Рішення замовника, які призводять до спрацювання ризик-індикаторів

У залежності від кількості спрацьованих індикаторів ризик-система присвоює закупівлі ранг ризику:

• 1 ранг ризику - 4 спрацьованих індикатора та більше;
• 2 ранг ризику - 3 спрацьованих індикатора;
• 3 ранг ризику - 2 спрацьованих індикатора;
• 4 ранг ризику - 1 спрацьований індикатор.

Із переліком автоматичних індикаторів ризиків,їх пріоритетністю можна ознайомитися за посиланням.

Пріоритетність ризикової закупівлі для прийняття рішення про початок моніторингу

Рішення про початок моніторингу закупівлі приймає керівник органу державного фінансового контролю або його заступник (або уповноважена керівником особа) на підставі даних індикаторів за переліком ризикових закупівель з урахуванням рангу ризику, пріоритету ризику, джерела фінансування закупівлі та суми очікуваної вартості предмета закупівлі за такою черговістю: 

• в першу чергу щодо закупівель 1 рангу ризику (тобто, коли спрацювало 4 та більше індикатора з високим пріоритетом ризику); 
• в другу чергу щодо закупівель 2 рангу ризику за якими спрацював мінімум один індикатор з високим пріоритетом ризику; 
• в третю чергу щодо закупівель 3 рангу ризику за якими спрацював мінімум один індикатор з високим пріоритетом ризику;
•  в четверту чергу щодо закупівель 4 рангу ризику за якими спрацював один індикатор з високим пріоритетом ризику; 
• у п’яту чергу щодо закупівель 1, 2, 3 рангів ризику за якими спрацював (спрацювали) індикатор (індикатори) з середнім, низьким пріоритетом ризику.

Під час прийняття рішення про початок моніторингу закупівлі на підставі даних індикаторів надається перевага закупівлям із переліку ризикових закупівель, відображених в персональному кабінеті, дата оприлюднення в електронній системі закупівель оголошення про проведення відповідної процедури закупівлі / спрощеної закупівлі / звіту про договір про закупівлю, укладений без застосування електронної системи закупівель, за якими найближча до дати прийняття рішення про початок моніторингу закупівлі. 

Рішення замовника, які призводять до спрацювання ризик-індикаторів

Замовник відхилив тендерні пропозиції під час закупівлі товарів, послуг, робіт крім переможця та/або, якщо Замовник відхилив мінімум 2 учасників без застосування механізму усунення невідповідностей «24 години». Перше, що варто зрозуміти, ризики лише вказують на можливі порушення. Тобто, маючи прямі підстави для відхилення учасника згідно підпунктів 1 або 2 пункту 44 Особливостей замовник має обов'язок прийняте відповідне рішення. Інформація про відхилення тендерної пропозиції повинна містити підстави такого відхилення (з посиланням на відповідні положення Особливостей та умови тендерної документації, яким така тендерна пропозиція та/або учасник не відповідають, із зазначенням, у чому саме полягає така невідповідність). Крім того, рекомендуємо зазначати в протоколі про відхилення та інформації, яка підлягає оприлюднення посилання на наявну практику АМКУ та/або ДАСУ та/або суду щодо схожих ситуацій. 

Корисні посилання:

• Чи потрібно надавати 24 год, якщо є інші підстави для відхилення
• Алгоритм відхилення тендерної пропозиції та обрання підстави

Укладання замовником договору про закупівлю на закупівлі товарів або послуг, виконання робіт без використання електронної системи закупівель. Замовник укладає договір про закупівлю без використання електронної системи закупівель у разі застосування підстав, визначених пунктом 13 Особливостей. З аналізу наявних моніторингів та виявлених порушень можна зробити висновок, що замовник обов'язково повинен мати документальне підтвердження обраної ним підстави за виключеннями, а також пам'ятати про необхідність завантажувати разом із звітом, укладений без використання електронної системи закупівель, договір про закупівлю та додатки до нього, а також обґрунтування підстави для здійснення замовником закупівлі відповідно до цього пункту у формі розпорядчого рішення замовника або іншого документа, що уповноваженою особою або іншою службовою (посадовою) особою замовника та погоджується (затверджується) керівником замовника або іншою особою, визначеною керівником замовника. 

Корисні посилання:

• Дорожня карта закупівельника для проведення закупівлі без використання електронної системи закупівель по виключеннях з контрольними точками (згідно пункту 13 Особливостей)

Укладання замовником договору про закупівлю без використання електронної системи закупівель під час оскарження процедури закупівлі за аналогічним предметом закупівлі. Оголошення нової закупівлі не дочекавшись рішення АМКУ в цілому є ризиковим. Адже замовник не знає які дії повинен буде вчинити на виконання рішення АМКУ та як після такого виконання буде тривати процес завершення закупівлі. Але даний індикатор відбирає “прямі” договори за предметом закупівлі, по якому вже є ВТ із триваючим оскарженням. Найбільш очевидним варіантом, коли може спрацювати ризик є здійснення нової закупівлі по нагальній потребі на підставі пп.4 п.13 Особливостей. З аналізу наявних моніторингів та виявлених порушень можна зробити висновок, що замовник повинен буде довести наявність таких обставин, що унеможливлюють провести процедури закупівлі чи ЗПП при закупівлі товару та забезпечити таким чином потребу.  При цьому, мінімальна тривалість ЗПП 3 робочі днів (срок подання + день укладення договору). Тривалість процедури закупівлі товарів чи послуг становить мінімум 14 днів: строк від оприлюднення оголошення та ТД до кінцевого строку подання пропозицій + день аукціону + строк розгляду пропозицій + строк укладання договору про закупівлі. Тривалість процедури закупівлі робіт становить мінімум 21 днів: трок від оприлюднення оголошення та ТД до кінцевого строку подання пропозицій + день аукціону + строк розгляду пропозицій + мінімальний строк укладання договору про закупівлі.

Замовник змінив істотні умови договору про закупівлю в частині збільшення ціни та зміни строку його дії.  Про можливість змін істотних умов договору найкраще подумати ще на етапі складання проекту договору та передбачити в такому чіткий та детальний порядок змін його умов. А вже в ході виконання договору про закупівлі при зміні  ціни за одиницю товару  необхідно перевірити відповідність документального підтвердження вимогам законодавства, врахувати судову практику щодо застосування пп. 2 чи пп. 7 п.19 Особливостей, отримати підтвердження неможливості виконання договору за діючою ціною тощо. Щодо зміни строку дії договору про закупівлю, то крім наявності факту об’єктивних обставин, які спричинили продовження строку дії договору про закупівлю, ініціатор змін має довести, що такі обставини мають безпосередній вплив на неможливість сторони договору про закупівлю виконати зобов’язання за договором в строки, що визначені першочергово.

Корисні посилання:

• Підвищення ціни за одиницю товару: аналіз, практика та рекомендації 
• Продовження строку дії договору та/або строку виконання зобов’язань при закупівлях робіт 

Короткий строк виконання договору про закупівлю. Що вважати коротким строком виконання договору про закупівлю - день, тиждень чи місяць, визначити неможливо, так як таке поняття законодавством не передбачено. Відповідно до частини 1 статті 631 ЦКУ строком договору є час, протягом якого сторони можуть здійснити свої права і виконати свої зобов’язання відповідно до договору. Строком дiї господарського договору є час, впродовж якого iснують господарські зобов'язання сторiн, що виникли на основi цього договору відповідно до статті 180 ГКУ. Тобто, при складанні проєкту договору про закупівлю замовник повинен передбачити або конкретну дату завершення строку дії договору (тобто дату, до настання якого обидві сторони повинні будуть виконати всі свої зобов'язання), або визначити строк дії договору конкретною датою, але до повного виконання сторонами зобов’язань. При цьому, для уникнення спрацювання ризик-індикатора замовнику найкраще  строк виконання договору зазначати до кінця поточного року, але до повного виконання зобов'язань. Що переважно і вказують замовника. Адже, по-перше, не завжди виконання договору йде за планом, а зайвий раз продовжувати строку дії договору про закупівлю означає додатковий ризик. Натомість у разі швидкого виконання договору про закупівлю доречно прозвітувати та “закрити” закупівлю не чекаючи кінця року. По-друге, кінцевий строк поставки товару / надання послуг / виконання робіт може бути меншим, ніж строк дії договору та залежить від терміновості забезпечення потреб замовника, про що той зазначає в проекті договору про закупівлю.

Замовник повторно визначає переможцем учасника після винесення рішення органом оскарження. Орган оскарження може зобов'язати замовника, зокрема скасувати рішення про визначення переможця. При цьому, Комісія АМКУ з розгляду скарг про порушення законодавства у сфері публічних закупівель вказує на порушення в частині визначення переможця. При прийнятті подальших рішень щодо розгляду учасників / визначення переможця замовник має врахувати мотивувальну частину скарги та результати її розгляду.

Невиконання замовником рішення органу оскарження у встановлений термін. Рішення органу оскарження набирають чинності з дня їх прийняття та є обов’язковими для виконання замовниками, особами, яких вони стосуються. Якщо рішення органу оскарження, прийняте за результатами розгляду органу оскарження, не було оскаржене до суду, таке рішення має бути виконано не пізніше 30 днів з дня його прийняття органом оскарження. 

Корисні посилання:

• Протягом якого часу замовник має виконати рішення АМКУ

Замовник відхилив мінімум 2 учасників за наявності скарги в органі оскарження. Орган оскарження може зобов'язати замовника, зокрема, скасувати рішення про відхилення тендерної пропозиції / скасувати рішення про визначення переможця. При цьому, Комісія АМКУ з розгляду скарг про порушення законодавства у сфері публічних закупівель не зобов'язує замовника саме відхилити тендерну пропозицію чи розмістити вимогу про усунення невідповідностей, але вказує на порушення в цій частині. Про обов’язок, наприклад, відхилити учасника  замовник дізнається з аналізу мотивувальної частини рішення органу оскарження. Тобто, при прийнятті подальших рішень щодо розгляду учасників замовник має врахувати суть скарги та результати її розгляду.

Невідхилення замовником тендерної пропозиції/пропозиції переможця закупівель у разі невиконання ним вимог щодо оприлюднення документів. Замовник відхиляє переможця, якщо той відмовився від підписання договору про закупівлю відповідно до вимог тендерної документації або укладення договору про закупівлю; не надав у спосіб, зазначений в тендерній документації, документи, що підтверджують відсутність підстав, визначених у підпунктах 3, 5, 6 і 12 пункту 47  Особливостей. Ключовим в обох підставах є те, що відхилення настає  у разі невиконання  вимоги ТД. Якщо йдеться про документи по пункту 47 Особливостей, то переможець повинен їх оприлюднити у строк, що не перевищує чотири дні з дати оприлюднення в електронній системі закупівель повідомлення про намір укласти договір про закупівлю. З урахуванням суперечливої практики суду, безпечніше рахувати “з дати” разом із днем оприлюднення в електронній системі закупівель повідомлення про намір укласти договір про закупівлю,  а не на наступний. Разом з тим, якщо замовник також вимагає забезпечення виконання договору про закупівлю, документи про право підпису тощо, варто слідкувати за дотриманням переможців строків надання таких документів.

Корисні посилання:

• Переможцем не надано документи протягом 4 днів: чи обов’язково відхиляти? 
• Переможець не підписує договір про закупівлю: як зафіксувати відмову та правомірно відхилити

Підсумки

Спрацювання ризик-індикатора не означає, що у конкретній закупівлі наявне певне порушення. Ризик-індикатори містять лише ознаки порушень законодавства у сфері публічних закупівель, які в автоматичному режимі по заданим параметрам відбирає спеціальний функціонал та “передає” в кабінет посадової особи контролюючого органу, тоді як  аудитори “в ручному режимі” перевірятимуть чи підтвердилася така ознака та далі прийматимуть рішення про початок моніторингу закупівлі. 

Перевірити свої закупівлі за предмет ризикованості замовник може за допомогою функціоналу Clarity App