Переговорну процедуру закупівлі не слід розглядати як простий шлях придбання товарів, робіт чи послуг. Це виняток, який дозволений лише у випадках та умовах, прямо визначених законодавством. А помилка у виборі підстави чи в підготовці документів може коштувати замовнику зауважень аудиторів і штрафів. Тому важливо знати, на що звернути увагу ще до першого кроку.
Переговорна процедура починається не з її “оголошення”, а з підготовки. Багато замовників думають, що коли постачальник / підрядник / виконавець відомий до укладення договору, аналіз ринку можна пропустити. Тому як визначити очікувану вартість і чому без цього не обійтися варто детально дослідити.
Загалом перед застосуванням переговорної процедури закупівлі замовник вже повинен орієнтуватися в наявності обґрунтованих підстав та можливих підтвердних документах, що надають право застосувати цю процедуру. Перелік випадків обмежений, а помилка у виборі підстави коштує дорого.
Як і будь-який вид закупівлі переговорна процедура передбачає конкретні строки, що відведені для кожного її етапу. В окремих ситуаціях договір про закупівлю можна укласти швидше, але лише за певних умов. Йдеться про скорочену переговорну процедуру.
Коли строки зрозумілі, час готувати документи. При цьому, далеко не всі документи замовник повинен завантажувати. Що саме треба оприлюднити в електронній системі й на якому етапі важливо розуміти, аби не робити марну справу.
Серед всіх документів особливе місце посідає обґрунтування. Воно найчастіше викликає питання в аудиторів, і саме від якості обґрунтування залежить, чи витримає ваша закупівля перевірку.
Бувають і ситуації, коли повідомлення про намір укласти договір про закупівлю вже оприлюднене, але далі замовник знаходить помилку. Найперше на думку приходить ідея виправити таку помилку та внести зміни до оголошеної переговорної процедури. Але чи такі дії узгоджується із законодавством та технічною реалізацією системи?
Якщо ж замовник планує переговорну процедуру після торгів, що не відбулися, є цікавий момент. А саме обов’язок замовника щодо зазначення в повідомленні про намір укласти договір про закупівлю інформації про відповідність переможця процедури закупівлі кваліфікаційним критеріям, що визначені замовником у тендерній документації відкритих торгів. Що робити, якщо замовник у торгах такої вимоги не встановив?
Є й тонкощі, що стосується вже договору про закупівлю. Зокрема, (не)можливість застосування частини 3 статті 631 ЦКУ. Норма дійсно стає в нагоді замовникам у переговорній процедурі, але працює не у кожному випадку.
І нарешті, коли договір про закупівлю виконано, постає питання необхідності звітувати про його виконання. Обов’язок “закривати” договір про закупівлю чітко регламентований законодавством. Крім того, у прозвітованій закупівлю зникає ризик початку моніторингу.