Одним із способів здійснення закупівель, передбачених Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості), є переговорна процедура закупівлі. Водночас її застосування можливе не просто у разі досягнення певної вартісної межі, а лише за наявності однієї з підстав, прямо визначених пунктом 13 Особливостей.
Здійснювати закупівлі шляхом проведення переговорної процедури закупівлі замовники можуть у випадках, які визначені підпунктами 1-10 пункту 13 Особливостей.
Водночас пункт 13 Особливостей визначає не лише підстави для застосування переговорної процедури, а й порядок її проведення та перелік інформації, яку замовник повинен оприлюднити в електронній системі закупівель.
При цьому, згідно пункту 13 Особливостей в редакції до 01.09.2026 замовники здійснювали закупівлю шляхом укладення прямого договору без застосування електронної системи закупівель.
При цьому, обов’язковою умовою при здійсненні такої закупівлі було формування обгрунтування, в якому повинні були міститися підстави для проведення закупівлі.
Однак чи потрібно формувати таке обгрунтування при проведенні переговорної процедури закупівлі?
Які документи та рішення оформлює замовник під час проведення переговорної процедури закупівлі?
Проведення переговорної процедури закупівлі передбачає послідовне оформлення замовником відповідних рішень та документів.
Насамперед запланована закупівля повинна бути включена до річного плану закупівель. Згідно пункту 14 Особливостей закупівля відповідно до цих особливостей здійснюється замовником на підставі наявної потреби або у разі планової потреби наступного року (планових потреб наступних періодів). Запланована закупівля, незалежно від її вартості, включається до річного плану закупівель замовника відповідно до статті 4 Закону. Очікувана вартість предмета закупівлі зазначається в річному плані закупівель з урахуванням податку на додану вартість у разі, коли операція з постачання такого предмета закупівлі (товарів, робіт, послуг) підлягає оподаткуванню податком на додану вартість відповідно до законодавства.
Відповідно до статті 4 Закону України «Про публічні закупівлі» закупівля включається до річного плану незалежно від її вартості. Річний план та зміни до нього оприлюднюються в електронній системі закупівель протягом п’яти робочих днів з дня їх затвердження.
Далі замовник приймає рішення про проведення переговорної процедури закупівлі. Рішення уповноваженої особи оформлюється протоколом із зазначенням дати його прийняття. При цьому, зазначені рішення замовник може прийняти в одному протоколі.
У межах цього етапу замовник також готує та затверджує запрошення до участі у переговорах з одним або кількома учасниками.
Після цього проводяться безпосередньо переговори щодо ціни та інших умов договору. Результати проведених переговорів доцільно оформити протоколом переговорів, у якому зафіксувати основні питання, що обговорювалися сторонами, погоджені умови та інші істотні обставини проведення переговорів.
Окрім цього, пункт 13 Особливостей визначає, що за результатами проведених переговорів з учасником (учасниками) процедури закупівлі замовник приймає рішення про намір укласти договір про закупівлю.
Повідомлення про намір укласти договір про закупівлю обов’язково безоплатно оприлюднюється в електронній системі закупівель протягом одного дня після ухвалення рішення.
Повідомлення про намір укласти договір про закупівлю повинно містити таку інформацію:
найменування, місцезнаходження та ідентифікаційний код замовника в Єдиному державному реєстрі підприємств та організацій України, його категорія;
назва предмета закупівлі із зазначенням коду та назви відповідних класифікаторів предмета закупівлі і частин предмета закупівлі (лотів) (за наявності);
кількість, місце і строк поставки товарів, виконання робіт чи надання послуг;
найменування, ідентифікаційний код юридичної особи в Єдиному державному реєстрі підприємств та організацій України або реєстраційний номер облікової картки платника податків чи серія та номер паспорта (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та офіційно повідомили про це відповідному контролюючому органу і мають відмітку в паспорті) учасника процедури закупівлі, з яким проведено переговори та якому замовник повідомив про намір укласти договір про закупівлю;
місцезнаходження (місце проживання) і контактні номери телефонів учасника (учасників) процедури закупівлі, з яким (якими) проведено переговори;
узгоджена ціна пропозиції учасника процедури закупівлі, щодо якого прийнято рішення про намір укласти договір про закупівлю, без урахування податку на додану вартість;
умова застосування переговорної процедури закупівлі відповідно до цього пункту;
обґрунтування застосування переговорної процедури закупівлі, експертні, нормативні, технічні та інші документи, що підтверджують наявність умов для застосування переговорної процедури закупівлі. У разі застосування підпункту 1 цього пункту замовник зазначає інформацію про відповідність переможця процедури закупівлі кваліфікаційним критеріям (критерію), що визначені замовником у тендерній документації відкритих торгів, процедуру яких відмінено через неподання жодної тендерної пропозиції для участі у відкритих торгах у строк, установлений замовником згідно з цими особливостями, зокрема за лотом, з описом таких кваліфікаційних критеріїв (критерію) (у разі їх (його) встановлення);
інформація, визначена абзацом сьомим пункту 9 цих особливостей, про кінцевих бенефіціарних власників учасника процедури закупівлі, щодо якого прийнято рішення про намір укласти договір про закупівлю. Така інформація формується автоматично засобами електронної системи закупівель. У разі відсутності технічної можливості, реалізованої засобами електронної системи закупівель, або в разі, коли учасник процедури закупівлі, щодо якого прийнято рішення про намір укласти договір про закупівлю, є нерезидентом, замовник самостійно додає до повідомлення про намір укласти договір про закупівлю інформацію, визначену абзацом сьомим пункту 9 цих особливостей, про кінцевих бенефіціарних власників учасника процедури закупівлі, щодо якого прийнято рішення про намір укласти договір про закупівлю.
Повідомлення про намір укласти договір про закупівлю може містити іншу інформацію.
Отож, замовник, за результатами проведення переговорів з учасниками, приймає рішення про намір укласти договір про закупівлю, та оприлюднює повідомлення про намір укласти договір про закупівлю, в якому повинна міститися певна інформація.
Однією із складових повідомлення про намір укласти договір є обґрунтування застосування переговорної процедури закупівлі.
Наприклад, якщо переговорна процедура застосовується у зв’язку з відсутністю конкуренції з технічних причин, замовник повинен пояснити, чому саме в конкретному випадку роботи, товари або послуги можуть бути виконані, поставлені чи надані виключно певним суб’єктом господарювання.
Зокрема, якщо йдеться про закупівлю товарів/послуг у суб’єкта природної монополії, доцільно не обмежуватися лише посиланням на його статус, а зазначити обставини, які підтверджують відсутність конкуренції саме щодо відповідного предмета закупівлі.
В інших випадках обґрунтування має містити фактичні та правові обставини, які підтверджують відповідність закупівлі конкретній підставі, передбаченій пунктом 13 Особливостей.
Водночас при застосуванні підпункту 1 пункту 13 Особливостей замовник повинен зазначити унікальний номер оголошення про проведення відкритих торгів, які були відмінені через неподання жодної тендерної пропозиції.
Аналогічний підхід слід застосовувати і у інших підставах при проведенні переговорної процедури закупівлі.
Тобто обґрунтування повинно дозволяти встановити логічний зв’язок між передбаченою Особливостями підставою та конкретними обставинами закупівлі.
Разом з тим замовнику доцільно викласти обґрунтування застосування переговорної процедури також у протоколі про прийняття рішення про здійснення закупівлі. Це дозволить до прийняття рішення та оприлюднення повідомлення про намір укласти договір перевірити наявність і достатність правових підстав для застосування переговорної процедури.
Чи потрібно формувати обґрунтування застосування переговорної процедури закупівлі окремим документом?
Як було з’ясовано, обґрунтування застосування переговорної процедури закупівлі є складовою повідомлення про намір укласти договір, в якому зазначаються підстави для проведення переговорної процедури закупівлі.
Разом з тим, діюча редакція пункту 13 Особливостей не містить вимог формувати окремий документ - обґрунтування застосування переговорної процедури закупівлі, як це мало місце при здійсненні закупівель за попередньою редакцією пункту 13 Особливостей, в якій визначалося, що у разі укладення договору про закупівлю відповідно до цього пункту замовник разом із звітом про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, оприлюднює в електронній системі закупівель договір про закупівлю та додатки до нього, а також обґрунтування підстави для здійснення замовником закупівлі відповідно до цього пункту. Обґрунтування у формі розпорядчого рішення замовника або іншого документа готується уповноваженою особою або іншою службовою (посадовою) особою замовника та погоджується (затверджується) керівником замовника або іншою особою, визначеною керівником замовника.
Після набрання чинності змінами, внесеними постановою Кабінету Міністрів України від 15.07.2026 № 957, пункт 13 Особливостей регулює вже саме переговорну процедуру закупівлі. Чинна редакція вимагає включення до повідомлення про намір укласти договір обґрунтування застосування переговорної процедури та документів, що підтверджують наявність відповідних підстав, але не встановлює обов’язку готувати окремий документ із назвою «Обґрунтування застосування переговорної процедури закупівлі».
Таким чином, замовник повинен викласти обґрунтування безпосередньо у повідомленні в електронній системі закупівель та додати документи, які підтверджують наведені в ньому обставини, зокрема експертні, нормативні, технічні та інші документи, що підтверджують наявність умов для застосування переговорної процедури закупівлі.
Чи потрібно при проведенні переговорної процедури закупівлі формувати та оприлюднювати обґрунтування про технічні та якісні характеристики предмета закупівлі?
При здійсненні закупівель замовники повинні виконувати приписи Постанови Кабміну від 11 жовтня 2016 р. № 710 «Про ефективне використання державних коштів» (далі-Постанова №710). Зокрема пункт 4-1 Постанови №710 передбачає, що головним розпорядникам бюджетних коштів (розпорядникам бюджетних коштів нижчого рівня), суб’єктам господарювання державного сектору економіки з метою прозорого, ефективного та раціонального використання коштів забезпечити:
обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру бюджетного призначення, очікуваної вартості предмета закупівлі;
оприлюднення обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру бюджетного призначення, очікуваної вартості предмета закупівлі шляхом розміщення на власному веб-сайті (або на офіційному веб-сайті головного розпорядника бюджетних коштів, суб’єкта управління об’єктами державної власності, що здійснює функції з управління суб’єктом господарювання державного сектору економіки) протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення оголошення про проведення конкурентної процедури закупівель або повідомлення про намір укласти договір про закупівлю за результатами переговорної процедури закупівель.
Таким чином, замовники зобов’язані при проведенні переговорної процедури закупівлі формувати та оприлюднювати обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру бюджетного призначення, очікуваної вартості предмета закупівлі шляхом розміщення на власному веб-сайті протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення повідомлення про намір укласти договір про закупівлю за результатами переговорної процедури закупівель.
Підсумки
При застосуванні переговорної процедури закупівлі замовник повинен обґрунтувати наявність підстав для її застосування. Таке обґрунтування є обов’язковою складовою повідомлення про намір укласти договір про закупівлю, яке оприлюднюється в електронній системі закупівель.
Водночас чинний пункт 13 Особливостей не вимагає готувати окремий документ – обґрунтування застосування переговорної процедури закупівлі.
Також при проведенні переговорної процедури закупівлі замовники повинні готувати та оприлюднювати обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру бюджетного призначення, очікуваної вартості предмета закупівлі шляхом розміщення на власному веб-сайті.