Хто повинен визначати технічні характеристики предмета закупівлі: уповноважена особа чи відповідальний відділ

• планує закупівлі та формує річний план закупівель в електронній системі закупівель;
• здійснює вибір процедури закупівлі;
• проводить процедури закупівель/спрощені закупівлі;
• оприлюднює в електронній системі закупівель звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, у випадку здійснення закупівель відповідно до частини сьомої статті 3 цього Закону;
• забезпечує рівні умови для всіх учасників, об’єктивний та чесний вибір переможця процедури закупівлі/спрощеної закупівлі;
• забезпечує складання, затвердження та зберігання відповідних документів з питань публічних закупівель, визначених цим Законом;
• забезпечує оприлюднення в електронній системі закупівель інформації, необхідної для виконання вимог цього Закону;
• здійснює інші дії, передбачені цим Законом

Пунктом 14 Особливостей визначено, закупівля відповідно до цих особливостей здійснюється замовником на підставі наявної потреби або у разі планової потреби наступного року (планових потреб наступних періодів).  Запланована закупівля, незалежно від її вартості, включається до річного плану закупівель замовника відповідно до статті 4 Закону. 

Звертаючись до Словника української мови, від терміном «потреба» слід розуміти те, без чого не можна обійтись; вимоги, які необхідно задовольнити.

Тож, на цьому етапі необхідно визначити які товари, роботи та послуги необхідні замовнику та в яких обсягах, а також інші вимоги до предмета закупівлі. Зробити це уповноваженій особі варто із залучення відповідального підрозділу чи працівника, так як УО не завжди не може володіти інформацією про технічні, якісні параметри предмету закупівлі. При цьому, Закон чи Особливості прямо не врегульовають питання відповідального саме за попереднє формування технічних і якісних характеристик предмета закупівлі.

В такому випадку доречним буде звернутися із службою запискою до відповідального працівника для збору повної інформації про предмет закупівлі. Приклад такої службової записки можна віднайти тут.

Крім того, рекомендуємо звернутися до керівника та пояснити важливість правильного планування закупівель та визначення річних потреб замовника. Запропонувати можливий порядок взаємодії з внутрішніми замовниками в частині планування. Тобто, запропонувати (або розробити) окремий розпорядчий документ, який буде  містити чіткий алгоритм та порядок взаємодії структурних підрозділів з уповноваженою / відповідальною особою замовника, яка здійснює закупівлі товарів, робіт та послуг. У такому документі має бути передбачено: як визначається потреба, хто здійснює аналіз ринку та які документи оформляються, як визначається очікувана  вартість закупівлі, в які строки та яка інформація передається уповноваженій / відповідальній особі, як відбувається обмін інформацією та документами між структурними підрозділами тощо. Приклад можна знайти тут.