Допорогові закупівлі – це вид закупівлі, який здійснюються шляхом укладення прямого договору та не передбачають попереднього проведення конкурентної процедури закупівлі чи закупівлі шляхом використання електронного каталогу. Саме такі закупівлі є одним з найпоширеніших видів з яким стикаються абсолютно всі замовники. Однак, незважаючи на простий механізм допорогової закупівлі замовник все ж має керуватися певним алгоритмом дій, тому в матеріалі визначимо контрольні точки закупівель.
Визначення технічних, якісних та кількісних характеристик предмета закупівлі
До формування опису предмета закупівлі рекомендується залучати відповідних фахівців замовника, які відповідають за подальше використання товарів, виконання робіт та надання послуг, що будуть закуплені, а у разі відсутності таких фахівців — залучати експертів на договірних засадах. До прикладу, у закупівлі майже будь-якого товару відповідальний підрозділ може сформувати необхідну потребу, але із детальним описом предмета закупівлі, використовуючи інформацію із сайтів виробників, інтернет-магазинів тощо. Щодо закупівлі робіт, то тут алгоритм значно складніший та замовник має попередньо закупити проєктну документацію. В поточному ремонті ситуацію схожа, якщо замовник не має кваліфікованого працівника, тоді здійснюється закупівля кошторисної документації.
Визначення очікуваної вартості предмета закупівлі
Пунктом 3 Особливостей визначено, що замовники, що зобов’язані здійснювати публічні закупівлі товарів, робіт і послуг відповідно до Закону, проводять закупівлі з урахуванням цих особливостей та з дотриманням принципів здійснення публічних закупівель, визначених Законом.
Одним із таких принципів є максимальна економія, ефективність та пропорційність, який реалізується на етапі визначення очікуваної вартості закупівлі в тому числі.
Найпоширенішим та зрозумілим варіантом для замовника буде направлення потенційним постачальником товару чи надавачам послуг запитів комерційних (цінових) пропозицій. При закупівлі робіт чи послуг з поточного ремонту замовнику варто направити комерційні пропозиції із додаванням проєктної документації у разі закупівлі робіт чи кошторисної документації / дефектного акту у разі закупівлі поточного ремонту.
Пошук потенційних постачальників / надавачів послуг / підрядників
За потреби пошук потенційних постачальників / надавачів послуг / підрядників найзручніше робити за допомогою сервісу bi.prozorro. Для цього необхідно зайти обрати додаток «Етапи закупівель 2025-2026» — «Учасники 2025-2026». Після цього налаштувати фільтри, наприклад, обрати рік, код за ЄЗС, регіон замовника тощо. На завершення додати поле «Контакти» та завантажити дані.
Визначення найбільш економічно вигідної пропозиції для укладення договору
У надпорогових закупівлях замовник має визначати очікувану вартість як певне середнє значення можливих ринкових цін. Таким чином замовник може забезпечити рівні умови для майбутніх учасників ВТ чи ЗПП. Але у допорогових закупівлях замовник сам обирає потенційного постачальника / надавача послуг / підрядника без участі ЕСЗ і, відповідно, це має бути суб’єкт із найменшою ціною. Тож, замовник із числа запропонованих комерційних (цінових) пропозицій варто обрати одну — із найкращою ціною (за умови відповідності вимогам, визначених у запиті замовника). Адже незалежно від способу здійснення закупівлі замовник повинен дотримуватися принципу максимальної економії, ефективності та пропорційності.
Підготовка проєкту договору для підписання
Стаття 626 Цивільного кодексу України визначає, що договором є домовленість двох або більше сторін, спрямована на встановлення, зміну або припинення цивільних прав та обов'язків. Згідно статті 638 ЦКУ договір є укладеним, якщо сторони досягли згоди з усіх істотних умов договору.
Тобто, підписання договору означає, що обидві сторони погодилися виконувати його умови саме так, як це зафіксовано в такому договорі. Тому формування та укладення договору є важливим етапом здійснення будь-якої закупівлі, адже від цього етапу залежить, яким чином замовник буде отримувати необхідний йому предмет закупівлі.
Часто замовник використовує запропонований контрагентом шаблон. Але формувати допороговий договір може будь-яка із сторін договору, тобто замовник або ж суб’єкт, з яким буде укладатися договір.
У разі формуванні договору постачальником / виконавцем / підрядником замовнику перед підписанням договору необхідно перевірити такий договір на відповідність його положень законодавчих нормам, а також врахування всіх потреб замовника, зокрема, щодо якості, гарантійних строків, термінів виконання зобов'язань тощо.
Перевірка потенційних постачальників / надавачів послуг / підрядників щодо відсутності заборон та укладення договору
1) Заборона, яка встановлена абзацом 2 пункту 2 Особливостей:
замовникам забороняється здійснювати публічні закупівлі товарів, робіт і послуг у громадян Російської Федерації/Республіки Білорусь/Ісламської Республіки Іран (крім тих, що проживають на території України на законних підставах); юридичних осіб, утворених та зареєстрованих відповідно до законодавства Російської Федерації/Республіки Білорусь/Ісламської Республіки Іран; юридичних осіб, утворених та зареєстрованих відповідно до законодавства України, кінцевим бенефіціарним власником, членом або учасником (акціонером), що має частку в статутному капіталі 10 і більше відсотків (далі - активи), якої є Російська Федерація/Республіка Білорусь/Ісламська Республіка Іран, громадянин Російської Федерації/Республіки Білорусь/Ісламської Республіки Іран (крім тих, що проживають на території України на законних підставах), або юридичних осіб, утворених та зареєстрованих відповідно до законодавства Російської Федерації/Республіки Білорусь/Ісламської Республіки Іран, крім випадків коли активи в установленому законодавством порядку передані в управління Національному агентству з питань виявлення, розшуку та управління активами, одержаними від корупційних та інших злочинів.
Як перевірити? Перевірити відсутність заборон замовник може шляхом аналізу інформації в ЄДР за кодом ЄДРПОУ чи РНОКПП про місцезнаходження засновників та кінцевого бенефіціарного власника суб'єкта, з яким планує підписати договір.
2) Заборона, яка встановлена абзацом 3 пункту 2 Особливостей:
замовникам забороняється здійснювати публічні закупівлі товарів походженням з Російської Федерації/Республіки Білорусь/Ісламської Республіки Іран, за винятком товарів походженням з Російської Федерації/Республіки Білорусь, необхідних для ремонту та обслуговування товарів, придбаних до набрання чинності цією постановою.
Як перевірити? Відповідно до статті 43 Митного кодексу України визначено документи, які підтверджують країну походження товару, серед яких: сертифікат про походження товару; засвідчена декларація про походження товару; декларація про походження товару; сертифікат про регіональне найменування товару. Тож, замовник може попросити копію одного із зазначених документів.
3) Заборона, встановлена частиною 2 статті 13 Закону України «Про забезпечення прав і свобод громадян та правовий режим на тимчасово окупованій території України»:
здійснення господарської діяльності юридичними особами, фізичними особами - підприємцями та фізичними особами, які провадять незалежну професійну діяльність, місцезнаходженням (місцем проживання) яких є тимчасово окупована територія, дозволяється виключно після зміни їхньої податкової адреси на іншу територію України.
Як перевірити? Самостійно перевірити інформацію чи місцезнаходження (територія реєстрації) контрагента у розділі «Тимчасово окуповані Російською Федерацією території України» Переліку, затвердженим постановою КМУ “Деякі питання формування переліку територій, на яких ведуться (велися) бойові дії або тимчасово окупованих Російською Федерацією” від 6 грудня 2022 р. № 1364. Варто зауважити, що правовими наслідками укладення договору з постачальником товарів, виконавцем робіт чи надавачем послуг місцезнаходженням (місцем проживання) яких є тимчасово окупована територія є пряма нікчемність такого договору. На такі правочини не поширюється дія положення абзацу 2 частини 2 статті 215 Цивільного кодексу України, такий правочин не потрібно визнавати у судовому порядку недійсним.
Оприлюднення річного плану чи змін до нього
Абзацом 1 пункту 14 Особливостей передбачено, що закупівля відповідно до цих особливостей здійснюється замовником на підставі наявної потреби або у разі планової потреби наступного року (планових потреб наступних періодів). Запланована закупівля, незалежно від її вартості, включається до річного плану закупівель замовника відповідно до статті 4 Закону.
А тому замовнику слід оформити у вигляді протоколу рішення уповноваженої особи щодо затвердження річного плану та оприлюднення в електронній системі закупівель відповідної інформації, передбаченої статтею 4 Закону.
Варто прослідкувати, щоб дата допорогово договору не була до дати затвердженого річного плану. Інакше це може трактуватися контролюючими органами, як не включення закупівлі до річного плану.
Оприлюднення звіту про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель
Абзацом 1 пункту 11 Особливостей передбачено, що у разі здійснення таких закупівель без використання електронної системи закупівель замовник обов'язково дотримується принципів здійснення публічних закупівель, визначених Законом, вносить інформацію про таку закупівлю до річного плану та оприлюднює відповідно до пункту 3-8 розділу X «Прикінцеві та перехідні положення» Закону в електронній системі закупівель звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель.
Уповноважена особа повинна прийняти рішення про здійснення закупівлі без використання електронної системи закупівель та за необхідності оприлюднення звіту про договір про закупівлю, укладеного без використання електронної системи закупівель.
Абзацом 2 пункту 11 Особливостей передбачено, що у разі здійснення закупівлі, вартість якої є меншою, ніж 50 тис. гривень, без використання електронної системи закупівель замовник не оприлюднює в електронній системі закупівель звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель. В той же час якщо існують ризики, що річна вартість предмета закупівлі в певний момент перевищить вартісні межі у 50 тис. гривень, рекомендуємо також оприлюднювати такий звіт в електронній системі закупівель.
Підготовка обгрунтування по Постанові №710
Замовники на яких поширюється вимоги Постанови Кабміну від 11.10.2016 № 710 «Про ефективне використання державних коштів», а саме головні розпорядники бюджетних коштів (розпорядники бюджетних коштів нижчого рівня), суб`єкти господарювання державного сектору економіки обов’язково готують обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру бюджетного призначення, очікуваної вартості предмета закупівлі. Однак оприлюднювати таке обґрунтування на сайті не потрібно.