Тендерна документація - документ, в якому замовник описує умови проведення конкретної закупівлі, але із дотриманням законодавчих норм. Під час формування тендерної документації варто врахувати й специфіку предмета закупівлі. В одному випадку можна обійтися мінімальним набором вимог та отримати якісний предмет закупівлі, тоді як в іншому необхідно врахувати безліч супутніх умов.

Перше на що варто звернути увагу це на необхідність відслідковувати зміни до законодавства. Зміна хоча б одного слова в Законі чи Особливостях змушує редагувати свою ТД. Так, постановою КМУ від 30.01.2025 № 112 встановлено нові вимоги до учасників, а також кориговано одну з підстав для внесення змін до істотних умов договору про закупівлю, яка має бути відображена у проєкті договору про закупівлю.

Поряд з цим, все ж є загальні правила формування тендерної документації, які замовнику варто використовувати у своїй роботі. Жодна ТД не може бути без технічного завдання. І саме ця частина підготовки до майбутніх торгів є найбільш складною. Адже, замовник має у технічній специфікації викласти детальний опис конкретного предмета закупівлі та встановити вимоги, які б гарантували замовнику відповідність таким вимогам. Однак, ризиковими можуть бути дії, якщо замовник хоче придбати товари лише певних країн походження.

Щодо кваліфікаційних критеріїв здавалося б все простіше, але з практики контролюючих органів зрозуміло, що замовник не завжди коректно встановлює спосіб документального підтвердження, вимагає документи, які обмежують коло потенційних учасників тощо. Цікавий приклад, коли вимога про надання наказу про призначення для підтвердження наявних кваліфікованих працівників може переноситися із закупівлі в закупівлю. Тоді як не кожен суб'єкт господарювання може таку вимогу виконати.

Загалом нечітке формулювання вимог в свою чергу призводить до їх неоднозначного трактування та різночитання учасниками та замовником. Наслідки таких дій або оскарження умов ТД, або ж складнощі під час розгляду тендерної пропозиції.

В будь-якому разі формуючи тендерну документацію замовникам необхідно враховувати особливості предмета закупівлі. Вимоги, які є обов'язковими при закупівлі робіт чи послуг будуть зайвими при закупівлі товару. До прикладу, вимога щодо надання інформації учасником про субпідрядників / співвиконавців при закупівлі товарів.

Поширеною є ситуація, коли замовник намагається перестрахуватися та попросити в учасника гарантійні листи як підтвердження його кваліфікації, відповідності всім вимогам та характеристикам предмета закупівлі. Хоча надання таких листів не створює жодних зобов’язань перед учасником після укладення договору, але додає замовнику зайвої роботи.

Крім того, тендерна документації складається також із проєкту договору про закупівлю. Даний документ фактично описує майбутні умов співпраці сторін. Але, замовник інколи хоче отримати погодження з такими умовами наперед та вимагає в ТД підписаний проєкт договору про закупівлю.

І ще про важливе. Формування тендерної документації це не лише про наповнення її вимогами, такі вимоги мають бути відокремлені в окремі додатки для учасника та переможця.