Під час підготовки тендерної пропозиції учасники інколи використовують факсимільний підпис для оформлення окремих документів. Водночас на практиці виникає питання: чи допускається використання факсиміле для підпису документів у складі тендерної пропозиції учасника та чи може замовник прийняти такі документи.
Актуальність цього питання зумовлена тим, що законодавство у сфері публічних закупівель прямо не визначає порядок застосування факсимільного підпису для документів тендерної пропозиції учасника. Далі розглянемо, чи допускається використання факсимільного підпису для документів наданих у складі тендерної пропозиції та як здійснювати розгляд пропозиції учасника, якщо документи тендерної пропозиції містять факсимільний підпис.
Що таке факсиміле?
Чинне законодавство не містить визначення терміну «факсиміле». Тому звернемося до Словника української мови та судової практики.
Факсиміле - це
- точне відтворення будьякого графічного оригіналу (кресленика, рукопису, малюнка, документа, підпису тощо) фотографічним способом, печаткою чи іншою репродукцією;
- кліше, печатка, за допомогою яких можна багаторазово відтворювати власноручний підпис;
- точно відтворений, у точному відтворенні.
В Ухвалі Касаційного господарського суду верховного суду по справі №910/13318/24 від 26.11.2025 зазначено: «Факсиміле з латині «facsimile» - зробити подібне. Так, фактично це печатка, кліше, що відтворює власноручний підпис, аналог останнього.
У свою чергу, підпис це графічне накреслення, що позначає виконавця підпису та наноситься ним із метою посвідчення. Як почерковий об`єкт підпис має характерні риси. Зокрема, це посвідчувальний знак обов`язково певної особи; виконується нею власноруч у вигляді графічного креслення; наноситься на документ із метою посвідчення різних фактів та подій.
Отже, факсиміле це печатка, за допомогою якої відтворюється підпис, який є копією підпису певної особи. Факсиміле від власноручного підпису відрізняється тим, що відсутня можливість стверджувати, що документ містить дійсну волю особи, чий підпис відтворено.»
Отже, факсимільний підпис (факсиміле) є способом відтворення власноручного підпису особи за допомогою кліше, печатки чи іншого засобу копіювання. На відміну від власноручного підпису, факсиміле не створюється особою безпосередньо під час підписання документа, а лише відтворює вже існуючий зразок підпису.
Правове регулювання використання факсиміле в публічних закупівлях
Нормативно-правові акти у сфері публічних закупівель не містять норм, які б регулювали (не)можливість використання факсиміле під час оформлення документів тендерної пропозиції учасника, а також не передбачають заборон щодо його застосування в цілому. Тому звернемося до норм Цивільного кодексу України (далі - ЦКУ) в якому згадується поняття факсимільне відтворення підпису.
Частина 3 статті 207 ЦКУ визначає, що використання при вчиненні правочинів факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного, електронного або іншого копіювання, електронного підпису або іншого аналога власноручного підпису допускається у випадках, встановлених законом, іншими актами цивільного законодавства, або за письмовою згодою сторін, у якій мають міститися зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів, або іншим чином врегульовується порядок його використання сторонами.
Згідно частини 1 статті 202 ЦКУ правочином є дія особи, спрямована на набуття, зміну або припинення цивільних прав та обов'язків.
Таким чином ЦКУ дозволяє використання факсимільного відтворення підпису при вчиненні правочинів у випадках:
- встановлених законом;
- іншими актами цивільного законодавства;
- за письмовою згодою сторін, у якій мають міститися зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів;
- іншим чином врегульовується порядок його використання сторонами.
Тендерна пропозиція - пропозиція щодо предмета закупівлі або його частини (лота), яку учасник процедури закупівлі подає замовнику відповідно до вимог тендерної документації (пункт 32 частини 1 статті 1 Закону України «Про публічні закупівлі»).
Пунктом 31 Особливостей визначено, що тендерна пропозиція подається в електронній формі через електронну систему закупівель шляхом заповнення електронних форм з окремими полями, у яких зазначається інформація про ціну, інші критерії оцінки (у разі їх встановлення замовником), інформація від учасника процедури закупівлі про його відповідність кваліфікаційним (кваліфікаційному) критеріям (у разі їх (його) встановлення, наявність/відсутність підстав, установлених у пункті 47 цих особливостей і в тендерній документації, та шляхом завантаження необхідних документів, що вимагаються замовником у тендерній документації.
Відповідно до Порядку розміщення інформації про публічні закупівлі, затвердженого наказом Мінекономіки від 11.06.2020 № 1082 розміщення інформації в електронній системі закупівель здійснюється замовником/ЦЗО/учасником/постачальником / органом оскарження / органами державного фінансового контролю шляхом заповнення електронних полів, визначених адміністратором і реалізованих в електронній системі закупівель, та завантаження відповідних документів через автоматизоване робоче місце замовника/ЦЗО/учасника/постачальника / органу оскарження / органів державного фінансового контролю.
Після внесення інформації в електронні поля, на неї накладається кваліфікований електронний підпис посадової особи.
Проте варто зазначити, що подання тендерної пропозиції учасника не є правочином і відповідно не вбачається можливим застосування частини 3 статті 207 ЦКУ до використання факсимільного підпису під час оформлення документів тендерної пропозиції учасника.
Таким чином норми закупівельного законодавства та норми ЦКУ не врегульовують питання використання факсимільного відтворення підпису в публічних закупівлях під час подання тендерної пропозиції.
Чи допускається використання факсиміле у документах тендерної пропозиції учасника
У зв’язку з тим, що норми закупівельного законодавства на норми ЦКУ не врегульовують питання використання учасниками факсимільного відтворення підпису під час оформлення документів тендерної пропозиції, то доцільно виходити з того як встановлені замовником вимоги в тендерної документації.
Пункт 41 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України від 25.12.2015 № 922-VIII «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості) визначає, що розгляд та оцінка тендерних пропозицій здійснюються відповідно до статті 29 Закону (положення частин 2, 12, 16, абзаців 2 і 3 частини 15 статті 29 Закону не застосовуються) з урахуванням положень пункту 43 Особливостей.
Відповідно до частини 9 статті 29 Закону після оцінки тендерних пропозицій / пропозицій замовник розглядає на відповідність вимогам тендерної документації / оголошення про проведення спрощеної закупівлі тендерну пропозицію / пропозицію, яка визначена найбільш економічно вигідною.
Якщо відкриті торги здійснюються з проведенням електронного аукціону, а подано одну тендерну пропозицію, то згідно пункту 36 Особливостей замовник розглядає таку тендерну пропозицію відповідно до вимог статті 29 Закону (положення частин 2, 5 - 9, 11, 12, 14, 16, абзаців 2 і 3 частини 15 статті 29 Закону не застосовуються) з урахуванням положень пункту 43 Особливостей. Замовник розглядає найбільш економічно вигідну тендерну пропозицію учасника процедури закупівлі відповідно до цього пункту щодо її відповідності вимогам тендерної документації.
Якщо відкриті торги проведені без застосування електронного аукціону, то згідно пункту 37 Особливостей замовник розглядає найбільш економічно вигідну тендерну пропозицію відповідно до вимог статті 29 Закону (положення частин 2, 5 - 9, 12, 16, абзацу 1 частини 14, абзаців 2 і 3 частини 15 статті 29 Закону не застосовуються) з урахуванням положень пункту 43 Особливостей.
Замовник розглядає найбільш економічно вигідну тендерну пропозицію учасника процедури закупівлі відповідно до цього пункту щодо її відповідності вимогам тендерної документації.
Відповідно «тендерна пропозиція = тендерна документація», тож вбачається:
- якщо замовником в тендерній документації дозволено використання факсиміле у документах тендерної пропозиції учасника, то учасник може його використовувати у документах своєї тендерної пропозиції;
- якщо тендерної документацією не передбачено використання факсиміле у документах тендерної пропозиції, то відповідно учасник не повинен використовувати його у документах своєї тендерної пропозиції.
Розгляд тендерної пропозиції учасника, якщо тендерною документацією не передбачено (заборонено) використання факсиміле у документах тендерної пропозиції учасника
Пункт 43 Особливостей передбачає, що якщо замовником під час розгляду тендерної пропозиції учасника процедури закупівлі виявлено невідповідності в інформації та / або документах, що подані учасником процедури закупівлі у тендерній пропозиції та / або подання яких передбачалося тендерною документацією, він розміщує у строк, який не може бути меншим, ніж два робочі дні до закінчення строку розгляду тендерних пропозицій, повідомлення з вимогою про усунення таких невідповідностей в електронній системі закупівель.
Під невідповідністю в інформації та / або документах, що подані учасником процедури закупівлі у складі тендерної пропозиції та / або подання яких вимагається тендерною документацією, розуміється у тому числі відсутність у складі тендерної пропозиції інформації та/або документів, подання яких передбачається тендерною документацією (крім випадків відсутності забезпечення тендерної пропозиції, якщо таке забезпечення вимагалося замовником, та / або відсутності інформації (та / або документів) про технічні та якісні характеристики предмета закупівлі, що пропонується учасником процедури в його тендерній пропозиції). Невідповідністю в інформації та/або документах, які надаються учасником процедури закупівлі на виконання вимог технічної специфікації до предмета закупівлі, вважаються помилки, виправлення яких не призводить до зміни предмета закупівлі, запропонованого учасником процедури закупівлі у складі його тендерної пропозиції, найменування товару, марки, моделі тощо.
Замовник не може розміщувати щодо одного і того ж учасника процедури закупівлі більше ніж один раз повідомлення з вимогою про усунення невідповідностей в інформації та / або документах, що подані учасником процедури закупівлі у складі тендерної пропозиції, крім випадків, пов’язаних з виконанням рішення органу оскарження.
Згідно пункту 44 Особливостей замовник відхиляє тендерну пропозицію із зазначенням аргументації в електронній системі закупівель у разі, коли наявні підстави, які визначені даною нормою.
Таким чином, наведені норми регулюють порядок розгляду тендерних пропозицій, а також визначають дії замовника у разі виявлення невідповідностей у їх складі.
При цьому, якщо тендерна пропозиція не відповідає вимогам тендерної документації замовник залежно від характеру таких невідповідностей зобов’язаний або надати учаснику можливість їх усунути відповідно до пункту 43 Особливостей, або відхилити тендерну пропозицію на підставі пункту 44 зазначених Особливостей.
Проте варто зазначити, що встановити та довести, що учасник використовує факсиміле замість власноручного підпису під час подання тендерної пропозиції учасника доволі складно чи взагалі неможливо візуально, адже це потребує проведення відповідної експертизи.
Якщо замовник має сумнів щодо достовірності підпису на документі тендерної пропозиції, замовник може скористатися пунктом 42 Особливостей та звернутися за підтвердженням інформації, наданої учасником процедури закупівлі, до органів державної влади, підприємств, установ, організацій відповідно до їх компетенції та звернутися до відповідних органів для проведення експертизи.
Тому вбачається, що в разі, якщо тендерна документація не передбачає використання факсиміле у документах тендерної пропозиції, а замовник має підтвердження того, що учасник використовував факсиміле, то замовнику варто проаналізувати як отримана інформація про використання учасником факсиміле впливає на відповідність учасника вимогам кваліфікаційних критеріїв, наявності підстав, визначених пунктом 47 Особливостей, або факту зазначення у тендерній пропозиції будь-якої недостовірної інформації, що є суттєвою під час визначення результатів відкритих торгів, адже згідно абзацу 3 підпункту 1 пункту 44 Особливостей замовник відхиляє тендерну пропозицію із зазначенням аргументації в електронній системі закупівель у разі, коли учасник процедури закупівлі зазначив у тендерній пропозиції недостовірну інформацію, що є суттєвою для визначення результатів відкритих торгів, яку замовником виявлено згідно з абзацом першим пункту 42 Особливостей.
Відповідно, якщо відсутні підстави для відхилення учасника згідно абзацу 3 підпункту 1 пункту 44 Особливостей, то вбачається, що замовник повинен надати учаснику виправити невідповідності згідно пункту 43 Особливостей.
Однак, щоб детальніше розглянути нюанси даного питання варто звернутися до практики Органу оскарження та ДАСУ.
Коментар: згідно здійснено моніторингу, за яким не було встановлено порушень, замовник обґрунтовував відповідність тендерної пропозиції вимогам документації, оскільки надані учасником документи були оформлені як завірені копії, а факт використання факсиміле у документах не був підтверджений учасником (не надав інформацію про використання факсиміле) чи замовником (не проведена експертиза) та не створює підстав для визнання їх такими, які не відповідають вимогам замовника.
Доречі, зручно шукати актуальні висновки ДАСУ та рішення Органу оскарження щодо будь-якої ситуації на Clarity App
Коментар: згідно позиції аудиторів встановлена у складі тендерної пропозиції учасника невідповідність зокрема щодо використання факсиміле / копійовані графічні підпадає під 24 години на виправлення невідповідностей згідно пункту 43 Особливостей. Проте варто звернути увагу, що аудитори в цьому моніторингу не аналізували чи наявне підтвердження того, що учасник використовував факсиміле.
Коментар: Орган оскарження дійшов висновку, що замовник не надав належних та достатніх доказів того, що документи тендерної пропозиції Скаржника були підписані саме факсиміле, а не власноручним підписом уповноваженої особи, при цьому надана пропозиція була підписана КЕП та містила оформлені належним чином документи, у зв’язку з чим підстави для визнання таких документів недійсними та відхилення тендерної пропозиції є недоведеними.
Коментар: Орган оскарження зробив висновок, що оскільки тендерна документація не містила прямих вимог або заборон щодо способу оформлення документів виробника, у тому числі щодо використання факсимільного відтворення підпису, то відповідно такий документ відповідає вимогам замовника встановленим в тендерній документації.
Отже, аналіз практики ДАСУ та Органу оскарження свідчить, що сам по собі факт візуальної схожості підпису або припущення щодо використання факсиміле не є достатньою підставою для визнання документів тендерної пропозиції неналежними, адже відсутні належні докази використання факсиміле, підтверджені уповноваженими органами або експертизою. Тому для встановлення (не)відповідності тендерної пропозиції учасника вимогам тендерної документації радимо скористатися пунктом 42 Особливостей, щоб отримати документальне підтвердження для прийняття подальших правомірних рішень замовником.
Підсумки
Законодавство у сфері публічних закупівель не містить прямих норм щодо дозволу чи заборони використання факсиміле у документах тендерної пропозиції учасника. Тому вирішальне значення мають вимоги тендерної документації замовника.
Якщо тендерна документація дозволяє використання факсиміле - учасник може його застосовувати. Якщо ж така можливість не передбачена або прямо заборонена, замовник повинен оцінювати наявність порушення з урахуванням пунктів 42, 43 та 44 Особливостей.
Водночас практика ДАСУ та Органу оскарження свідчить, що лише візуальних ознак схожості підписів недостатньо для висновку про використання факсиміле. Для цього необхідні належні докази, зокрема результати експертизи або офіційне підтвердження відповідних органів.
У разі виявлення такої невідповідності та отриманння підтвердження замовник має оцінити можливість її усунення відповідно до пункту 43 Особливостей або наявність підстав для відхилення тендерної пропозиції згідно абзацу 3 підпункту 1 пункту 44 Особливостей.