Відкриті торги із врахуванням Особливостей є одним із видів закупівлі, яким має чи не найскладніший механізм проведення. І звісно ж той факт, що законодавство зазнає постійних доопрацювань, не полегшує завдання замовнику. Тож у цьому матеріалі розберемо порядок проведення відкритих торгів з урахуванням актуальних змін. Для початку розглянемо вартісні межі при проведенні відкритих торгів та хто є відповідальним за їх організацію, а потім перейдемо безпосередньо до покрокового порядку дій.
А тепер переходимо до самого алгоритму проведення відкритих торгів із врахуванням особливостей, базуючись на нормах актуального законодавства, із зазначенням коментарів, рекомендацій щодо специфічних моментів та документального оформлення кожного етапу:
Етап 1. Оприлюднення річного плану або змін до нього
Коментар: Тобто кожна закупівля здійснюється відповідно до річного плану, в тому числі відкриті торги із врахуванням Особливостей. Тож до моменту оприлюднення оголошення про проведення відкритих торгів, замовник оприлюднює в електронній системі річний план або зміни до нього.
Оприлюднити річний план або зміни до нього потрібно протягом 5-ти робочих днів з дня його або їх затвердження. Річний план або зміни до нього оприлюднюються, шляхом заповнення відповідних електронних полів та накладення кваліфікованого електронного підпису.
При цьому при зазначенні очікуваної вартості закупівлі, звертаємо увагу на наступне:
- якщо товари / роботи / послуги, що закуповуються, підлягають оподаткуванню податком на додану вартість відповідно до положень Податкового кодексу або супутніх нормативно-правових актів, то очікувана вартість закупівлі в річному плані чи змінах до нього відображається із врахуванням податку на додану вартість;
- якщо товари / роботи / послуги, що закуповуються, звільнені від оподаткуванню податком на додану вартість відповідно до положень Податкового кодексу або супутніх нормативно-правових актів, то очікувана вартість закупівлі в річному плані чи змінах до нього відображається без врахування податку на додану вартість.
Документальне оформлення даного етапу: протокол уповноваженої особи про затвердження річного плану або змін до нього та оприлюднення його або їх в електронній системі закупівель.
Етап 2. Підготовка тендерної документації
Коментар: Це означає, що при закупівлі товарів замовник може або не встановлювати вимог щодо жодного кваліфікаційного критерію, або встановити вимоги щодо необхідності підтвердження одного чи декількох кваліфікаційних критеріїв.
Більше того, коли мова йде про закупівлю товарів, то слід звернути увагу на ряд виключень, в яких дозволяється встановлення вимог виключно щодо тих кваліфікаційних критеріїв, які містяться в пунктах 3 та 4 частини 2 статті 16 Закону, тобто наявності документально підтвердженого досвіду виконання аналогічного (аналогічних) за предметом закупівлі договору (договорів), а також наявності фінансової спроможності, яка підтверджується фінансовою звітністю.
В той же час коли мова йде закупівлю послуг або робіт, то замовник зобов’язаний встановити хоча б один кваліфікаційний критерій, або ж може встановити вимоги щодо необхідності підтвердження одразу декількох кваліфікаційних критеріїв.
Документальне оформлення даного етапу: тендерна документація, в тому числі додатки до неї.
Етап 3. Оприлюднення оголошення про проведення відкритих торгів та тендерної документації
Коментар: Оголошення про проведення відкритих торгів та тендерна документація оприлюднюється уповноваженою особою одночасно.
Оголошення про проведення відкритих торгів та тендерна документація мають містити інформацію визначену Законом та Особливостями без посилання на інші документи, наприклад, зазначаючи місце поставки товарів, необхідно зазначити адресу, а не посилання на тендерну документацію, у якій визначено таку інформацію.
Оголошення має містити повний перелік інформації, яка вимагається Законом з урахуванням Особливостей. Очікувана вартість предмета закупівлі, незалежно від того чи оподатковується предмет закупівлі податком на додану вартість, в оголошенні про проведення відкритих торгів зазначається без урахування податку на додану вартість.
Оголошення про проведення відкритих торгів та тендерна документація можуть містити й іншу інформацію та вимоги, які не визначені Законом та Особливостями, за умови, якщо такі вимоги не обмежують конкуренцію та не призводять до дискримінації учасників. Також замовнику заборонено вимагати інформацію, яку він може перевірити самостійно.
Документальне оформлення даного етапу: для зменшення обсягу документів, уповноважена особа може зробити один протокол, у якому розглянути такі питання, як затвердження річного плану або змін до нього, оприлюднення річного плану або змін до нього в електронній системі закупівель, затвердження тендерної документації, а також прийняття рішення щодо оголошення відкритих торгів та оприлюднення в електронній системі закупівель відповідної інформації.
Коментар: Встановлення вимоги щодо надання забезпечення тендерної пропозиції та / або виконання договору про закупівлю є правом замовника, а не обов’язком.
Розмір, вид та умови надання забезпечення тендерних пропозицій (якщо замовник вимагає його надати) замовник повинен зазначити в оголошенні про проведення відкритих торгів. Розмір забезпечення тендерної пропозиції розраховується від очікуваної вартості предмета закупівлі, зазначеної в оголошенні про проведення відкритих торгів, тобто суми очікуваної вартості без врахування податку на додану вартість.
Розмір та умови надання забезпечення тендерних пропозицій (якщо замовник вимагає його надати) та / або розмір, вид, строк та умови надання, повернення та неповернення забезпечення виконання договору про закупівлю (якщо замовник вимагає таке забезпечення надати) замовник повинен зазначити в тендерній документації.
Коментар: Отож замовники, які підпадають під дію постанови Кабінету Міністрів України від 11.10.2016 №710 «Про ефективне використання бюджетних коштів», повинні формувати таке обґрунтування до кожної закупівлі, проте оприлюднювати лише в разі оприлюднення оголошення про проведення конкурентної процедури закупівель або повідомлення про намір укласти договір про закупівлю за результатами переговорної процедури закупівель.
Також виходячи зі змісту пункту 4-1 постанови Кабінету Міністрів України від 11.10.2016 №710 «Про ефективне використання бюджетних коштів», вимога щодо оприлюднення обґрунтування інформації про предмет закупівлі не стосується одержувачів бюджетних коштів, так як їх немає у переліку цього пункту. Нагадуємо, щоб перевірити чи є замовник розпорядником бюджетних коштів або їх одержувачем можна й онлайн, наприклад скориставшись Єдиним реєстром розпорядників та одержувачів бюджетних коштів.
Документальне оформлення даного етапу: обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру бюджетного призначення, очікуваної вартості предмета закупівлі
Коментар: Враховуючи, що виправити несвоєчасність надання роз’яснень щодо змісту тендерної документації неможливо, уповноваженій особі, щоб уберегти себе від штрафу, варто відмінити таку процедуру закупівлі та оголосити нову.
Документальне оформлення даного етапу: протокол уповноваженої особи щодо надання відповіді на звернення або вимогу учасника та оприлюднення її в електронній системі закупівель.
Коментар: Під час оскарження замовник має право вчиняти виключно дії спрямовані на усунення порушень, визначених у скарзі. Рішення органу оскарження набирають чинності з дня їх прийняття та є обов’язковими для виконання замовниками, особами, яких вони стосуються.
Якщо рішення органу оскарження, прийняте за результатами розгляду органу оскарження, не було оскаржене до суду, таке рішення має бути виконано не пізніше 30 днів з дня його прийняття органом оскарження. За невиконання рішення органу оскарження тягне за собою накладення штрафу на керівника замовника від 2 до 5 тисяч неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (34 000 - 85 000 гривень) (частина 5 статті 164-14 Кодексу України про адміністративні правопорушення).
Документальне оформлення даного етапу: протокол уповноваженої особи про надання відповіді на запит органу оскарження та оприлюднення його в електронній системі закупівель; протокол уповноваженої особи про виконання рішення органу оскарження (в разі необхідності).
Коментар: Законодавці надали можливість вносити зміни як до оголошення про проведення відкритих торгів та тендерної документації одночасно, так і окремо. Проте звертаємо увагу на те, що більшість змін до оголошення про проведення відкритих торгів тягнуть за собою необхідність внесення змін і до тендерної документації.
Однією з умов внесення змін до оголошення про проведення відкритих торгів та / або тендерної документації є оприлюднення в електронній системі закупівель перелік змін, що вносились у машинозчитувальному форматі, відповідно уповноважена особа має його підготувати. Перелік змін може містити інформацію про зміни внесені до оголошення про проведення відкритих торгів та тендерної документації (за необхідністю) одночасно. Тобто не потрібно готувати окремо перелік змін до оголошення про проведення відкритих торгів та окремо перелік змін до тендерної документації.
Оприлюднення нової редакції тендерної документації означає необхідність оприлюднення не окремої її частина, а в цілому: сам текст тендерної документації, додатки до неї) та окремий документ із переліком змін.
Відсутня необхідність готувати та оприлюднювати оголошення про проведення відкритих торгів у новій редакції окремим файлом, адже це за вас зробить електронна система закупівель автоматично.
Документальне оформлення даного етапу: протокол про внесення змін до тендерної документації та / або оголошення про проведення відкритих торгів, про оприлюднення в електронній системі закупівель нової редакції тендерної документації та переліку змін.
Коментар: Строк розгляду пропозицій учасників має не перевищувати 5 робочих днів, у разі необхідності замовник має право продовжити його до 20 робочих днів. У разі продовження строку замовник оприлюднює повідомлення в електронній системі закупівель протягом одного дня з дня прийняття відповідного рішення.
Під час розгляду тендерної пропозиції замовник має право звертатися за підтвердженням інформації, наданої учасником процедури закупівлі, до органів державної влади, підприємств, установ, організацій відповідно до їх компетенції згідно пункту 42 Особливостей.
В разі виявлення невідповідностей в інформації та / або документах, що подані учасником процедури закупівлі у тендерній пропозиції та / або подання яких передбачалося тендерною документацією, замовник застосовує «механізм 24 год». Якщо ж є «пряма» підстава для відхилення, замовник може не розміщувати повідомлення з вимогою про усунення невідповідностей.
За результатами розгляду замовник може прийняти одне із рішень: або визначення переможця процедури закупівлі, або відхилення тендерної пропозиції.
Коментар: Пункт 44 Особливостей розділяє окремо підстави для відхилення учасника процедури закупівлі та для відхилення переможця закупівлі. Так, суб’єкт господарювання чи фізична особа, що приймають участь у закупівлі протягом проведення такої закупівлі змінює свій статут.
Перед прийняття рішення про відхилення учасника процедури закупівлі рекомендуємо замовнику вчинити наступні дії:
- проаналізувати вимоги, які встановлені у тендерній документації та скласти реєстр документів;
- порівняти надані інформацію та / або документи учасником із конкретними вимогами тендерної документації;
- не розглядати документи, які не вимагаються, на предмет їх відповідності умовам тендерної документації;
- за наявності підстави, яка передбачає відхилення тендерної пропозиції учасника ВІДХИЛЯЄ та НЕ застосовує механізму «24 години» у разі наявності невідповідностей в інших документах;
- за наявності лише невідповідностей у розумінні пункту 43 Особливостей – аналізує чи усунення помилок шляхом виправлення невідповідностей може призвести до зміни предмета закупівлі, запропонованого учасником процедури закупівлі у складі його тендерної пропозиції, найменування товару, марки, моделі тощо, та оприлюднює повідомлення про виправлення невідповідностей;
- відхилити тендерну пропозицію у разі неусунення виявлених невідповідностей;
- за наявності декількох підстав для відхилення замовник відображає кожну таку підставу у протокольному рішенні з урахуванням вимог пункту 46 Особливостей.
Документальне оформлення даного етапу: протокол уповноваженої особи про відхилення тендерної пропозиції учасника та оприлюднення інформації в електронній системі закупівель.
Коментар: Відповіді замовника на звернення / вимоги фізичних / юридичних осіб або учасників мають бути обґрунтованими та надані через електронну систему закупівель у строки, визначенні положеннями Особливостей та Закону. Такого роду дії допоможуть виконати законодавчі вимоги, а також допоможуть замовнику уникнути «призупинення» відкритих торгів через оскарження та / або ймовірного моніторингу закупівлі та / або притягнення до адміністративної відповідальності й накладання штрафу.
Документальне оформлення даного етапу: протокол уповноваженої особи про надання відповіді на звернення учасника процедури закупівлі та оприлюднення її в електронній системі закупівель.
Коментар: Замовник має право вчиняти виключно дії спрямовані на усунення порушень визначених у скарзі. Рішення органу оскарження набирають чинності з дня їх прийняття та є обов’язковими для виконання замовниками, особами, яких вони стосуються.
Якщо рішення органу оскарження, прийняте за результатами розгляду органу оскарження, не було оскаржене до суду, таке рішення має бути виконано не пізніше 30 днів з дня його прийняття органом оскарження. За невиконання рішення органу оскарження тягне за собою накладення штрафу на керівника замовника від 2 до 5 тисяч неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (34 000 – 85 000 гривень) (частина 5 статті 164-14 Кодексу України про адміністративні правопорушення).
Документальне оформлення даного етапу: протокол уповноваженої особи про надання відповіді на запит органу оскарження та оприлюднення його в електронній системі закупівель; протокол уповноваженої особи про виконання рішення органу оскарження (за необхідності).
Документальне оформлення даного етапу: протокол уповноваженої особи про визначення переможця процедури закупівлі.
Коментар: Враховуючи підстави для відхилення переможця, перевіряти документи переможця замовник повинен відповідно до вимог своєї тендерної документації. Тобто, у переможця процедури закупівлі виникає обов’язок виконати вимоги, які встановленні законодавцем щодо строків та способу подання документів, та вимоги, які встановленні у тендерній документації замовником до документів, що підтверджують відсутність підстав, зазначених у підпунктах 3, 5, 6 і 12 пункту 47 Особливостей.
А, у замовника виникає обов’язок у разі не надання у спосіб або не у відповідності до вимог тендерної документації або не у строки визначені замовником, документи, що підтверджують відсутність підстав, зазначених у підпунктах 3, 5, 6 і 12 пункту 47 Особливостей відхилити тендерну пропозицію переможця процедури закупівлі.
Нагадуємо, що інформацію про відсутність підстав, відображених у підпункті 3 пункту 47 Особливостей, замовник перевіряє самостійно у реєстрі осіб, які вчинили корупційні та пов’язані з корупцією правопорушення за посиланням: https://corruptinfo.nazk.gov.ua/ .
Крім того, якщо замовник вимагав від переможця надання інших документів (інформація про право підпису, рішення про згоду на вчинення значного правочину, тощо) варто перевіряти надання таких документів у строки та у спосіб, визначених тендерною документацію.
Коментар: Пункт 44 Особливостей розділяє окремо підстави для відхилення учасника процедури закупівлі та для відхилення переможця закупівлі.
Переможець процедури закупівлі – це учасник, тендерна пропозиція якого відповідає всім критеріям та умовам, що визначені у тендерній документації, і визнана найбільш економічно вигідною, та якому замовник повідомив про намір укласти договір про закупівлю.
Документальне оформлення даного етапу: протокол уповноваженої особи про відхилення переможця процедури закупівлі.
Коментар: У разі, якщо уповноважена особа відміняє тендер самостійно, то уповноважена особа має прийняти відповідне рішення та оприлюднити його в електронній системі закупівель. Якщо ж тендер автоматично відмінено електронною системою закупівель, то уповноваженій особі не потрібно приймати будь-яке рішення, так як електронна система закупівель автоматично оприлюднює інформацію про відміну тендеру.
Документальне оформлення даного етапу: протокол уповноваженої особи про відміну тендера та оприлюднення інформації в електронній системі закупівель.
Документальне оформлення даного етапу: протокол уповноваженої особи про надання відповіді на запит органу оскарження та оприлюднення його в електронній системі закупівель; протокол уповноваженої особи про виконання рішення органу оскарження (у разі необхідності).
Коментар: Замовник може укласти договір про закупівлю із переможцем не раніше ніж через 5 календарних днів та не пізніше 15 календарних днів з дати прийняття рішення про намір укласти договір про закупівлю та оприлюднення повідомлення про намір укласти договір про закупівлю. Також в замовника є право продовжити строк для укладення договору про закупівлю до 60 календарних днів таким чином, щоб у сумі строк укладання договору про закупівлі складав 60 календарних днів (тобто максимум 15 календарних днів основного строку + додаткові 45 календарних дні).
У разі подання скарги до органу оскарження після оприлюднення в електронній системі закупівель повідомлення про намір укласти договір про закупівлю перебіг строку для укладання договору про закупівлю призупиняється. Перебіг строків продовжується з дня, наступного за днем прийняття рішення органом оскарження за результатами розгляду скарги, рішення про припинення розгляду скарги або рішення про залишення скарги без розгляду.
Очікувана вартість предмета закупівлі в оголошенні про проведення відкритих торгів зазначається без урахування податку на додану вартість. У тендерній пропозиції ціна подається без урахування податку на додану вартість. При цьому, якщо постачальник товару / надавач послуг / виконавець робіт є платником податку на додану вартість, а операція з постачання товару / надання послуг / виконання робіт підлягає оподаткуванню податком на додану вартість, то замовник у сумі договору про закупівлю повинен враховувати податок на додану вартість.
Документальне оформлення даного етапу: договір про закупівлю, включно з усіма додатки до нього.