Процес проведення переговорної процедури закупівлі включає в себе декілька ключових етапів, одним з яких є безпосереднє проведення переговорів з учасником (учасниками) процедури закупівлі. Під час здійснення переговорів, сторони обговорюють умови потенційної співпраці, а також здійснюють обмін необхідною інформацією / документами. Відповідно постає питання – чи потрібно фіксувати факт проведення переговорів відповідним протокольним рішенням? І якщо так, то хто зі сторони замовника має право такий протокол підписувати?
Чи потрібно формувати протокол проведення переговорів?
Тож звертаючись до норм пункту 13 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України від 25.12.2015 № 922-VIII «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості), переговорна процедура закупівлі, відповідно до якої замовник укладає договір про закупівлю після проведення переговорів щодо ціни та інших умов договору про закупівлю з одним або кількома учасниками процедури закупівлі, застосовується замовником як виняток у випадках, передбачених даним пунктом.
За результатами проведених переговорів з учасником (учасниками) процедури закупівлі замовник приймає рішення про намір укласти договір про закупівлю.
Повідомлення про намір укласти договір про закупівлю обов’язково безоплатно оприлюднюється в електронній системі закупівель протягом одного дня після ухвалення рішення.
З цього можна зрозуміти наступне. Замовник проводить із учасником (учасниками) процедури закупівлі переговори, внаслідок яких приймає рішення про намір укласти договір про закупівлю. Хоча законодавчими нормами прямого обов’язку формування протоколу переговорів немає.
В той же час процес здійснення переговорів передбачає необхідність домовлятись про певні умови потенційної співпраці. Серед таких узгоджень можна виділити й таку інформацію, яка в подальшому буде відображена в повідомленні про намір укласти договір про закупівлю. Наприклад, обсяги закупівлі, узгоджена ціна пропозиції учасника, інформація про учасника процедури закупівлі, в тому числі про кінцевого бенефіціарного власника, тощо.
Також в процесі здійснення переговорів, замовник має змогу отримати і відповідні документи. Наприклад, пунктом 13 Особливостей визначено, що замовник під час проведення переговорів вимагає від учасника (учасників) процедури закупівлі надати підтвердження про відсутність підстав для відмови йому (їм) в участі у процедурі закупівлі, встановлених підпунктами 2 - 6 та 8 - 12 пункту 47 цих особливостей.
Окрім цього повідомлення про намір укласти договір про закупівлю повинно містити таку інформацію: обґрунтування застосування переговорної процедури закупівлі, експертні, нормативні, технічні та інші документи, що підтверджують наявність умов для застосування переговорної процедури закупівлі. У разі застосування підпункту 1 цього пункту замовник зазначає інформацію про відповідність переможця процедури закупівлі кваліфікаційним критеріям (критерію), що визначені замовником у тендерній документації відкритих торгів, процедуру яких відмінено через неподання жодної тендерної пропозиції для участі у відкритих торгах у строк, установлений замовником згідно з цими особливостями, зокрема за лотом, з описом таких кваліфікаційних критеріїв (критерію) (у разі їх (його) встановлення).
І цілком логічно на етапі здійснення переговорів отримати від учасника процедури закупівлі усю необхідну інформацію та документи для виконання законодавчих норм та на момент оприлюднення повідомлення про намір укласти договір про закупівлю мати усю необхідну інформацію / документи. В той же час сторонам доцільно сформувати та підписати протокол переговорів, в якому буде зафіксовано факт проведення переговорів, погоджені умови здійснення закупівлі, а також перелік інформації / документів, отриманих від учасника процедури закупівлі.
Хто підписує протокол проведення переговорів?
Повертаючись до пункту 13 Особливостей, за результатами проведених переговорів з учасником (учасниками) процедури закупівлі замовник приймає рішення про намір укласти договір про закупівлю.
При цьому відповідно до норм пункт 7 частини 10 статті 11 Закону, рішення уповноваженої особи оформлюються протоколом із зазначенням дати прийняття рішення, який підписується уповноваженою особою.
Отож як зазначалось вище, факт проведення переговорів доцільно зафіксувати у такому документі, як протокол переговорів.
Звертаючись до Словника української мови під терміном «протокол» слід розуміти документ, який містить запис усього, про що йшла мова на зборах, засіданні, допиті, та інше; документ, який засвідчує певний факт, подію та інше.
При цьому пункт 7 частини 10 статті 11 Закону передбачає, що протокол «підписується уповноваженою особою». Це вказує на те, що протокол повинен містити в собі такий реквізит, як підпис.
Підтвердити даний факт можна й звернувшись до ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (далі – ДСТУ 4163:2020). Адже відповідно до пункті 4.4. ДСТУ 4163:2020 зазначено, що документи, що їх створюють юридичні особи, обов’язково повинні мати такі реквізити: (...) підпис (для електронних документів — електронний підпис або електронна печатка в разі відсутності електронного підпису) (22).
- зважаючи на пункт 3 частини 9 статті 11 Закону, формувати та відповідно й підписувати протокол переговорів доцільно уповноваженій особі;
- для уникнення можливих питань з боку контролюючих органів, підписувати протокол переговорів варто тим посадовим особам, які мають на те відповідне повноваження.
Наприклад, якщо мова йде про підписання протоколу переговорів уповноваженою особою, то такі повноваження можуть бути покладені, шляхом формування розпорядження / наказу / іншого документа розпорядчого характеру керівника або іншої посадової особи, яка має право видавати такі розпорядження. Або ж такого роду повноваження можуть бути відображені в посадовій інструкції працівника чи положенні про уповноважену особу, тощо.
Позиція Мінекономіки щодо необхідності формування протоколу переговорів та його підписання
Що стосується останніх роз’яснень від Мінеоконміки щодо проведення переговорної процедури закупівлі, вони містять посилання на лист від 03.10.2020 № 3304-04/60124-06 «Щодо переговорної процедури закупівлі», розміщеному на Інформаційному ресурсі Уповноваженого органу, наприклад як можна побачити у відповіді на запит № 433/2026 , оприлюдненого на сайті 18.09.2026. І тут можемо спостерігати першу суперечність.
З однієї сторони, даний лист не містить жодних згадок про формування протоколу переговорів: ані в самому листі, ані в зазначеному алгоритмі здійснення переговорної процедури.
З іншого боку, при уточненні «Яким чином оформлюється прийняте рішення щодо переговорної процедури закупівель, це складання протоколу проведення перемовин? Хто підписує документ про те що проведені перемовини і результат перемовин. Чи може зазначений документ підписати підписант договору? Чи зобов'язаний підписант Договору підписувати цей документ?», відповідь містила в собі посилання на наступні законодавчі норми:
- пункт 7 частини 10 статті 11 Закону уповноважена особа: здійснює інші дії, передбачені цим Законом. Рішення уповноваженої особи оформлюються протоколом із зазначенням дати прийняття рішення, який підписується уповноваженою особою;
- пункт 3-1 Особливостей, згідно якого рішення уповноваженої особи оформлюються протоколом із зазначенням дати прийняття рішення, який підписується уповноваженою особою. За наявності технічної можливості протокол формується на підставі дії (дій) уповноваженої особи в електронній системі закупівель, автоматично оприлюднюється електронною системою закупівель після накладення такою особою свого кваліфікованого електронного підпису відповідно до Закону України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» і не потребує формування окремого протоколу в паперовій формі.
В той же час аналізуючи електронну систему закупівель, серед автоматично сформованих документів відсутній протокол переговорів. Більше того навіть якщо така функція з’явиться, постане питання про наявність в такому протоколі усієї необхідної для такого документа, як «протокол» інформації, в тому числі порядковий номер, підписи представників обох сторін, тощо. Тож з вищезазначеного можна зробити висновок про доцільність формування замовником протоколу переговорів при здійсненні переговорної процедури закупівлі.
Підсумки
На етапі проведення переговорів із учасником переговорної процедури закупівлі, замовнику доцільно подбати про формування протоколу переговорів. В такому протоколі варто відобразити інформацію та перелік документів, наданих учасником процедури закупівлі, а також інші погоджені умови потенційної співпраці.
Законодавство не містить конкретної форми чи наповнення такого протоколу. В той же час окрім вимог сфери публічних закупівель, замовнику також слід звернути увагу на загальні вимоги оформлення такого виду документа, як протокол.
Тож звертаючись до ДСТУ 4163:2020, протокол повинен містити такий обов’язковий реквізит, як підпис (для електронних документів – електронний підпис або електронна печатка в разі відсутності електронного підпису). Проте зважаючи на положення пункту 3 частини 9 статті 11 Закону, доцільно аби такий документ підписували уповноважена особа.