Розгляд тендерних пропозицій учасників закупівлі завжди викликає в замовника безліч питань, відповіді на які далеко не завжди є однозначними та очевидними. В той же час уповноваженій особі доцільно ознайомитись із рядом ситуацій, в яких складнощів виникає дещо більше.
Одним із базових завдань під час проведення відкритих торгів для замовника є необхідність здійснити перевірку учасника закупівлі на відсутність підстав для відмови в участі у відкритих торгах, передбачених пунктом 47 Особливостей. В такому разі уповноваженій особі слід аналізувати доступні джерела інформації, в тому числі Єдиний державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань або ж Державний реєстр суб’єктів господарювання, притягнутих до відповідальності за вчинення порушення, тощо. В той же час здійснення аналізу інформації, що доступна на різноманітних неофіційних ресурсах, може тягнути за собою ряд негативних наслідків.
Окрім цього учасник може надати в складі тендерної пропозиції документи, які викликають сумнів у замовника. Наприклад у випадку, коли тендерна документація містить вимогу, що сканований варіант пропозицій не повинен містити різних накладень, малюнків, рисунків на скановані документи, а підвантажений учасником сканований документ має дещо дивний на вигляд підпис керівника. Проте нагадуємо, що замовник не має повноважень самостійно визначати чи наданий документ можна вважати підробленим – факт підроблення документів може офіційно підтвердити лише той перелік суб’єктів господарювання, який має на це відповідні повноваження. А от недостовірність інформації можна з’ясувати, скориставшись положенням пункту 42 Особливостей, а саме звернувшись до органів державної влади, підприємств, установ, організацій відповідно до їх компетенції.
Проте не завжди те, що на перший погляд здається помилкою, призводить до відхилення тендерної пропозиції. Як от існує ряд випадків, в яких ціна тендерної пропозиції, відображена в електронних полях, може відрізнятися від ціни, зазначеної в документах тендерної пропозиції. Причому кожен з таких випадків можна законодавчо обґрунтувати. А тому рекомендуємо ознайомитись із відповідним алгоритмом дій замовника для кожної з таких ситуацій.
Та це ще не все. Трапляються ситуації, в яких учасники закупівлі з власної ініціативи підвантажують в електронну систему закупівель документи, які взагалі не вимагались тендерною документацією. І все було б нічого, якби такі документи не суперечили вимогам закупівлі. В даному випадку на допомогу знову приходять законодавчі норми, відповідно до яких документи / інформація, що не вимагалась в окремих додатках до тендерної документації на виконання норм пункту 28 Особливостей, не можуть стати підставою для відхилення замовником тендерної пропозиції такого учасника процедури закупівлі.
Серед «приємних» несподіванок тендерних пропозицій можна виділити також моменти, коли замовник всіляко намагається ознайомитись із наданим документом / інформацією, проте наданий файл не дає такої можливості. В такому разі замовнику слід врахувати специфіку нечитаних документів та прийняти відповідне рішення: або одразу відхилити тендерну пропозицію (якщо виправлення виявленої помилки призводить до зміни предмета закупівлі, запропонованого учасником процедури закупівлі у складі його тендерної пропозиції, найменування товару, марки, моделі тощо), або надати учаснику можливість виправити такі невідповідності.
А що стосується технічних характеристик предмета закупівлі, варто згадати про розгляд тендерної пропозиції, відповідно до якої учасник пропонує еквівалент необхідному товару. Адже зазвичай учаснику не достатньо просто вказати, що запропонований товар є еквівалентом, а ще й необхідно підтвердити, що він відповідає усім технічним та якісним характеристикам предмета закупівлі, що закуповується.
Отож для успішного подання тендерної пропозиції, учаснику вкрай важливо детально проаналізувати кожну із згаданих в тендерній документації вимог. Адже навіть незначна на перший погляд відмінність може стати підставою для неоднозначних рішень замовника. Наприклад, якщо відповідно до вимог закупівлі учасник повинен надати сертифікат якості / відповідності, а в тендерній пропозиції відображений паспорт якості, то такого роду помилка може бути обґрунтованою, проте виключно у випадках якщо учасник зможе довести правомірність надання паспорту якості та одночасно неможливість завантаження сертифікату, що вимагався.
Не менше суперечок виникає, коли надані учасником документи містять ретушовані дані. В такому випадку до моменту прийняття рішення щодо результатів розгляду тендерної пропозиції рекомендуємо зосередитись на тому чи встановлені конкретні вимоги в тендерній документації, яку саме інформацію приховано, а також чи наявна на таких документах помітці «Конфіденційна інформація», тощо.
Повертаючись до неофіційних джерел інформації в мережі Інтернет можна виділити чималий ряд веб-сайтів, в яких на перший погляд присутня необхідна інформація, проте які не слід вважати офіційними ресурсами. Використання таких джерел може нести потенційні ризики для замовника. Наприклад перелік технічних характеристик предмета закупівлі, відображений на сайті продавця, може відрізнятись від інформації, зазначеній в офіційних документах. Саме тому для перевірки відповідної інформації більш доцільно скористатись можливістю звернутись до органів державної влади, підприємств, установ, організацій відповідно до їх компетенції (наприклад до виробника відповідного товару) та отримати документальне підтвердження сумнівним даним.
Окрім цього ще на етапі формування тендерної документації, рекомендуємо звернути увагу на відмінність термінів «оригінал», «дублікат» та «копія» документів. Адже вірно встановлена вимога допоможе спростити завдання учаснику закупівлі на етапі подання тендерної пропозиції та допоможе прийняти замовнику законодавчо обґрунтоване рішення щодо відхилення такого учасника закупівлі або визначення його переможцем закупівлі.