Як внести зміни до річного плану: дії замовника та приклад протоколу

Внесення змін до річного плану закупівель є невід’ємною частиною планувальної діяльності замовника, зумовленою динамічністю потреб, змінами фінансування, уточненням обсягів закупівель та іншими об’єктивними обставинами. Законодавство у сфері публічних закупівель дозволяє замовнику вносити зміни до річного плану закупівель, водночас встановлює чіткі вимоги до порядку прийняття рішень, їх оформлення та оприлюднення.

У цьому матеріалі розглянемо покроковий алгоритм внесення змін до річного плану закупівель, а також наведемо приклади протоколів, які можна використати.

Що є річним планом закупівель, а що є змінами до нього?

Згідно вимог пункту 14 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України від 25.12.2015 № 922-VIII «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості), закупівля відповідно до цих особливостей здійснюється замовником на підставі наявної потреби або у разі планової потреби наступного року (планових потреб наступних періодів). Запланована закупівля, незалежно від її вартості, включається до річного плану закупівель замовника відповідно до статті 4 Закону.

Замовники можуть не публікувати інформацію про своє місцезнаходження у річному плані закупівель, якщо поширення такої інформації несе ризики для їх безпеки.

Частина 1 статті 4 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон) встановлює, що річний план та зміни до нього безоплатно оприлюднюються замовником в електронній системі закупівель протягом 5 робочих днів з дня затвердження річного плану та змін до нього. Закупівля здійснюється відповідно до річного плану.

Виходячи з наведених вище норм, можна дійти висновку, що здійснення будь-якої закупівлі – укладення прямого договору / договору про закупівлю або ж проведення закупівлі із використанням електронної системи – починається саме з включення закупівлі до річного плану або внесення змін до нього, тобто затвердження та оприлюднення затвердженого річного плану або змін до нього в електронній системі закупівель.

Також частина 2 статті 4 Закону визначає вимоги до інформації, яка повинна міститися в річному плані:

• найменування, місцезнаходження та ідентифікаційний код замовника в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань, його категорія;
• назва предмета закупівлі із зазначенням коду за Єдиним закупівельним словником (у разі поділу на лоти такі відомості повинні зазначатися стосовно кожного лота) та назви відповідних класифікаторів предмета закупівлі і частин предмета закупівлі (лотів) (за наявності);
• розмір бюджетного призначення та/або очікувана вартість предмета закупівлі;
• код економічної класифікації видатків бюджету (для бюджетних коштів);
• вид закупівлі та орієнтовний початок проведення.

Пункт 81 Особливостей передбачає, що замовник у річному плані закупівель незалежно від вартості закупівлі зазначає інформацію, передбачену частиною 2 статті 4 Закону, а також інформацію про:

• джерело фінансування закупівлі;
• захід (крок), передбачений Планом України, у рамках якого здійснюється закупівля;
• код програмної класифікації видатків та кредитування відповідного бюджету (у разі коли джерелом фінансування закупівлі є державний або місцевий бюджет).

Таким чином на етапі планування закупівлі замовник затверджує та оприлюднює в електронній системі закупівель:

• річний план закупівель;
• або
• зміни до річного плану закупівель.

Проте, як бачимо, розглянуті вище норми не визначають, що варто вважати річним планом, а що відповідно змінами до річного плану. Але відштовхуючись від самого поняття «річний план закупівель» можна зрозуміти, що мова йде про планування закупівель на такий період як рік. Тобто річний план закупівель повинен містити інформацію про заплановані закупівлі, які буде здійснювати замовник протягом року та який обов’язково підлягає затвердженню та оприлюдненню в електронній системі закупівель.

Таким чином річний план закупівель затверджується один раз на відповідний період – рік, а у всіх інших випадках будуть затверджуватися зміни до такого річного плану закупівель – шляхом оприлюднення нового рядка або внесення змін до вже наявного рядка.

Варто відзначити, що окремих вимог щодо оформлення річного плану, окрім інформації визначеної частиною 2 статті 4 Закону, законодавство не містить, тому річний план закупівель може бути затверджений у повному обсязі (містити інформацію про усі предмети закупівлі), а може бути з однією позицією або декількома позиціями. У випадку затвердження річного плану однієї позиції у замовника не буде обов’язку оприлюднювати весь річний план в електронній системі закупівель, але при цьому варто мати попередній річний план. Детальніше ознайомитися що собою являє попередній річний план можна тут.

Відповідно можемо дійти до висновку, що:

• річний план – це затвердження однієї або декількох позицій або всіх позицій;
• зміни до річного плану - це внесення змін до затвердженого річного плану у вигляді доповнення його новими рядками або внесення змін до вже наявних в ньому рядків або скасування рядків, які не будуть використовуватися для здійснення закупівлі.

Чи потребує внесення змін до річного плану оформлення протоколом?

Частина 10 статті 11 Закону передбачає, що рішення уповноваженої особи оформлюються протоколом із зазначенням дати прийняття рішення, який підписується уповноваженою особою.

Пункт 3-1 Особливостей визначає, що рішення уповноваженої особи оформлюються протоколом із зазначенням дати прийняття рішення, який підписується уповноваженою особою. За наявності технічної можливості протокол формується на підставі дії (дій) уповноваженої особи в електронній системі закупівель, автоматично оприлюднюється електронною системою закупівель після накладення такою особою свого кваліфікованого електронного підпису відповідно до Закону України “Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги” і не потребує формування окремого протоколу в паперовій формі.

Рішення про внесення змін до річного плану закупівель та його затвердження приймається уповноваженою / відповідальною особою, а враховуючи вимоги частини 10 статті 11 Закону та пункт 3-1 Особливостей, таке рішення обов’язково необхідно оформити протоколом. Проте варто відзначити, що в замовника відсутній обов’язок оприлюднювати такий протокол в електронній системі закупівель.

Приклади протоколів про внесення змін до затвердженого річного плану у вигляді доповнення його новими рядками в залежності від виду закупівлі, який буде здійснюватися можна віднайти в матеріалі Рішення уповноваженої особи: перелік і приклади протоколів

Приклад протоколу про внесення змін до вже наявного в річному плані рядка за посиланням.

Приклад протоколу для скасування рядка плану за посиланням.

Алгоритм внесення змін до річного плану

Розглянемо дії замовника у разі внесення змін до вже наявного в річному плані рядка та скасування рядка, який не буде використовуватися для здійснення закупівлі.

1.Необхідно визначити в якому статусі перебуває рядок плану. Рядок плану може перебувати в 4 статусах:

• чернетка - рядок плану не оприлюднений в електронній системі закупівель;
• запланований – рядок плану оприлюднений в електронній системі закупівель;
• оголошено тендер – за цим рядком плану здійснюється / здійснено закупівлю;
• скасований – рядок плану скасований.

Якщо рядок плану знаходиться в статусі «чернетка», то замовник може редагувати рядок плану без складення протоколу, адже такий рядок ще не оприлюднений в електронній системі закупівель.

Якщо рядок плану знаходиться в статусі «оголошено тендер» або «скасований», то внести зміни до такого рядка неможливо.

Якщо рядок плану знаходиться в статусі «запланований», то замовник може внести зміни до рядка плану або скасувати його.

2. Оформити протокольним рішення внесення змін до річного плану.

3. Оприлюднити в електронній системі закупівель зміни до річного плану протягом 5 робочих днів з дня затвердження змін до річного плану.

Підсумки

Внесення змін до річного плану обов’язково повинно супроводжуватися прийняттям рішення уповноваженої особи, яке відповідно до вимог законодавства оформлюється протоколом. Водночас важливим є дотримання чіткого алгоритму дій: визначення статусу рядка плану, можливості його редагування або скасування, оформлення відповідного рішення та подальше оприлюднення змін в електронній системі закупівель протягом встановленого строку. Дотримання чіткого алгоритму дій при внесенні змін до річного плану дозволяє замовнику уникнути порушень, забезпечити прозорість планування та правомірність подальшого проведення закупівель.