Замовник виявив, що здійснював закупівлю із невірно зазначеною категорією: що робити та які можуть бути наслідки?

Які категорії замовником визначені законодавством?

Звертаючись до норм пункту 11 частини 1 статті 1 Закону, замовники – суб’єкти, визначені згідно із статтею 2 цього Закону України «Про публічні закупівлі» від 25.12.2015 № 922-VIII (далі – Закон), які здійснюють закупівлі товарів, робіт і послуг відповідно до цього Закону.

При цьому відповідно до норм частини 4 статті 2 Закону, категорії замовників, що використовуються у цьому Законі:

1. органи державної влади та органи місцевого самоврядування, зазначені у пункті 1 частини 1 цієї статті;
2. органи соціального страхування, зазначені у пункті 2 частини 1 цієї статті;
3. підприємства, установи, організації, зазначені у пункті 3 частини 1 цієї статті;
4. юридичні особи та / або суб’єкти господарювання, які здійснюють діяльність в окремих сферах господарювання, зазначені у пункті 4 частини 1 цієї статті.

А відповідно до частини 1 статті 2 Закону, до замовників, які здійснюють закупівлі відповідно до цього Закону, належать:

1) органи державної влади (орган законодавчої, органи виконавчої, судової влади), та правоохоронні органи держави, органи влади Автономної Республіки Крим, органи місцевого самоврядування, об'єднання територіальних громад;

2) Пенсійний фонд України, Фонд загальнообов'язкового державного соціального страхування України на випадок безробіття, їх територіальні органи (далі - органи соціального страхування);

3) юридичні особи, які є підприємствами, установами, організаціями (крім тих, які визначені у пунктах 1 і 2 цієї частини) та їх об'єднання, які забезпечують потреби держави або територіальної громади, якщо така діяльність не здійснюється на промисловій чи комерційній основі, за наявності однієї з таких ознак:

• юридична особа є розпорядником, одержувачем бюджетних коштів;
• органи державної влади чи органи місцевого самоврядування або інші замовники володіють більшістю голосів у вищому органі управління юридичної особи;
• у статутному капіталі юридичної особи державна або комунальна частка акцій (часток, паїв) перевищує 50 відсотків;

4) юридичні особи та / або суб’єкти господарювання, які здійснюють діяльність в одній або декількох окремих сферах господарювання, визначених частиною другою цієї статті, та відповідають хоча б одній з таких ознак:

• органам державної влади, органам влади Автономної Республіки Крим, органам місцевого самоврядування або іншим замовникам належить частка у статутному капіталі юридичної особи та / або суб’єкта господарювання в розмірі більше ніж 50 відсотків або такі органи чи інші замовники володіють більшістю голосів у вищому органі юридичної особи та/або суб'єкта господарювання чи правом призначати більше половини складу виконавчого органу або наглядової ради юридичної особи та/або суб’єкта господарювання;
• наявність спеціальних або ексклюзивних прав - прав, наданих у межах повноважень органом державної влади або органом місцевого самоврядування на підставі будь-якого нормативно-правового акта та/або акта індивідуальної дії, що обмежують провадження діяльності у сферах, визначених цим Законом, однією чи кількома особами, що істотно впливає на здатність інших осіб провадити діяльність у зазначених сферах. Не вважаються спеціальними або ексклюзивними права, що надані за результатами конкурсів (тендерів, процедур закупівель), інформація про проведення яких разом з критеріями відбору попередньо оприлюднювалася та була наявна у публічному доступі, можливість участі у таких конкурсах (тендерах, процедурах закупівель) не була обмежена та якщо надання таких прав здійснювалося на основі об'єктивних критеріїв.

Яким чином категорія замовника впливає на етап планування та здійснення закупівель?

Починаючи з 01.09.2026 включно, певні норми Особливостей набули оновленої редакції. При цьому відповідно до норм пункту 10 Особливостей, замовники, визначені пунктами 1 - 3 частини 1 статті 2 Закону, зокрема централізовані закупівельні організації, здійснюють закупівлі товарів і послуг, вартість яких становить або перевищує 200 тис. гривень, робіт, вартість яких становить або перевищує 1,5 млн. гривень, і замовники, визначені пунктом 4 частини 1 статті 2 Закону, здійснюють закупівлі товарів і послуг, вартість яких становить або перевищує 1 млн. гривень, робіт, вартість яких становить або перевищує 5 млн. гривень, шляхом застосування відкритих торгів у порядку, визначеному пунктом 12-1 цих особливостей або розділом «Порядок проведення процедури закупівлі» цих особливостей, та/або шляхом використання електронного каталогу для закупівлі товару відповідно до Порядку формування та використання електронного каталогу, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 14 вересня 2020 р. № 822 (Офіційний вісник України, 2020 р., № 75, ст. 2407), із урахуванням положень, визначених цими особливостями, та / або в порядку, передбаченому пунктом 8 цих особливостей, та / або шляхом застосування переговорної процедури закупівлі відповідно до умов, визначених пунктом 13 цих особливостей.

Тобто відповідно до норм пункту 10 Особливостей, вартісні межі визначені наступним чином:

• для придбання товарів та послуг – 200 тис. гривень у разі здійснення закупівлі замовниками, визначеними пунктами 1-3 частини 1 статті 2 Закону;
• для придбання робіт – 1,5 млн. гривень у разі здійснення закупівлі замовниками, визначеними пунктами 1-3 частини 1 статті 2 Закону;
• для придбання товарів та послуг – 1 млн. гривень у разі здійснення закупівлі замовниками, визначеними пунктом 4 частини 1 статті 2 Закону;
• для придбання робіт – 5 млн. гривень у разі здійснення закупівлі замовниками, визначеними пунктом 4 частини 1 статті 2 Закону.

А отже до 01.09.2026 невірно обрана категорія замовника не мала прямого впливу на вибір виду закупівлі. Натомість наразі замовникам вкрай важливо визначити власну приналежність до тієї чи іншої категорії, визначеної статтею 2 Закону, адже невірно визначені законодавством вартісні межі для придбання товарів / робіт / послуг може призвести до невірно обраного виду закупівлі, що в свою чергу тягне за собою ряд потенційних вельми негативних наслідків.

В той же час звертаємо увагу, що відмінні вартісні межі встановлені виключно для замовників, визначених пунктом 4 частини 1 статті 2 Закону. При цьому замовники, визначені пунктами 1-3 частини 1 статті 2 Закону, здійснюють закупівлі з урахуванням однакових вартісних меж для товарів / робіт / послуг в частині задоволення наявної потреби. А отже рекомендуємо вкрай ретельно аналізувати інформацію щодо приналежності замовника до тієї чи іншої категорії замовника, особливо коли мова йде про категорію замовників, визначену пунктом 4 частини 1 статті 2 Закону.

Замовник зіштовхнувся з необхідністю змінити категорію: алгоритм дій

На практиці в замовників можуть виникати обставини, в яких замовник потребує зміни визначеної раніше категорії. Особливо таке питання постає у зв’язку із появою оновлених вартісних меж із поділом на відповідні категорії замовників. В таких випадках рекомендуємо врахувати наступний алгоритм:

Крок 1. Проаналізуємо норми статті 2 Закону щодо наявних категорій замовників та ознак кожної з них. Нагадуємо, що кожна із категорій має власне визначення та ознаки, з якими замовнику слід ознайомитись.

Крок 2. Досліджуємо обставини, які призвели до змін (наприклад, реорганізація замовника, тощо). Перш за все слід звернути увагу на обставини, які призвели до необхідності зміни категорії замовника, після чого порівняти наявну інформацію із ознаками відповідної категорії замовника.

Крок 3. Готуємо документальне підтвердження відповідності замовника конкретній категорії. Враховуючи, що мова йде саме про зміну категорії, замовнику доцільно підготувати відповідне документальне підтвердження, яке дозволить у разі необхідності довести позицію замовника щодо внесення таких змін. Причому рекомендуємо аби такі документи підтверджували відповідність замовника кожній із зазначеній в частині 1 статті 2 Закону ознак відповідної категорії.

Крок 4. Приймаємо рішення щодо переходу від однієї категорії до іншої. Наголошуємо, що універсального прикладу такого документу немає, адже кожну із ситуацій варто сприймати як набір відповідних унікальних обставин, що впливають на перехід конкретного замовника від однієї категорії до іншої. В той же час формувати протокол уповноваженої особи доцільно таким чином, аби у разі необхідності його можна було надати аудиторам для уникнення додаткових питань. Також до такого рішення доцільно прикріпити наявне документальне підтвердження.

Крок 5. Вносимо зміни в електронний майданчик. Зазвичай інструкція щодо заповнення або зміни даних замовника через особистий кабінет розміщена на кожному електронному майданчику та знаходиться у вільному доступі. Відповідно якщо замовник власноруч вносить такі зміни та не розуміє як це зробити – для початку рекомендуємо ознайомитись із наявними на електронному майданчику інструкцією. Якщо інструкцію віднайти не вдалося або ж після ознайомлення з нею все ще наявні складнощі, можна звернутись на підтримку відповідного електронного майданчика.

Чи передбачені замовником наслідки за неправомірний перехід на іншу категорію і здійснення закупівель із врахуванням оновлених вартісних меж для такої категорії?

Отож слідуючи за відповідним алгоритмом, замовник зможе змінити одну категорію на іншу, передбачену частиною 1 статті 2 Закону. Але що як такі дії будуть неправомірними, а зміна категорії замовників – безпідставною?

На перший погляд видається, ніби такого роду порушення не призведе до жодних критичних наслідків. Адже аналізуючи Кодекс про адміністративні порушення (далі – КУпАП), адміністративна відповідальність за зазначення невірної категорії замовників відсутня.

Проте розглянемо ситуацію, в якій замовник 3-ьої категорії безпідставно перейшов до 4-ої. При плануванні закупівель від 01.09.2026 замовник керується оновленими вартісними межами. При цьому вартісні межі, визначені пунктом 10 Особливостей для 4-ої категорії замовників, є набагато вищими у порівнянні з вартісними межами, визначеними для інших категорій замовників.

В той же час якщо замовник 3-ьої категорії, який неправомірно перейшов на 4-у категорію, здійснив пряму «допорогову» закупівлю товарів, річна очікувана вартість який становить 560 тис. гривень, то аудитори встановити наявність одразу двох адміністративних порушень, а саме:

• частини 3 статті 164-14 КУпАП – придбання товарів, робіт і послуг до / без проведення процедур закупівель / спрощених закупівель відповідно до вимог закону, що тягне за собою накладення штрафу на службових (посадових), уповноважених осіб замовника від 1 500 до 3 000 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (від 25 500 до 51 000 гривень);
• частини 6 статті 164-14 КУпАП – укладення договорів, які передбачають оплату замовником товарів, робіт і послуг до / без проведення процедур закупівель / спрощених закупівель, визначених законом, що тягне за собою накладення штрафу на керівника замовника від 2 000 до 10 000 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (від 34 000 до 170 000 гривень).