При здійсненні своєї діяльності уповноважена особа виконує безліч «паперової» роботи, яка зумовлена вимогами законодавчих норм.
«Левову частку» такої роботи складає формування протоколів, в яких уповноважена особа приймає певні рішення при здійсненні закупівель.
Зокрема, в протоколах уповноважена особа фіксує рішення щодо публікації річного плану/здійснення закупівлі/тендерної документації/звіту про укладений договір тощо.
В той же час, для оптимізації своєї роботи уповноважені особи досить часто з’ясовують можливість зменшення кількості протоколів.
Наприклад, чи є можливим формування протоколу в межах однієї закупівлі для кількох таких рішень – затвердження та оприлюднення річного плану або змін до річного плану, проведення закупівлі, оприлюднення в електронній системі закупівель інформації та документів за результатами здійснення закупівлі – одним протоколом?
Законодавство з публічних закупівель не надає безпосереднього визначення поняття «протоколу».
Водночас частина 10 статті 11 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі-Закон) передбачає, що рішення уповноваженої особи оформлюються протоколом із зазначенням дати прийняття рішення, який підписується уповноваженою особою.
Разом з тим, у відповідності до Академічному тлумачному Словнику української мови протоколом варто вважати документ, який містить запис усього, про що йшла мова на зборах, засіданні, допиті і т. ін. / документ, який засвідчує певний факт, подію і т. ін. і має юридичне значення.
Таким чином, видається, що протокол - це організаційно-розпорядчий документ, в якому фіксуються результати обговорень питань на певних засіданнях та визначаються певні рішення, які засвідчують певний факт, подію і має юридичне значення.
Законодавчі вимоги щодо складення протоколів
Згідно частини 10 статті 11 Закону рішення уповноваженої особи оформлюються протоколом із зазначенням дати прийняття рішення, який підписується уповноваженою особою.
З аналізу наведеної норми вбачається, що протокол уповноваженої особи повинен містити:
- дату прийняття рішення уповноваженою особою;
- підпис уповноваженої особи.
Разом з тим, жодних інших вимог до складення протоколу законодавство з публічних закупівель не містить.
В той же час, якщо звернутися до інших нормативно-правових актів, які визначають вимоги до формування документів/протоколів, зокрема ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» та Типової інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, яка затверджена Постановою Кабміну від 17.01.2018 № 55, вбачається, що протокол повинен містити наступні реквізити:
1. Назва документа: протокольне рішення / протокол;
2. Назва установи / організації, де складається протокол;
3. Дата протоколу;
4. Номер протоколу;
5. Місце засідання / складення протоколу;
6. Текст протоколу, який повинен складатися з вступної та основної частини:
6.1. У вступній частині доцільно визначити питання порядку денного, які розглядатиме уповноважена особа.
6.2. В основній частині визначити питання, які розглядались уповноваженою особою та рішення, які нею були прийняті.
7. Підпис особи, яка складає протокол.
В свою чергу, розглянуті законодавчі норми не містять прямих норм, які б зобов’язували замовників оформлювати протоколи щодо кожної дії в межах однієї закупівлі – затвердження та оприлюднення річного плану або змін до річного плану, проведення закупівлі, оприлюднення в електронній системі закупівель інформації та документів за результатами здійснення закупівлі.
Тому варто дійти до висновку, що замовник здійснюючи закупівлю, наприклад, шляхом укладення «прямого» договору, в одному протоколі може прийняти кілька рішень, які стосуються такої закупівлі - затвердження та оприлюднення річного плану або змін до річного плану, проведення закупівлі, оприлюднення в електронній системі закупівель інформації та документів за результатами здійснення закупівлі.
Тобто загалом в замовника є два варіанти при формуванні протоколу:
- прийняти кожне рішення, яке приймає уповноважена особа та яке здійснюється в межах окремої закупівлі, окремим протоколом - затвердження та оприлюднення річного плану або змін до річного плану, проведення закупівлі, оприлюднення в електронній системі закупівель інформації та документів за результатами здійснення закупівлі;
- в одному протоколі прийняти кілька рішень, які стосуються однієї закупівлі - затвердження та оприлюднення річного плану або змін до річного плану, проведення закупівлі, оприлюднення в електронній системі закупівель інформації та документів за результатами здійснення закупівлі.
Так, зазначений протокол (оптимізований) може бути сформований наступним чином:
Приклад протоколу
ПОВНЕ НАЙМЕНУВАННЯ ЮРИДИЧНОЇ ОСОБИ
(скорочена назва)
ПРОТОКОЛЬНЕ РІШЕННЯ (ПРОТОКОЛ)
уповноваженої особи
Погоджено (затверджено)
_______________________
(зазначити посаду керівника замовника (або іншої особи, яка визначена керівником) та ПІБ)
________________
(зазначити дату затвердження)
________________
(підпис керівника замовника ((або іншої особи, яка визначена керівником))
_________ (дата) _________ (місце складання) № ______
Порядок денний:
- Про затвердження ___________ (зазначити річного плану або змін до річного плану) закупівель на 202_ рік, який додається.
- Про оприлюднення___________ (зазначити річного плану або змін до річного плану) на 202_ рік в електронній системі закупівель.
- Про проведення закупівлі _________ (обрати: товару / робіт / послуг) за предметом закупівлі ______________ (зазначити предмет закупівлі та код за Єдиним закупівельного словник).
- Про оприлюднення в електронній системі закупівель інформації та документів за результатами здійснення закупівлі ________ (обрати: товару / робіт / послуг) за предме
Підсумки
- Протокол - це організаційно-розпорядчий документ, в якому фіксуються результати обговорень питань на певних засіданнях та визначаються певні рішення, які засвідчують певний факт, подію і має юридичне значення.
- При здійсненні закупівлі шляхом укладення «прямого» договору, замовник в одному протоколі, може прийняти кілька рішень, які стосуються такої закупівлі - затвердження та оприлюднення річного плану або змін до річного плану, проведення закупівлі, оприлюднення в електронній системі закупівель інформації та документів за результатами здійснення закупівлі.
