Звертаючись до закупівельних норм, рішення уповноваженої особи оформляється протоколом. А тому кожному замовнику слід розуміти яким чином формується протокол уповноваженої особи та з якими складнощами можна стикнутись в процесі такого формування.
І перше питання, яке варто розглянути замовнику: в якій формі будуть вестись протоколи уповноваженої особи – паперовій чи електронній. Кожна з таких форм містить власні переваги та недоліки, проте в чому ж полягає їх відмінність? І чи варто віддавати перевагу якійсь конкретній формі?
Також наразі чимало документів, в тому числі протоколів, автоматично формуються електронною системою закупівель. Звісно ж такі документи повинні враховуватись замовником, але чи потрібно дублювати їх власним протокольним рішенням – питання із зірочкою. З цього також випливає необхідність проаналізувати яким чином такого роду документи впливають на роботу уповноваженої особи в цілому. І чи відповідають автоматично сформовані протоколи, наприклад про визначення переможця в запиті пропозицій постачальників, законодавчим вимогам до такого документа, як протокол.
А що як в процесі здійснення закупівель питань, які розглядаються замовником, виникає одразу декілька – чи доцільно включати їх в один загальний протокол або ж формувати стільки протокольних рішень, скільки виникло питань? Або ж як нумерувати протокольні рішення з початку нового року? Як бачимо, складнощів і справді вистачає.
Окрему увагу слід звернути на протокольні рішення, які замовник звик формувати за потреби. Наприклад, коли допущено помилку іноді замовник формує протокол про технічну (механічну) помилку. Проте чи сприймаються такі дії аудиторами, як усунення погрішностей?
Також не слід забувати, що законодавством чітко визначено випадки, в яких уповноважена особа приймає рішення і в свою чергу формує відповідний протокол. Тож питання часто стосується доцільності формування того чи іншого протоколу: