Кінець року в кожного закупівельника асоціюється в тому числі з необхідністю закриття договорів / договір про закупівлю. Для деяких видів закупівель звітування є обов'язком замовника, в інших - необхідною мірою запобігання можливого моніторингу ДАСУ. Тому, пропонуємо створити покроковий алгоритм дій замовника задля звітування про виконання договору про закупівлю із дотриманням всіх законодавчих норм.
Обов'язок чи потреба звітувати про виконання договорів про закупівлю?
Абзац 1 пункту 4 Особливостей передбачає, що у разі виконання сторонами договору про закупівлю, укладеного відповідно до пункту 10 цих особливостей, або закінчення строку дії такого договору про закупівлю за умови його виконання сторонами, або його розірвання замовник обов’язково оприлюднює звіт про виконання договору про закупівлю у строки, визначені пунктом 12 частини першої статті 10 Закону.
У відповідності до даної норми обов’язковим є звітування про виконання договорів про закупівлю, які укладені на підставі пункту 10 Особливостей. Тобто, договорів про закупівлю, які укладені за результатами здійснення закупівель шляхом проведення:
- відкритих торгів;
- відкритих торгів із публікацією англійською мовою;
- запиту пропозицій постачальників.
Крім того, під час закупівель за кошти Ukraine Facility замовник оприлюднює звіт про виконання договору про закупівлю за результатами відкритих торгів та ЗПП, а також:
- у закупівлі без застосування відкритих торгів та / або електронного каталогу для закупівлі товару згідно пункту 86 Особливостей (якщо відкриті торги, проведені відповідно до пункту 85 цих особливостей, було відмінено у зв’язку з неподанням жодної тендерної пропозиції);
- у закупівлі без застосування відкритих торгів та / або електронного каталогу для закупівлі товару згідно пункту 89 Особливостей (якщо запит пропозицій постачальників, проведений відповідно до пункту 88 цих особливостей, не відбувся у зв’язку з тим, що не було подано жодної ціни пропозиції);
- закупівлі без застосування електронної системи закупівель згідно пункту 91 Особливостей (допорогова закупівля).
Натомість при здійсненні інших видів закупівель, наприклад, які здійснюються на підставі пунктів 11, 11-1, 11-2 та 13 Особливостей, обов’язку звітувати про виконання договорів про закупівлю обов’язку немає.
Однак з огляду на те, що після оприлюднення звіту про виконаний договір в договорах / договорах про закупівлю, які укладені в результаті здійснення зазначених видів закупівель, в аудиторів не буде підстав здійснювати моніторинг, замовникам доцільно оприлюднювати звіт про виконаний договір і в закупівлях, які були укладені на підставі пунктів 11, 11-1, 11-2 та 13 Особливостей.
Коли звітувати про виконання договорів про закупівлю?
Згідно пунктів 4, 86, 87, 89, 91 Особливостей у разі виконання сторонами договору про закупівлю, укладеного відповідно до зазначених пунктів, або закінчення строку дії такого договору про закупівлю за умови його виконання сторонами, або його розірвання замовник обов’язково оприлюднює звіт про виконання договору про закупівлю у строки, визначені пунктом 12 частини першої статті 10 Закону.
Згідно наведеної норми замовник повинен опублікувати звіт про виконання договору про закупівлю протягом 20 робочих днів з дня настанні однієї із трьох наступних підстав:
- виконання договору про закупівлю;
- закінчення строку дії договору про закупівлю за умови його виконання сторонами;
- розірвання договору.
За нормами статті 253 Цивільного кодексу України перебіг строку починається з наступного дня після відповідної календарної дати або настання події, з якою пов'язано його початок. Тому відраховувати початок строку для звітування замовник повинен з наступного дня після настання однієї із зазначених підстав.
Порядок “закриття” договору про закупівлю замовник буде залежно від обставини, що настали. Тому дії замовника будуть відрізнятися залежно від підстави. Далі підсумуємо вище викладене у вигляді покрокового алгоритму дій замовника.