Розгляд тендерної пропозиції це той етап, де на замовника чекає найбільше “підводних каменів”. При цьому, кожна ситуація потребує виваженого підходу - десь достатньо надати 24 годин на виправлення, а десь єдиним правильним кроком замовника стане відхилення тендерної пропозиції. А розуміючи відповідальність для уповноваженої особи в разі помилки варто також врахувати і наявну практику контролюючих органів.
Якщо учасник подав документ, в якому бракує потрібної інформації, але вона є в іншому файлі на перший погляд може здатися, що вимога замовника виконана. Але тут треба врахувати безліч моментів: як сформована вимога в тендерній документації, чи стосується це відсутності / непідтвердження технічних, якісних характеристик предмета закупівлі, чи підлягає така інформація виправленню. Тільки після детального аналізу варто приймати рішення.
Під час розгляду тендерної пропозиції замовник може бачити в електронній системі закупівель документ, але відкрити його неможливо. Формально документ є, фактично замовник не може його перевірити. Вирішальним у таких випадках є не сам факт завантаження файлу, а можливість замовника перевірити його зміст.
Складнощі виникають у випадках, коли немає чіткого законодавчого врегулювання. До прикладу, (не)можливість підписання документів тендерної пропозиції факсимільним підписом. Адже, довести факт використання факсиміле практично неможливо без експертизи або офіційного підтвердження. Як завжди при розгляді значення має те, що саме прописано в тендерній документації конкретного замовника.
Часто учасникам доводится подавати документи, що також стосуються інших суб'єктів. В такому разі учасники можуть заретушувати певну інформацію, але без позначки “конфіденційного” документу в системі. Чи можна вважати це порушенням?
У закупівлях робіт непоодинокі ситуації, коли обладнання або механізми, передбачені проєктною документацією, фактично відрізняються від технічних ресурсів, які учасник планує використовувати при виконанні робіт. Або ж коли учасник пропонує еквівалентні матеріалі до тих, що зазначені у відомості ресурсів. Чи дійсно в цьому є проблема або ж учасник планує оптимізувати процес виконання робіт.
Учаснику надана можливість підтвердити кваліфікацію через субпідрядника. Для замовника це означає потребу перевірки ще і субпідрядника щодо пов'язаності такого між замовником та між учасником.
У межах здійснення публічних закупівель особливого значення набуває забезпечення прозорості інформації про учасників, зокрема щодо їх кінцевих бенефіціарних власників. У цьому контексті важливо розуміти механізм перевірки такої інформації, а також ситуації обгрунтованої відсутності в учасника КББ.
А от коли настає однозначна підстава для відхилення, то це у разі не підтвердження вимог техспецифікації. Тому постає питання що саме варто розуміти під технічними та якісними характеристиками предмета закупівлі. Насправді, перелік більш розгалужений, ніж може здаватися на перший погляд.
Однією зі складових тендерної пропозиції, яку подають учасники через електронну систему закупівель, є ціна пропозиції. Різниця між ціною в електронній системі закупівель та ціною, наведеною документі “Цінова/тендерна пропозиція” сама по собі не завжди не є підставою для відхилення або ж надання 24 год на виправлення невідповідностей.