Чи потрібно формувати окремі протоколи для кожного рішення УО в межах однієї закупівлі?

При здійсненні своєї діяльності уповноважена особа виконує безліч «паперової» роботи, яка зумовлена вимогами законодавчих норм.

«Левову частку» такої роботи складає формування протоколів, в яких уповноважена особа приймає певні рішення при здійсненні закупівель.

Зокрема, в протоколах уповноважена особа фіксує рішення щодо публікації річного плану/здійснення закупівлі/тендерної документації/звіту про укладений договір тощо.

В той же час, для оптимізації своєї роботи уповноважені особи досить часто з’ясовують можливість зменшення кількості протоколів.

Наприклад, чи є можливим формування протоколу в межах однієї закупівлі для кількох таких рішень – затвердження та оприлюднення річного плану або змін до річного плану, проведення закупівлі, оприлюднення в електронній системі закупівель інформації та документів за результатами здійснення закупівлі – одним протоколом?

Чи для наведених рішень потрібно приймати окремі протоколи?

Що таке протокол уповноваженої особи?

Законодавство з публічних закупівель не надає безпосереднього визначення поняття «протоколу».

Водночас частина 10 статті 11 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі-Закон) передбачає, що рішення уповноваженої особи оформлюються протоколом із зазначенням дати прийняття рішення, який підписується уповноваженою особою.

Разом з тим, у відповідності до Академічному тлумачному Словнику української мови протоколом варто вважати документ, який містить запис усього, про що йшла мова на зборах, засіданні, допиті і т. ін. / документ, який засвідчує певний факт, подію і т. ін. і має юридичне значення.

Таким чином, видається, що протокол - це організаційно-розпорядчий документ, в якому фіксуються результати обговорень питань на певних засіданнях та визначаються певні рішення, які засвідчують певний факт, подію і має юридичне значення.

Законодавчі вимоги щодо складення протоколів

Згідно частини 10 статті 11 Закону рішення уповноваженої особи оформлюються протоколом із зазначенням дати прийняття рішення, який підписується уповноваженою особою.

З аналізу наведеної норми вбачається, що протокол уповноваженої особи повинен містити:

• дату прийняття рішення уповноваженою особою;
• підпис уповноваженої особи.

Разом з тим, жодних інших вимог до складення протоколу законодавство з публічних закупівель не містить.

В той же час, якщо звернутися до інших нормативно-правових актів, які визначають вимоги до формування документів/протоколів, зокрема ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» та Типової інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, яка затверджена Постановою Кабміну від 17.01.2018 № 55, вбачається, що протокол повинен містити наступні реквізити: 

1. Назва документа: протокольне рішення / протокол; 

2. Назва установи / організації, де складається протокол; 

3. Дата протоколу; 

4. Номер протоколу; 

5. Місце засідання / складення протоколу; 

6. Текст протоколу, який повинен складатися з вступної та основної частини: 

6.1. У вступній частині доцільно визначити питання порядку денного, які розглядатиме уповноважена особа. 

6.2. В основній частині визначити питання, які розглядались уповноваженою особою та рішення, які нею були прийняті. 

7. Підпис особи, яка складає протокол. 

В свою чергу, розглянуті законодавчі норми не містять прямих норм, які б зобов’язували замовників оформлювати протоколи щодо кожної дії в межах однієї закупівлі – затвердження та оприлюднення річного плану або змін до річного плану, проведення закупівлі, оприлюднення в електронній системі закупівель інформації та документів за результатами здійснення закупівлі.

Тому варто дійти до висновку, що замовник здійснюючи закупівлю, наприклад, шляхом укладення «прямого» договору, в одному протоколі може прийняти кілька рішень, які стосуються такої закупівлі - затвердження та оприлюднення річного плану або змін до річного плану, проведення закупівлі, оприлюднення в електронній системі закупівель інформації та документів за результатами здійснення закупівлі.

Тобто загалом в замовника є два варіанти при формуванні протоколу:

• прийняти кожне рішення, яке приймає уповноважена особа та яке здійснюється в межах окремої закупівлі, окремим протоколом - затвердження та оприлюднення річного плану або змін до річного плану, проведення закупівлі, оприлюднення в електронній системі закупівель інформації та документів за результатами здійснення закупівлі;
• в одному протоколі прийняти кілька рішень, які стосуються однієї закупівлі - затвердження та оприлюднення річного плану або змін до річного плану, проведення закупівлі, оприлюднення в електронній системі закупівель інформації та документів за результатами здійснення закупівлі.

Так, зазначений протокол (оптимізований) може бути сформований наступним чином:

Підсумки

1. Протокол - це організаційно-розпорядчий документ, в якому фіксуються результати обговорень питань на певних засіданнях та визначаються певні рішення, які засвідчують певний факт, подію і має юридичне значення.
2. При здійсненні закупівлі шляхом укладення «прямого» договору, замовник в одному протоколі, може прийняти кілька рішень, які стосуються такої закупівлі - затвердження та оприлюднення річного плану або змін до річного плану, проведення закупівлі, оприлюднення в електронній системі закупівель інформації та документів за результатами здійснення закупівлі.