Чи є XLS або XLSX машинозчитувальним форматом в розумінні Порядку розміщення інформації про публічні закупівлі?

Аналізуючи законодавчі норми сфери публічних закупівель подекуди можна зустріти такий термін, як «машинозчитувальний формат». Більш детально з ним знайомі ті уповноважені особи, які здійснювали закупівлі послуг з поточного ремонту або робіт, перелік яких передбачений абзацами 1-2 частини 1 статті 41 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон), та для яких оприлюднення відповідної інформації щодо договору про закупівлю не лише у форматі PDF, але й у машинозчитувальних форматах, стало доволі звичними діями. Тож в даному матеріалі акцентуємо увагу на (не)можливості оприлюднення договору про закупівлю та / або додатків до нього та / або змін до договору про закупівлю та / або уточненої договірної ціни у форматі XLS(X), як машинозчитувальному форматі.

У яких випадках Закон із врахуванням Особливостей передбачають оприлюднення інформації у машинозчитувальному форматі?

Аналіз відповідної тематики доцільно розпочати із розуміння в яких випадках та яку інформацію замовник зобов’язаний оприлюднювати в електронній системі закупівель саме в машинозчитуваному форматі. Тож звертаючись до пунктів 10 та 11 частини 1 статті 10 Закону, замовник самостійно та безоплатно через авторизовані електронні майданчики оприлюднює в електронній системі закупівель у порядку, встановленому Уповноваженим органом та цим Законом, інформацію про закупівлю, а саме:

10) договір про закупівлю та всі додатки до нього (у тому числі документи, що містять інформацію про ціни на матеріальні ресурси) у машинозчитувальному форматі (у разі оприлюднення договору про закупівлю, зазначеного в абзаці 2 частини 1 статті 41 цього Закону) – протягом 3 робочих днів з дня його укладення;

11) повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю та / або про ціни на матеріальні ресурси – протягом трьох робочих днів з дня:

• внесення змін до договору про закупівлю у випадках, передбачених частиною п’ятою статті 41 цього Закону. До такого повідомлення додаються зміни до договору про закупівлю (у тому числі документи, що містять інформацію про ціни на матеріальні ресурси, в разі зміни цін на них) у машинозчитувальному форматі (у разі внесення змін до договорів, зазначених в абзацах 2, 3 частини 1 статті 41 цього Закону);
• складання договірної ціни, уточненої відповідно до затвердженої проектної документації до договору про закупівлю, зазначеного в абзаці 3 частини 1 статті 41 цього Закону. До такого повідомлення додається уточнена договірна ціна (у тому числі документи, що містять інформацію про ціни на матеріальні ресурси) у машинозчитувальному форматі.

Окрім цього звертаючись до положень пункту 20 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України від 25.12.2015 № 922-VIII «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості), замовник відповідно до вимог Закону з урахуванням цих особливостей обов’язково оприлюднює повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю та / або про ціни на матеріальні ресурси у разі:

• внесення змін до істотних умов договору про закупівлю у випадках, передбачених пунктом 19 цих особливостей. До такого повідомлення додаються зміни до договору про закупівлю (у тому числі документи, що містять інформацію про ціни на матеріальні ресурси, в разі зміни цін на них) у машинозчитувальному форматі (у разі внесення змін до договорів, зазначених в абзацах 2, 3 частини 1 статті 41 Закону);
• складення договірної ціни, уточненої (узгодженої) відповідно до затвердженої проектної документації до договору про закупівлю, зазначеного в абзаці 3 частини 1 статті 41 Закону. До такого повідомлення додається уточнена договірна ціна (у тому числі документи, що містять інформацію про ціни на матеріальні ресурси) у машинозчитувальному форматі.

При цьому звертаючись до абзаців 2-3 частини 1 статті 41 Закону, невід’ємними додатками до договору про закупівлю послуг з поточного ремонту, робіт з нового будівництва, реконструкції, реставрації, капітального ремонту об'єкта будівництва є документи, що містять інформацію про ціни на матеріальні ресурси.

Невід’ємними додатками до договору про закупівлю послуг з поточного ремонту з розробленням проектної документації, робіт з будівництва об’єктів з розробленням проектної документації є документи, що містять інформацію про ціни на матеріальні ресурси, що долучаються після складання договірної ціни, уточненої (узгодженої) відповідно до затвердженої проектної документації (затвердження проектної документації є обов'язковим, якщо це передбачено законодавством) (далі - закупівлі по “прозорому будівництву”).

Чи є формати XLS та XLSX машинозчитувальними?

В даному випадку доцільно звернути увагу на вимоги постанови Кабінету Міністрів України «Про затвердження Положення про набори даних, які підлягають оприлюдненню у формі відкритих даних» від 21.10.2015 № 835, відповідно до яких машиночитаний формат – формат даних, структурований таким чином, що дає змогу ідентифікувати, перетворювати та отримувати конкретні дані, включаючи окремі факти та їх внутрішню структуру, без участі людини.

При цьому пунктом 9 Положення про набори даних, які підлягають оприлюдненню у формі відкритих даних, затвердженого вищезгаданою постановою, визначено що для оприлюднення наборів даних використовуються такі формати:

Тип даних	Формат даних
Текстові дані	TXT, RTF, MD, ODT*, DOC(X), (X)HTML*
Структуровані дані	RDF*, XML*, JSON*, CSV*, XLS(X), ODS*, YAML*
(...)	(...)

Тож звертаючись до законодавчих норм, формат XLS(X) є структурованими даними, а отже машинозчитувальним форматом.

Чи можна вважати файл, завантажений у форматі XLS або XLSX, виконанням норми пункту 15 Порядку розміщення інформації про публічні закупівлі?

Відповідно до пункту 15 Порядку розміщення інформації про публічні закупівлі, затвердженого наказом Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України 11.06.2020 року № 1082, замовник розміщує в електронній системі закупівель у форматі PDF та машинозчитувальному форматі текстових даних (TXT, RTF, MD, ODT, DOC(X), (X)HTML) такі файли:

• договір про закупівлю, зазначений в абзаці 2 частини 1 статті 41 Закону, додаток (додатки) до нього (у тому числі документи, що містять інформацію про ціни на матеріальні ресурси);
• зміни до договору про закупівлю, зазначеного в абзацах 2 і 3 частини 1 статті 41 Закону (у тому числі документи, що містять інформацію про ціни на матеріальні ресурси, у разі зміни цін на них), у випадках, передбачених частиною 5 статті 41 Закону;
• уточнена (узгоджена) договірна ціна (у тому числі документи, що містять інформацію про ціни на матеріальні ресурси) у випадку складання договірної ціни, уточненої (узгодженої) відповідно до затвердженої проектної документації до договору про закупівлю, зазначеного в абзаці 3 частини 1 статті 41 Закону.

Інформація, що розміщується замовником в електронній системі закупівель у машинозчитувальному форматі текстових даних, не повинна відрізнятися від інформації, розміщеної в електронній системі закупівель у форматі PDF.

Доречі, зручно шукати актуальні висновки ДАСУ та рішення Органу оскарження щодо будь-якої ситуації на Clarity App

Відповідно до вищезгаданих висновків, аудитори чітко вказують на необхідність оприлюднення договору про закупівлю та / або додатків до нього та / або змін до договору про закупівлю та / або уточненої договірної ціни саме у машинозчитувальному форматі текстових даних, а отже форматах TXT, RTF, MD, ODT, DOC(X), (X)HTML.

Попри те, що Закону із врахуванням Особливостей не містить вимоги оприлюднювати відповідні документи саме в машинозчитувальному форматі текстових даних, така вимоги містить в Порядку № 1082, який визначає процедуру розміщення інформації про публічні закупівлі, що оприлюднюється на веб-порталі Уповноваженого органу у складі електронної системи закупівель. Відповідно оприлюднення інформації в електронній системі закупівель у форматі структурованих даних XLS(X) не може розглядатись як виконання пункту 15 Порядку № 1082.