Уповноважені особи часто стикаються із потребою виконувати поряд із своїми прямими повноваженнями ще й перелік «нав’язаних» задач, що ускладнює закупівельну діяльність та розцентровує увагу працівника у різних напрямках.

Значну частину роботи УО займає робота з протокольними рішеннями. Чи можна таку роботу оптимізувати? Так, до прикладу, шляхом формування протоколів в межах однієї закупівлі для кількох таких рішень.

Крім складення документів до повноважень УО належить і їх публікація. Разом з тим, є ряд документів, що формуються автоматично електронною системою закупівель. Але тут варто зважати на вимоги законодавства. Десь замовник взагалі немає обов'язку приймати рішення, а в інших випадках повинен зробити документ навіть, якщо такий вже сформувався та оприлюднений в ЕСЗ.

Якщо мова йде про бюджетних замовників, то у річному плані уповноваженій особі необхідно зазначити КЕКВ, але немає обов'язку його визначати. При цьому, саме УО повинна визначити код ДК для предмета закупівлі А що як частина номенклатурних позицій такого предмета підпадають під один КЕКВ, а решта – під інший?

Під час підготовки до закупівлі важливим є визначення потреби у вигляді технічного опису предмета закупівлі. УО не завжди може володіти достатніми знаннями для формування технічної специфікації абсолютно до будь-якого предмета закупівлі. Та чи дійсно складання технічної специфікації є лише обов'язком уповноваженої особи.

При закупівлі предметів, що підпадають під програму інформатизації замовник повинен погоджувати / повідомляти щодо відповідних завдань, проєктів, робіт з інформатизації. Зазвичай цим займається УО. Чи належить це до її зони відповідальності?

Не можна не згадати найскладнішу в практичній реалізації закупівлю робіт. Останніми закодавчити змінами додано етапів, на яких замовник повинен бути залучений. Так, на етапі складання кошторисної документації замовник повинен здійснювати аналіз цін на матеріальні ресурси. А враховуючи пильну увагу контролюючих та правоохоронних органів, а також можливі негативні наслідки неякісно проведеного аналізу цін особливо гостро стоїть питання залучення третіх осіб, що мають відповідні знання та кваліфікацію в галузі будівництва.

В період значної завантаженості уповноважена особа змушена переносити частину роботи на позаробочий час. Адже в закупівлях є обов'язкові терміни виконання. Та чи дотримання вимог одного законодавства не призводить до порушенням трудового законодавства?

Отож, з одного боку є чітко визначені обов’язки УО, а з іншого прохання та вказівки керівництва. Якщо різного роду доручення узгоджуються із законодавчою базою, тоді рішення про виконання окремих завдань УО приймає на власний розсуд залежно від обставин. Однак, варто зважати на негативні наслідки, якщо керівник нав’язує власну позицію дій чи бездіяльності у сфері публічних закупівель.