Переговорна процедура закупівлі має свою специфіку не лише щодо підстав її застосування та проведення переговорів, а й щодо документів / інформації, які замовник має оприлюднити в електронній системі закупівель. Тож які саме документи та інформацію замовник має оприлюднювати в електронній системі закупівель під час проведення переговорної процедури розкладемо по етапах у зручній шпаргалці.
Шпаргалка замовнику: які документи / інформацію оприлюднювати в ЕСЗ за переговорною процедурою закупівлі
| Етап | Документальне оформлення | Оприлюднюємо в ЕСЗ | Нормативне регулювання |
| 1. Аналіз ринку для можливості визначення очікуваної вартості предмета закупівлі | запит комерційних пропозицій | - | пункт 14 Особливостей |
| 2. Включення закупівлі до річного плану | протокольне рішення уповноваженої особи про затвердження річного плану / змін до річного плану та оприлюднення його в ЕСЗ | річний план та зміни до нього оприлюднюються замовником в ЕСЗ протягом 5 робочих днів з дня його / їх затвердження. | пункт 14 Особливостей, стаття 4 Закону |
| 3. Запрошення учасника(ів) на переговори | запрошення учасника(ів) на переговори | - | пункт 13 Особливостей |
| 4. Проведення переговорів з учасником(ами) | протокол проведення переговорів | - * норми Особливостей не зобов’язують замовника оприлюднювати в ЕСЗ документів на підтвердження відсутності підстав по підпунктами 2-6 та 8-2 пункту 47 Особливостей, які надаються учасником під час переговорів | пункт 13 Особливостей |
| 5. Повідомлення про намір укласти договір про закупівлю | протокол уповноваженої особи про прийняття рішення про намір укласти договір про закупівлю | + рекомендуємо оприлюднити в ЕСЗ протокол з відповідним додатком, який містить інформацію згідно абз. 28 п. 13 Особливостей Обґрунтування застосування переговорної процедури закупівлі замовник повинен викласти у Додатку 1 (та продублювати в передбачене електронне поле в ЕСЗ), а також необхідно обов’язково завантажити до ЕСЗ документи - експертні, нормативні, технічні та інші документи, що підтверджують наявність умов для застосування переговорної процедури закупівлі. У разі проведення переговорної процедури закупівлі після відкритих торгів, що відмінено відкриті торги через неподання жодної тендерної пропозиції згідно підпункту 1 пункту 13 Особливостей також зазначається відповідність переможця процедури закупівлі кваліфікаційним критеріям (критерію), що визначені замовником у тендерній документації таких відкритих торгів. | пункт 13 Особливостей |
| 6. Отримання документів від переможця щодо права підписання договору про закупівлю | - | - *норми Особливостей не зобов’язують замовника оприлюднювати в ЕСЗ документів, що підтверджують право підпису, які надав переможець закупівлі. | пункти 17 Особливостей |
| 7. Укладення договору про закупівлю | договір про закупівлю | + Замовник оприлюднює в ЕСЗ: - договір про закупівлю та додатки до нього у форматі pdf; - договір про закупівлю та додатки до нього (зокрема документи, що містять інформацію про ціни на матеріальні ресурси) у машинозчитувальному форматі (у разі оприлюднення договору про закупівлю, зазначеного в абзаці 2 частини 1 статті 41 Закону) | пункти 10, 13, 17, 18 Особливостей, стаття 10 Закону, Порядок № 1082 |
| 8. Відміна переговорної процедури закупівлі | протокольне рішення уповноваженої особи про відміну переговорної процедури закупівлі | + Законодавчого обов’язку оприлюднювати таке рішення немає, проте рекомендуємо його оприлюднити в ЕСЗ | пункт 13 Особливостей |
| 9. Звіт про результати проведення закупівлі | - | - Автоматично формується електронною системою закупівель | пункти 10 та 13 Особливостей, стаття 19 Особливостей |
| 10. Повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю | - | + У разі внесення змін договору про закупівлю, який не стосується «прозорого будівництва» замовник оприлюднює: - повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю; - зміни до договору про закупівлю у випадках, передбачених пунктом 19 Особливостей*. У разі внесення змін до договору про закупівлю згідно пп. 2 п. 19 Особливостей замовник зобов’язаний оприлюднити також: -обґрунтування наявності підстав для внесення змін до договору про закупівлю по пп. 2 п. 19 Особливостей; - документальне підтвердження збільшення ціни за одиницю товару по пп.2 п.19 Особливостей. У разі внесення змін до договору про закупівлю, зазначених в абзацах 2, 3 частини 1 статті 41 Закону та /або складання договірної ціни, уточненої відповідно до затвердженої проектної документації до договору про закупівлю, зазначеного в абзаці 3 частини 1 статті 41 Закону замовник оприлюднює: - повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю та / або про ціни на матеріальні ресурси; - у разі внесення змін до істотних умов договору про закупівлю у випадках, передбачених пунктом 19 Особливостей - зміни до договору про закупівлю (у тому числі документи, що містять інформацію про ціни на матеріальні ресурси, в разі зміни цін на них) у машинозчитувальному форматі та у форматі PDF; - у разі складання договірної ціни, уточненої відповідно до затвердженої проектної документації до договору про закупівлю, зазначеного в абзаці 3 частини 1 статті 41 Закону - уточнена договірна ціна (у тому числі документи, що містять інформацію про ціни на матеріальні ресурси) у машинозчитувальному форматі та у форматі PDF | пункти 13, 19, 20 Особливостей, пункт 15 Порядку №1082 |
| 12. Оприлюднення додаткової інформації у разі укладення договору про закупівлю, зазначеного в абзацах 2, 3 частини 1 статті 41 Закону («прозоре будівництво») | - | + У разі укладення договору про закупівлю, зазначеного в абзацах 2, 3 частини 1 статті 41 Закону («прозоре будівництво») за умови, що ціна договору про закупівлю із урахуванням внесених до нього змін дорівнює або перевищує 10 млн. грн із урахуванням податку на додану вартість станом на день підписання такого акта (актів) приймання виконаних будівельних робіт, довідки (довідок) про вартість виконаних будівельних робіт та витрати замовник додатково оприлюднює: -акт (акти) приймання виконаних будівельних робіт, -довідку (довідки) про вартість виконаних будівельних робіт та витрати | пункт 17 Особливостей |
| 13. Звіт про виконання договору про закупівлю | - | + Оприлюднюємо в ЕСЗ звіт про виконання договору про закупівлю | пункт 4 Особливостей, стаття 10 Закону |