Визначення джерела фінансування закупівлі: покроковий алгоритм замовника

Правильне визначення джерела фінансування - один із ключових кроків у підготовці будь-якої закупівлі. Від цього залежить не лише коректність планування, а й можливий вибір виду закупівлі, своєчасність оплати. Замовник повинен чітко орієнтуватися за рахунок яких коштів буде здійснюватися закупівля, чи наявне співфінансування, а також розуміти що та як зазначати в електронній системі закупівель.

Плануванням закупівель є визначення потреби в товарах, роботах, послугах, очікуваної вартості закупівлі, планування обсягів і джерел видатків. А складання річного плану та внесення до нього змін є необхідними передумовами здійснення закупівель та передують безпосередньому проведенню закупівель.

Планування здійснюється  зокрема з урахуванням кошторису або фінансового плану, так як ці документи передбачають, що та в якому обсязі буде закуповувати підприємство / організація / установа.

Відповідно до пункту 14 Особливостей закупівля відповідно до цих особливостей здійснюється замовником на підставі наявної потреби або у разі планової потреби наступного року (планових потреб наступних періодів). Запланована закупівля, незалежно від її вартості, включається до річного плану закупівель замовника відповідно до статті 4 Закону. 

Крім того, для контролю за рухом коштів від Європейського Союзу в рамках програми Ukraine Facility в електронній системі закупівель під час зазначення інформації про джерело фінансування замовник ще має додатково вказати у разі закупівлю за державні кошти - КПКВ, за кошти місцевого бюджету - КАТОТТГ та ТПКВКМБ. Хоча причиною запровадження відносно нових електронних полів і стала програми Ukraine Facility, замовник при здійсненні будь-яких закупівель за кошти державного чи місцевого бюджетів має знати та зазначати дану інформацію. Адже, в протилежному випадку неможливо буде оприлюднити річний план.

Як уповноважена або відповідальна особа замовника може дізнатися про вид та суму джерела фінансування? Для відповіді на дане питання варто звернутися до відповідальних підрозділів замовника (бухгалтерії чи фінансового відділу) на етапі планування. Так як УО зазвичай не працює з кошторисами чи фінансовим планом. Інколи не зайвим буде звернутися навіть до головних розпорядників бюджетних коштів або органів місцевого самоврядування, через які проходило затвердження рішення про виділення коштів, як у випадку із фінансуванням Ukraine Facility.

Чек-лист визначення та відображення в річному плані джерела фінансування:

1. Визначення вид джерела фінансування.

У відповідних електронних полях річного плану  закупівель замовник має змогу зазначити такі виду джерел фінансування, як: 

• державний бюджет України; 
• бюджет Автономної Республіки Крим; 
• місцевий бюджет; 
• власний бюджет (кошти від господарської діяльності підприємства); 
• бюджет цільових фондів (що не входять до складу Державного або місцевих бюджетів); 
• кредити та позики міжнародних валютно-кредитних організацій; 
• інше. 

У разі, якщо видів джерела фінансування декілька замовник повинен зазначити кожен, натиснувши  кнопку «Додати джерело» (назва кнопки може відрізнятися залежно від технічного функціоналу майданчика).

Під час здійснення закупівлі за кошти державного бюджету замовнику необхідно обрати рік та код програмної класифікації видатків та кредитування державного бюджету (КПКВ). 

КПКВ — це семизначний код з найменуванням відповідно до відомчої та програмної класифікацій видатків і кредитування державного бюджету.

Де віднайти інформацію про КПКВ? КПКВ, за яким замовник здійснює витрачання бюджетних коштів, міститься у таких документах:  

• законі про Державний бюджет України на поточний рік або рішенні про місцевий бюджет, на підставі якого складається та затверджується розпис;  
• паспорті, який затверджується для конкретної бюджетної програми;  
• кошторисних видатках установи замовника, який затверджується для конкретної установи.

Здійснюючи закупівлю за кошти місцевого бюджету замовнику необхідно зазначити: 

• КАТОТТГ - кодифікатор адміністративно-територіальних одиниць та територій територіальних громад. КАТОТТГ  затверджено наказ Міністерства розвитку громад та територій України від 26.11.2020  № 290 та відображає місцезнаходження замовника. 
• ТПКВКМБ - код типової програмної класифікації видатків та фінансування місцевих бюджетів. Типова програмна класифікація видатків та кредитування місцевого бюджету затверджена наказом Міністерства фінансів України від 20.09.2017  № 793. Інформація про ТПКВКМБ відображається у паспорті, який затверджується для конкретної бюджетної програми. 

Ще раз наголошуємо, у разі закупівлі за кошти Ukraine Facility на виконання Постанови КМУ від 15 листопада 2024 р. № 1318, якою затверджено Порядок управління, моніторингу та контролю за виконанням Плану України на етапі формування річного плану закупівель та внесення змін до нього передбачають деталізацію інформації за позицією “джерело фінансування закупівлі” (у разі, коли в позиції “джерело фінансування закупівлі” зазначено державний або місцевий бюджет, зазначають код бюджету та код програмної класифікації видатків та кредитування).

При закупівлі за власні кошти замовника від господарської діяльності  та / або  із бюджету цільових фондів (що не входять до складу Державного або місцевих бюджетів) та / або  кредитів та позики міжнародних валютно-кредитних організацій та / або інше необхідності зазначати додаткову інформацію замовнику не потрібно. 

Саме вид джерела фінансування може впливати на спосіб здійснення закупівель. Тому, рекомендуємо переглянути статтю на дану тему.

2. Визначення суми джерела фінансування.

Іншим обов'язком для заповнення полем є сума джерела фінансування. Якщо закупівля спіфінансується з різних джерел замовник повинен вказати інформацію про суму кожного такого джерела. Але, в будь-якому разі сума джерела фінансування одного чи, якщо їх кілька, має відповідати розміру очікуваної вартості / бюджетного призначення конкретної закупівлі щодо якої оприлюднюється річний план.

Також, якщо замовник зазначає інформацію про джерело / джерела фінансування в проєкті договору про закупівлю / договорі, то варто перевірити таку інформацію щодо її відповідності між собою. 

Щодо робити у разі зміни джерела фінансування в ході виконання договору про закупівлю / договору можна переглянути у статті.

3. Зазначити опис джерела або  джерел  фінансування.

Замовник зможе оприлюднити річний план і без заповнення електронного поля “опис” у джерелі  фінансування. Тож, дане поле заповнюється у разі необхідності. 

Чи потрібно зазначати інформацію у протоколі, яким затверджено річний план або зміни до нього про джерело фінансування? 

Зважаючи на те, що законодавча вимога щодо зазначення інформації про джерело фінансування в цілому, а також КПКВ при здійсненні закупівель за державні кошти, КАТОТТГ та ТПКВКМБ при здійсненні закупівлі за кошти місцевого бюджету — відсутня, замовник не зобов’язаний це робити. 

Втім, рекомендуємо зазначати відповідну інформацію у протоколі, яким затверджено річний план або зміни до нього, щоб під час оприлюднення рядка річного плану в ЕСЗ уповноважена особа мала всю необхідну інформацію.