Економія коштів за результатами закупівлі є поширеною ситуацією у діяльності замовника. Водночас наявність зекономлених коштів не означає, що їх можна без додаткової оцінки спрямувати на будь-які інші потреби замовника. Замовнику необхідно визначити, на що саме можуть бути використані такі кошти та який порядок закупівлі має застосовуватися.
Тож далі розглянемо, як замовнику правильно використати зекономлені кошти з дотриманням вимог закупівельного законодавства.
Що таке зекономлені кошти?
Поняття «зекономлені кошти» не міститься в закупівельному законодавстві. Тому для розуміння його змісту можна звернутися до «Словника української мови»:
- «зекономити» - економно витрачаючи, зберегти, заощадити що-небудь.
- «економія» − це вигода від бережливого, ощадливого витрачання чого-небудь.
Тож зекономлені кошти – це кошти, передбачені замовником для здійснення відповідної закупівлі, але фактично не використані в повному обсязі.
На практиці така економія коштів може виникати, зокрема за результатами:
- проведення закупівель через електронну систему закупівель, у тому числі відкритих торгів, запиту пропозицій постачальників тощо;
- аналізу та моніторингу ринкових цін за відповідним предметом закупівлі й укладення договору за найбільш економічно вигідною ціною;
- внесення змін до договору про закупівлю у частині зменшення обсягів закупівлі;
- внесення змін до договору про закупівлю у частині зменшення ціни за одиницю товару, роботи чи послуги;
- розірвання договору про закупівлю тощо.
Чи можна вважати зекономлені кошти новим предметом закупівлі?
Протягом тривалого часу, ще при здійсненні закупівель у відповідності до Закону України «Про публічні закупівлі» без урахування Особливостей, замовники при визначенні нового предмета закупівлі керувалися листом Мінекономіки «Щодо планування» № 3304-04/54160-06 від 03.09.2020 (далі – Лист про планування).
Зміст Листа про планування зводиться до переліку випадків, в яких замовник може вважати предмет закупівлі новим. Такими випадками на думку Мінекономіки є:
- виникнення нової чи додаткової потреби у товарах, роботах чи послугах, яку замовник не міг передбачити;
- виділення додаткових коштів;
- перерозподілу коштів, зекономлених внаслідок проведення процедур закупівель;
- перерозподілу коштів зекономлених у разі зміни ціни договору про закупівлю в бік зменшення;
- перерозподілу коштів, які було заплановано на закупівлю іншого(их) предмету(ів) закупівлі або фінансування інших видатків;
- відміни закупівлі або визнання її такою, що не відбулась / неукладення договору про закупівлю за результатами проведення закупівлі та необхідності здійснення нової закупівлі;
- розірвання договору про закупівлю та необхідності здійснення нової закупівлі;
- інших подібних випадках.
Тож на думку Мінекономіки, за наведеними випадками такий предмет закупівлі (у новоствореному чи відредагованому рядку річного плану) вважатиметься новим предметом закупівлі. При цьому вид закупівлі для такого предмету закупівлі повинен визначатись замовником з урахуванням очікуваної вартості додаткової потреби та вартісних меж, визначених Законом із врахуванням Особливостей.
Як бачимо, в зазначеному переліку містяться кілька випадків, в яких зекономлені кошти Мінекономіки вважає новим предметом закупівлі.
Водночас варто враховувати правовий статус роз’яснень Мінекономіки. Відповідно до пункту 4 Положення про Міністерство економіки, довкілля та сільського господарства України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 21.07.2025 № 903, Мінекономіки відповідно до покладених на нього завдань:
- надає узагальнені відповіді рекомендаційного характеру щодо застосування законодавства у сфері публічних закупівель;
- надає безоплатні консультації рекомендаційного характеру з питань публічних закупівель на інформаційному ресурсі.
Також аналізуючи судові рішення вбачається, що листи Мінекономіки не є джерелом права і не є обов’язковим для застосування судом, адже несуть виключно рекомендаційний характер.
Тож Листи Мінекономіки не є джерелом права, не мають нормативно-правового характеру та не встановлюють правових норм, обов’язкових для замовників під час здійснення закупівель. Відповідно, замовник не може обґрунтовувати визначення нового предмета закупівлі виключно положеннями такого листа.
Тому для відповіді на питання, чи можна вважати зекономлені кошти новим предметом закупівлі, необхідно звернутися насамперед до чинних положень Особливостей, оскільки саме в них міститься норма, яка визначає в якому випадку можна визначити новий предмет закупівлі та який не буде додаватися до очікуваної вартості тотожного предмета закупівлі.
Абзац 3 пункту 15 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затвердженими постановою Кабміну від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості) визначає, що якщо у замовника виникла додаткова потреба (яку замовник не міг передбачити на момент здійснення закупівлі за тотожним предметом закупівлі) у здійсненні закупівлі за предметом закупівлі, закупівля за яким ним вже була здійснена у поточному році, очікувана вартість такого предмета закупівлі не додається до очікуваної вартості тотожного предмета закупівлі (тотожних предметів закупівель), закупівля яких була здійснена, а замовник обирає вид закупівлі такого предмета закупівлі з урахуванням вартісних меж, визначених цими особливостями.
З огляду на зазначену норму вбачається, що новий предмет закупівлі можна визначити виключно у випадку, коли у замовника виникла додаткова потреба (яку замовник не міг передбачити на момент здійснення закупівлі за тотожним предметом закупівлі) та виконання всіх умов визначених абзацом 3 пункту 15 Особливостей.
Водночас абзац 3 пункту 15 Особливостей не відносить зекономлені за результатами закупівлі кошти до додаткової потреби та не передбачає можливості вважати сам факт їх наявності підставою для визначення нового предмета закупівлі.
Отже, зекономлені кошти самі по собі не слід вважати новим предметом закупівлі. Визначальним у такому випадку є не факт утворення економії, а наявність у замовника додаткової потреби, яку він не міг передбачити на момент здійснення попередньої закупівлі за тотожним предметом закупівлі.
Як замовнику правомірно використати зекономлені кошти
Розглянемо, які кроки має пройти замовник, щоб правомірно використати зекономлені кошти.
Крок 1. Аналізуємо походження коштів та наявність / відсутність обмежень щодо їх використання
Насамперед необхідно з’ясувати, за рахунок яких коштів була проведена попередня закупівля, та чи встановлені для них спеціальні умови використання.
Особливо це важливо, якщо йдеться про субвенції або інше цільове фінансування. Адже бюджетні кошти можуть використовуватися лише на цілі, визначені бюджетними призначеннями та бюджетними асигнуваннями.
Наприклад, якщо замовнику була надана субвенція для забезпечення харчування учнів молодших класів, то спрямування зекономлених коштів на харчування іншої категорії учнів можливе лише за умови, що це відповідає умовам та порядку використання відповідної субвенції.
Тому перш ніж планувати нову закупівлю за рахунок зекономлених коштів, замовнику необхідно перевірити, чи придбання відповідних товарів / робіт / послуг не суперечитиме вимогам чинних законодавчих норм та не спричинить низку порушень.
На підставі отриманої інформації замовник може визначити правомірність використання зекономлених коштів, встановити наявність обмежень щодо напрямів їх використання, а також з’ясувати, чи можуть такі кошти бути спрямовані на задоволення інших потреб. Лише після цього доцільно визначати подальший порядок їх використання.
Крок 2. Визначаємо потребу замовника
Наступним етапом є визначення того, чи має замовник потребу, для задоволення якої можуть бути використані зекономлені кошти.
Для цього замовник має встановити наявність фактичної потреби у товарах, роботах або послугах, а також визначити її обсяг. Водночас необхідно враховувати результати вже проведених закупівель та забезпеченість замовника відповідними товарами, роботами чи послугами.
Окремо слід з’ясувати, чи йдеться про потребу, яка вже була врахована під час планування закупівель, але з певних причин не була повністю забезпечена, чи про потребу, яка виникла додатково.
Наголошуємо, що зекономлені кошти можуть спрямовуватись як за тим самим предметом закупівлі, так і перерозподілятись на інші витрати, за винятком випадків, коли такого роду дії призведуть до порушень.
Після визначення потреби замовник може перейти до визначення предмета закупівлі, встановлення її вартості та визначення подальшого порядку закупівлі.
Крок 3. Визначення предмета закупівлі та очікуваної вартості закупівлі, а також виду закупівлі
Після встановлення потреби замовник визначає предмет закупівлі.
Згідно пункту 22 частини 1 статті 1 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон), предмет закупівлі визначається замовником у порядку, встановленому Уповноваженим органом, із застосуванням Єдиного закупівельного словника, затвердженого у встановленому законодавством порядку.
Згідно пункту 15 Особливостей предмет закупівлі визначається замовником відповідно до вимог Закону та Порядку визначення предмета закупівлі, затвердженого наказом Мінекономіки від 15 квітня 2020 р. № 708.
Тож предмет закупівлі визначається залежно від його виду - товари, роботи чи послуги з урахуванням вимог Закону та Порядку № 708.
Одночасно необхідно визначити очікувану вартість саме тієї потреби, яку замовник планує забезпечити. Після визначення очікуваної вартості замовник встановлює вид закупівлі, який має застосовуватися для задоволення відповідної потреби.
Що варто взяти до увагу з урахуванням останніх змін внесених до Особливостей, які впливають на обрання виду закупівлі:
1. Постановою Кабінету Міністрів України "Про внесення змін до постанов Кабінету Міністрів України від 14 вересня 2020 р. № 822 і від 12 жовтня 2022 р. № 1178", від 05.02.2026 № 132 (далі - Постанова № 132) абзац 1 пункту 14 Особливостей було доповнено новим реченням:
«очікувана вартість предмета закупівлі зазначається в річному плані закупівель з урахуванням податку на додану вартість у разі, коли операція з постачання такого предмета закупівлі (товарів, робіт, послуг) підлягає оподаткуванню податком на додану вартість відповідно до законодавства.»
Відповідно під час визначення очікуваної вартості будь-якої потреби замовнику необхідно:
- визначати, чи підлягає предмет закупівлі оподаткуванню податком на додану вартість;
- аналізувати комерційні (цінові) пропозиції, приводячи їх до єдиного показника, відповідно шляхом урахування суми ПДВ, якщо предмета закупівлі підлягає оподаткуванню;
- якщо предмет закупівлі на момент планування підлягає оподаткуванню, то очікувана вартість має розраховуватися виключно з податком на додану вартість;
- зазначати у річному плані закупівель очікувану вартість закупівлі з урахуванням ПДВ, якщо операція з постачання такого предмета закупівлі (товарів, робіт, послуг) підлягає оподаткуванню податком на додану вартість відповідно до законодавства;
- зазначати у річному плані закупівель очікувану вартість закупівлі без урахуванням ПДВ, якщо операція з постачання такого предмета закупівлі (товарів, робіт, послуг) не підлягає оподаткуванню податком на додану вартість відповідно до законодавства. У такому разі у протокольному рішенні та у примітках до річного плану (на власний розсуд) замовнику доречно вказувати посилання на нормативно-правовий акт, згідно якого предмет закупівлі не оподатковується;
- розробити власний порядок визначення очікуваної вартості по установі.
2. Постановою Кабінету Міністрів України «Про внесення змін до постанов Кабінету Міністрів України від 12 жовтня 2022 р. № 1178 і від 11 листопада 2022 р. № 1275» від 15.07.2026 № 957 (далі – Постанова № 957) пункт 13 Особливостей, який визначав підстави для укладення «прямого» договору про закупівлю було викладено у новій редакції, якою запроваджено переговорну процедуру закупівлі. А нові винятки, які дозволяють укладати договори про закупівлю без застосування процедур закупівель та / або електронного каталогу для закупівлі товарів визначені пунктом 9-2 Особливостей.
Крім того законодавець відмовився від єдиних порогових значень для всіх замовників і встановив різні вартісні межі залежно від категорії замовника, визначеної частиною 1 статті 2 Закону. Також скасовано окремі вартісні межі для закупівлі послуг з поточного ремонту в загальних положеннях Особливостей (крім закупівель у рамках реалізації Ukraine Facility).
При цьому, якщо замовник планує закупити товари, роботи чи послуги за предметом, закупівля за яким уже здійснювалася у поточному році, необхідно додатково оцінити, чи є така потреба додатковою та чи міг замовник передбачити її на момент проведення попередньої закупівлі.
Також на даному етапі замовник обов’язково має звернути увагу, аби придбання необхідних товарів / робіт / послуг за зекономлені кошти не призвело до порушення законодавчих норм, в тому числі щодо невірно визначеного виду закупівлі, поділу предмета закупівлі, укладення прямого договору у випадках, не передбачених законодавством у зв’язку з зміною вартісних порогів та невірного планування замовником.
Тож розглянемо як обрати вид закупівлі для здійснення закупівлі за зекономлені кошти:
- якщо закупівля за зекономлені кошти не підпадає під ознаки додаткової потреби, то така закупівля повинна розглядатися, як частина загальної річної потреби замовника. Відповідно вид закупівлі визначається не виходячи із суми зекономлених коштів, а виходячи - з загальної річної вартості по предмету закупівлі;
- якщо закупівля за зекономлені кошти підпадає під ознаки додаткової потреби, то замовник обирає вид закупівлі виходячи з очікуваної вартості саме цієї додаткової потреби та відповідних вартісних меж, установлених Особливостями з 01.09.2026.
Важливо: якщо річна потреба замовника не повністю задоволена, то під час обрання виду закупівлі для додаткової потреби замовник повинен виходити із очікуваної вартості додаткової потреби та тієї частини річної потреби, яка ще не була закуплена і яку він планує задовольнити у поточному році, без урахування вартості вже здійсненої закупівлі.
Крок 4. Формування необхідних документів та проведення закупівлі
Визначившись із видом закупівлі, замовник готує необхідні документи та проводить закупівлю відповідно до встановленого порядку нормами закупівельного законодавства. Для цього можна скористатися готовими зразками документів, розміщеними на платформі.
Підсумки
Отже, наявність зекономлених коштів сама по собі не є підставою для проведення нової закупівлі та не означає виникнення нового предмета закупівлі. Вирішальним є те, чи має замовник реальну потребу, на задоволення якої можуть бути спрямовані такі кошти, та чи є обмеження щодо використання таких коштів. Тому перед використанням зекономлених коштів замовнику необхідно не лише встановити наявність коштів, а й перевірити наявність / відсутність обмежень щодо використання коштів, визначити потребу, її характер, предмет закупівлі та очікувану вартість, і лише після цього визначати вид здійснення такої закупівлі.