Під час планування закупівель і внесення відповідної інформації до електронної системи закупівель у річний план або зміни до нього уповноваженою / відповідальною особою може бути допущена помилка. (Не)можливість виправлення помилки буде залежати від етапу на якому її було виявлено. Тож, в матеріалі наведемо найбільш поширені випадки та з’ясуємо чи такі помилки можна вважати технічними / механічними.
Пункт 11 Особливостей регулює допорогові закупівлі, тобто із вартістю предмета закупівлі нижче меж, визначених у даному пункті Особливостей (крім закупівель за кошти Ukraine Facility, які здійснюються згідно розділу “Особливості здійснення закупівель у рамках виконання заходів (кроків), передбачених Планом України, схваленим розпорядженням Кабінету Міністрів України від 18 березня 2024 р. № 244” Особливостей).
Так, відповідно до пункту 11 Особливостей для здійснення закупівель товарів і послуг (крім послуг з поточного ремонту), вартість яких є меншою, ніж 100 тис. гривень, послуг з поточного ремонту, вартість яких є меншою, ніж 200 тис. гривень, робіт, вартість яких є меншою, ніж 1,5 млн. гривень, замовники можуть використовувати електронну систему закупівель відповідно до умов, визначених адміністратором електронної системи закупівель, у тому числі електронний каталог для закупівлі товарів. У разі здійснення таких закупівель без використання електронної системи закупівель замовник обов’язково дотримується принципів здійснення публічних закупівель, визначених Законом, вносить інформацію про таку закупівлю до річного плану та оприлюднює відповідно до пункту 3-8 розділу X “Прикінцеві та перехідні положення” Закону в електронній системі закупівель звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель.
У разі здійснення закупівлі, вартість якої є меншою, ніж 50 тис. гривень, без використання електронної системи закупівель замовник не оприлюднює в електронній системі закупівель звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель.
Отже, згідно пункту 11 Особливостей у допорогових закупівлях замовник зобов'язаний оприлюднити, якщо вартість предмета закупівлі:
- < 50 тис. грн – річний план
- ≥ 50 тис. грн < порогів, що визначені пунктом 10 Особливостей – річний план та звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель відповідно до пункту 3-8 розділу X «Прикінцеві та перехідні положення» Закону в електронній системі закупівель.
Пункт 14 Особливостей визначає, що закупівля відповідно до цих особливостей здійснюється замовником на підставі наявної потреби або у разі планової потреби наступного року (планових потреб наступних періодів). Запланована закупівля, незалежно від її вартості, включається до річного плану закупівель замовника відповідно до статті 4 Закону.
З огляду на наведені норми проведенню самої закупівлі, зокрема закупівлі, яка здійснюється шляхом укладення допорого договору, повинно передувати затвердження річного плану або змін до нього, які оформлюються складенням протоколу уповноваженої особи. Тобто, дата укладеного допорогового договору не повинна бути після дати складення протоколу про проведення закупівлі та / або затвердження / публікації (якщо це відбувається одномоментно) річного плану або змін до нього.
Цей момент є важливий для розумінні (не)можливості виправлення помилки в допорогових закупівлях. Тож далі розберемо на прикладах.
Помилка під час оприлюднення річного плану (якщо замовник НЕ оприлюднив звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель)
Приклад 1. Замовник 24.11.2025 уклав допороговий договір та 26.11.2025 оприлюднив РП. Однак, в цей же день помітив, що вказав код ДК іншого товару. Для оприлюднення РП чи змін до нього замовник має 5 робочих днів з дня його затвердження. Враховуючи дату укладення договору - 24.11.2025 максимальний строк для оприлюднення змін до РП буде 01.12.2025.
Тобто, в даному випадках дата укладення договору дозволяє оприлюднити зміни до річного плану, відповідно така помилка (як і будь-яка інша помилка в річному плані) може бути виправлена шляхом внесення змін до річного плану закупівель. Тобто, уповноважена / відповідальна особа готує протокол про внесення змін до річного плану закупівель з описом помилки та вносить зміни в електронній системи закупівель у відповідний рядок річного плану.
Приклад 2. Замовник 20.11.2025 уклав допороговий договір та 20.11.2025 оприлюднив РП. Через тиждень 04.12.2025 замовнику стало відомо необхідність змінити очікувану вартість предмета закупівлі.
В даному випадках дата укладення договору не дозволяє оприлюднити зміни до річного плану та таким чином виправити помилку. Адже, запланована закупівля, незалежно від її вартості, включається до річного плану закупівель замовника відповідно до статті 4 Закону. Якщо замовник оприлюднить зміни до річного плану 04.12.2025, протокол про затвердження таких змін може бути складений не раніше 27.11.2025 (що є після дати укладення договору). При такій ситуації єдиним безпечим варіантом буде скасування рядка річного плану. Законодавство не передбачає такого поняття як скасування річного плану, однак технічна можливість такої дії наявна. Задля відображення достовірної інформації щодо здійснених закупівель рекомендуємо замовникам скасовувати помилковий рядок річного плану, зокрема шляхом прийняття відповідного протокольного рішення.
Помилка під час оприлюднення річного плану (якщо замовник оприлюднив звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель)
Приклад 1. Замовник під час оприлюднення річного плану зазначив невірний КЕКВ, що стало відомо лише після оприлюднення звіту про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель (далі - звіт).
У разі якщо оприлюднений звіт уповноваженій / відповідальній особі потрібно підготувати протокол про виправлення технічної / механічної помилки. Даний протокол за потреби необхідно буде надавати разом із договором на реєстрацію у казначейську службу (вимога про зазначення даної інформації поширюється на замовників, які фінансуються за бюджетні кошти). Чому можна не відміняти закупівлю? Дана помилка не передбачає адміністративної відповідальності. У відповідності до частини 1 статті 164-14 Кодексу України про адміністративні порушенням законодавства про закупівлі пов'язаним із оприлюднення РП може бути «неоприлюднення або порушення строків оприлюднення інформації про закупівлі».
Приклад 2. Замовник під час оприлюднення річного плану не вірно обрав вид закупівлі, що стало відомо лише після оприлюднення звіту про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель.
Таку помилку на вказаному етапі виправити неможливо, так як замовником фактично буде застосована чи проведена закупівля, яка не буде відповідати вимогам Закону з урахуванням Особливостей. Тому безпечним буде варіант скасування такої закупівлі. Законодавство не передбачає такого поняття як відміна закупівлі в допорогах. Технічно це можна зробити через функціонал “розірвати договір” (якщо замовник на власний розсуд відвантажив договір разом зі звітом) або “скасувати закупівлю” (функціонал може відрізнятися залежно від електронного майданика замовника). У будь-якому разі “відміна” закупівлі відбувається шляхом прийняття рішення уповноваженої / відповідальної особи.
Помилка під час оприлюднення звіту про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель
Приклад 1. Після оприлюднення звіту про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель бухгалтерія повідомила про збільшення розміру бюджетного призначення.
При даній ситуації потрібно враховувати, що розмір бюджетного призначення та / або сума очікуваної вартості буде відображати на всіх стадіях закупівлі ( і в РП, і в звіті про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель). Тому безпечним буде варіант скасування такої закупівлі. Законодавство не передбачає такого поняття як відміна закупівлі в допорогах. Технічно це можна зробити через функціонал “розірвати договір” (якщо замовник на власний розсуд відвантажив договір) або “скасувати закупівлю” (функціонал може відрізнятися залежно від електронного майданика замовника). У будь-якому разі “відміна” закупівлі відбувається шляхом прийняття рішення уповноваженої / відповідальної особи.
Приклад 2. Замовник під час оприлюднення інформації про місце поставки товару у звіті про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель допустив друкарську помилку в назві вулиці.
Частиною 3 статті 3 Закону, визначена інформація, яка повинна міститися у звіті про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель. Серед такої інформації є місце та строк поставки товарів, виконання робіт чи надання послуг. Однак, допущену друкарську помилку замовник може виправити шляхом складення протоколу про технічну / механічну помилку. Такий протокол не потребує оприлюднення та може бути поданий разом із договором або іншим платіжним документом до казначейської служби або у разі якщо замовник не проводить оплати через казначейство, також такий протокол має зберігатися в уповноваженої / відповідальної особи.
Приклад 3. Замовник під час оприлюднення звіту про договір про закупівлю не оприлюднив договір.
Є випадки, коли замовник вважає це помилкою. Насправді ж замовник не має обов'язку оприлюднювати допороговий договір взагалі. Тому в такому випадку не потрібно приймати жодних рішень.
Підсумки
Якщо виявленні невідповідності в інформації на етапі, який надає право замовнику внести відповідні зміни, то такі невідповідності виправляються протоколом уповноваженої /відповідальної особи про внесення змін до річного плану закупівель. Якщо такі невідповідності виявляються уже після того як оприлюднений звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, то уповноваженій / відповідальні особі потрібно проаналізувати такі помилки та зрозуміти чи їх можна виправити та вважати технічною / механічною помилками чи все ж таки варто відмінити закупівлю / розірвати договір.
