Протокол про визначення переможця у запиті пропозицій постачальника, що формується електронною системою закупівель автоматично: чи відповідає вимогам законодавства
3
315
Кожне рішення уповноваженої особи потребує оформлення у вигляді протоколу, в якому фіксуються результати обговорень питань та визначаються певні рішення, які засвідчують факт чи подію. Поряд з цим, електронна система закупівель “пропонує” замовникам автоматично сформовані протоколи. Однак, актуальним залишається питання відповідності таких протоколів вимогам законодавства у сфері діловодства та потребу замовника надалі готувати власні протокольні рішення.
Згідно із Порядком формування та використання електронного каталогу, затвердженого постановою № 822 від 14 вересня 2020 року (далі - Порядок №822) на замовника покладено обов'язок приймати рішення про визначення переможця відбору.
Переможець відбору - постачальник, пропозиція якого визначена економічно вигідною за результатами здійсненого замовником запиту пропозицій постачальників в електронному каталозі та якому повідомлено про намір укласти договір (пункт 2 Порядку №822)
Відповідно до пункту 61 Порядку №822 оцінка пропозицій постачальників проводиться автоматично електронною системою закупівель на основі інформації, зазначеної замовником в запиті пропозицій.
Відповідно до пункту 62 Порядку №822 після оцінки пропозицій постачальників замовник розглядає пропозицію постачальника, яка визначена економічно вигідною, щодо її відповідності вимогам, зазначеним у запиті пропозицій постачальників.
Строк розгляду пропозиції постачальника, що за результатами оцінки визначена економічно вигідною, не повинен перевищувати двох робочих днів з дня визначення економічно вигідної пропозиції. Такий строк може бути аргументовано продовжено замовником до п’яти робочих днів. У разі продовження строку розгляду пропозиції постачальника, що за результатами оцінки визначена економічно вигідною, замовник оприлюднює повідомлення в електронній системі закупівель протягом одного дня з дня прийняття відповідного рішення.
За результатами оцінки електронною системою закупівель та розгляду пропозиції постачальника замовник визначає переможця відбору та приймає згідно з цим пунктом рішення про намір укласти договір, яке оформлюється протоколом. Протокол автоматично формується та оприлюднюється електронною системою закупівель на підставі дії (дій) уповноваженої замовником особи в електронній системі закупівель після накладення нею кваліфікованого електронного підпису відповідно до Закону України “Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги” і не потребує формування окремого протоколу в паперовій формі.
Повідомлення про намір укласти договір автоматично формується та оприлюднюється електронною системою закупівель протягом одного дня з дня оприлюднення протоколу, передбаченого абзацом восьмим цього пункту, в електронній системі закупівель.
З аналізу пункт 62 Порядку №882 слідує, що обов'язок визначення переможця покладено на замовника. А також саме замовник приймає рішення про визначення переможця. Щодо технічної реалізації електронної системи закупівель, то замовник має “підтвердити” (вибрати відповідну кнопку залежно від функціоналу майданчика) переможця відбору із накладенням КЕП без можливості завантаження власного протокольного рішення.
Чи повинен замовник самостійно готувати протокол про визначення переможця відбору?
Повернемося до норми пункт 62 Порядку №822, згідно з яким замовник визначає переможця відбору та приймає згідно з цим пунктом рішення про намір укласти договір, яке оформлюється протоколом. Протокол автоматично формується та оприлюднюється електронною системою закупівель на підставі дії (дій) уповноваженої замовником особи в електронній системі закупівель після накладення нею кваліфікованого електронного підпису відповідно до Закону України “Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги” і не потребує формування окремого протоколу в паперовій формі.
Законодавство з публічних закупівель не надає безпосереднього визначення поняття «протоколу».
Водночас частина 10 статті 11 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі - Закон) передбачає, що рішення уповноваженої особи оформлюються протоколом із зазначенням дати прийняття рішення, який підписується уповноваженою особою.
Разом з тим, у відповідності до Академічному тлумачному Словнику української мови протоколом варто вважати документ, який містить запис усього, про що йшла мова на зборах, засіданні, допиті і т. ін. / документ, який засвідчує певний факт, подію і т. ін. і має юридичне значення.
Таким чином, видається, що протокол - це організаційно-розпорядчий документ, в якому фіксуються результати обговорень питань на певних засіданнях та визначаються певні рішення, які засвідчують певний факт, подію і має юридичне значення.
Якщо звернутися до інших нормативно-правових актів, які визначають вимоги до формування документів/протоколів, зокрема ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (далі - ДСТУ 4163:2020) та Типової інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, яка затверджена Постановою Кабміну від 17.01.2018 № 55 (далі - Типова інструкція), вбачається, що протокол повинен містити наступні реквізити:
назва документа: протокольне рішення / протокол;
назва установи / організації, де складається протокол;
дата протоколу;
номер протоколу;
місце засідання / складення протоколу;
текст протоколу, який повинен складатися з вступної та основної частини:
у вступній частині доцільно визначити питання порядку денного, які розглядатиме уповноважена особа;
в основній частині визначити питання, які розглядались уповноваженою особою та рішення, які нею були прийняті;
підпис особи, яка складає протокол.
Тобто, можемо вважати документ протоколом, якщо він містить зазначає вище реквізити та відповідно відповідає вимогам ДСТУ 4163:2020 / Типової інструкції.
Якщо ж розглянути протокол про визначення переможця відбору та намір укласти договір про закупівлю, який автоматично формує електронна система закупівель, то зрозуміємо, що такий протокол не містить, зокрема дати протоколу (є лише відмітка підпису УО), номеру протоколу, місця засідання / складення протоколу. За таких умов протокол не відповідає вимогам ДСТУ 4163:2020 та Типовій інструкції та замовнику більш безпечним буде самостійно складення такого протоколу.
Також варто зазначити, що відповідно до пункту 5 Типової інструкції проходження в діловодстві установи одного і того ж документа в електронній та паперовій формі не допускається. За таких умов, якщо в установі замовника не ведеться електронний документообіг, рекомендуємо складати протокол про визначення переможця відбору у вигляді електронного документу.
Приклади протоколів про визначення переможця відбору та прийняття рішення про намір укласти договір залежно від вартості предмета закупівлі можна віднайти у матеріалах
Накласти КЕП на Word-документ можна через сайт Центрального засвідчувального органу онлайн (czo.gov.ua/sign). Потрібно завантажити файл, зчитати КЕП, ввести пароль та вибрати підписання у форматі (наприклад, p7s), після чого завантажити підписаний файл.
Підсумки: протокол як організаційно-розпорядчий документ повинен містити усі необхідні елементи, передбачені законодавством. Проте, протокол про визначення переможця та намір укласти договір про закупівлю, сформований електронною системою закупівель за новим функціоналом в ЗПП, містить певні відмінності від вимог ДСТУ 4163:2020 та Типової інструкції, зокрема не містить всіх необхідних реквізитів. А тому рекомендуємо замовникам складати такий протокол самостійно у вигляді окремого електронного документу. Оприлюднювати такий протокол обов'язку немає, так як і немає відповідної технічної можливості для такої дії.
