Алгоритм складання технічного завдання

Технічне завдання є ключовим елементом, який необхідний для здійснення закупівлі. Від його правильного складання залежить ефективність здійснення закупівлі, відповідність товарів, робіт і послуг потребам замовника. Чітке, детальне та зрозуміле технічне завдання дозволяє потенційним учасникам правильно підготувати пропозиції, а замовнику - об’єктивно оцінити їх відповідність у випадку проведення  відкритих торгів. А в разі проведення закупівлі через електронний каталог дозволить обрати саме той товар, який повністю відповідатиме вимогам замовника. Тому цей матеріал допоможе систематизувати закупівельникам свої кроки щодо складання технічного завдання та полегшити свою роботу.

Технічне завдання для здійснення закупівлі через електронний каталог

Пункт 10 та 11 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припиненя або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості) дозволяють замовникам здійснювати закупівлю товарів через електронний каталог відповідно до порядку, встановленого постановою Кабінету Міністрів України від 14 вересня 2020 р. № 822 “Про затвердження Порядку формування та використання електронного каталогу”. Про що йдеться мова, а про те, що якщо предметом закупівлі є товар, то замовник може здійснити закупівлю через електронний каталог шляхом запиту пропозицій постачальників. Відповідно для здійснення закупівлі товару через запит пропозицій постачальників необхідно отримати таку інформацію від внутрішнього замовника:

• назву предмета закупівлі;
• необхідні характеристики предмета закупівлі.

Далі аналізуємо надану інформацію, з’ясовуємо питання, які потребують додаткових уточнень, формуємо технічне завдання та погоджуємо його з внутрішнім замовником.

На підставі сформованого технічного завдання замовник може здійснювати пошук та закупівлю необхідного товару в електронному каталозі.

У випадку відсутності необхідного товару в електронному каталозі або якщо характеристики товару запропоновані  адміністратором каталогу не відповідають сформованим характеристикам в технічному заваданні,  то варто розглянути варіант здійснення закупівлі шляхом проведення відкритих торгів.

Корисно буде переглянути відеоінструкцію Відеоінструкція: Як обирати технічні характеристики товару в електронному каталозі.

Формування технічного завдання для проведення відкритих торгів

Проведення відкритих торгів передбачає формування тендерної документації. Тендерна документація формується замовником відповідно до вимог статті 22 Закону з урахуванням цих Особливостей (абзац 1 пункту 28 Особливостей).

Згідно пункту 3 частини 2 статті 22 Закону України “Про публічні закупівлі” (далі - Закон) у тендерній документації зазначаються такі відомості:

3) інформація про необхідні технічні, якісні та кількісні характеристики предмета закупівлі, у тому числі відповідну технічну специфікацію (у разі потреби - плани, креслення, малюнки чи опис предмета закупівлі). Технічні, якісні характеристики предмета закупівлі та технічні специфікації до предмета закупівлі повинні визначатися замовником з урахуванням вимог, визначених частиною четвертою статті 5 цього Закону;

4) інформація про маркування, протоколи випробувань або сертифікати, що підтверджують відповідність предмета закупівлі встановленим замовником вимогам (у разі потреби).

Частина 1 статті 23 Закону визначає, що технічна специфікація повинна містити опис усіх необхідних характеристик товарів, робіт або послуг, що закуповуються, у тому числі їх технічні, функціональні та якісні характеристики. Характеристики товарів, робіт або послуг можуть містити опис конкретного технологічного процесу або технології виробництва чи порядку постачання товару (товарів), виконання необхідних робіт, надання послуги (послуг).

У технічних специфікаціях може зазначатися інформація про передачу прав інтелектуальної власності на предмет закупівлі.

У разі якщо предмет закупівлі в подальшому буде використовуватися фізичними особами, технічні специфікації повинні складатися з урахуванням потреб осіб з інвалідністю або проектувальних вимог для врахування потреб усіх категорій користувачів (частина 2 статті 23 Закону).

Згідно частини 3 статті 23 Закону технічні специфікації можуть бути у формі переліку експлуатаційних або функціональних вимог, у тому числі екологічних характеристик, за умови, що такі вимоги є достатньо точними, щоб предмет закупівлі однозначно розумівся замовником і учасниками.

Замовник може вимагати від учасників підтвердження того, що пропоновані ними товари, послуги чи роботи за своїми екологічними чи іншими характеристиками відповідають вимогам, установленим у тендерній документації. У разі встановлення екологічних чи інших характеристик товару, роботи чи послуги замовник повинен в тендерній документації зазначити, які маркування, протоколи випробувань, декларація або сертифікати можуть підтвердити відповідність предмета закупівлі таким характеристикам.

Маркування, протоколи випробувань та сертифікати повинні бути видані органами з оцінки відповідності, компетентність яких підтверджена шляхом акредитації або іншим способом, визначеним законодавством (частина 5 статті 23 Закону).

З аналізу наведених норм можна дійти до висновку, що в технічній специфікації замовник повинен відобразити певні характеристики предмета закупівлі, зокрема його технічні, функціональні, кількісні та якісні характеристики.

Детальніше ознайомитися з формування технічної специфікації можна в відеоуроці Формування технічної специфікації: визначаємо головне.

Перейдемо до покрокових дій необхідних для складання технічного завдання для проведення відкритих торгів.

Етап 1. Визначення назви предмета закупівлі, технічних, якісних та кількісних характеристик предмета закупівлі та переліку документів, які підтверджуватимуть характеристики предмету закупівлі

Перш за все замовнику необхідно вчинити такі дії:

• для розуміння того, що буде предметом закупівлі варто отримати від внутрішнього замовника детальну інформацію, що стосується назви предмета закупівлі, інформацію про необхідні технічні, якісні, кількісні та  інші характеристики предмета закупівлі, а також перелік документів, які підтверджуватимуть встановлені в тендерній документації характеристики предмету закупівлі;
• дослідити отриману інформацію від внутрішнього замовника та додатково здійснити аналіз ринку на предмет того чи наявний такий предмет закупівлі на ринку, чи  має він аналог, якими характеристиками він наділений та якими документами учасник зможе підтвердити характеристики предмету закупівлі. Яким чином можемо провести аналіз ринку: в мережі інтернет або в електронній системі публічних закупівель Prozorro або ринкові консультації з майбутніми суб’єктами господарювання, які можуть запропонувати такий предмет закупівлі;
• проаналізувати нормативно-правові акти, якими необхідно керуватися під час складання технічного завдання. Такі нормативні документи можуть встановлювати окремі вимоги до певних характеристик предмету закупівлі, а також містити інформацію, якими документами можливе підтвердження певних характеристик предмету закупівлі.

На підставі проаналізованої інформації визначаємо назву предмету закупівлі, чіткий перелік технічних, якісних, кількісних та інших необхідних характеристик предмета закупівлі, а також перелік документів, якими учасник зможе підтвердити визначені характеристики предмета закупівлі. Але на цьому формування технічного завдання не завершується.

Варто ознайомитися з матеріалом: Замовник у технічній специфікації здійснив посилання на ТУ, ДСТУ, тощо, яке втратило чинність або є помилковим щодо предмету закупівлі, які дії замовника та які можливі наслідки.

Етап 2. Формування технічного завдання згідно вимог Закону та Особливостей

Оскільки тендерна документація формується замовником відповідно до вимог статті 22 Закону з урахуванням цих Особливостей, то відповідно і технічне завдання повинно формуватися з врахуванням вимог Закону та Особливостей. Розглянемо, які вимоги  Закону та Особливостей повинен врахувати замовник під час формування технічного завдання:

1. Вимоги певного національного стандарту

Пунктом 29 Особливостей визначені особливості формування тендерної документації, а саме: у разі проведення відкритих торгів згідно з цими особливостями для закупівлі твердого палива, природного газу, газу скрапленого для комунально-побутового споживання та промислових цілей, електричної енергії положення пунктів 1 і 2 частини другої статті 16 Закону замовником не застосовуються. У разі здійснення закупівель, визначених абзацом першим цього пункту, замовники не можуть установлювати вимоги до предмета закупівлі, що не передбачені відповідним національним стандартом (за наявності національного стандарту для відповідного предмета закупівлі).

У відповідності до даних норм, при закупівлі твердого палива, природного газу, газу скрапленого для комунально-побутового споживання та промислових цілей, електричної енергії замовники можуть встановлювати вимоги до таких предметів закупівлі виключно у відповідності до національних стандартів.

Варто ознайомитися з онлайн-книгою: Застосування національних стандартів в публічних закупівлях.

2.Зазначення виразу «або еквівалент».

Вимога та умови за яких варто зазначати вираз «або еквівалент» та обґрунтування містяться у статті 23 Закону. Варто зауважити, що дана вимога стосується всіх предметів закупівлі - товарів, робіт чи послуг.

З урахуванням норм статті 23 Закону вираз "або еквівалент"  додається до посилання в технічній специфікації тендерної документації лише при певних умовах:

• у разі якщо вичерпний опис характеристик скласти неможливо, то можливі посилання на стандартні характеристики, технічні регламенти та умови, вимоги, умовні позначення та термінологію, пов’язані з товарами, роботами чи послугами, що закуповуються, передбачені існуючими міжнародними, європейськими стандартами, іншими спільними технічними європейськими нормами, іншими технічними еталонними системами, визнаними європейськими органами зі стандартизації або національними стандартами, нормами та правилами;
• у разі якщо посилання на конкретні марку чи виробника або на конкретний процес, що характеризує продукт чи послугу певного суб’єкта господарювання, чи на торгові марки, патенти, типи або конкретне місце походження чи спосіб виробництва є необхідним та обґрунтованим.

Детальніше ознайомитися з використанням виразу «або еквівалент» можна в відеоуроці: Еквівалент у публічних закупівлях: коли зазначати, як обгрунтувати та як здійнити розгляд тендерної пропозиції.

3.Дискримінаційні вимоги

Згіднопункту 3 частини 2 статті 22 Закону у тендерній документації зазначаються такі відомості: технічні, якісні характеристики предмета закупівлі та технічні специфікації до предмета закупівлі повинні визначатися замовником з урахуванням вимог, визначених частиною 4 статті 5 Закону. В свою чергу частина 4 статті 5 Закону визначає, що замовники не мають права встановлювати жодних дискримінаційних вимог до учасників.

Законодавство не містить визначення дискримінаційних вимог. Тому в даному випадку можемо звернутися до позиції судів щодо трактування даного поняття.

Так, Верховний Суд у складі колегії суддів Касаційного адміністративного суду по справі № 640/1042/19 від 29.01.2021 визначив, що «дискримінація передбачає створення нерівних умов для конкретної особи або групи осіб серед інших».

Європейський суд з прав людини в рішенні суду у справі № 42184/05 «Карсон та інші проти Сполученого Королівства» від 16.03.2010 та рішенні у справі № 13378/05 «Бьорден проти Сполученого Королівства» від 29.04.2008 визначив «дискримінацію як відмінність у ставленні до осіб, які перебувають в аналогічній або схожій ситуації».

З огляду на викладене, дискримінаційними вимогами тендерної документації можна визначити такі вимоги, яким може відповідати певна обмежена кількість учасників та які суттєво обмежують участь в закупівлі зацікавлених осіб.

Тож замовнику необхідно проаналізувати складене технічне завдання на предмет встановлення в ньому дискримінаційних вимог виходячи з вище викладеної інформації та додатково опрацювати практику АМКУ по предмету закупівлі, яка допоможе в визначені дискримінаційних вимог.

Для розуміння того, яка вимога може бути визначена дискримінаційною вимогою варто ознайомитися з відеоуроком Практикум щодо дискримінаційних вимог у тендерній документації.

Етап 3. Погодження складеного технічного завдання з внутрішнім замовником

Після доопрацювання технічного завдання варто звернутися до внутрішнього замовника для його погодження. Саме внутрішній замовник буде кінцевим споживачем предмету закупівлі, тому погодження технічного завдання з ним дозволить бути впевненим, що враховано всю специфіку предмета закупівлі та в результаті здійснення закупівлі внутрішній замовник отримає саме той товар / послугу / роботу, яка потрібна.

Підсумки

Складання технічного завдання є одним із ключових етапів підготовки будь-якої закупівлі. Саме якісно сформоване технічне завдання гарантує, що замовник отримає необхідний товар / послугу / роботу. А використання вище запропонованих алгоритмів дозволить уникнути помилок і зробить процес складення технічного завдання більш ефективним та успішним.