Під час планування закупівлі, а тим паче в ході виконання договору не завжди все йде за планом. Може змінитися потреба замовника, ціна на товари / роботи / послуги, можливості контрагента виконати договір на визначених заздалегідь умовами. При цьому, такі фактори можуть вплинути за зміну обсягів закупівлі. Тож, треба враховувати безліч нюансів, щоб не допустити порушень.
Кожну заплановану закупівлю замовник вносить до річного плану із зазначенням очікуваної вартості такої закупівлі. Як збільшення, так і зменшення обсягів на етапі планування змушує вносити зміни до річного плану. Чи завжди є законодавча можливість таких дій?
Зміна ціни предмета закупівлі певно найбільш поширена підстава для внесення змін до договору про закупівлю. Але, залежно від ситуації, нова ціна впливає на необхідність інших змін до договору.
Типовий приклад, коли при закупівлі електроенергії через зростання цін замовникам доводиться зменшувати обсяги. Адже змінену ціну треба узгодити з реальними фінансовими можливостями. А чи можна далі збільшити обсяг предмета закупівлі? Лише правильний підхід дозволить забезпечити дотримання вимог законодавства у сфері публічних закупівель.
Якщо ж протягом року з'являється потреба у закупівлі додаткових товарів, робіт чи послуг, це завжди викликає питання - в який спосіб таку потреба закрити, якщо вже проведені відкриті торги / запит пропозицій постачальників на товар.
Законодавство дозволяє укладати прямі договори про закупівлю за виключеннями. Щодо закупівлі додаткових товарів, тут важливо документально довести несумісність будь-якого іншого товару з тим товаром, який уже є в наявності та експлуатується.
Щодо робіт, то в ході їх виконання підрядник може повідомити про необхідність виконувати види робіт, що не передбачені проектною документації. Тож, питання не лише в проведенні нової закупівлі.
Інша ситуація, коли строк дії договору про закупівлю закінчується, а весь обсяг товару не використаний. Тобто, потреба в замовника залишається, а от законодавча можливість продовжити строк дії договору про закупівлю за таких обставин під питанням.
Та все ж стандарто, якщо після закінчення строку дії договору залишаються певні зобов’язання невиконаними, проте замовник потребу забезпечив. Отже, треба прозвітувати, але перед цим - привести умови договору у відповідність.
Одна справа зміна обсягів як коригування потреби замовника, інша - якщо учасники змінюють обсяги під час подання тендерної пропозиції. Навіть, якщо учасник збільшує обсяг та вписується в очікувану вартість, важливо пам'ятати про відповідальність та здійснювати розгляд тендерної пропозиції щодо її відповідності конкретним вимогам ТД.