Обов'язок замовника забезпечити відкритість та прозорість на всіх стадіях закупівель. Даний принцип замовник реалізує в першу чергу шляхом оприлюднення інформації в електронній системі закупівель відповідно до Закону із урахуванням Особливостей.
Законодавець передбачає мінімальний об'єм інформації, який необхідно оприлюднювати в допорогах. Разом з тим, кожен замовник приймає рішення на власний розсуд щодо доцільності оприлюднювати ще й договір. А якщо поглянути на це під іншим кутом? Правильне розуміння обов’язків замовника в частині оприлюднення допорогових договорів і змін до них дозволяє мінімізувати ризики порушень та зауважень з боку органів Держаудитслужби.
Відображення інформації про кінцевого бенефіціарного власника свого часу стало однією із найпоширеніших тем для обговорень між замовниками. Наразі все ще спостерігається некоректне відображення даних у звіті про договір про закупівлю, укладеному без використання електронної системи.
Щодо відкритих торгів, то такий вид закупівлі передбачає необхідність зазначення різної інформації, яка буде відображена в електронній системі закупівель, шляхом заповнення електронних полів та завантаження документів. І тут важливо, щоб оприлюднена інформація співпадала із тою, що вказана у документах.
Якщо замовник має потребу здійснити відкриті торги із поділом на лоти, то правильне структурування та відображення інформації щодо лотів є ключовим елементом та можливістю здійснити закупівлю відповідно до потреби замовника.
Поряд із законодавчим вимогами щодо оприлюднення інформації замовник ще має функціонал електронних майданчиків через який реалізується розміщення документів / інформації. Так, в разі внесення змін до істотних умов договору про закупівлю замовник повинен оприлюднити, зокрема, повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю та / або про ціни на матеріальні ресурси. Але таке повідомлення не є окремим документом, а формується ЕЗС на підставі внесеної замовником інформації.
Трапляються ситуації, коли майже одночасно із укладенням договору про закупівлю укладається і додаткова угода. Чи допустимо розміщувати разом з договором про закупівлю додаткову угоду через функціонал “завантажити договір”?
Загалом робота із додатковими угодами у договорах про закупівлю потребує пильної уваги від замовника. Поряд з цим, треба врахувати чи вносяться зміни шляхом укладення додаткової угоди до істотних чи неістотних умов договору. Адже, навіщо виконувати зайву роботу.
Або ж цікава ситуація із розірванням договору про закупівлю. Законодавство не містить окремої норми, яка б встановлювала обов’язок оприлюднювати додаткову угоду про розірвання договору про закупівлю. Проте, однією з підстав для звітування про виконання договору є його розірвання. Тож, тут варто слідкувати за строками оприлюднення такого звіту.
В окремих випадках замовник повинен не просто оприлюднити потрібний документ, а також дотримуватися формату для такого документу. Аналізуючи законодавчі норми сфери публічних закупівель подекуди можна зустріти такий термін, як “машинозчитувальний формат”. Якщо ж замовник створив чи отримав від контрагента документи у форматі XLS та XLSX чи можна їх вважати машинозчитувальним форматом.