Вибір виду закупівлі один із найбільш відповідальних етапів всього закупівельного процесу. Від коректного вибору виду закупівлі залежить не тільки законність дій замовника, але і якість отриманих товарів, робіт чи послуг, а також економія часу та фінансових ресурсів. Тому, замовнику важливо розуміти як правильно обрати спосіб задоволення потреби із урахуванням очікуваної вартості, специфіки предмета закупівлі та інших важливих нюансів.
Види закупівель згідно норм Особливостей
З аналізу норм Особливостей слідує, що замовники проводять закупівлі шляхом застосування таких видів закупівель як:
- допорогові закупівлі;
- відкриті торги у порядку, визначеному Особливостями або відкриті торги із публікацією англійською мовою;
- запит пропозицій постачальників для закупівлі товарів;
- закупівлі за виключеннями;
- рамкові угоди.
Обрання виду закупівлі буде залежати від вартісних межі предмета закупівлі, а також від самого предмета закупівлі - товарів, робіт чи послуг. Узагальнена інформація про види закупівель та їх вартісні межі у формі таблиць наведена у статті посиланням.
Якщо ж замовник здійснює закупівлі за кошти Ukraine Facility, тоді варто звертатися до розділу “Особливості здійснення закупівель у рамках виконання заходів (кроків), передбачених Планом України, схваленим розпорядженням Кабінету Міністрів України від 18 березня 2024 р. № 244” Особливостей. Даний розділ встановлює окремий порядок проведення закупівель за кошти Ukraine Facility шляхом проведення відкритих торгів, запиту пропозицій постачальників, “допорогів” та визначає підстави для укладення договорів про закупівлю без застосування ЕСЗ та окремих умов, що визначені на виконання вимог Рамкової угоди. Корисним по даному питанні буде гайд Новий порядок здійснення закупівель за кошти Ukraine Facility
Чек-лист щодо обрання виду закупівлі
Тож, далі проаналізуємо більш детально кожен вид закупівлі.
Укладення прямого договору у відповідності до підпункту 11 Особливостей
Найпростіший варіант, що передбачає мінімальні дії з боку замовника. Згідно норм пункту 11 Особливостей, для здійснення закупівель товарів і послуг (крім послуг з поточного ремонту), вартість яких є меншою, ніж 100 тис. гривень, послуг з поточного ремонту, вартість яких є меншою, ніж 200 тис. гривень, робіт, вартість яких є меншою, ніж 1,5 млн. гривень, замовники можуть використовувати електронну систему закупівель відповідно до умов, визначених адміністратором електронної системи закупівель, у тому числі електронний каталог для закупівлі товарів.
Відповідно термін «можуть використовувати» дозволяє замовнику здійснити закупівлю або з використанням електронного каталогу, або без використання електронної системи закупівель – укладення прямого договору. При цьому такий договір не буде договором про закупівлю у розумінні Закону.
При укладенні прямого договору у відповідності до пункту 11 Особливостей, замовник зобов’язаний:
- керуватись вимогами Цивільного кодексів України, а також нормами Закону з урахуванням Особливостей;
- затвердити та оприлюднити річний план закупівель;
- у разі, якщо вартість предмета закупівлі становить або перевищує 50 тис. гривень, оприлюднити також звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи.
Здійснення закупівлі, шляхом використання електронного каталогу
Керуючись нормами законодавства сфери публічних закупівель, замовник має можливість здійснити закупівлю товарів, шляхом оголошення запиту пропозицій постачальників, у відповідності до норм:
- пункту 11 Особливостей (на власний розсуд, але це не є обов'язково);
- пункту 11-1 Особливостей – у разі коли замовники, які є закладами охорони здоров'я або структурними підрозділами з питань охорони здоров'я обласних та Київської міської державних (військових) адміністрацій, здійснюють закупівлі лікарських засобів, які в установленому законом порядку зареєстровані в Україні, та медичних виробів за переліком згідно з додатком 1, вартість яких становить або перевищує 50 тис. гривень;
- пункту 11-2 Особливостей – у разі коли замовники здійснюють закупівлі продуктів харчування за переліком згідно з додатком 2, вартість предмета закупівлі яких становить або перевищує 100 тис. гривень (п.11-1 та 11-2 Особливостей вказують на обов'язок замовника проводити закупівлі зазначених предметів закупівель саме через ЗПП);
- пункту 10 Особливостей (замовник може обрати ЗПП як альтернативу відкритим торгам або задовольнити частину потреби через ЗПП, а іншу частину - відкритими торгами)
При здійсненні закупівлі, шляхом оголошення запиту пропозицій постачальників, замовник повинен також керуватись вимогами Порядку формування та використання електронного каталогу, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 14.09.2020 № 822.
Проведення процедури закупівлі відкриті торги
У відповідності до пункту 10 Особливостей, замовники, у тому числі централізовані закупівельні організації, здійснюють закупівлі товарів і послуг (крім послуг з поточного ремонту, предмет закупівлі яких визначається відповідно до пункту 3 розділу II Порядку визначення предмета закупівлі, затвердженого наказом Мінекономіки від 15 квітня 2020 р. № 708 (далі - послуги з поточного ремонту), вартість яких становить або перевищує 100 тис. гривень, послуг з поточного ремонту, вартість яких становить або перевищує 200 тис. гривень, робіт, вартість яких становить або перевищує 1,5 млн. гривень, в тому числі шляхом:
- застосування відкритих торгів у порядку, визначеному пунктом 12-1 цих особливостей;
- застосування відкритих торгів у порядку, визначеному розділом «Порядок проведення відкритих торгів» цих особливостей.
Згідно норм Закону саме відкриті торги є основною процедурою закупівлі. Та попри складність її проведення саме ВТ дають замовнику можливість більш повної перевірки учасника до моменту укладення договору про закупівлю, але й відповідальність передбачається мало не за кожне прийняте рішення.
Коли зручно обрати ЗПП? При закупівлі більш простих типових предметів закупівлі, що не потребують спеціальних вимог. А також, тих, що треба провести в короткі терміни. Певно основною перевагою закупівлі із використання електронного каталогу є швидкість проведення. Тривалість закупівлі через ЗПП від 3 робочих днів: 2 дні розкриття +1 день для укладення договору / договору про закупівлю. Але, в таких закупівлях важливо уважно поставитися до підготовки проєкту договору про закупівлю. Адже, на етап підписання чи виконання договору про закупівлю замовник часто зіштовхується із недобросовісними постачальниками. В такому разі простіше уникнути тиску з боку постачальника щодо неправомірних змін до договору або ж припинити договірні зобов'язання, застосувати санкції можна лише на умовах договору про закупівлю.
Коли краще провести відкриті торги? Якщо є необхідність встановлення необхідних замовнику вимог, які стосуються специфіки конкретного предмета закупівлі (наприклад, підтвердження кваліфікації, розширення вимог щодо технічних, якісних та кількісних характеристик предмета закупівлі). Відповідно до укладення договору про закупівлю замовник може оцінити чи відповідає потенційний переможець його конкретним вимогам. Крім того, якщо є потреба закупити товар, із переліку, що мають бути локалізовані. Такі вимоги до учасника законно можна встановити лише у відкритих торгах. Адже Порядок №1082, згідно якого проводять ЗПП, не передбачає можливості встановлювати вимоги, що таким порядком не передбачені. І, звичайно, при закупівлі робіт чи послуг на надпорогові суми замовник повинен обирати саме відкриті торги (якщо немає підстав для закупівлі по виключеннях).
Крім того, варто врахувати і спеціальні нормативні акти у разі обрання виду закупівлі. До прикладу, якщо при виділенні субвенційних коштів замовника зобов'язують закупити певні категорії товарів лише через ЗПП, то не варто йти на порушення та обирати ВТ.
Укладення прямого договору про закупівлю у відповідності до підпункту 13 Особливостей
Аналізуючи пункт 13 Особливостей, придбання замовниками товарів і послуг (крім послуг з поточного ремонту), вартість яких становить або перевищує 100 тис. гривень, послуг з поточного ремонту, вартість яких становить або перевищує 200 тис. гривень, робіт, вартість яких становить або перевищує 1,5 млн. гривень, може здійснюватися шляхом укладення договору про закупівлю без застосування відкритих торгів та/або електронного каталогу для закупівлі товару у випадках, передбачених даним пунктом Особливостей.
За результатами закупівлі, здійсненої відповідно до цього пункту, замовники оприлюднюють в електронній системі закупівель звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, відповідно до пункту 3-8 розділу X «Прикінцеві та перехідні положення» Закону.
У разі укладення договору про закупівлю відповідно до цього пункту замовник разом із звітом про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, оприлюднює в електронній системі закупівель договір про закупівлю та додатки до нього, а також обґрунтування підстави для здійснення замовником закупівлі відповідно до цього пункту. Обґрунтування у формі розпорядчого рішення замовника або іншого документа готується уповноваженою особою або іншою службовою (посадовою) особою замовника та погоджується (затверджується) керівником замовника або іншою особою, визначеною керівником замовника.
Якщо є сумніви щодо обґрунтованості застосування тої чи іншої підстави по виключенню та / або відсутнє документальне підтвердження та / або є негативна практика контролюючих органів рекомендуємо не ризикувати та обирати відкриті торги чи запит пропозицій постачальників при закупівлі товару.
Висновки
Законодавство встановлює різні вартісні межі для кожного предмета закупівлі. Якщо річна потреба замовника є меншою вартісних порогів, що визначені пунктом 10 Особливостей замовник може укласти “допороговий” договір.
Якщо ж річна потреба замовника перевищує вартісні межі, тоді варто проаналізувати предмет закупівлі та наявність / відсутність підстав для укладення “прямого” договору за виключенням. Але, основна частина надпогорів все ж має проводитися через відкриті торги та / або із застосування електронного каталогу лише для товарів.
При закупівлі товару на наддопорогову суму замовник може обирати - задовольнити потребу шляхом проведення відкритих торгів чи із використання електронного каталогу (враховуючи необхідність встановлення певних додаткових вимог в кожному конкретному випадку).
Але, при закупівлі товарів згідно п. 11-1 та 11-2 Особливостей замовник такої альтернативи немає, та повинен здійснити закупівлю шляхом ЗПП.
Щодо закупівель за кошти Ukraine Facilitу, то варто звертатися до розділу “Особливості здійснення закупівель у рамках виконання заходів (кроків), передбачених Планом України, схваленим розпорядженням Кабінету Міністрів України від 18 березня 2024 р. № 244” Особливостей. Даний розділ не передбачає закупівлі за виключенням згідно п.13 Особливостей, але встановлює окремий порядок укладення договорів про закупівлю без використання ЕСЗ, якщо ВТ / ЗПП не відбулися на визначених умовах.