Здійснення закупівель супроводжується тісною роботою всіх сторін закупівельного процесу в електронній системі закупівель з таким важливим  елементом як документ. Адже згідно пункту 3 Наказу Мінекономіки №1082 від 11.06.2020 «Про затвердження Порядку розміщення інформації про публічні закупівлі» (далі – Порядок № 1082) розміщення інформації в електронній системі закупівель здійснюється замовником / ЦЗО / учасником / постачальником / органом оскарження / органами державного фінансового контролю шляхом заповнення електронних полів, визначених адміністратором і реалізованих в електронній системі закупівель, та завантаження відповідних документів через автоматизоване робоче місце замовника / ЦЗО / учасника / постачальника / органу оскарження / органів державного фінансового контролю. У цьому матеріалі з’ясуємо що таке документ, розберемось в формах документів та надамо рекомендації щодо розгляду документів.

Що таке документ та його форми

Частина 1 статті 1 Закону України «Про інформацію» від 02.10.1992 № 2657-XII дає визначення терміну документ:

«документ» - матеріальний носій, що містить інформацію, основними функціями якого є її збереження та передавання у часі та просторі.

У свою чергу ідентичне визначення також містить національний стандарт України ДСТУ 2732:2023 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять» (далі - ДСТУ 2732:2023), який установлює терміни та визначення основних понять, що їх застосовують у сфері діловодства й архівної справи. Даний стандарт застосовують у роботі державних органів, органів місцевого самоврядування, установ, підприємств, організацій, будь-яких інших юридичних осіб незалежно від організаційно-правової форми та форми власності, а також технічних комітетів зі стандартизації.

Таким чином документ це носій, що містить в собі необхідну інформацію та основними функціями якого є збереження, передавання інформації, яку він містить у часі та просторі.

Всім відомо, що документи можуть бути як в паперовій формі так і в електронній формі.

Згідно статті 5 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» № 851-IV від 22.05.2003р. (далі – Закон №851) електронний документ - документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа.

Склад та порядок розміщення обов’язкових реквізитів електронних документів визначається законодавством.

Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму.

Таким чином можемо дійти висновку, що електронний документ – це документ, який створений, збережений та передається в цифровому / електронному вигляді електронними засобами. В такому випадку інформація створюється, зберігається, передається та обробляється у вигляді електронних даних.

Стаття 8 Закону №851 встановлює, що юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму.

Допустимість електронного документа як доказу не може заперечуватися виключно на підставі того, що він має електронну форму.

Нормативно-правові акти не містять визначення, що таке паперовий документ, тому якщо давати визначення даному терміну простими словами дійдемо до такого висновку:

паперовий документ – це документ, який створений, збережений та передається на фізичному носії – папері, який засвідчується власноручним підписом (в окремих випадках – печаткою).

Закупівельним законодавством передбачено, що взаємодія замовника і учасника під час проведення такої закупівлі як відкриті торги відбувається в електронній системі закупівель в електронній формі. Відповідно в основному з паперовими документами сторони закупівельного процесу вже працюють на етапі підписання та виконання договору.

В залежності від стадії створення виділяють такі види документів:

  • оригінал документа;
  • копія документа;
  • дублікат документа.

Далі розглянемо детально кожен вид документа.

Оригінал документа

Звернемось до ДСТУ 2732:2023 за тлумаченням поняття оригінал документа:

  • оригінал службового документа - примірник(и) службового документа, що першим(и) набуває(-ють) юридичної сили (пункт 3.18 ДСТУ 2732:2023);
  • оригінал електронного документа – примірник електронного документа, який першим набуває юридичної сили, що підтверджено іншим документом (пункт 3.19 ДСТУ 2732:2023).

Також варто звернутися до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях затверджених Наказом Міністерства юстиції України 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5), які встановлюють єдині вимоги щодо створення управлінських документів і роботи зі службовими документами, а також порядок їх архівного зберігання в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях незалежно від форм власності. Ці Правила є нормативно-правовим актом, обов’язковим для виконання всіма установами.

Пункт 2 розділу І Правила № 1000/5 надає таке значення терміну оригінал службового документа - примірник службового документа, що має оригінальний підпис посадової (службової) особи установи.

Стаття 7 Закону №851 визначає, що оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону України "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги".

У разі надсилання електронного документа кільком адресатам або його зберігання на кількох електронних носіях інформації кожний з електронних примірників вважається оригіналом електронного документа.

Якщо автором створюються ідентичні за документарною інформацією та реквізитами електронний документ та документ на папері, кожен з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу.

Оригінал електронного документа повинен давати змогу довести його цілісність та справжність у порядку, визначеному законодавством; у визначених законодавством випадках може бути пред’явлений у візуальній формі відображення, в тому числі у паперовій копії.

Електронний документ не може бути застосовано як оригінал:

  1. свідоцтва про право на спадщину;
  2. документа, який відповідно до законодавства може бути створений лише в одному оригінальному примірнику, крім випадків існування централізованого сховища оригіналів електронних документів;
  3. в інших випадках, передбачених законом.

Нотаріальне посвідчення цивільно-правової угоди, укладеної шляхом створення електронного документа (електронних документів), здійснюється у порядку, встановленому законом (стаття 8 Закону №851).

З розгляду вище викладеного можемо зробити висновок, що оригінал документа - це первинний примірник документа, що відповідним чином засвідчений, містить відповідні реквізити та який першим набуває юридичної сили.

Де може зустрітися замовник  з оригіналами документів під час здійснення закупівель: вже під час та після укладення договору про закупівлю, або під час подання тендерних пропозицій, якщо поданий електронний документ. До прикладу, якщо на вимогу замовника надати оригінал гарантійного листа від виробника учасник надає скан такого документу за “фізичним” підписом керівника виробника, то варто розуміти, що такий документ буде копією документа. Тому, зазначати у вимогах про надання оригіналу документу не варто. Подаючи тендерну пропозицію учасник фактично підтверджує достовірність поданих ним документів, а маючи сумніви щодо достовірності таких замовник може скористатися пунктом 42 Особливостей.

Дублікат документа

Пункт 3.20 ДСТУ 2732:2023 дає таке визначення дублікату службового документа – повторно оформлений службовий документ для використовування, замість утраченого чи пошкодженого оригіналу, що має таку саму  юридичну силу.

В свою чергу пункт 13 розділу ІІ Правила № 1000/5 говорить про те, що  особливим видом копії документа є дублікат - повторно оформлений службовий документ для використання замість втраченого чи пошкодженого оригіналу (диплома, свідоцтва, трудової книжки  тощо), що має таку саму юридичну силу.

Дублікат виготовляється на такому самому бланку, що й оригінал, та містить інформацію, аналогічну інформації в оригіналі. На ньому проставляються відбиток печатки установи і підписи посадових осіб, які мають право підпису цих документів на момент оформлення дубліката. На дублікаті проставляється у правому верхньому куті відмітка «Дублікат».

Таким чином дублікат документа - це екземпляр документа, що видається замість втраченого оригіналу документа. Він виготовляється для того, щоб замінити оригінал документа. Дублікат має однакову юридичну силу з оригіналом документа.

Копія документа

Пункт 2 розділу І Правила № 1000/5 надає таке значення терміну копія документа - документ, що містить точне знакове відтворення змісту чи документної інформації іншого документа і в окремих випадках - деяких його зовнішніх ознак.

Далі звернемося до ДСТУ 2732:2023, який встановлює такі терміни та надає їм визначення:

  • копія документа – документ, що містить точне знакове відтворення інформації оригіналу документа (пункт 3.21 ДСТУ 2732:2023);
  • електронна копія електронного документа – подання електронного документа в електронній формі, зрозумілій для людини, без кваліфікованих електронних підписів, якими його було завізовано та/або підписано, відповідність і правовий статус  якої засвідчено кваліфікованою електронною печаткою юридичної особи (пункт 3.22 ДСТУ 2732:2023);
  • електронна копія оригіналу паперового документа – візуальне подання паперового документа в електронній формі, отримане оцифруванням паперового документа, відповідність оригіналу та правовий статус якого засвідчено кваліфікованою електронною печаткою юридичної особи (пункт 3.23 ДСТУ 2732:2023).

Типова інструкція з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, затверджена постановою КМУ від 17 січня 2018 р. № 55 (далі – Типова інструкція №55) також містить визначення, але які стосуються копій  документів:

  • електронна копія електронного документа - візуальне подання електронного документа в електронній формі без кваліфікованих електронних підписів або удосконалених електронних підписів, що базуються на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, якими його було завізовано та/або підписано, відповідність та правовий статус якої засвідчено кваліфікованою електронною печаткою або удосконаленою електронною печаткою, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронної печатки, установи (підпункт 7 пункту 6 Типової інструкції №55);
  • електронна копія оригіналу паперового документа (фотокопія) - візуальне подання паперового документа в електронній формі, отримане шляхом сканування (фотографування) паперового документа, відповідність оригіналу та правовий статус якого засвідчено кваліфікованою електронною печаткою або удосконаленою електронною печаткою, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронної печатки, установи (підпункт 8 пункту 6 Типової інструкції №55);
  • паперова копія оригіналу електронного документа - візуальне подання електронного документа у паперовій формі, яке засвідчене в порядку, встановленому Інструкцією з діловодства (підпункт 19 пункту 6 Типової інструкції №55).

Стаття 7 Закону №851 визначає, що електронна копія електронного документа засвідчується у порядку, встановленому законом.

Копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством.

Отже, копія документа це документ, який повністю та точно відтворює оригінал документа та може в певних випадках мати юридичну силу в разі його засвідчення в установленому порядку для підтвердження його відповідності оригіналу документа.

Рекомендації щодо встановлення вимог в тендерній документації до форми документів та їх розгляд

Варто повернутися до пункту 3 Порядок № 1082, який встановлює, що розміщення інформації в електронній системі закупівель здійснюється замовником/ЦЗО/учасником/постачальником / органом оскарження / органами державного фінансового контролю шляхом заповнення електронних полів, визначених адміністратором і реалізованих в електронній системі закупівель, та завантаження відповідних документів через автоматизоване робоче місце замовника/ЦЗО/учасника/постачальника / органу оскарження / органів державного фінансового контролю.

Під час формування вимог в тендерній документації замовники встановлюють різноманітні вимоги що надання копій, оригіналів документів, а також вимоги щодо засвідчення копій документів відповідним чином, але без врахування того, що собою являють копія та оригінал документа, а також не враховують, що відповідні документи подаються саме в електронній формі.

Тому пропонуємо до уваги рекомендації щодо встановлення вимог в тендерній документації до форми документів:

  1. Встановлювати вимоги щодо засвідчення копій документів, які не суперечать  вимогам засвідчення копій документів визначених в Типовій інструкції №55 та Правил № 1000/5.
  2. Врахувати заборону визначену частиною 5 статті 22 Закону, а саме:  замовникам забороняється вимагати від учасників засвідчувати документи (матеріали та інформацію), що подаються у складі тендерної пропозиції, печаткою та підписом уповноваженої особи, якщо такі документи (матеріали та інформація) надані у формі електронного документа через електронну систему закупівель із накладанням електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, відповідно до вимог Закону України "Про електронні довірчі послуги".
  3. А також зазначати згідно пункту 19 частини 2 статті 22 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон) в тендерній документації  опис та приклади формальних (несуттєвих) помилок, допущення яких учасниками не призведе до відхилення їх тендерних пропозицій. Радимо зазначати в тендерній документації перелік формальних помилок, затверджений Наказом № 710 та окремо наводити приклади формальних помилок.

Як розглядати надані учасником документи в складі тендерної пропозиції в разі встановлення вимог до форми документу та їх оформлення

Рекомендації щодо того як розглядати надані учасником документи в складі тендерної пропозиції в разі встановлення вимог до форми документу та їх оформлення:

  1. Розглядати надані учасником в складі тендерної пропозиції відповідність форми документів та/або їх оформлення вимогам встановленим в тендерній документації.
  2. У разі виявлення невідповідностей  в формі документа та/або оформлення документів вимогам встановлених в тендерній документації звернутися до опису та прикладів формальних помилок зазначених в тендерній документації.

Згідно переліку формальних помилок, що стосуються форми документів та/або їх оформлення можна звернутися до таких пунктів Наказу № 710:

  • Окрема сторінка (сторінки) копії документа (документів) не завірена підписом та/або печаткою учасника процедури закупівлі (у разі її використання) (пункт 4 Наказу № 710);
  • Подання документа (документів) учасником процедури закупівлі у складі тендерної пропозиції, що не містить власноручного підпису уповноваженої особи учасника процедури закупівлі, якщо на цей документ (документи) накладено її кваліфікований електронний підпис (пункт 6 Наказу № 710);
  • Подання документа учасником процедури закупівлі у складі тендерної пропозиції, що є сканованою копією оригіналу документа/електронного документа (пункт 8 Наказу № 710);
  •  Подання документа учасником процедури закупівлі у складі тендерної пропозиції, який засвідчений підписом уповноваженої особи учасника процедури закупівлі та додатково містить підпис (візу) особи, повноваження якої учасником процедури закупівлі не підтверджені (наприклад, переклад документа завізований перекладачем тощо) (пункт 9 Наказу № 710).

Замовнику необхідно врахувати, що допущені учасником при формуванні тендерної пропозиції формальні помилки не можуть стати причиною для відхилення такої тендерної пропозиції чи оприлюднення в електронній системі повідомлення з вимогою про усунення невідповідностей, відповідно до пункту 43 Особливостей. Тому у разі виявлення формальних помилок в формі документа або під час оформлення документа замовник складає протокол про виявлення формальних помилок в документах тендерної пропозиції учасника та далі розглядає тендерну пропозицію учасника.

3. У випадку виявлення невідповідностей в формі документа та/або оформлення документів вимогам встановлених в тендерній документації, які не підпадають під формальні помилки замовнику необхідно надати 24 години на виправлення виявлених невідповідностей згідно пункту 43 Особливостей.

Практика ДАСУ та АМКУ

Розглянемо практику ДАСУ та АМКУ, яка стосується розгляду замовником наданих в складі тендерної пропозиції учасника форми документів на відповідність вимогам тендерної документації.

Коментар: ДАСУ під час моніторингу було виявлено, що замовником при розгляді тендерної пропозиції учасника не була визначена виявлена невідповідність, а саме надання сканованих копій оригіналів паспорта та ідентифікаційного коду керівника учасника процедури закупівлі, як формальна помилка згідно Наказу №710, тоді коли замовником вимагалося надання копії паспорта та копії ідентифікаційного коду керівника учасника процедури закупівлі. Відповідно аудиторами було встановлено, що замовником неправомірно відхилено тендерну пропозицію такого учасника.

Доречі, зручно шукати актуальні висновки ДАСУ та рішення Органу оскарження щодо будь-якої ситуації на Clarity App

Коментар: цей моніторинг показує, що замовнику під час розгляду наданих документів в складі тендерної пропозиції учасника варто враховувати всі вимоги зазначені в тендерній документації, а також звертатися до формальних помилок затверджених наказом Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України від 15.04.2020 №710, адже в даній закупівлі замовник не врахував всієї інформації зазначеної в тендерній документації і аудиторами було встановлено, що замовником в оприлюднених повідомленнях з вимогами про усунення невідповідностей неправомірно на порушення пункту 43 та, відповідно до пункту 3 Особливостей, встановлено до учасників вимоги щодо завантаження належним чином завірених копій фінансової звітності з квитанцією №2 та копії позитивного висновку експертизи на розроблену проєктно-кошторисну документацію відповідно до наданого аналогічного договору.

Коментар: згідно вище розглянутого рішення АМКУ прийшов до висновку, що якщо тендерна документація не вимагає саме "скану оригіналу документа" та замовник не зміг довести, що надані документи не є сканованими копіями з оригіналу, то  відповідно надані учасником відповідні документи є сканованими копіями з оригіналу і відповідають вимогам замовника. Варто зауважити, що АМКУ звертає увагу чи впливає оформлення пропозиції на зміст пропозиції. Таким чином АМКУ прийшло до висновку, що замовник неправомірно відхилив учасника.

Коментар: маємо схожу ситуацію з попереднім рішенням, де також замовник не зміг довести, що контракт не є сканованою копією з оригіналу документу, що призвело до неправомірного надання 24 години на виправлення та неправомірного відхилення пропозиції учасника. Тож звертаємо увагу на те, що замовник повинен встановлювати зрозумілі та чіткі для себе та учасника вимоги до документів, які мають однозначне трактування (краще визначене чинним законодавством) та таким чином не ускладнювати розгляд тендерних пропозицій учасників.

Підсумки

Замість підсумків пропонуємо до уваги порівняльну таблицю форм документів таких як оригінал, дублікат та копія:

ОсобливістьОригіналДублікатКопія
ФормаПервинний документЕкземпляр первинного документаВідтворення оригіналу
Юридична силаПовна юридична силаПовна юридична силаМає юридичну силу при засвідчення в установленому порядку в певних випадках
СтворенняСтворюється один разДовільна кількість, якщо не обмежено законодавством  Безмежна кількість створення

Зауважимо, що замовнику під час формування вимог тендерної документації щодо форм документів та їх оформлення важливо встановлювати зрозумілі та водночас прості вимоги, які не будуть суперечити чинному законодавству та які не будуть ускладнювати замовнику розгляд тендерної пропозиції учасника.