Паперовий та електронний документообіг: різниця між ними та який доцільніше застосовувати замовникам

Документообіг є невід’ємною складовою діяльності замовника, оскільки вся діяльність, в тому числі закупівельна безпосередньо пов’язана з документами. Саме тому постає питання: які є види документообігу та який доцільніше обрати для застосування в своїй діяльності. Отже варто розглянути ці питання та визначитися з формою документообігу.

Що таке документ

Частина 1 статті 1 Закону України «Про інформацію» № 2657-XII від 02.10.1992 дає визначення терміну документ:

«документ» - матеріальний носій, що містить інформацію, основними функціями якого є її збереження та передавання у часі та просторі.

У свою чергу ідентичне визначення також містить національний стандарт України ДСТУ 2732:2023 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять» (далі - ДСТУ 2732:2023), який установлює терміни та визначення основних понять, що їх застосовують у сфері діловодства й архівної справи. Даний стандарт застосовують у роботі державних органів, органів місцевого самоврядування, установ, підприємств, організацій, будь-яких інших юридичних осіб незалежно від організаційно-правової форми та форми власності, а також технічних комітетів зі стандартизації.

Пункт 2 розділу І Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях затверджених Наказом Міністерства юстиції України 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5) дає таке визначення службового документа - офіційно зареєстрований службою діловодства або відповідним чином засвідчений документ, що одержаний чи створений установою у процесі її діяльності та має відповідні реквізити; реквізит службового документа - обов’язковий елемент, зафіксований в документі для його ідентифікації, організації обліку та надання йому юридичної сили.

Форми документів: електронна та паперова

Документи можуть бути як в електронній формі так і в паперовій формі.

Згідно статті 5 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» № 851-IV від 22.05.2003 (далі – Закон №851) електронний документ - документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа.

Склад та порядок розміщення обов’язкових реквізитів електронних документів визначається законодавством.

Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму.

Накладанням електронного підпису та/або електронної печатки завершується створення електронного документа (стаття 6 Закону №851).

Якщо автором створюються ідентичні за документарною інформацією та реквізитами електронний документ та документ на папері, кожен з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу (стаття 7 Закону №851).

Юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму.

Допустимість електронного документа як доказу не може заперечуватися виключно на підставі того, що він має електронну форму.

Електронний документ не може бути застосовано як оригінал:

1. свідоцтва про право на спадщину;
2. документа, який відповідно до законодавства може бути створений лише в одному оригінальному примірнику, крім випадків існування централізованого сховища оригіналів електронних документів;
3. в інших випадках, передбачених законом.

Нотаріальне посвідчення цивільно-правової угоди, укладеної шляхом створення електронного документа (електронних документів), здійснюється у порядку, встановленому законом (стаття 8 Закону №851).

Відповідно можемо зробити висновок, що електронний документ – це документ, який створений, збережений та передається в цифровому/електронному вигляді електронними засобами та засвідчується електронним підписом. В такому випадку інформація створюється, зберігається, передається та обробляється у вигляді електронних даних.

Нормативно-правові акти не містять визначення паперовий документ, тому якщо давати визначення даному терміну простими словами, то:

паперовий документ – це документ, який створений, збережений та передається на фізичному носії – папері, який засвідчується власноручним підписом (в окремих випадках – печаткою).

Порівняльний аналіз паперових та електронних документів

Для наглядності розглянемо порівняння  паперових та електронних документів у вигляді таблиці.

Згідно інформації зазначеній в таблиці можна впевнено зробити висновок, що електронні документи мають більше переваг, ніж паперові.

Що таке документообіг та його форми: паперовий та електронний

Пункт 2 розділу І Правила № 1000/5 визначає, що документообіг в установі - рух службових документів з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення.

Згідно Тлумачного  Словника української мови, згідно якого «документообіг» - це  рух документів між їх укладачами та виконавцями по інформаційних технологічних ланцюжках, що дає можливість проінформувати всіх зацікавлених осіб, донести до них ухвалені рішення, здійснювати облік і контроль.

Тож можемо дійти висновку, що документообіг – це сукупність процесів створення, опрацювання, передавання, зберігання та використання як електронних так і паперових документів у діяльності організації.

Стаття 9 Закону №851 визначає, що електронний документообіг (обіг електронних документів) - сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів.

Порядок електронного документообігу визначається державними органами, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями всіх форм власності згідно з законодавством.

Тож, електронний документообіг – це організація процесів створення, обміну, зберігання та архівування, знищення документів у цифровому вигляді.

Перейдемо до паперового документообігу. Чинне законодавство не містить визначення паперового документообігу, тому сформуємо його самостійно.

Паперовий документообіг – це процес створення, пересилання, одержання, зберігання та використання документів у паперовій формі.

Переваги та недоліки паперового та електронного документообігу

Розглянемо порівняльну таблицю  паперового та електронного документообігу, яка допоможе визначитися, який все таки  варто застосовувати в своїй діяльності.

Як бачимо електронний документообіг має велику кількість переваг над паперовим. Він дозволяє швидко та без значних грошових затрат здійснювати діяльність організації. Тому вибір є очевидним, що в діяльності організації варто використовувати електронний документообіг.

Підсумок

Перехід на електронний документообіг є закономірним кроком для замовників. Він забезпечує швидкість, економію ресурсів і прозорість. Паперові документи залишаються актуальними лише у випадках, коли технічно або юридично неможливо застосувати електронний підпис. Тому замовникам варто поступово переводити внутрішній документообіг у електронну форму, що дозволить підвищити ефективність їхньої діяльності та відповідність сучасним вимогам законодавства.