Поради щодо успішного проведення закупівлі із використанням електронного каталогу

Електронний каталог став одним із зручних інструментів для швидкої та ефективної закупівлі окремих видів товарів. Проте навіть у такому простому механізмі є нюанси, від яких залежить успіх закупівлі: правильний вибір профілю, перевірка характеристик, уважність до строків та умов постачання. У цьому матеріалі зібрано основні поради, що допоможуть замовникам уникнути помилок і отримати саме той товар, який відповідає потребам установи та вимогам законодавства.

Аналіз ринку та визначення очікуваної вартості

Доволі часто внутрішній замовник надає уповноваженій чи відповідальний особі замовника  лише загальну інформацію по потребі. Однак, під час оголошення ЗПП та в цілому обрання потрібного виду закупівлі необхідно розуміти який товар потрібен, які характеристики є критичними, а які параметри можна замінити. Відповідно аналіз ринку потрібен для обрання товару, який не тільки закриє реальні потреби, а також допоможе визначити очікувану вартість предмета закупівлі.  Так як занижена очікувана вартість може призвести до того, що на закупівлю не буде подано жодної пропозицій або, що гірше, постачальник одразу після підписання договору про закупівлю буде наполягати на збільшенні ціни за одиницю товару. Тому задля мінімізації ризиків, а також з метою дотримання принципу максимальна економія, ефективність та пропорційність рекомендуємо замовника направляти потенційним постачальником товару запити комерційних (цінових) пропозицій. При цьому, в таких запитах варто зазначати детальний опис товару та умови закупівлі.

Аналіз профілю товару в електронному каталозі перед обранням виду закупівлі 

У запиті пропозицій постачальників щодо закупівлі товару замовник може визначити виключно інформацію про характеристики товару та їх допустимі значення в межах специфікації товару, визначеної адміністратором. Запит пропозицій постачальників не повинен містити вимог до постачальника та інших документів, які не передбачені цим Порядком (пункт 57 Порядку № 822). 

Відповідно до пункту 12 Особливостей у  запиті пропозицій постачальників щодо предмета закупівлі товару, вартість якого є меншою ніж 500 тис. гривень, замовник може визначити інформацію про характеристики товару та їх допустимі значення в межах специфікації товару, визначеної адміністратором електронного каталогу.

Запит пропозицій постачальників щодо предмета закупівлі товару, вартість якого дорівнює або перевищує 500 тис. гривень, здійснюється відповідно до специфікації товару, сформованої адміністратором електронного каталогу, яка не передбачає можливості замовника самостійно визначати інформацію про характеристики товару та їх допустимі значення.

Тобто, якщо вартість предмета закупівлі товару є меншою ніж 500 тис. гривень замовник може скористатися “динамічним” профілем товар. В такому профілі специфікація товару, сформована адміністратором електронного каталогу, в якій замовник може визначити інформацію про характеристики товару та їх допустимі значення в межах специфікації товару - обирати потрібні функціональні параметри, бренд.

Якщо ж вартість предмета закупівлі товару дорівнює або перевищує 500 тис. гривень варто обирати “сталий” профіль. В даному профілі специфікація товару, сформована адміністратором електронного каталогу,  яка не передбачає, можливості замовника самостійно визначати інформацію про характеристики товару та їх допустимі значення).

Отже, замовнику необхідно проаналізувати профілі товару щодо характеристик товару згідно потреби. Щоб запобігти ситуації, коли замовник запланував ЗПП, але саме такого товару немає в каталозі. В такому разі замовнику доведеться або переглядати потребу в частині технічних вимог, або обирати проведення відкритих торгів. Про це на прикладі розповідали у відеоінструкції.

Складання проекту договору про закупівлю 

Запит пропозицій постачальників повинен містити проект договору з обов’язковим зазначенням підстав та у разі потреби із зазначенням порядку змін його умов. Проект договору не повинен містити характеристики товару, що не визначені запитом пропозицій постачальників з урахуванням положень абзацу 2  пункту 57 Порядку №822.

У договорі про закупівлю зміни до істотних умов даного договору будуть вноситися на підставі пункту 19 Особливостей, а тому замовник має передбачити такі підстави та порядок внесення змін по кожній з них. До прикладу, у таких предметах закупівлі як електрична енергія, пальне, продукти харчування ціни за одиницю товару буде змінюватися протягом строку дії договору, що вже показує практика. Тому особливо важливо прописати порядок змін істотних умов.

Крім того, варто приділити увагу специфікації до договору про закупівлю, як окремому додатку. На жаль, поширена ситуація, коли переможець відбору під час підписання договору намагається змінити технічні параметри товару на ті, які наявні в нього. Задля того, щоб замовник мав можливість відхилити такого переможця відбору необхідно у проєкті договору визначити технічні та якісні характеристики до товару, звичайно в межах специфікації, визначеної адміністратором. Це можуть бути чітко визначенні технічні характеристики або ж поля для заповнення із зазначенням в дужках діапазону таких технічним та якісних характеристик. Переможець матиме обов’язок укласти договір з урахуванням технічних та якісних характеристик, визначених у ньому та запиті пропозицій постачальників або зазначити їх згідно визначених умов замовником. Якщо ж переможець відмовляється від укладення договору про закупівлю, замовник має вимагати письмову відмову та відхиляє його пропозицію на підставі підпункту 2 пункту 64 Порядку №822.

Готуючи самостійно проект договору замовник намагається додати умови, що відсутні в профілі товару, але на його думку, необхідні замовнику для успішної закупівлі та отримання якісного товару. Однак, тут варто згадати, що вимоги замовник може встановити лише до постачальника як до сторони договору. Тому не варто вимагати документи на етапі або перед підписанням договору від переможця відобру. Які вимоги в проекті договору будуть порушенням норм Порядку №822 розглядали у статті.

Перегляд всіх умов до моменту оприлюднення ЗПП

Порядок №822 не передбачає можливості внесення змін до вже оголошеного запиту пропозицій постачальників. Тому відповідно у разі допущення  помилки (невірно зазначена кількість,  вибрано не той товар, завантажено не той договір та ін.) під час оголошення закупівлі внести зміни до вже оголошеного запиту пропозицій постачальників не можна, оскільки в замовника відсутні законодавчі підстави. 

Ще одним підтвердженням неможливості внесення змін до оголошеного запиту пропозицій постачальників є технічна реалізація електронних майданчиків, яка не передбачає можливості внесення змін до оголошеного запиту пропозицій  постачальників. 

Оскільки після оголошення запиту пропозицій постачальників до нього не можна внести зміни, тому радимо замовникам перед оголошенням закупівлі зберегти її як чернетку, перевірити всю важливу інформацію (відповідність назви предмета закупівлі в РП та ЗПП, проект договору, місце та строки поставки і т.д.) і лише після ретельного перегляду інформації оголошувати закупівлю. Дана дія допоможе здійснити успішну закупівлю та попередити можливу відміну запиту пропозицій постачальників або необхідність внесення змін до укладеного договору. 

Підтвердження переможця відбору у найкоротші терміни

Згідно Порядку № 822 електронна система закупівель мала б визначати переможцем відбору постачальника, пропозиція якого є економічно вигідною. Проте, якщо проаналізувати технічну реалізацію, то вбачається, що замовник має “підтвердити” постачальника, аби він набув статусу переможця відбору. Тобто, саме замовник повинен вчинити технічну дію та натиснути кнопку підтвердження для можливості укладення договору чи відхилення постачальника. 

Чому не варто зволікати на даному етапі? 

Відповідно до абзацу 1 пункту 66 Порядку Замовник укладає договір з переможцем відбору не пізніше ніж через 5 календарних днів з дня визначення електронною системою закупівель постачальника переможцем відбору. У разі обґрунтованої потреби строк для укладення договору може бути продовжений до 10 календарних днів.

Згідно з пунктом 64 Порядку замовник відхиляє пропозицію переможця відбору за наявності підстав, що даним пунктом визначені.

Тобто, законодавством визначено, що замовник має відхилити виключно переможця відбору, а також строк для укладення договору починається лише з моменту набуття постачальником статусу “переможця відбору”. Якщо замовнику потрібно укласти договір / договір про закупівлю в найкоротші строки не варто зволікати на із “підтвердженням” постачальника.

Направлення переможцю листа для підписання договору про закупівлю

Відповідно до пункту 66 Порядку №822 замовник укладає договір з переможцем відбору не пізніше ніж через п’ять календарних днів з дня визначення електронною системою закупівель постачальника переможцем відбору. У разі обґрунтованої потреби строк для укладення договору може бути продовжений до 10 календарних днів.

З огляду на те, що саме замовник зобов’язаний ініціювати укладення договору про закупівлю за результатами запиту пропозицій постачальників рекомендуємо замовнику направляти віповідний лист переможцю. По-перше, це може допомогти прискорити укладення договору. Крім того, у разі відмови переможця відбору від укладення договору про закупівлю / зміну умов договору про закупівлю в замовника буде підтвердження підстави для відхилення.

Подання скарги на постачальника

Здійснення закупівлі шляхом використання електронного каталогу передбачає можливість подати скаргу на постачальника. Тобто, замовник може захиститися від недобросовісних постачальників товару, які беруть участь у запиті пропозицій постачальників, проте з тих чи інших причин не мають наміру укладати договір про закупівлю, укладений з використанням електронного каталогу, а також виконувати зобов’язання, передбачені таким договором. 

Звертаючись до пункту 49 Порядку №822, у разі непідписання постачальником договору на умовах, зазначених замовником в запиті пропозицій постачальників, замовник може подати звернення з інформацією про таке порушення через електронну систему закупівель до адміністратора. 

Подати скаргу замовник може або через функціонал електронного майданчика або скориставшись офіційним сайтом Централізованої закупівельної організації. Детальну інструкцію можна переглянути у матеріалі .