Початок нового року для замовника це період від якого залежить ефективність та безперервність закупівельної діяльності протягом усього року. Тому пропонуємо ознайомитися з ключовими моментами, на які слід звернути увагу уповноваженій особі задля вдалого планування та проведення закупівель в 2026 році.

Насамперед замовнику необхідно зосередитися на завершенні звітування за попередній рік: перевірити повноту оприлюднених звітів про виконання договору про закупівлю в електронній системі закупівель. Це не завжди лише механічна дія на електронному майданчику, інколи умови договору треба привести у відповідність шляхом укладення  додаткових угод. Тому, важливо розуміти покроковий алгоритм дій.

Для забезпечення безперервності потреби замовники в минулому році  укладати 20 % додаткові угоди. Але бюджетники в 2026 році після затвердження кошторисних призначень мають укласти ще одну додаткову угоду, в якій вже фіксується конкретна сума. Паралельно із цим замовники повинні планувати чи оголошувати торги задля виконання норми законодавства та для забезпечення потреби. І тут треба розуміти чи потрібно сумувати пролонгацію договорів на 20% із відкритими торгами в наступному році.

Наступним важливим кроком є планування закупівель на новий рік. Замовнику доцільно проаналізувати реальні потреби установи, в який період та які предмети закуповувалися та порівняти їх з інформацією наданою внутрішнім замовником. Якщо інформація не співпадає, тоді варто звернутися до внутрішнього замовника та відкоригувати попередній річний план в частині орієнтовного початку проведення закупівлі. Коректно складений попередній річний план допомагає уникнути хаотичних закупівель, поділу предмета закупівлі та порушення строків.

Щодо питання визначення очікуваної вартості, то не рекомендуємо формально підходити до цієї справи. Адже необхідність замовнику дотримуватися принципів здійснення закупівель та  наявна практика контролюючих органів, вказують на потребу документально підтверджувати  проведення аналізу цін на предмет закупівлі.

Крім того, варто розуміти як діяти в практичних ситуації. До прикладу, якщо  очікувана вартість перевищує наявне фінансування замовника.

Далі на основі проведеної роботи формується річний план закупівель, який має бути своєчасно затверджений та оприлюднений. 

Однією із складових вдалого проведення закупівель є дотримання строків, які визначені законодавством з публічних закупівель. Зокрема, щоб дотримуватись строків при здійсненні закупівель необхідно правильно визначати початок та закінчення перебігу певного строку. Це допоможе замовнику вчасно запланувати закупівлю, оформити необхідні документи, звичайно уникнути порушення.

Окремої уваги потребує питання правильно обрання виду закупівлі.  Особливості забороняють замовникам ділити предмет закупівлі з метою уникнення проведення конкурентних закупівель – шляхом відкритих торгів та електронного каталогу. Але в ході роботи можуть виникати незаплановані потреби чи інші непередбачувані ситуації. Враховуючи відповідальність треба чітко розуміти коли вартості предмета закупівлі об’єднуються, а коли ні.

За 2025 рік було прийнято чимало змін до закупівельного законодавства. До прикладу, якщо замовник користуватися шаблоном ТД ще з початку 2025 року, то в Особливості за поточний рік було внесені ряд змін, що потребують перегляду: був скасований Господарський Кодекс України, підстави по пункту 19 Особливостей зазнали змін, новий відсоток локалізації та інше. Крім того, є й типові помилки при складанні ТД, які точно не варто брати із собою в новий рік.

Загалом перед проведення будь-якого виду закупівлі не зайвим буде згадати про заборони, які встановлені не лише в Законі та Особливостях, а й в інших нормативно-правових актах.