Частиною 10 статті 11 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон) визначено, що рішення уповноваженої особи оформлюються протоколом із зазначенням дати прийняття рішення, який підписується уповноваженою особою. А тому уповноваженій особі вкрай важливо розуміти якою нормативно-правовою базою керуватись при формуванні протоколів, в тому числі як вірно вести нумерацію протоколів уповноваженої особи. Тож у даному матеріалі розглянемо ключові аспекти питань щодо нумерації протоколів, в тому числі що врахувати замовнику під час завершення року та початку нового.
Звертаючись до тлумачення Словника української мови, під терміном «протокол» варто розуміти документ, який засвідчує певний факт, подію або ж документ, який містить запис усього, про що йшла мова на зборах, засіданні, допиті і т. ін.
Відповідно протоколом уповноваженої особи можна назвати документ, яким затверджується одноосібне рішення та який, враховуючи частину 10 статті 11 Закону, повинен містити:
- інформацію про дату прийняття рішення уповноваженою особою;
- підпис уповноваженої особи.
Окрім цього при формуванні протоколу уповноваженої особи доцільно звертатись не лише до норм Закону із врахуванням Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України від 25.12.2015 № 922-VIII «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості), а й до вимог ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (далі – ДСТУ 4163:2020) та Типової інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, яка затверджена Постановою Кабміну від 17.01.2018 № 55 (далі – Типова інструкція).
Чи обов’язково уповноваженій особі зазначати номер протоколу?
Закон не містить окремих вимог щодо наявності номера у протоколі уповноваженої особи. В той же час дані вимоги містяться в пункті 4.4. ДСТУ 4163:2020, згідно якого документи, що їх створюють юридичні особи, обов’язково повинні мати такі реквізити:
- найменування юридичної особи (04);
- назва виду документа (09);
- дата документа (10);
- реєстраційний індекс документа (11);
- заголовок до тексту документа (19);
- текст документа (20);
- підпис (для електронних документів – електронний підпис або електронна печатка в разі відсутності електронного підпису) (22).
Відповідно одним із обов’язкових елементів протоколу уповноваженої особи є реєстраційний індекс документа, тобто номер такого протоколу, а тому уповноваженій особі доцільно нумерувати протоколи при їх формуванні.
Яким чином уповноваженій особі нумерувати протоколи, якщо у 2025 році замовник проводить закупівлю для потреб 2026 року?
Звертаємо увагу, що відповідно до пункту 110 Типової інструкції, номер (індекс) протоколу повинен відповідати порядковому номеру засідання. Нумерація протоколів ведеться в межах календарного року окремо за кожною групою протоколів засідання відповідної комісії, колегії, дорадчого органу, робочої групи тощо.
З вищезазначеного можна зробити висновок, що уповноваженій особі доцільно нумерувати протоколи в межах одного календарного року. А як же бути із закупівлями, які розпочаті в 2025 році, проте здійснюються з метою задоволення потреби на 2026 рік? Пропонуємо розглянути два приклади.
Приклад 1. Замовнику необхідно задовольнити річну потребу в електричній енергії, шляхом проведення відкритих торгів із врахуванням особливостей. А тому впродовж грудня уповноваженою особою прийнято наступні рішення та відповідно сформовані протоколи:
- про затвердження річного плану закупівель та його оприлюднення в електронній системі закупівель – 01.12.2025;
- про затвердження тендерної документації та оприлюднення оголошення про проведення відкритих торгів – 01.12.2025;
- про визначення учасника переможцем процедури закупівлі та прийняття рішення про намір укласти договір про закупівлю – 11.12.2025.
22.12.2025 сторонами було укладено договір про закупівлю. Відповідно кожне із вищезгаданих рішень були прийняті у 2025 року, а тому уповноваженій особі слід нумерувати протоколи враховуючи нумерацію протоколів для 2025 року.
Приклад 2. Замовник вирішив провести закупівлю дизельного палива, шляхом здійснення відкритих торгів із врахуванням особливостей. На протязі відповідного періоду уповноваженою особою прийнято наступні рішення та сформовані протоколи:
- про затвердження змін до річного плану закупівель та їх оприлюднення в електронній системі закупівель – 29.12.2025;
- про затвердження тендерної документації та оприлюднення оголошення про проведення відкритих торгів – 29.12.2025;
- про визначення учасника переможцем процедури закупівлі та прийняття рішення про намір укласти договір про закупівлю – 09.01.2026.
На відміну від попереднього прикладу, в даному випадку уповноваженою особою прийнято рішення щодо однієї закупівлі в межах різних періодів (років). А тому протоколи, що затверджують рішення, прийняті в 2025 році, доцільно нумерувати із врахуванням нумерації протоколів для 2025 року, в той час як для протоколів, що затверджують рішення, прийняті у 2026 року, з початку нового року нумерація розпочнеться з одиниці (якщо інше не визначено у власних інструкціях з діловодства, розроблених замовником).
Підсумки
Для дотримання вимог частини 10 статті 11 Закону, будь-яке рішення уповноваженої особи слід оформляти протоколом. Даний протокол повинен містити дату прийняття рішення та підпис уповноваженої особи, а також ряд інших складових, визначених законодавством.
Звертаючись до пункту 4.4. ДСТУ 4163:2020, однією з обов’язкових складових протоколу є реєстраційний індекс документа, тобто номер протоколу. В той же час пунктом 110 Типової інструкції визначено, що номер (індекс) протоколу повинен відповідати порядковому номеру засідання. Нумерація протоколів ведеться в межах календарного року окремо за кожною групою протоколів засідання відповідної комісії, колегії, дорадчого органу, робочої групи тощо.
З вищезазначеного можна зробити висновок, що усі рішення уповноваженої особи, які приймають у поточному році, повинні затверджуватись протоколом із відповідною нумерацією. Виключень для рішень, які приймаються з метою задоволення потреби наступних періодів немає, а отже всі рішення, що прийняті у 2025 році, повинні нумеруватись у відповідному порядку.
Якщо ж проведення закупівлі передбачає ряд рішень, які приймаються в межах двох календарних періодів (років), то уповноваженій особі при нумерації протоколів важливо звернути увагу на дату прийняття відповідного рішення. Відповідно перелік тих протоколів, що затверджують рішення, які прийняті вже в новому календарному році, варто нумерувати з одиниці (якщо інше не визначено у власних інструкціях з діловодства, розроблених замовником).