Чи потрібно формувати протокол УО при публікації звіту про виконання договору? 

При проведенні закупівлі уповноважена особа здійснює безліч дій: оголошує закупівлю, приймає рішення про визначення учасника переможцем закупівлі, публікує договір та додатки до договору за результатами здійснення закупівлі тощо. 

Частина з цих дій потребує документального оформлення у вигляді протоколу уповноваженої особи. Водночас на практиці часто виникає питання: чи потрібно складати протокол при оприлюдненні звіту про виконання договору про закупівлю? 

Вимоги законодавчих норм щодо публікації звіту про виконання договору 

Згідно абзацу 1 пункту 4 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України від 25.12.2015 № 922-VIII «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості) у разі виконання сторонами договору про закупівлю, укладеного відповідно до пункту 10 цих особливостей, або закінчення строку дії такого договору про закупівлю за умови його виконання сторонами, або його розірвання замовник обов’язково оприлюднює звіт про виконання договору про закупівлю у строки, визначені пунктом 12 частини першої статті 10 Закону. 

Пункт 12 частини 1 статті 1 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі-Закон) передбачає, що замовник самостійно та безоплатно через авторизовані електронні майданчики оприлюднює в електронній системі закупівель у порядку, встановленому Уповноваженим органом та цим Законом, інформацію про закупівлю, а саме: 

• звіт про виконання договору про закупівлю - протягом 20 робочих днів з дня виконання сторонами договору про закупівлю або закінчення строку дії договору про закупівлю, за умови його виконання сторонами, або його розірвання. 

Окрім цього, законодавство містить вимоги щодо інформації, яку замовник повинен зазначити при публікації  звіту про виконання договору про закупівлю. 

Зокрема, абзаци 2-3 пункту 4 Особливостей передбачають, що під час оприлюднення в електронній системі закупівель звіту про виконання договору про закупівлю відповідно до Закону інформація, передбачена пунктом 13 частини першої статті 42 Закону, замовником не зазначається. 

У звіті про виконання договору про закупівлю, укладеного з використанням електронного каталогу, замість інформації, визначеної пунктом 1 частини першої статті 42 Закону, зазначається унікальний номер закупівлі, здійсненої з використанням електронного каталогу, присвоєний електронною системою закупівель. 

У відповідності до наведених норм замовники повинні публікувати звіт про виконання договору про закупівлю протягом 20 робочих з дня настанні однієї з підстав, які визначені в абзаці 1 пункту 4 Особливостей. 

В свою чергу, зазначені норми не містять жодних вимог до формування протоколу уповноваженої особи при публікації звіту про виконання договору. 

Коли уповноважена особа повинна складати протокол? 

Відповідно до абзацу 1 пункту 3 Особливостей замовники, що зобов’язані здійснювати публічні закупівлі товарів, робіт і послуг відповідно до Закону, проводять закупівлі з урахуванням цих особливостей та з дотриманням принципів здійснення публічних закупівель, визначених Законом. 

Згідно частини 1 статті 11 Закону відповідальною за організацію та проведення процедури закупівлі/спрощеної закупівлі є уповноважена особа. 

Частина 10 статті 11 Закону визначає, що уповноважена особа: 

1) планує закупівлі та формує річний план закупівель в електронній системі закупівель; 

2) здійснює вибір процедури закупівлі; 

3) проводить процедури закупівель/спрощені закупівлі; 

3-1) оприлюднює в електронній системі закупівель звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, у випадку здійснення закупівель відповідно до частини сьомої статті 3 цього Закону; 

4) забезпечує рівні умови для всіх учасників, об’єктивний та чесний вибір переможця процедури закупівлі/спрощеної закупівлі; 

5) забезпечує складання, затвердження та зберігання відповідних документів з питань публічних закупівель, визначених цим Законом; 

6) забезпечує оприлюднення в електронній системі закупівель інформації, необхідної для виконання вимог цього Закону; 

7) здійснює інші дії, передбачені цим Законом. 

Рішення уповноваженої особи оформлюються протоколом із зазначенням дати прийняття рішення, який підписується уповноваженою особою. 

Згідно наведених норм видається, що формувати протокол уповноважена особа повинна при прийнятті певного рішення, яке має юридичне значення для певного виду/етапу закупівлі (наприклад, рішення про відхилення тендерної пропозиції, визначення переможця, відміна закупівлі тощо). 

При цьому, з аналізу положень закупівельного законодавства вбачається, що протокол уповноваженої особи — це документ, який фіксує факт прийняття нею рішення в межах її компетенції. 

Натомість публікація звіту про виконання договору не є прийняттям рішення уповноваженою особою згідно положень закупівельного законодавства, а є технічною дією з виконання прямого обов’язку замовника, передбаченого Особливостями та Законом. 

Уповноважена особа при публікації звіту про виконання договору про закупівлю на виконання вимог абзацу 1 пункту 4 Особливостей не приймає рішення, яке впливає на права чи обов’язки замовника чи учасників/переможця закупівлі, а лише виконує норму закону — оприлюднює інформацію в електронній системі закупівель. 

І тому з огляду на викладене вбачається, що при публікації в електронній системі закупівель звіту про виконання договору про закупівлю уповноважена особа не повинна складати протокол. 

Підсумки 

При оприлюдненні звіту про виконання договору про закупівлю відповідно до вимог абзацу 1 пункту 4 Особливостей та пункту 12 частини першої статті 10 Закону уповноважена особа не зобов’язана складати протокол. 

Це зумовлено тим, що публікація звіту: 

• є обов’язком замовника, а не окремим рішенням в межах компетенції уповноваженої особи;
• не передбачає прийняття рішення, яке оформлюється протоколом відповідно до частини 10 статті 11 Закону.