Планування закупівель — це перший і один із найважливіших етапів при здійсненні публічних закупівель. Від його якості та правильності організації залежить ефективність проведення процедур, своєчасність забезпечення потреб замовника та уникнення порушень законодавства. В свою чергу радимо замовникам для більш гнучкого та зручного здійснення планувального процесу використовувати такий інструмент як попередній річний план закупівель. Тож варто ознайомимося з поняттям «попередній річний план» ближче.
Що таке планування?
Пунктом 14 Особливостей визначено, закупівля відповідно до цих особливостей здійснюється замовником на підставі наявної потреби або у разі планової потреби наступного року (планових потреб наступних періодів). Запланована закупівля, незалежно від її вартості, включається до річного плану закупівель замовника відповідно до статті 4 Закону.
Замовники можуть не публікувати інформацію про своє місцезнаходження у річному плані закупівель, якщо поширення такої інформації несе ризики для їх безпеки.
Частина 1 статті 4 Закону визначає, що річний план та зміни до нього безоплатно оприлюднюються замовником в електронній системі закупівель протягом п’яти робочих днів з дня затвердження річного плану та змін до нього.
Закупівля здійснюється відповідно до річного плану.
Вимоги до оформлення річного плану визначені виключно частиною 2 статті 4 Закону.
Тож плануванням закупівель це процес визначення потреби в товарах, роботах, послугах, очікуваної вартості закупівлі, планування обсягів і джерел видатків. А складання річного плану та внесення до нього змін є необхідними передумовами здійснення закупівель та передують безпосередньому проведенню закупівель.
Процес планування закупівель складається з:
- визначення потреби замовника у товарах, роботах та послугах шляхом фактичного використання товарів, робіт та послуг для забезпечення діяльності замовника у минулих періодах та з урахуванням запланованих поточних завдань замовника;
- визначення предмета закупівлі;
- визначення очікуваної вартості предмета закупівлі;
- визначення виду закупівель;
- погодження попереднього річного плану;
- затвердження річного плану та подальших змін до нього;
- оприлюднення річного плану або змін до нього в електронній системі закупівель.
Тож серед етапів планування варто звернути увагу на такий етап як погодження попереднього річного плану, а саме що собою являє попередній річний план.
Що собою являє попередній річний план?
На етапі планування закупівель замовник затверджує та оприлюднює в електронній системі закупівель:
- річний план закупівель;
або
- зміни до річного плану закупівель.
Відштовхуючись від самого поняття «річний план закупівель» можна зрозуміти, що мова йде про планування закупівель на такий період як рік. Тобто річний план закупівель повинен містити інформацію про заплановані закупівлі, які буде здійснювати замовник протягом року та який відповідно обов’язково підлягає затвердженню та оприлюдненню в електронній системі закупівель. Далі згідно річного плану закупівель замовник здійснює закупівлю товарів, робіт та послуг.
Проте закупівельне законодавство не визначає обов’язку затверджувати весь річний план. Відповідно замовник може не одразу затвердити весь річний план на рік, а зробити попередній річний план, у якому буде визначена загальна річна потреба кожного предмета закупівлі та погодити його. В такому випадку у замовника не буде обов’язку оприлюднювати весь річний план в електронній системі закупівель. А потім за потребою затверджувати річний план закупівель, наприклад, на одну або декілька позицій та оприлюднити його протягом 5 робочих днів. Кожного наступного разу вносити зміни до річного плану доповнюючи його новими позиціями.
Варто відмітити, що «попередній річний план» це нове поняття у публічних закупівлях, що пропонується для використання замовникам під час планування закупівель та закупівельне законодавство не містить поняття «попередній річний план» та не встановлює обов’язку щодо його формування.
Тож підсумуємо, що попередній річний план — це внутрішній документ замовника, який містить повний перелік потреби у товарах, роботах і послугах на наступний рік (предмет закупівлі, обсяг, очікувана вартість, вид закупівлі, джерело фінансування, тощо) та погоджується. Такий документ не потребує затвердження або оприлюдненню в електронній системі закупівель.
Попередній річний план формується на основі аналізу потреб минулих періодів і погодженої поточної потреби від внутрішніх підрозділів та слугує базою для подальшого формування і затвердження річного плану закупівель.
Пропонуємо скористатися прикладом Попереднього річного плану.
Навіщо замовнику формувати попередній річний план?
Формувати попередній річний план необхідно для чіткого бачення вцілому переліку потреб замовника на майбутній рік і підготовки до проведення закупівель без поспіху та ризику адміністративних порушень, а також для можливості оприлюднення річного плану за необхідністю.
Також варто відзначити, що формування попереднього річного плану надає такі переваги:
- не потребує постійних змін і перерахунків;
- дає змогу правильно визначити вид закупівлі без зайвих уточнень;
- допомагає уникнути ситуацій, коли закупівля потрібна «на вчора»;
- не підлягає обов’язковому затвердженню та оприлюдненню в електронній системі закупівель;
- дає можливість ефективно планувати роботу протягом року.
Підсумок
Попередній річний план — це внутрішній документ, що дозволяє замовнику завчасно структурувати свої потреби на наступний рік, раціонально планувати ресурси та уникати порушень у сфері закупівель.
Такий план формується на основі аналізу потреб минулих періодів і погодженої поточної потреби від внутрішніх підрозділів. Він не затверджується, не підлягає оприлюдненню в електронній системі закупівель (лише внутрішнього погоджується) та має рекомендаційний, підготовчий характер, слугуючи базою для подальшого формування і затвердження річного плану закупівель, проте значно спрощує підготовку до проведення закупівель, забезпечує прозорість та підвищує якість управління планувальним процесом.