Уповноважена особа: про все що має знати замовник та уповноважена особа

Онлайн збірник - це підбірка корисних матеріалів та прикладів документів за конкретною тематикою. Ми слідкуємо за змінами в законодавстві та оновлюємо збірники відповідно до нього.

Замовники, які проводять закупівлі товарів, послуг та робіт за Особливостями здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затвердженими постановою Кабміну від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості) задають запитання, а чи змінилися норми щодо визначення порядку організації закупівельної діяльності замовника, які вимоги до визначення / призначення уповноваженої особи, особливості виконання функцій уповноваженою особою, які документи готуються уповноваженою особою та багато іншого, що турбує як замовника та і уповноважену особу.

Тому у даному онлайн збірнику ви знайдете чимало актуальних матеріалів, які допоможуть зрозуміти особливості організації  закупівельної діяльності замовника.

З чого варто розпочати вивчення питання щодо організації закупівельної діяльності замовника? Звичайно із ознайомлення загального матеріалу хто така уповноважена особа, умови визначення / призначення уповноваженої особи та за які види закупівель обов’язково має проводити уповноважена особа. Відповіді на зазначення питання можна знайти у матеріалі:

«Уповноважена особа в публічних закупівлях: хто це».

Замовнику слід також вирахувати запропоновані законодавцем способи призначення та вимоги щодо  кваліфікації, які має мати уповноважена особа, в тому числі враховуючи кожний спосіб призначення / визначення уповноваженої особи, детальніше можна ознайомитися у матеріалі:

«Способи призначення уповноваженої особи».

Замовник, який розглядає питання щодо призначення або визначення уповноваженої особи, яка під час організації та проведення процедур закупівлі повинна забезпечити об'єктивність та неупередженість процесу організації та проведення процедур закупівель в інтересах замовника, також зобов’язаний врахувати законодавчі заборони щодо призначення уповноваженої особи. Детальний розгляд заборон наведений у матеріалі:

«Заборони щодо призначення або визначення уповноваженої особи»

У наведених вище матеріалах ми вже зазначали, що призначення уповноваженої особи відбувається наказом або іншим розпорядчим документом замовника. Окрім цього має бути затверджено положення про уповноважену особу. Дані твердження також визначенні у частині 9 статті 11 Закону, тому обов’язковими документами для належної організації закупівельної діяльності замовника є:

• наказ або інший розпорядчий документ, приклад наказу замовника про призначення уповноваженої особи;
• положення про уповноважену особу, приклад Положення про уповноважену особу та наказу про затвердження положення про уповноважену особу. 

Перед тим, як призначена уповноважена особа має розпочати проведення процедур закупівель замовника  законодавець, окрім вимог до уповноваженої особи для здійснення своїх функцій унормував обов’язковість підтверджувати свій рівень володіння необхідними (базовими) знаннями у сфері публічних закупівель на веб-порталі Уповноваженого органу шляхом проходження безкоштовного тестування (абзац 2 частини 8 статті 11 Закону). Детальніше про порядок проходження тестування уповноваженою особою та що має врахувати уповноважена особа під час такого тестування у матеріалі:

«Тестування уповноваженої особи».

Замовники у своїй роботі можуть зіштовхнутися із  ситуацією коли виникає необхідність у проведенні відкритих торгів, а уповноважена особа знаходиться у відпустці (інша уповноважена особа не призначена), досить логічним є питання чи може уповноважена особа під час відпустки проводити закупівлі? Детальний аналіз даного питання та прикладом наказу про призначення уповноваженої особи на період відсутності основної уповноваженої особи наведено у матеріалі:

«Чи може уповноважена особа працювати під час відпустки?»

«Приклад наказу про призначення уповноваженої особи у період тимчасової відсутності уповноваженої особи»

У замовника під час проведення публічних закупівель може виникнути ситуація, що закупівлю потрібно оголосити чи провести негайно, і така терміновість може привести до того що такі закупівлі потрібно оголосити чи провести у вихідні чи святкові дні. Що робити замовнику при настанні такої ситуації, в тому числі що має знати уповноважена особа щодо роботи у вихідні чи святкові дні детально у матеріалі:

«Чи можлива робота уповноваженої особи у вихідні та неробочі дні?»

Особливості, які має врахувати уповноважена особа, які ж вони?

Уповноважена особа на виконання вимог Закону з урахуванням Особливостей розміщують необхідну інформацію у електронній системі закупівель. Після внесення інформації законодавець визначив, що на таку інформацію має бути накладається електронний підпис уповноваженої особи. Який електронний підпис має та може накладати уповноважена особа, детально у матеріалі:

«Електронний підпис уповноваженої особи: вимоги та законодавчі обґрунтування»

Уповноважена особа після її призначення або визначення відповідним розпорядчим документом замовника, як правило приступає до виконання покладених функцій, але не завжди звертають увагу на окремі особливості порядку організації своєї закупівельної діяльності, в тому числі і організації, яка проводилася попередньою уповноваженою особою та припускаються помилок, які в подальшому можуть мати негативні наслідки. Поради уповноваженій особі щодо правильної організації закупівельної діяльності за Особливостями у матеріалі:

«Із чого розпочати уповноваженій особі після призначення».

Одним із найскладніших етапів проведення відкритих торгів для уповноваженої особи є етап кваліфікації учасників. На даному етапі уповноважена особа задає, як правило собі безліч питань та аналізує усі документи та інформацію задля того щоб не припуститися помилок під час кваліфікації учасників та їх тендерних пропозицій. Алгоритм дій уповноваженої особи із прикладами як правильно проводити розгляд тендерної пропозицій учасників наведено у матеріалі:

«Як приймати рішення під час кваліфікації та чим керуватись»

Корисним для уповноваженої особи в роботі буде зведена таблиця рішень, які приймаються уповноваженою особою за Законом з урахуванням Особливостей при проведенні публічних закупівель.

«Зведений перелік рішень, які приймаються уповноваженою особою за Законом з урахуванням  Особливостей».

Замовники, які здійснюють закупівлі у відповідності до вимог Закону з урахуванням Особливостей створюють документи, які безпосередньо визначенні відповідними нормативно-правовими актами або документи, які є логічними та необхідними для прийняття того чи іншого рішення щодо закупівлі товару, роботи чи послуги. Питання, яке турбує що не кожного замовника, це які строки зберігання документів, що створюються замовником під час проведення закупівель. Оскільки замовником таких документів готується чимало за різними видами закупівель, як за відкритим торгами так і за «допороговими» закупівлями та інші документи, які також мають строки зберігання таких документів. Детальніше у матеріалі:

«Строки зберігання документів у публічних закупівель»

Також, уповноважених осіб досить часто цікавить питання: чи будуть вони нести відповідальність за певні дії, які (не)були вчинені попередніми особами, до їх призначення на посаду уповноваженої особи. Наприклад, чи буде нести відповідальність уповноважена особа за неоприлюднення звітів про виконання договору про закупівлю попередньою уповноваженою особою, яка уже є звільненою. Детальнішу у матеріалі:

«Чи несе уповноважена особа відповідальність за неоприлюднення звітів про виконання договору про закупівлю попередньою уповноваженою особою? Позиція суду»