня визначення електронною системою закупівель постачальника переможцем відбору, а отже не порушено строків, визначених у Порядку № 822.
- Пунктом 68 Порядку № 822 та пунктом 13 частини 1 статті 10 Закону визначено, що замовник самостійно та безоплатно через авторизовані електронні майданчики оприлюднює в електронній системі закупівель у порядку, встановленому Уповноваженим органом та цим Законом, інформацію про закупівлю, а саме: звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель – протягом трьох робочих днів з дня укладення договору про закупівлю.
Приклад. Сторонами укладено договір за результатами проведення закупівлі, шляхом використання електронного каталогу, датований 03.06.2025. Відповідно крайнім терміном для оприлюднення звіту про договір про закупівлю, укладеного без використання електронної системи закупівель, а також скан-копії договору з додатками до нього буде 06.06.2025.