Дорожня карта закупівельника для проведення закупівлі без використання електронної системи закупівель по виключеннях з контрольними точками (згідно пункту 13 Особливостей)

Одним із початкових етапів здійснення закупівлі є визначення очікуваної вартості предмета закупівлі. Водночас визначаючи очікувану вартість закупівлі замовникам слід керуватися принцип максимальної економії, який визначений в статті 5 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі-Закон), а також враховувати положення, які містяться в наказі Мінекономіки від 18.02.2020 № 275 «Про затвердження примірної методики визначення очікуваної вартості предмета закупівлі».

Одним із найефективніших способів визначення очікуваної вартості закупівлі є запит комерційних (цінових) пропозицій, який замовникам варто використовувати при визначенні очікуваної вартості закупівлі на підставі пункту 13 Особливостей. Приклад такого запиту за посиланням.

При цьому, замовникам при визначенні очікуваної вартості закупівлі варто враховувати особливості закупівель згідно пункту 13 Особливостей, зокрема, приписи підпункту 6 пункут 13 Особливостей, який визначає – «…сума договору про закупівлю не може перевищувати очікувану вартість предмета закупівлі, зазначену замовником в оголошенні про проведення відкритих торгів, які відмінено через відсутність достатньої кількості учасників процедури закупівлі (учасника процедури закупівлі)…».

Оформлення протоколу уповноваженої особи. Стаття 11 Закону передбачає, що рішення уповноваженої особи оформлюються протоколом із зазначенням дати прийняття рішення, який підписується уповноваженою особою.

Тому з огляду на те, що включення закупівлі до річного плану здійснюється за рішенням уповноваженої особи, замовнику при включенні закупівлі до річного плану необхідно сформувати протокол.

Оформлення протоколу. При прийнятті рішення щодо проведення закупівлі без використання електронної системи закупівель на підставі пункту 13 Особливостей в протоколі замовнику необхідно вказати конкретний абзац/підпункт, на підставі якого здійснюється закупівля та вказати пункт13 Особливостей. Для зменшення кількості документів, рекомендуємо одночасно приймати рішення про включення закупівлі до річного плану та здійснення закупівлі без використання електронної системи закупівель на підставі пункту 13 Особливостей.

Приклади протоколів доступні за посиланням.

Строки для оприлюднення РП чи змін до нього становлять п’ять робочих днів з дня затвердження річного плану (або змін) до нього.

Згідно пункту 17 Особливостей договір про закупівлю за результатами проведеної закупівлі згідно з пунктами 10, 13, 80, 86, 88, 89, 91 цих особливостей укладається відповідно до Цивільного кодексу України з урахуванням положень статті 41 Закону, крім частин другої – п’ятої, сьомої – дев’ятої статті 41 Закону, та цих особливостей

З огляду на те, що договір, який укладається на підставі пункту 13 Особливостей є договором про закупівлю, замовнику необхідно в такому договорі передбачити підстави для внесення змін до істотних умов договору, які визначені в пункті 19 Особливостей та визначити порядок внесення змін по кожній з них.

У відповідності до Постанови Кабміну від 11.10.2016 № 710 «Про ефективне використання державних коштів» замовники, а саме головні розпорядники бюджетних коштів (розпорядники бюджетних коштів нижчого рівня), суб`єкти господарювання державного сектору економіки зобов’язані готувати обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру бюджетного призначення, очікуваної вартості предмета закупівлі.

Однак оприлюднювати таке обґрунтування на сайті обов’язку немає.

Детальніше про це питання читайте в статті Чи потрібно оприлюднювати обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі при укладенні прямих договір згідно виключень, які передбачені Особливостями?

Укладення «прямого» договору. Особливістю здійсненні закупівлі на підставі пункту 13 Особливостей є те, що здійснення закупівлі відбувається в неконкурентний спосіб.

Водночас здійснюючи закупівлі згідно розглядуваної норми замовникам слід враховувати, що згідно певних підстав укласти договір замовники можуть виключно з конкретно визначеними суб’єктами, до прикладу, згідно підпунктів 5, 7, та 8 пункту 13 Особливостей.

Підготовка обґрунтування підстави для здійснення. При здійсненні закупівлі згідно пункту 13 Особливостей замовники повинні підготувати обґрунтування обраної замовника підстави, адже пункт 13 Особливостей законодавчо зобов’язує готувати обґрунтування застосування будь-якої підстави, що визначена цим пунктом.

Який документ може виступати обґрунтуванням для здійснення закупівлі? Законодавство безпосередньо не визначає, який документ може бути в якості обґрунтування. Проте, з аналізу положень нормативно-правових актів можна дійти до висновку, що такими можуть бути: постанови, рішення, накази, розпорядження.

Окрім цього, обґрунтуванням може бути й протокольне рішення уповноваженої особи. Але такий документ має бути погоджений (затверджений) керівником замовника або іншою особою, визначеною керівником замовника.

На що звернути увагу! В обгрунтуванні (розпорядчому рішенні замовника або в іншому документі) рекомендуємо зазначати:

• цитату законодавства, якою керується уповноважена особа під час укладення договору про закупівлю без застосування відкритих торгів та / або електронного каталогу для закупівлі товару;
• обґрунтування застосування обраної підстави для укладення договору про закупівлю без застосування відкритих торгів та / або електронного каталогу для закупівлі товару. В обґрунтуванні варто наводити переконливі аргументи, а для цього уявіть себе аудитором, який прийшов перевіряти таку закупівлю;
• документальне підтвердження аргументів, що підтверджують необхідність застосування виключення, визначеного пунктом 13 Особливостей. Законодавчо не визначено обов’язку додавати документальне підтвердження, але воно фактично буде підкріплювати аргументацію замовника.

Законодавча норма. Пункту 13 Особливостей, пункт 3-8 розділу X «Прикінцеві та перехідні положення» Закону.

Звіт про договір про закупівлю, укладений без використання есз, договір про закупівлю та додатки до нього, а також обґрунтування підстави для закупівлі. З аналізу норм пункту 13 Особливостей слідує, що замовник оприлюднює в електронній системі закупівель:

• звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, який повинен містити в тому числі інформацію про кінцевих бенефіціарних власників постачальника товару (товарів), виконавця робіт, надавача послуги (послуг), що визначена абзацом 7 пункту 9 Особливостей;
• договір про закупівлю та додатки до нього у форматі PDF та машинозчитувальному форматі текстових даних (TXT, RTF, MD, ODT, DOC(X), (X)HTML) (вимоги до машинозчитувального формату текстових даних поширюються на договори, які укладені на закупівлі поточного ремонту, робіт з нового будівництва, реконструкції, реставрації, капітального ремонту об’єкта будівництва);
• обґрунтування підстави для здійснення замовником закупівлі відповідно до пункту 13 Особливостей у вигляді розпорядчого рішення замовника або іншого документа;
• запит від Збройних сил, інших військових формувань, правоохоронних органів, ДСНС, вищих військових навчальних закладів (якщо договір укладено за підпункту 21 пункту 13 Особливостей).

Щодо звіту про договір про закупівлю, укладений без використання ЕСЗ, то такий звіт додатково повинен містити таку інформацію про кінцевих бенефіціарних власників постачальника товару (товарів), виконавця робіт, надавача послуги (послуг):

1. прізвище, ім’я, по батькові (за наявності)

2. країна громадянства (підданства), а в разі, коли кінцевий бенефіціарний власник — іноземець є громадянином (підданим) кількох країн, — усі країни його громадянства (підданства)

3. характер та міра (рівень, ступінь, частка) бенефіціарного володіння (вигоди, інтересу, впливу)

4.1 повне найменування, місцезнаходження та ідентифікаційний код (для резидента) засновника юридичної особи, в якому така особа є кінцевим бенефіціарним власником

4.2 характер та міра (рівень, ступінь, частка) бенефіціарного володіння (вигоди, інтересу, впливу) засновника юридичної особи, в якому така особа є кінцевим бенефіціарним власником.

Перші три позиції вказують на інформацію про кінцевого бенефіціарного власника, безпосередньо як фізичної особи. Четверті позиції – на інформацію про засновника юридичної особи (за наявності), в якому така особа є кінцевим бенефіціарним власником. Враховуючи, що законодавство не містить чітких вказівок чого саме стосується вимога щодо зазначення «характеру та міри (рівня, ступеня, частки) бенефіціарного володіння (вигоди, інтересу, впливу)», рекомендуємо зазначати таку інформацію і щодо відповідного постачальника товару / виконавця робіт / надавача послуг, і щодо засновника юридичної особи.

Також слід враховувати, що не вся інформація, яку замовник заповнює в електронних полях під час оприлюднення звіту про договір про закупівлю, укладеного без використання ЕСЗ, відображається безпосередньо у сформованому ЕСЗ звіті. У зв’язку з цим важливо вносити інформацію про кінцевого бенефіціарного власника у відповідне, коректно визначене поле.

Строк публікації інформації / документів під час здійснення закупівлі згідно пункту 13 Особливостей різниться в залежності від предмету закупівлі.

За загальним правилом опублікувати зазначену інформацію/документи замовник повинен не пізніше, ніж через 10 робочих днів з дня  укладення «прямого» договору.

Проте, при укладенні договору про закупівлю, зазначеного в абзацах другому, третьому частини першої статті 41 Закону (при закупівлях поточного ремонту, робіт з нового будівництва, реконструкції, реставрації, капітального ремонту об’єкта будівництва), відповідно до цього пункту зазначену інформацію/документи замовник повинен оприлюднити протягом 3 робочих днів з дня його укладення.

Водночас, при здійсненні закупівель поточного ремонту, робіт з нового будівництва, реконструкції, реставрації, капітального ремонту об’єкта будівництва замовники зобов’язані договір про закупівлю та додатки до нього, зокрема документи, які містять інформацію про ціни на матеріальні ресурси, публікувати у машинозчитувальному форматі та у форматі PDF.

Також визначено, яку інформацію замовники повинні зазначати в електронній системі закупівель у звіті про договір про закупівлю при закупівлі товарів, робіт і послуг, необхідних для забезпечення будівництва військових інженерно-технічних і фортифікаційних споруд: найменування замовника; назва предмета закупівлі; ціна, зазначена в договорі про закупівлю, а також деталізовано, що у разі укладення договору про закупівлю, зазначеного в абзаці другому частини першої статті 41 Закону, до такого звіту додаються документи, що містять інформацію про ціни на матеріальні ресурси у машинозчитувальному форматі.

Водночас, особливістю публікації інформації в електронній системі при здійсненні закупівель згідно підпунктів 13, 15, 17, 18, 20, 21, 26 пункту 13 Особливостей є те, що інформація/документи, які публікуються замовниками будуть приховані електронною системою закупівель та оприлюднюються автоматично в електронній системі закупівель через 90 днів з дня припинення або скасування правового режиму воєнного стану в Україні.

Однак зазначена умова щодо приховання інформації згідно зазначених виключень не поширюється на здійснення закупівель поточного ремонту, робіт з нового будівництва, реконструкції, реставрації, капітального ремонту об’єкта будівництва.

Також додатковими документами, які замовники повинні публікувати при здійсненні закупівлі згідно підпункту 21 пункту 13 Особливостей запит, отриманий від Збройних Сил, інших військових формувань, правоохоронних органів, ДСНС, вищих військових навчальних закладів.

Обрання в есз підстави для здійснення закупівлі та обґрунтування закупівлі. Технічна реалізація електронного майданчика при публікації звіту пропонує два електронні поля: «підстава» та «обґрунтування» закупівлі.

Тому замовник оприлюднюючи звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель у відповідності до вимог пункту 13 Особливостей, повинен заповнити два електронних поля:

• перше: передбачає конкретний список, сформований на основі виключень, передбачених у вищезазначеному пункті Особливостей;
• друге: замовник може зазначити обгрунтування ще й у текстовій формі відповідного електричного поля, яке ним готується у вигляді окремого документа, тобто може скопіювати інформацію, яка вже міститься в готовому затвердженому обгрунтуванні

Законодавча норма. Пункт 19 Особливостей, стаття 10 Закону та Порядок № 1082.

У разі внесення змін до істотних умов договору про закупівлю замовник має оприлюднити в електронній системі протягом 3 робочих днів з дня внесення змін:

• повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю. Вимоги до інформації, яку має містити повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю визначені пунктом 20 Особливостей;
• додаткову угоду до договору про закупівлю у форматі PDF та машинозчитувальному форматі текстових даних (TXT, RTF, MD, ODT, DOC(X), (X)HTML) (вимоги до машинозчитувального формату текстових даних поширюються на договори, які укладені на закупівлі поточного ремонту, робіт з нового будівництва, реконструкції, реставрації, капітального ремонту об’єкта будівництва).

Проте у разі внесення змін до НЕістотних умов договору про закупівлю у замовника відсутній обов’язок оприлюднювати будь-яку інформацію в електронній системі закупівель. Окремо звертаємо вашу увагу на те, що у договорі про закупівлю необхідно чітко визначити, які умови є істотними, адже в іншому випадку усі умови будуть істотними.

У разі внесення змін до договору про закупівлю, укладеного відповідно до підпунктів 17, 18, 20, 21 пункту 13 Особливостей (крім договору про закупівлю, зазначеного в абзацах другому, третьому частини першої статті 41 Закону), у випадках, передбачених пунктом 19 цих особливостей, замовник разом з повідомленням про внесення змін до договору про закупівлю розміщує в електронній системі закупівель зміни до договору про закупівлю. Електронна система теж повинна приховати зміни та оприлюднити їх через 90 днів з дня припинення або скасування правового режиму воєнного стану в Україні.

Однак зазначена умова щодо приховування змін до договору, який укладений згідно підпунктів 17, 18, 20, 21 пункту 13 Особливостей не поширюється на договори згідно тих підстав, які укладені на закупівлю послуг з поточного ремонту, робіт з нового будівництва, реконструкції, реставрації, капітального ремонту об’єкта будівництва.

Щодо підпунктів 13, 15, 26 пункту 13 Особливостей, то на договори, укладені із застосуванням даних підстав не поширюється можливість зміни істотних умов саме у випадках передбачених пунктом 19 Особливостей, крім договорів, які укладені згідно зазначених підстав на закупівлю послуг з поточного ремонту, робіт з нового будівництва, реконструкції, реставрації, капітального ремонту об’єкта будівництва, послуг з поточного ремонту з розробленням проектної документації, робіт з будівництва об’єктів з розробленням проектної документації. Тоді істотні умови такого договору також змінюються згідно умов пункту 19 Особливостей.

Законодавча норма. Пункт 4 Особливостей та пункт 12 частини 1 статті 10 Закону

Звіт про виконання договору про закупівлю. Абзац 1 пункту 4 Особливостей зобов’язує замовників звітувати у разі виконання сторонами договору про закупівлю, укладеного відповідно до пункту 10 Особливостей.

Проте, задля уникнення ризиків здійснення моніторингу рекомендуємо також замовникам публікувати звіт про виконання договору і при виконанні договорів про закупівлю, які укладені відповідно до пунктів 13 Особливостей. При цьому, у замовника відсутній обов’язок зазначати країну походження товару щодо кожної номенклатурної позиції предмета закупівлі під час звітування.