Законодавство не визначає відповідального за визначення очікуваної вартості предмета закупівлі, проте, як правило, такою роботою займається уповноважена особа. Адже без очікуваної вартості не можливо визначитися із способом здійснення закупівлі та провести саму закупівлю. Попри відсутність обов'язкових правил визначення очікуваної вартості контролюючі органи перевіряють як замовник її визначав, чи має документальне підтвердження у вигляді розрахунків та чи не завищив таку вартість тощо.
Очікувана вартість - розрахункова вартість предмета закупівлі на конкретних умовах поставки із зазначенням інформації про включення / невключення до очікуваної вартості податку на додану вартість (ПДВ) та інших податків і зборів.
Зазначене визначення віднаходимо в Примірній методиці визначення очікуваної вартості предмета закупівлі, що затверджена наказом Мінекономіки від 18.02.2020 №275, та застосовується для визначення замовником очікуваної вартості предмета закупівлі товарів, робіт та послуг, закупівля яких здійснюється відповідно до положень Закону України "Про публічні закупівлі" і має рекомендаційний характер.
Замовник може використовувати при розрахунку очікуваної вартості як Примірну методику так і власний затверджений порядок чи методику її визначення. Але, у будь-якому разі замовники, що зобов’язані здійснювати публічні закупівлі товарів, робіт і послуг відповідно до Закону, проводять закупівлі з урахуванням Особливостей та з дотриманням принципів здійснення публічних закупівель, визначених Законом, серед яких максимальна економія, ефективність та пропорційність.
Примірна методика визначає рекомендаційні методи визначення очікуваної вартості закупівлі. При стандартних закупівлях на такі методи дійсно зручно орієнтуватися. Детальніше можна переглянути у статті Поради щодо визначення очікуваної вартості закупівлі
Проте, не завжди замовник має змогу зібрати необхідну кількість комерційних пропозицій для повноцінного обґрунтування очікуваної вартості. Для цього замовник може скористатись окремим функціоналом електронної системи закупівель від назвою комерційна закупівля, про що описували у статті.
Далі розглянемо позицію ДАСУ та суду щодо (не)правомірності визначення замовником очікуваної вартості.
З аналізу наведених справ розуміємо, що при визначенні кожного окремого предмета закупівлі необхідно врахувати його специфіку. Як в такій ситуації може себе убезпечити замовник? Якщо є нормативно-правовий акт, який визначає порядок розрахунку ціни / складових ціни / встановлює розмір граничних цін замовник обов'язково повинен його врахувати під час визначення очікуваної вартості закупівлі. Далі, направлюючи запити комерційних пропозицій, якщо нормативно затверджена гранична межа ціни / складових ціни замовник повинен вказати таку інформацію в запиті контрагенту із посиланням на законодавчу базу. Крім того, у разі застосування відкритих торгів у порядку, визначеному Особливостями, замовник може визначити умови щодо граничних сум / цін у тендерній документації.
До прикладу: “на виконання вимог _______ (вказати нормативно-правовий акт) учасники під час формування ціни тендерної пропозиції мають враховувати граничні суми витрат / середньоринкову ціну в регіоні / тощо (обрати необхідне), що не повинна перевищувати ___ (вказати).
У разі якщо ціна тендерної пропозиції учасника буде перевищувати ___ (граничні суми витрат / середньоринкову ціну в регіоні (тощо)), замовник відхиляє його тендерну пропозицію на підставі абзацу 5 підпункту 2 пункту 44 Особливостей, а саме: тендерна пропозиція не відповідає вимогам, установленим у тендерній документації відповідно до абзацу 1 частини 3 статті 22 Закону”.
При закупівлі із використанням електронного каталогу чи укладення договору без застосування електронної системи закупівель у проєкті договору про закупівлю / договору варто передбачити умовиу, що Постачальник / Виконавець / Підрядник гарантує, що ціна визначена, сформована з урахуванням законодавчо встановлених обмежень.
Певно що в кожному моніторингу Держаудитслужба надсилає запити замовнику на пояснення, в яких просить надати саме документальне підтвердження визначення очікуваної вартості закупівлі та навіть розрахунки очікуваної вартості. Більше того, правоохоронні органи в межах свої повноважень досліджують питання нанесення збитків державі внаслідок визначення ОВ вище середньоринкових цін. Тому варто наголосити на важливості документального підтвердження замовником проведеного аналізу цін перед визначенням очікуваної вартості предмета закупівлі. І це стосується всіх закупівель, адже замовник повинен дотримуватися принципу максимальної економії, ефективності та пропорційності щодо кожної закупівлі незалежно від вартісних меж.
Поради щодо визначення очікуваної вартості предмета закупівлі:
- визначати очікувану вартість незалежно від способу здійснення закупівлі шляхом направлення запитів комерційних пропозицій; за неможливості замовнику самостійно визначити очікувану вартість залучати експертні організації; використовувати альтернативні методи, до прикладу, комерційні закупівлі;
- якщо предмет закупівлі є наскільки специфічним, що замовник не може знайти постачальників для направлення запиту та / або не отримав жодної відповіді на свій запит, тоді варіантом буде звернення до установ та організацій, які мають повноваження визначати середньоринкові ціни (до прикладу, ТПП, Держстат, Товарна біржа);
- дотримуватися принципу максимальної економії, ефективності та пропорційності (недостатньо знайти найнижчу ціну / середньоринкову ціну, а поряд з економією замовник має задовольнити потребу із урахуванням необхідних вимог до предмета закупівлі);
- в запитах комерційних пропозицій варто зазначати детальний опис предмета закупівлі, умови закупівлі (оплати, строки поставки, обсяги), а також особливі вимоги (до прикладу, як у закупівлях по Ukraine Facility), обмеження ціна за одиницю / вартісних показників, якщо такі затверджені окремим нормативним актом. Всі описані моменти є дуже важливими, адже від них напряму залежить запропонована очікувана вартість предмета закупівлі;
- не варто визначати очікувану вартість виключно за інформацію із сайтів виробників. Адже, мають значення умови конкретної закупівлі. Крім того, не можливо бути впевненим в актуальності цін на сайті станом на момент планування закупівлі. Тому замовник може врахувати інформацію, що доступна в мережі Інтернет, але така інформація не повинна бути визначальною;
- задокументувати отриману в результаті збору та аналізу інформацію про ціни тощо (залежно від специфіки предмета закупівлі), а також розробити документ, в якому буде описано метод розрахунку та здійснено розрахунок очікуваної вартості. Середньоринкова ціна не завжди може відповідати / бути в межах очікуваної вартості предмета закупівлі. Адже на розмір ОВ впливають і умови поставки, періодичність поставок, обсяги закупівлі, умови оплати тощо. Та все ж, головне правило - це мати документальне підтвердження визначення актуальної очікуваної вартості предмета закупівлі з урахуванням всіх вимог щодо такого предмета закупівлі та умов самої закупівлі. Та в разі, якщо контролюючі органи вважатимуть очікувану вартість завищеною - замовник буде мати документи, яким можна апелювати до доводів перевіряючих;
- якщо очікувана вартість предмета закупівлі визначається на початку року в ході планування, а закупівля проводиться значно пізніше, тоді визначати очікувану варість повторно перед проведенням закупівлі (особливо, якщо ціни на предмет закупівлі змінюються посезонно).
