На етапі планування переговорної процедури закупівлі варто не лише проаналізувати алгоритм застосування відповідного виду закупівлі, але й при цьому не забувати про основні кроки реалізації закупівельного процесу. Тож коли мова йде про проведення переговорної процедури закупівлі, уповноважена особа фактично розуміє з ким планується укладення договору про закупівлю і як наслідок може упустити етап аналізу ситуації на ринку. Але чи потрібно замовнику аналізувати ринок, в тому числі для визначення очікуваної вартості закупівлі, при проведенні переговорної процедури закупівлі?
Отож звертаючись до положень абзацу 1 пункту 14 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України від 25.12.2015 № 922-VIII «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості), закупівля відповідно до цих особливостей здійснюється замовником на підставі наявної потреби або у разі планової потреби наступного року (планових потреб наступних періодів). Запланована закупівля, незалежно від її вартості, включається до річного плану закупівель замовника відповідно до статті 4 Закону.
Відповідно до пункту 3 частини 2 статті 2 Закону, у річному плані повинна міститися така інформація: розмір бюджетного призначення та / або очікувана вартість предмета закупівлі.
В той же час відповідно до пункту 3 Особливостей, замовники, що зобов’язані здійснювати публічні закупівлі товарів, робіт і послуг відповідно до Закону, проводять закупівлі з урахуванням цих особливостей та з дотриманням принципів здійснення публічних закупівель, визначених Законом.
А згідно пункту 2 частини 1 статті 5 Закону, закупівлі здійснюються за такими принципами: максимальна економія, ефективність та пропорційність.
З вищезазначеного випливає, що процес здійснення публічної закупівлі можна вважати ефективним у разі дотримання принципів публічних закупівель, в тому числі якщо досягнуто максимальної економії, звісно зберігаючи при цьому пропорційність встановленому замовником рівню якості відповідного товару / роботи / послуги, що закуповується. А тому замовнику в будь-якому випадку, в тому числі до моменту здійснення переговорної процедури, варто переконатись, що укладення договору не призведе до надмірних витрат. Окрім цього аналіз ринку дозволяє замовнику зрозуміти чи змінився необхідний предмет закупівлі, наявність / відсутність альтернативних варіантів, рівень конкуренції, тощо.
Можливі складнощі проведення аналізу ринку для визначення очікуваної вартості закупівлі у разі здійснення переговорної процедури закупівлі
Перелік підстав, за яких може здійснюватись переговорна процедура закупівлі, обмежених положеннями пункту 13 Особливостей. В той же час у більшості з таких підстав замовнику необхідно придбати предмет закупівлі, який доступний на конкурентному ринку. Наприклад, якщо переговорна процедура здійснюється внаслідок відміни відкритих торгів через неподання жодної тендерної пропозиції для участі у відкритих торгах у строк, установлений замовником згідно з цими особливостями.
А що як необхідний предмет закупівлі є певною мірою унікальний в своєму роді або на ринку відсутня конкуренція? Наприклад, мова йде про придбання певного програмного забезпечення, на яке наявна виключно в одного постачальника. Або ж мова йде про здійснення закупівлі в разі відсутності конкуренції з технічних причин, тощо.
Слід зазначити, що законодавство не містить виключень, в яких можна не застосовувати принципи публічних закупівель та дозволено упускати етап визначення очікуваної вартості закупівлі. А тому навіть у вищезгаданих випадках замовнику варто проаналізувати ринкові ціни, в тому числі це можна зробити наступним чином:
- направити не менше ніж трьом потенційним учасникам запитів цінових (комерційних) пропозицій;
- проаналізувати закупівлі, що відбулися, за допомогою інструмента BI Prozorro;
- проаналізувати закупівлі, що відбулися, за допомогою веб-сайту Prozorro та електронних майданчиків закупівель;
- проаналізувати інформацію, розміщену на веб-сайтах виробників, офіційних представників та дилерів, постачальників товару, надавачів послуг;
- проаналізувати інформацію, розміщену на веб-сайтах або офіційних платформах, на яких відображений рівень цін на відповідний предмет закупівлі, фіксовані тарифи тощо.
- за необхідності замовник може поєднати одразу декілька вищезгаданих методів збору інформації або ж затвердити власний метод визначення очікуваної вартості.
В той же час замовник може стикнутись із ситуацією, коли отримати три комерційні пропозиції не вдається, в тому числі якщо фактично відсутні три постачальники товарів / надавачі послуг / виконавці робіт на ринку конкретного предмета закупівлі. В такому разі замовник не має можливості здійснити аналіз ринку у зв’язку з відсутністю конкурентного середовища, а тому змушений використовувати ціну, отриману від конкретного суб’єкта господарювання. У разі наявності відповідного документа, яким встановлено конкретну ціну або тариф на відповідний предмет закупівлі, замовник може використати його як документальне підтвердження.
При цьому серед ризиків відсутності проведеного аналізу ринку можна виділити наступні:
- невірно визначена очікувана вартість предмета закупівлі;
- відсутнє підтвердження очікуваної вартості предмета закупівлі;
- упущено інформацію щодо відсутності відповідного предмета закупівлі на ринку або його наявності із дещо відмінними характеристиками;
- упущено інформацію щодо наявності на ринку якісного аналогу відповідного предмета закупівлі, який можна придбати із відповідною економією коштів;
- невірне обрання виду закупівлі (в тому числі внаслідок невірно визначеної очікуваної вартості закупівлі);
- втрата часу на здійснення закупівлі із невірно визначеними технічними характеристиками і як наслідок необхідність повторного здійснення закупівлі та можливе виникнення дефіциту у відповідних товарах / роботах / послугах;
- як наслідок вищезгаданого, підвищено ризики притягнення до адміністративної відповідальності, виникнення необхідності розірвати договір, тощо.
Чи потрібно замовнику оприлюднювати обґрунтування по Постанові № 710, якщо мова йде про здійснення переговорної процедури закупівлі?
Звертаючись до норм пункту 4-1 постанови Кабінету Міністрів України «Про ефективне використання державних коштів» № 710 від 11.10.2016 (далі – Постанова № 710), головним розпорядникам бюджетних коштів (розпорядникам бюджетних коштів нижчого рівня), суб’єктам господарювання державного сектору економіки з метою прозорого, ефективного та раціонального використання коштів забезпечити:
- обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру бюджетного призначення, очікуваної вартості предмета закупівлі;
- оприлюднення обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру бюджетного призначення, очікуваної вартості предмета закупівлі шляхом розміщення на власному веб-сайті (або на офіційному веб-сайті головного розпорядника бюджетних коштів, суб’єкта управління об’єктами державної власності, що здійснює функції з управління суб’єктом господарювання державного сектору економіки) протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення оголошення про проведення конкурентної процедури закупівель або повідомлення про намір укласти договір про закупівлю за результатами переговорної процедури закупівель.
А отже при здійсненні переговорної процедури закупівлі, замовники, що є головними розпорядниками бюджетних коштів (розпорядникам бюджетних коштів нижчого рівня), суб’єктами господарювання державного сектору економіки, повинні не лише готувати обґрунтування, наявність якого передбачена пунктом 4-1 Постанови № 710, але й оприлюднювати його.
Причому таке обґрунтування повинне включати інформацію про:
- технічні та якісні характеристики предмета закупівлі;
- розмір бюджетного призначення;
- очікувану вартість предмета закупівлі.
Тобто для формування обґрунтування, наявність якого передбачена пунктом 4-1 Постанови № 710, замовник зобов’язаний здійснити аналіз ринку, з метою визначення очікуваної вартості предмета закупівлі, а також уточнення необхідних технічних та якісних характеристик.
Більше того даний перелік інформації зазвичай вимагається аудиторами при здійсненні моніторингу. Адже пунктом 5 Постанови № 710 визначено, що державній аудиторській службі забезпечити проведення перевірок дотримання вимог цієї постанови під час здійснення заходів державного фінансового контролю. При цьому практично в кожному запиту при проведенні моніторинг міститься питання щодо надання обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру бюджетного призначення, очікуваної вартості предмета закупівлі, а також факту його розміщення на власному веб-сайті (або на офіційному веб-сайті головного розпорядника бюджетних коштів, суб’єкта управління об’єктами державної власності, що здійснює функції з управління суб’єктом господарювання державного сектору економіки) у визначені законодавством строки.
Підсумки
Аналіз ринку перед проведенням переговорної процедури закупівлі є обов’язковим елементом етапу планування, оскільки замовник зобов’язаний дотримуватися принципів максимальної економії, ефективності та пропорційності, визначених Законом. Навіть у випадках, коли переможець фактично відомий наперед або предмет закупівлі є унікальним, законодавство не передбачає винятків щодо визначення очікуваної вартості та врахування ринкових умов. Відсутність такого аналізу створює ризики завищення ціни, неправильного обрання виду закупівлі, упущення альтернативних варіантів і, як наслідок, можливих «претензій» з боку органів державного фінансового контролю.
Для визначення очікуваної вартості замовник може направляти запити комерційних пропозицій, використовувати дані із BI Prozorro, інформацію з електронних майданчиків, сайтів виробників, дилерів, комбінувати вищезгадані методи або навіть затвердити власний. При цьому якщо отримати три пропозиції не вдається через відсутність конкуренції, варто уточнити у відповідного суб’єкта господарювання щодо наявності документального підтвердження встановленої ціни або тарифу на конкретний предмет закупівлі. Такий підхід дозволяє сформувати належне обґрунтування та мінімізувати ризики притягнення до адміністративної відповідальності чи виникнення необхідності розірвання договору.
Окремо слід наголосити, що для головних розпорядників бюджетних коштів, розпорядників нижчого рівня та суб’єктів господарювання державного сектору економіки пунктом 4-1 постанови Кабінету Міністрів України № 710 передбачено обов’язок не лише підготувати, а й оприлюднити обґрунтування технічних і якісних характеристик, розміру бюджетного призначення та очікуваної вартості предмета закупівлі. Це обґрунтування безпосередньо базується на результатах аналізу ринку і є одним із документів, які найчастіше запитують під час моніторингу. Тому проведення аналізу ринку та своєчасне оприлюднення відповідного обґрунтування є невід’ємною частиною правомірного проведення переговорної процедури.