Річний план: що та як зазначати в електронній системі закупівель

Згідно вимог пункту 14 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України від 25.12.2015 № 922-VIII «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості), закупівля відповідно до цих особливостей здійснюється замовником на підставі наявної потреби або у разі планової потреби наступного року (планових потреб наступних періодів). Запланована закупівля, незалежно від її вартості, включається до річного плану закупівель замовника відповідно до статті 4 Закону.   

Замовники можуть не публікувати інформацію про своє місцезнаходження у річному плані закупівель, якщо поширення такої інформації несе ризики для їх безпеки. 

Згідно частини 1 статті 4 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон), річний план та зміни до нього безоплатно оприлюднюються замовником в електронній системі закупівель протягом п'яти робочих днів з дня затвердження річного плану та змін до нього. Закупівля здійснюється відповідно до річного плану.   

Частина 2 статті 4 Закону встановлює, шо у річному плані повинна міститися така інформація: 

1. найменування, місцезнаходження та ідентифікаційний код замовника в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань, його категорія; 
2. назва предмета закупівлі із зазначенням коду за Єдиним закупівельним словником (у разі поділу на лоти такі відомості повинні зазначатися стосовно кожного лота) та назви відповідних класифікаторів предмета закупівлі і частин предмета закупівлі (лотів) (за наявності); 
3. розмір бюджетного призначення та/або очікувана вартість предмета закупівлі; 
4. код економічної класифікації видатків бюджету (для бюджетних коштів); 
5. вид закупівлі та орієнтовний початок проведення; 
6. у разі застосування рамкової угоди зазначається: 

• строк дії рамкової угоди; 
• сторона рамкової угоди (замовник або централізована закупівельна організація, яка проводить закупівлю в інтересах замовника). 

Якщо річний план оприлюднюється централізованою закупівельною організацією, додатково зазначаються найменування, місцезнаходження та ідентифікаційний код замовника в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань, його категорія, в інтересах яких проводиться закупівля за рамковою угодою; очікувана вартість з урахуванням усього запланованого строку дії рамкової угоди. 

Пункт 81 Особливостей передбачає, що замовник у річному плані закупівель незалежно від вартості закупівлі зазначає інформацію, передбачену частиною другою статті 4 Закону, а також інформацію про: 

• джерело фінансування закупівлі; 
• захід (крок), передбачений Планом України, у рамках якого здійснюється закупівля; 
• код програмної класифікації видатків та кредитування відповідного бюджету (у разі коли джерелом фінансування закупівлі є державний або місцевий бюджет). 

Відповідно до абзацу 2 пункту 85 Особливостей	У разі коли замовник вирішив провести відкриті торги відповідно до цього пункту, під час внесення до річного плану закупівель інформації про закупівлю додається обґрунтування застосування таких відкритих торгів із зазначенням присвоєного електронною системою закупівель унікального номера оголошення про проведення відкритих торгів, які було відмінено у зв’язку з неподанням жодної тендерної пропозиції для участі у відкритих торгах у строк, установлений замовником згідно з цими особливостями.*
Відповідно до абзацу 2 пункту 86 Особливостей	У разі коли замовник вирішив укласти договір про закупівлю відповідно до цього пункту, під час внесення до річного плану закупівель інформації про закупівлю додається обґрунтування здійснення такої закупівлі та незастосування вимог пунктів 78 і 79 цих особливостей із зазначенням присвоєного електронною системою закупівель унікального номера оголошення про проведення відкритих торгів, які були проведені відповідно до пункту 85 цих особливостей і відмінені у зв’язку з неподанням жодної тендерної пропозиції для участі у відкритих торгах у строк, установлений замовником згідно з цими особливостями. *
Відповідно до абзацу 2 пункту 88 Особливостей	У разі коли замовник вирішив провести запит пропозицій відповідно до цього пункту, під час внесення до річного плану закупівель інформації про закупівлю додається обґрунтування застосування такої закупівлі із зазначенням присвоєного електронною системою закупівель унікального номера закупівлі, здійсненої з використанням електронного каталогу, яка була відмінена у зв’язку з неподанням жодної ціни пропозиції для участі в запиті пропозицій постачальників.*
Відповідно до абзацу 2 пункту 89 Особливостей	У разі коли замовник вирішив укласти договір про закупівлю відповідно до цього пункту, під час внесення до річного плану закупівель інформації про закупівлю додається обґрунтування застосування такої закупівлі та незастосування вимог пунктів 78 і 79 цих особливостей із зазначенням присвоєного електронною системою закупівель унікального номера закупівлі, здійсненої з використанням електронного каталогу, яка була проведена відповідно до пункту 88 цих особливостей і відмінена у зв’язку з неподанням жодної ціни пропозиції для участі в запиті пропозицій. *
Відповідно до абзацу 2 пункту 91 Особливостей	У разі коли замовник вирішив укласти договір про закупівлю відповідно до цього пункту, під час внесення до річного плану закупівель інформації про закупівлю додається обґрунтування застосування такої закупівлі. В такому обґрунтуванні, викладеному у довільній формі, замовник повинен зазначити один або декілька випадків, передбачених пунктами 3, 8 статті 5 Рамкової угоди (нагальна необхідність, недоступність послуг/товарів на ринках прийнятних країн або територій або інші належним чином обґрунтовані випадки, коли застосування правил прийнятності зробить реалізацію проекту неможливою або надмірно складною, або коли поставки та матеріали не можуть бути отримані на розумних умовах у жодній з таких країн), а також додати документальне підтвердження застосування відповідного випадку (у вигляді, зокрема, але не виключно, офіційних листів, експертних висновків, листів від виробників або постачальників про відсутність товарів/робіт/послуг, рішень уповноважених органів, оформлених у довільній формі результатів аналізу ринку, проведеного замовником, довідок).

* В такому обґрунтуванні, викладеному в довільній формі, замовник повинен зазначити один або декілька випадків, передбачених пунктами 3, 8 статті 5 Рамкової угоди між Україною та Європейським Союзом щодо спеціальних механізмів реалізації фінансування Союзу для України згідно з інструментом Ukraine Facility, ратифікованої Законом України від 6 червня 2024 р. № 3786-IX (далі - Рамкова угода) (нагальна необхідність, недоступність послуг/товарів на ринках прийнятних країн або територій або інші належним чином обґрунтовані випадки, коли застосування правил прийнятності робить реалізацію проекту неможливою або надмірно складною, або коли поставки та матеріали не можуть бути отримані на розумних умовах у жодній з таких країн), а також додати документальне підтвердження застосування відповідного випадку (у вигляді, зокрема, але не виключно, офіційних листів, експертних висновків, листів від виробників або постачальників про відсутність товарів/робіт/послуг, рішень уповноважених органів, оформлених у довільній формі результатів аналізу ринку, проведеного замовником, довідок). 

Тож якщо замовником здійснюється закупівля за кошти Ukraine Facility згідно пунктів 85, 86, 88, 89 та 91 Особливостей, то замовник зобов’язаний під час внесення до річного плану закупівель інформації про закупівлю додати обґрунтування застосування такої закупівлі в довільній формі та документальне підтвердження застосування відповідного випадку (у вигляді, зокрема, але не виключно, офіційних листів, експертних висновків, листів від виробників або постачальників про відсутність товарів / робіт / послуг, рішень уповноважених органів, оформлених у довільній формі результатів аналізу ринку, проведеного замовником, довідок). Тобто замовник під час створення рядка річного плану повинен завантажити в ЕЗС у вигляді окремих файлів - обґрунтування застосування такої закупівлі в довільній формі та документ, який буде підтверджувати застосування відповідного випадку. В той же час замовник має право додатково зазначити обґрунтування здійснення закупівлі в технічно реалізованому електронному полі “Обґрунтування причини проведення закупівлі”. 

Технічна реалізація створення рядка річного плану в ЕСЗ 

Розглянемо технічну реалізацію електронних полів створення рядка річного плану в ЕСЗ. 

Інформація про замовника 

Перше, що має заповнити замовник в ЕСЗ це дані про замовника (найменування, місцезнаходження та ідентифікаційний код замовника в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань, його категорія). Такі дані автоматично підтягуються ЕСЗ з особистого кабінету замовника і відповідно не потребують заповнення, тому перевіряємо відповідність попередньо внесених даних в особистому кабінеті.  

Вид закупівлі 

Друге, що повинен зробити замовник це обрати вид закупівлі.  

Детальніше ознайомитися з тим, які види закупівель визначені нормами Особливостей можна в матеріалі. 

Звертаємо увагу, що з 01.09.2023 діє нова редакція Порядку формування та використання електронного каталогу, затвердженого постановою Кабміну від 14.09.2020 № 822 (далі – Порядок), пунктом 56 якого визначено, що замовник здійснює відбір постачальника шляхом запиту пропозицій постачальників. А в ЕСЗ вид закупівлі відображається як «запит ціни пропозиції» замість «запит пропозицій постачальників», що не відповідає вимогам законодавства. Тому, рекомендуємо зазначати в полі «Примітка» правильний вид закупівлі: запит пропозицій постачальників. 

Інформація про закупівлю 

Зазначаючи інформацію на який рік створюється річний план закупівлі замовник має вказати рік, для якого проводиться закупівля, тобто зазначити рік, для потреб якого планується закупівля. 

В цьому розділі замовник згідно частини 2 статті 4 Закону зазначає таку обов’язкову інформацію: 

• назву предмета закупівлі із зазначенням коду за Єдиним закупівельним словником (у разі поділу на лоти такі відомості повинні зазначатися стосовно кожного лота) та назви відповідних класифікаторів предмета закупівлі і частин предмета закупівлі (лотів) (за наявності).  

Замовник зазначає загальну назву предмета закупівлі в електронному полі “конкретна назва предмета закупівлі” та обирає код класифікатора ДК 021:2015 (код за ЄЗС). Ознайомитися з алгоритмом визначення коду за ЄЗС можна тут, а з питанням чи вказувати в назві предмета закупівлі назву кожної номенклатурної позиції можна переглянути тут. 

У разі здійснення закупівлі за лотами замовнику необхідно зазначити інформацію стосовно кожного лота в електронному полі “конкретна назва предмета закупівлі”, а саме назву кожного лоту із зазначенням коду за Єдиним закупівельним словником і назви відповідних класифікаторів лотів (за наявності). Детальніше дізнатися що таке лот можна в матеріалі. 

При придбанні певних предметів закупівель замовник повинен зазначити відповідний класифікатор. Щодо того, що означають відповідні класифікатори та як їх застосовувати можна розібратись в статті. 

Варто звернути увагу, що якщо замовником здійснюється закупівля декількох найменувань, то за наявності  у них відповідних класифікаторів замовник повинен зазначити до кожного найменування відповідний класифікатор (додатковий класифікатор). Таку інформацію потрібно відобразити в назві предмета закупівлі в електронному полі “конкретна назва предмета закупівлі”. 

• розмір бюджетного призначення та/або очікувана вартість предмета закупівлі.  

В якому випадку що зазначати розмір бюджетного призначення чи очікувану вартість предмета закупівлі корисно ознайомитися в матеріалі; 

• код економічної класифікації видатків бюджету (для бюджетних коштів) 

Коди економічної класифікації видатків бюджету це і є так звані «КЕКВ», які покликані розмежувати видатки бюджетних установ та одержувачів бюджетних коштів за економічними характеристиками операцій.  При цьому, визначати КЕКВ повинні тільки замовники, які здійснюють закупівлі за бюджетні кошти. Замовники повинні обирати КЕКВ, перелік яких визначено в наказі №333, згідно предмета закупівлі (товари, роботи чи послуги), який визначається у відповідності до приписів закупівельного законодавства. Ознайомитися з особливостями визначеннями КЕКВ можна в матеріалі; 

• орієнтовний початок проведення 

Замовник має вказати, коли планує розпочати закупівлю (місяць та рік). Перед оголошення закупівлі перевіряємо чи відповідає «орієнтовний початок проведення» місяцю фактичного проведення закупівлі (якщо річний план оприлюднено завчасно). 

Згідно пункту 81 Особливостей, якщо закупівля здійснюється за кошти Ukraine Facility, то замовник у річному плані закупівель повинен зазначити інформацію про захід (крок), передбачений Планом України, у рамках якого здійснюється закупівля, тобто обрати класифікатор Плану України. Віднайти крок Плану України можна тут. 

Щодо DREAM. Ознайомитися, що собою представляє DREAM можна за посиланням. Між платформою DREAM та Prozorro здійснено інтеграцію інформації про проєкти відновлення. Тож якщо закупівля проводиться в рамках реалізації проєкту відновлення вже наявного на платформі DREAM, то замовник в річному плані  може зазначити інформацію про цей проєкт з платформи DREAM. Якщо замовник зазначає ID проєкту, то решта інформації заповнюється системою автоматично. 

Щодо електронного поля «Примітки». Закупівельне законодавство не встановлює обов’язку щодо заповнення цього електронного поля. Тому дане поле має довільний характер та може включати будь-яку інформацію, яку замовник вважає за необхідне зазначити з метою деталізації змісту рядка річного плану (наприклад, якщо відсутні електронні поля для зазначення відповідно інформації). В свою чергу не варто там зазначати інформацію, яка не стосується річного плану. 

Якщо закупівля здійснюється за кошти Ukraine Facility, то в електронному полі «Примітки» необхідно зазначити, що закупівля «фінансується Європейським Союзом - Ukraine Facility» або «співфінансується Європейським Союзом - Ukraine Facility».  

Джерело фінансування 

Закон із врахуванням Особливостей не передбачає окремих вимог щодо відображення в електронній системі джерела фінансування закупівлі, крім пункту 81 Особливостей, якщо закупівля здійснюється за кошти Ukraine Facility.  

Технічна реалізація електронних майданчиків передбачає наявність у формі річного плану електронних полів, в яких зазначається інформація про джерело фінансування такої закупівлі та без заповнення яких неможливе створити рядок річного плану. Тож у відповідних електронних полях річного плану закупівель замовнику необхідно заначити суму та обрати джерело фінансування серед визначених:  

• державний бюджет України;  
• бюджет Автономної Республіки Крим;  
• місцевий бюджет;  
• власний бюджет (кошти від господарської діяльності підприємства);  
• бюджет цільових фондів (що не входять до складу Державного або місцевих бюджетів); 
• кредити та позики міжнародних валютно-кредитних організацій;  
• інше.  

Якщо в замовника декілька джерел фінансування, то є можливість додати ще джерела фінансування. Зауважимо, що загальна сума по всіх зазначених джерелах фінансування повинна відповідати очікуваній вартості. Ознайомитися з покроковим алгоритмом визначення джерела фінансування можна тут. 

Якщо замовник обирає такий вид фінансування, як кошти з місцевого бюджету, то замовнику необхідно зазначити: 

• КАТОТТГ - кодифікатор адміністративно-територіальних одиниць та територій територіальних громад 
• ТПКВКМБ - код типової програмної класифікації видатків та фінансування місцевих бюджетів. 

Коли замовник обирає такий вид фінансування, як кошти з державного бюджету, то замовнику доведеться обрати рік та код програмної класифікації видатків та кредитування державного бюджету (КПКВ). КПКВ - це семизначний код з найменуванням відповідно до відомчої та програмної класифікацій видатків і кредитування державного бюджету. 

Варто зазначити, що законодавча вимога щодо зазначення інформації про рік та КПКВ при здійсненні закупівель за державні кошти, а також КАТОТТГ та ТПКВКМБ при здійсненні закупівлі за кошти місцевого бюджету - відсутня. Проте замовник не зможе створити рядок річного плану, незважаючи на те, що такі вимоги законодавчо не передбачені. Тож замовнику доведеться зазначити відповідну інформацію. Корисно детальніше ознайомитися з тим як визначити КПКВ, КАТОТТГ та ТПКВКМБ можна тут. 

Якщо закупівля здійснюється за кошти Ukraine Facility, то згідно пункту 81 Особливостей замовник зобов’язаний у річному плані закупівель зазначити інформацію про код програмної класифікації видатків та кредитування відповідного бюджету (у разі коли джерелом фінансування закупівлі є державний або місцевий бюджет). 

За певної потреби замовник може заповнити електронне поле «Опис», проте воно не є обо’язковим.  

Номенклатурні позиції предмета закупівлі 

Норми Закону та Особливостей не зобов’язують замовників зазначати номенклатурні позиції предмета закупівлі під час оприлюднення річного плану в ЕСЗ. Але враховуючи технічну реалізацію електронних майданчиків, в яких наявні електронні поля для зазначення інформації щодо номенклатурних позиції предмета закупівлі замовник на власний розсуд приймає рішення щодо їх зазначення в ЕСЗ.  

При цьому замовник може скористатися такими електронними полями у випадку, якщо ним здійснюється закупівля декількох найменувань, які мають відповідні класифікатори для додаткового відображенння  такої інформації. Таким чином замовник може додати необхідну кількість позицій і до кожної зазначити код відповідного класифікатора. 

Завантаження документів 

При створенні рядка річного  плану у замовника є можливість у разі потреби додати документи до річного плану, але відсутній обов’язок завантажувати якісь документи, в тому числі і протокол про затвердження річного плану або змін до нього. Тож замовник на власний розсуд приймає рішення щодо завантаження відповідних документів.  

Проте, якщо закупівля здійснюється згідно пунктів 85, 86, 88, 89 та 91 Особливостей (за кошти Ukraine Facility), то замовник зобов’язаний завантажити окремі файли - обґрунтування застосування такої закупівлі в довільній формі та документальне підтвердження застосування відповідного випадку (у вигляді, зокрема, але не виключно, офіційних листів, експертних висновків, листів від виробників або постачальників про відсутність товарів / робіт / послуг, рішень уповноважених органів, оформлених у довільній формі результатів аналізу ринку, проведеного замовником, довідок). 

Обґрунтування причини проведення закупівель 

В електронній системі закупівель реалізоване електронне поле «Обґрунтування причини проведення закупівель», яке доступне для всіх видів закупівель незалежно від очікуваної вартості та предмета закупівлі.  

Щодо цього поля ДП «Прозоро» на своєму сайті надало пояснення: «Функція дасть змогу завчасно пояснити, чому виникла потреба в цій закупівлі». 

Електронне поле “обґрунтування причини проведення закупівлі” на електронних майданчиках не обов'язкове для заповнення.  

В свою чергу зазначимо, що закупівельне законодавство також не передбачає обов'язку зазначати в цьому електронному полі будь-яке обґрунтування. Тож заповнення цього поля це є виключно правом замовника.  

Але коли закупівля здійснюється згідно пунктів 85, 86, 88, 89 та 91 Особливостей, то в такому разі замовник може скористатися цим електронним полем для додаткового відображення у ньому обґрунтування застосування такої закупівлі. 

Варто звернути увагу, що не потрібно даний функціонал ототожнювати із вимогами Постанови Кабміну від 11.10.2016 № 710 «Про ефективне використання державних коштів» щодо обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру бюджетного призначення, очікуваної вартості предмета закупівлі та пункту 13 Особливостей щодо обґрунтування підстави для здійснення замовником закупівлі відповідно до цього пункту, оскільки зазначений функціонал створений не для виконання вимог, зазначених нормативно-правових актів. 

Повідомляємо, що внести зміни в обґрунтування можна на будь-якому етапі, проте важливо пам’ятати, що в системі зберігається історія змін, а також видалити опубліковане обґрунтування в плані неможливо. 

Корисно ознайомитися з матеріалами: 

• Що вважати річним планом, а що — змінами до нього? 
• Що таке попередній річний план? 
• Переваги оприлюднення річного плану за кожною потребою 
• Замовник не планує проводити закупівлю, за якою оприлюднений річний план/зміни до річного плану: чи потрібно скасовувати рядок річного плану 
• Технічні / механічні помилки під час здійснення закупівель 
• Що робити, якщо потреби організації змінюються протягом року