Які документи не потрібно складати, оскільки вони автоматично формуються електронною системою закупівель

Закупівельна діяльність потребує від замовника складання та оприлюднення значної кількості документів. Але є й ряд документів, які автоматично формуються електронною системою закупівель на основі заповненої замовником в електронних полях інформації або ж на основі інформації, яка вже є в електронній системі закупівель. Тож, в матеріалі розглянемо в яких випадках в замовника відсутня необхідність у складанні документів та коли той чи інший документ буде вважатися оприлюдненим.

Протоколи уповноваженої особи, формування яких відбувається автоматично електронною системою закупівель

Звертаючись до норм пункту 3-1 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України від 25.12.2015 № 922-VIII «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості), рішення уповноваженої особи оформлюються протоколом із зазначенням дати прийняття рішення, який підписується уповноваженою особою. За наявності технічної можливості протокол формується на підставі дії (дій) уповноваженої особи в електронній системі закупівель, автоматично оприлюднюється електронною системою закупівель після накладення такою особою свого кваліфікованого електронного підпису відповідно до Закону України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» і не потребує формування окремого протоколу в паперовій формі.

При цьому відповідно до положень нормативно-правових актів, які визначають вимоги до формування документів / протоколів, зокрема ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» та Типової інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, яка затверджена Постановою Кабміну від 17.01.2018 № 55 (далі - Типова інструкція), вбачається, що протокол повинен містити наступні реквізити: 

• назва документа: протокольне рішення / протокол;
• назва установи / організації, де складається протокол;
• дата протоколу;
• номер протоколу;
• місце засідання / складення протоколу;
• текст протоколу, який повинен складатися з вступної та основної частини: у вступній частині доцільно визначити питання порядку денного, які розглядатиме уповноважена особа; в основній частині визначити питання, які розглядались уповноваженою особою та рішення, які нею були прийняті;
• підпис особи, яка складає протокол. 

В той же час протоколи уповноваженої особи, що автоматично формуються електронною системою закупівель, не містять усіх необхідних ознак, законодавчо передбачених для такого документа, як протокол. Наприклад, в автоматично сформованому протоколі відображається дата оприлюднення певного рішення / інформації в електронній системі закупівель, але ж така дата не завжди збігається із датою прийняття відповідного рішення. Зазвичай в замовника є певний часовий відрізок для вчинення відповідних дій, як от оприлюднення річного плану закупівель. Також в автоматично сформованому протоколі відсутня нумерація. А тому рекомендуємо замовникам задля уникнення суперечностей формувати відповідні протокольні рішення власноруч.

Звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель

Пункт 9, 11, 13 Особливостей зобов’язують замовника у разі здійснення закупівель без використання електронної системи закупівель оприлюднити в електронній системі закупівель звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель.

Окрім цього пункт 68 Порядку формування та використання електронного каталогу, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 14 вересня 2020 р. № 822 (надалі – Порядок № 822) зобов’язує замовника за результатами проведеного відбору постачальника через електронний каталог оприлюднити звіт про договір, укладений без використання електронної системи закупівель, відповідно до статті 10 Закону.

Але Закон України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон) не містить такого поняття як звіт про договір, укладений без використання електронної системи закупівель. Та все ж проаналізувавши норми Закону можна прийти до висновку, що йдеться про той же звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель.

«Допороговий» договір	Закупівлі по виключеннях	Закупівлі із використанням електронного каталогу
У разі здійснення закупівель товарів і послуг (крім послуг з поточного ремонту), вартість яких є меншою, ніж 100 тис. гривень, послуг з поточного ремонту, вартість яких є меншою, ніж 200 тис. гривень, робіт, вартість яких є меншою, ніж 1,5 млн. гривень, але більшою ніж 50 тис. грн без використання електронної системи закупівель замовник обов’язково дотримується принципів здійснення публічних закупівель, визначених Законом, вносить інформацію про таку закупівлю до річного плану та оприлюднює відповідно до пункту 3-8 розділу X «Прикінцеві та перехідні положення» Закону в електронній системі закупівель звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель.	За результатами закупівлі, здійсненої відповідно до пункту 13 Особливостей, замовники оприлюднюють в електронній системі закупівель звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, відповідно до пункту 3-8 розділу X «Прикінцеві та перехідні положення» Закону. Під час здійснення публічних закупівель, передбачених пунктом 9 Особливостей, без використання електронної системи закупівель замовники оприлюднюють в електронній системі закупівель звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, відповідно до пункту 3-8 розділу X «Прикінцеві та перехідні положення» Закону.	За результатами проведеного відбору постачальника через електронний каталог замовник оприлюднює звіт про договір, укладений без використання електронної системи закупівель, відповідно до статті 10 Закону.

Окрім цього, коли мова йде про прямі закупівлі, що здійснюються за кошти, виділені в рамках інструмента Ukraine Facility, замовник також оприлюднює в електронній системі закупівель звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель. Це стосується закупівель, що здійснюються відповідно до пунктів 80 (із врахуванням норм пункту 90 Особливостей), 86, 89 та 91 Особливостей.

У кожному з вищезгаданих випадків звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, повинен містити інформацію, що визначена частиною 3 статті 3 Закону з урахуванням Особливостей.

Знайти та завантажити автоматично сформований звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель проведеної закупівлі можна на сайті Prozorro.

Окрім цього звертаємо увагу, що в законодавчо визначених випадках замовники зобов’язані зазначати в звіті про договір про закупівлю, укладеному без використання електронної системи закупівель, інформацію про кінцевого бенефіціарного власника, визначену абзацом 7 пункту 9 Особливостей. Тут в замовника є два варіанти:

• якщо мова йде про прямий договір / договір про закупівлю, замовнику доцільно зазначити інформацію про кінцевих бенефіціарних власників в електронному полі, інформацію з якого буде продубльовано в автоматично сформований звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель. Наприклад в електронних полях, в яких зазначається місце поставки товарів / надання послуг / виконання робіт або місцезнаходження постачальника товарів / надавача послуг / виконавця робіт. За необхідності, замовник може звернутись на гарячу лінію відповідного електронного майданчика з метою уточнення інформації щодо наявності / відсутності обмеження в кількості символів в тому чи іншому електронному полі;
• якщо мова йде про здійснення закупівлі, шляхом використання електронного каталогу, то замовник не має можливості відобразити інформацію про кінцевих бенефіціарних власників в електронних полях. А отже таку інформацію слід відобразити у власноруч сформованому звіті про договір, укладений без використання електронної системи закупівель, а також підвантажити такий звіт одночасно із укладеним договором про закупівлю.

Оголошення про проведення відкритих торгів

Керуючись пунктом 24 Особливостей, замовник самостійно та безоплатно через авторизований електронний майданчик оприлюднює в електронній системі закупівель відповідно до Порядку розміщення інформації про публічні закупівлі, затвердженого наказом Мінекономіки від 11 червня 2020 р. № 1082, та цих особливостей оголошення про проведення відкритих торгів та тендерну документацію на закупівлю товарів, послуг не пізніше ніж за сім днів, на закупівлю робіт не пізніше ніж за 14 днів до кінцевого строку подання тендерних пропозицій.

Згідно пункту 26 Особливостей оголошення про проведення відкритих торгів повинно містити інформацію, визначену частиною другою статті 21 Закону з урахуванням Особливостей.

Знайти та завантажити автоматично сформоване оголошення про проведення відкритих торгів можна на сайті Prozorro:

Нова редакція оголошення про проведення відкритих торгів (у разі внесення змін до такого оголошення)

Пунктом 54 Особливостей для замовників законодавчо передбачена можливість вносити зміни не лише до тендерної документації, але й до оголошення про проведення відкритих торгів.

Однією з умов внесення змін до оголошення про проведення відкритих торгів та / або тендерної документації є оприлюднення в електронній системі закупівель переліку змін, що вносились, а також нової редакції оголошення про проведення відкритих торгів та / або тендерної документації у машинозчитувальному форматі, що розміщуються в електронній системі закупівель протягом одного дня з дати прийняття рішення про їх внесення.

З вищезазначеного випливає, що замовник розміщує інформацію в оголошенні про проведення відкритих торгів, шляхом заповнення відповідних електронних полів. Така інформація відображається в електронній системі закупівель у машинозчитувальному форматі в розділі «Документи».

Протокол розкриття тендерних пропозицій

Відповідно до частини 3 та 4 статті 28 Закону, протокол розкриття тендерних пропозицій формується та оприлюднюється електронною системою закупівель автоматично в день розкриття тендерних пропозицій / пропозицій.

Тобто в замовника взагалі відсутній обов’язок оприлюднення такого документу. Більше того замовник прямо не задіяний на етапі розкриття тендерних пропозицій.

Протокол розкриття тендерних пропозицій автоматично формується електронною системою закупівель, тож не потребує заповнення замовником електронних полів та відповідно накладення електронного підпису уповноваженої особи.

Автоматично сформований протокол розкриття тендерних пропозицій проведеної закупівлі можна знайти та завантажити на сайті Prozorro:

Повідомлення про намір укласти договір про закупівлю

Пунктом 49 Особливостей визначено, що повідомлення про намір укласти договір про закупівлю автоматично формується електронною системою закупівель протягом одного дня з дати оприлюднення замовником рішення про визначення переможця процедури закупівлі в електронній системі закупівель.

Перелік відомостей, які повинні міститися в повідомленні про намір укласти договір про закупівлю, визначений частиною 2 статті 33 Закону.

Автоматично сформоване повідомлення про намір укласти договір відповідно до проведеної закупівлі можна знайти та завантажити на сайті Prozorro:

Звіт про результати проведення закупівлі з використанням електронної системи закупівель

Пунктом 10 Особливостей передбачено, що звіт про результати проведення закупівлі з використанням електронної системи закупівель оприлюднюється відповідно до вимог Закону з урахуванням Особливостей (крім закупівель із застосуванням електронного каталогу). Тобто, такий звіт оприлюднюється при здійсненні процедури закупівлі відкриті торги у порядку, визначеному пунктом 12-1 цих особливостей або розділом «Порядок проведення відкритих торгів» Особливостей.

Частина 1 статті 19 Закону визначає обов’язкові відомості, які повинен містити звіт про результати проведення закупівлі з використанням електронної системи закупівель.

При цьому функціонал підтягує інформацію про відсутність підстав для відмови, із тих, що встановлені статтею 17 Закону України «Про публічні закупівлі», тоді як наразі такі підстави визначені пунктом 47 Особливостей. Але це не є помилкою замовника, адже керуючись частиною 2 статті 19 Закону, такий звіт формується автоматично електронною системою закупівель та оприлюднюється протягом одного дня після оприлюднення замовником договору про закупівлю в електронній системі закупівель або відміни тендеру / спрощеної закупівлі, або визнання тендеру таким, що не відбувся. Натомість замовник на етапі визначення переможця в електронній системі підтверджує відсутність підстав для відмови в участі у відкритих торгах, зокрема, визначених підпунктами 1 та 7 пункту 47 Особливостей, а також фіксує даний факт в протоколі про визначення переможця закупівлі.

Автоматично сформований звіт про результати проведення закупівлі можна знайти та завантажити на сайті Prozorro:

Повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю

Відповідно до положень пункту 19 Особливостей, істотні умови договору про закупівлю, укладеного відповідно до пунктів 10, 13 (крім підпунктів 13, 15 та 26 пункту 13 цих особливостей, крім договору про закупівлю, зазначеного в абзацах другому, третьому частини першої статті 41 Закону), 80, 86, 88, 89, 91 цих особливостей, не можуть змінюватися після його підписання до виконання зобов'язань сторонами в повному обсязі, крім випадків, визначених даним пунктом.

При цьому пунктом 20 Особливостей визначено, що замовник відповідно до вимог Закону з урахуванням цих особливостей обов'язково оприлюднює повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю та / або про ціни на матеріальні ресурси у разі:

• внесення змін до істотних умов договору про закупівлю у випадках, передбачених пунктом 19 цих особливостей. До такого повідомлення додаються зміни до договору про закупівлю (у тому числі документи, що містять інформацію про ціни на матеріальні ресурси, в разі зміни цін на них) у машинозчитувальному форматі (у разі внесення змін до договорів, зазначених в абзацах другому, третьому частини першої статті 41 Закону);
• складення договірної ціни, уточненої (узгодженої) відповідно до затвердженої проектної документації до договору про закупівлю, зазначеного в абзаці третьому частини першої статті 41 Закону. До такого повідомлення додається уточнена договірна ціна (у тому числі документи, що містять інформацію про ціни на матеріальні ресурси) у машинозчитувальному форматі.

Тобто, замовник оприлюднює повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю у разі зміни істотних умов такого договору, укладеного за результатами відкритих торгів, закупівлі із використанням електронного каталогу (якщо вартість предмета закупівлі товару дорівнює чи перевищує 100 тис. грн та у разі застосування замовником норм пунктів 11-1 та 11-2 Особливостей), закупівлі по виключеннях за наявності підстав, що визначені пунктом 13 Особливостей (крім підпунктів 13, 15 та 26 пункту 13 цих особливостей, крім договору про закупівлю, зазначеного в абзацах 2, 3 частини 1 статті 41 Закону), а також закупівель, що здійснюються за кошти, виділені в рамках інструмента Ukraine Facility, відповідно до пунктів 80, 86, 88, 89, 91 Особливостей.

Окрім цього пунктом 20 Особливостей встановлено перелік обов’язкових відомостей, які повинні міститися в повідомленні про внесення змін до договору про закупівлю.

Автоматично сформоване повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю можна знайти та завантажити на сайті Prozorro:

Звіт про виконання договору про закупівлю

Замовник оприлюднює звіт про виконання договору про закупівлю у строки, визначені пунктом 12 частини першої статті 10 Закону, а саме протягом 20 робочих днів з дня виконання сторонами договору про закупівлю або закінчення строку дії договору про закупівлю, за умови його виконання сторонами, або його розірвання.

Частина 1 статті 42 Закону встановлює перелік обов'язкових відомостей, які повинен звіт про виконання договору про закупівлю.

Крім цього під час оприлюднення звіту про виконання договору про закупівлю, замовнику варто врахувати й інші нюанси:

• під час оприлюднення в електронній системі закупівель звіту про виконання договору про закупівлю відповідно до Закону, інформація про країну походження товару щодо кожної номенклатурної позиції предмета закупівлі замовником не зазначається;
• у звіті про виконання договору про закупівлю, укладеного з використанням електронного каталогу, замість інформації про унікальний номер оголошення про проведення конкурентної процедури закупівлі зазначається унікальний номер закупівлі, здійсненої з використанням електронного каталогу, присвоєний електронною системою закупівель;
• при оприлюдненні звіту про виконання договору про закупівлю товарів, які підлягають локалізації та які внесені до переліку локалізованих товарів, замовник разом зі звітом про виконаний договір повинен оприлюднити фактичну калькуляцію собівартості товару для виконання норм пункту 13 Порядку підтвердження ступеня локалізації виробництва товарів та проведення моніторингу дотримання вимог щодо ступеня локалізації виробництва предметів закупівлі, внесених до переліку товарів, що є предметом закупівлі, з підтвердженим ступенем локалізації виробництва.

Знайти та завантажити автоматично сформований звіт про виконання договору про закупівлю проведеної закупівлі можна на сайті Prozorro:

Підсумки

Узагальнити вище викладену інформацію пропонуємо у формі зведеної таблиці:

Документ	Автоматично формується ЕЗС на основі заповненої інформації замовником в електронних полях за формою та оприлюднення потребує накладення КЕП	Автоматично формується та оприлюднюється ЕСЗ без участі замовника	Примітка
Звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель	+		В такому звіті повинна також міститись інформація про кінцевих бенефіціарних власників, визначена абзацом 7 пункту 9 Особливостей
Звіт про договір, укладений без використання електронної системи закупівель			В запиті пропозицій постачальників замовник разом із договором про закупівлю одночасно оприлюднює файл із звітом. В такому звіті повинна міститись інформація про кінцевих бенефіціарних власників, визначена абзацом 7 пункту 9 Особливостей
Оголошення про проведення відкритих торгів	+
Нова редакція оголошення про проведення відкритих торгів	+
Протокол розкриття тендерних пропозицій		+
Повідомлення про намір укласти договір про закупівлю		+
Звіт про результати проведення закупівлі з використанням електронної системи закупівель		+
Повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю	+
Звіт про виконання договору про закупівлю	+