Етап планування включає в себе безліч процесів, які так чи інакше впливають на результат закупівлі. Відповідно на здійснення закупівлі без порушень певним чином впливає й вміння уповноваженої особи вірно підібрати код за Єдиним закупівельним словником, який максимально відображатиме сутність предмета закупівлі.
Причому відображати код за Єдиним закупівельним словником замовник зобов’язаний ще на етапі планування закупівлі, в тому числі оприлюднення річного плану. Адже відповідно до пункту 2 частини 2 статті 4 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон), у річному плані повинна міститися така інформація: назва предмета закупівлі із зазначенням коду за Єдиним закупівельним словником (у разі поділу на лоти такі відомості повинні зазначатися стосовно кожного лота) та назви відповідних класифікаторів предмета закупівлі і частин предмета закупівлі (лотів) (за наявності).
В той же час процес підбору коду за Єдиним закупівельним словником не завжди проходить легко та гладко. Серед основних складнощів, з якими стикаються замовники при визначення коду за Єдиним закупівельним словником можна виділити наступні:
- необхідний код може бути захований споміж безлічі інших – наприклад, під час придбання таких медичних виробів, як реактиви, доцільно використовувати код ДК 021:2015: 33690000-3 – Лікарські засоби різні за Єдиним закупівельним словником, хоча більшість медичних виробів закуповуються за переліком кодів, які входять в групу кодів 33100000-1 – Медичне обладнання;
- класифікатор містить коди, які є доволі схожими між собою – наприклад, в Єдиному закупівельному словнику одночасно містяться такі коди, як 03413000-8 – Паливна деревина та 09111400-4 – Деревне паливо;
- необхідний код може бути повністю відсутній в класифікаторі – наприклад, жоден код із Єдиного закупівельного словника повністю не відповідає такому предмету закупівлі, як дитячий заколисуючий центр;
- при закупівлі послуг доводиться обирати код із виразом «роботи» і навпаки – наприклад, із використанням коду ДК 021:2015: 45310000-3 – Електромонтажні роботи за Єдиним закупівельним словником, замовник може закуповувати як послуги, так і роботи;
- нечітка позиція аудиторів щодо окремих предметів закупівлі – аудитори наразі не дійшли єдиного рішення щодо вибору коду за Єдиним закупівельним словником для здійснення закупівлі кус-кус. Проте звертаємо увагу, що в більшості висновків віддають перевагу саме коду ДК 021:2015: 15850000-1 – Макароні вироби;
- наслідки «списування» із закупівель колег – замовникам важливо на етапі планування закупівлі врахувати специфіку конкретного предмета закупівлі, так як при дублюванні рішень колег можна втратити відмінності, що відіграють ключову роль при визначенні коду за Єдиним закупівельним словником;
- (не)умисний поділ предмета закупівлі.
Окрім вищезгаданого переліку складнощів щодо визначення коду за Єдиним закупівельним словником, замовнику також доцільно врахувати наступний алгоритм дій.
Алгоритм дій замовника при визначенні коду за Єдиним закупівельним словником
Крок 1. Аналізуємо суть предмета закупівлі.
На етапі планування замовнику вкрай важливо чітко зрозуміти, що саме буде закуповуватись. При цьому якщо уповноваженій особі важко самостійно проаналізувати специфіку предмета закупівлі, то доцільно залучити до процесу формування технічних та якісних характеристик інших працівників замовника або звернутись за допомогою до зовнішніх експертів.
Крок 2. Визначаємо вид предмета закупівлі: товари / роботи / послуги.
Пунктом 22 частини 1 статті 1 Закону визначено, що предмет закупівлі – товари, роботи чи послуги, що закуповуються замовником у межах єдиної процедури закупівлі або в межах проведення спрощеної закупівлі, щодо яких учасникам дозволяється подавати тендерні пропозиції / пропозиції або пропозиції на переговорах (у разі застосування переговорної процедури закупівлі).
Відповідно до моменту визначення коду за Єдиним закупівельним словником, замовнику слід зрозуміти до якого саме виду предмета закупівлі відносять предмет закупівлі. При цьому положення Закону із врахуванням Особливостей виділяють три наступні види предмета закупівлі:
- товари – продукція, об'єкти будь-якого виду та призначення, у тому числі сировина, вироби, устаткування, технології, предмети у твердому, рідкому і газоподібному стані, а також послуги, пов'язані з постачанням таких товарів, якщо вартість таких послуг не перевищує вартості самих товарів;
- послуги – будь-який предмет закупівлі, крім товарів і робіт, зокрема транспортні послуги, освоєння технологій, наукові дослідження, науково-дослідні або дослідно-конструкторські розробки, медичне та побутове обслуговування, найм (оренда), лізинг, а також фінансові та консультаційні послуги, поточний ремонт, поточний ремонт з розробленням проектної документації;
- роботи – розроблення проектної документації на об'єкти будівництва, науково-проектної документації на реставрацію пам'яток архітектури та містобудування, будівництво нових, розширення, реконструкція, капітальний ремонт та реставрація існуючих об'єктів і споруд виробничого та невиробничого призначення, роботи з будівництва об'єктів з розробленням проектної документації, роботи з нормування в будівництві, геологорозвідувальні роботи, технічне переоснащення діючих підприємств та супровідні роботам послуги, у тому числі геодезичні роботи, буріння, сейсмічні дослідження, аеро- і супутникова фотозйомка та інші послуги, що включаються до кошторисної вартості робіт, якщо вартість таких послуг не перевищує вартості самих робіт.
Крок 3. Звертаємось до законодавчих вимог щодо визначення предмета закупівлі.
Аналізуючи абзац 1 пункту 15 Особливостей, предмет закупівлі визначається замовником відповідно до вимог Закону та Порядку визначення предмета закупівлі, затвердженого наказом Мінекономіки від 15 квітня 2020 р. N 708 (далі – Порядок № 708).
В свою чергу керуючись вимогами Порядку № 708, а також Порядку розміщення інформації про публічні закупівлі, затвердженого наказом Мінекономіки від 11.06.2020 № 1082, замовник обирає код за Єдиним закупівельним словником наступним чином:
- для більшості товарів та послуг – за показником 4 цифри за Єдиним закупівельним словником;
- для послуг з поточного ремонту – орієнтуємось також 4 цифру за Єдиним закупівельним словником, так як послуги з поточного ремонту є послугами в розумінні Закону;
- при здійсненні закупівлі робіт – зазначаємо код за показниками 2-5 цифр Єдиного закупівельного словника;
- для окремих предметів закупівлі Порядок №708 містить певні виключення, яких доцільно дотримуватись при підборі коду за Єдиним закупівельним словником.
Крок 3. Аналізуємо закупівлі минулих періодів, що здійснювались за аналогічними предметами закупівлі.
Як показує практика, чимало закупівель замовників мають циклічний характер, відповідно потреба у здійсненні таких закупівель повторюється щороку або в межах іншого часового інтервалу, тощо. Відповідно замовник може використати минулі закупівлі, як певний досвід та підказку щодо визначення необхідного коду за Єдиним закупівельним словником.
Крок 5. Шукаємо відповідні коди за Єдиним закупівельним словником.
Зрозумівши що саме необхідно замовнику та ознайомившись із минулими аналогічні закупівлі, уповноваженій особі слід проаналізувати які коди відповідають специфіці відповідного товару / роботам / послугам. В основному варто орієнтуватись на відповідні розділи кодів, а також більш детальні коди за Єдиним закупівельним словником. Адже назва необхідного коду інколи може різнитись із товарами / роботами / послугами, що закуповуються.
Окрім цього для полегшення завдання вибору коду за Єдиним закупівельним словником, замовник може скористатись додатковими функціоналами, про які також згадаємо нижче у даному матеріалі.
Крок 6. Аналізуємо практику аудиторів щодо аналогічних предметів закупівлі.
Трапляються ситуації, коли замовник бажає закупити товар, проте не може обрати вірний код за Єдиним закупівельним словником серед декількох наявних. В такому випадку доцільно проаналізувати не лише специфіку конкретного предмета закупівлі, але й відповідну практику контролюючих органів. Особливу увагу слід звернути на те, чи були виявлені помилки в частині правомірності визначення предмета закупівлі, в тому числі в частині вибору коду за Єдиним закупівельним словником.
За допомогою яких функціоналів замовник може полегшити процес визначення коду за Єдиним закупівельним словником
Пропонуємо також розглянути декілька можливих варіантів, за допомогою яких уповноважена особа може дещо полегшити процес вибору коду за Єдиним закупівельним словником:
- Використовуємо функціонал за посиланням: https://dk21.dovidnyk.info/ .
Даний функціонал відображає повний перелік усіх кодів за Єдиним закупівельним словником. При цьому замовник може ознайомитись з переліком більш детальних кодів, шляхом розгортання відповідних розділів – такого роду дії допоможуть проаналізувати відповідність обраного коду специфіці конкретного предмета закупівлі.
- Користуємось функціоналом CPV-тул.
Пошук необхідного коду відбувається за ключовими словами, а сам перелік результатів можна побачити у трьох форматах:
- популярні CPV ;
- дерево спв-кодів;
- дерево слів.
При виборі коду за Єдиним закупівельним словником, замовнику варто звернути увагу на перші з двох вищезгаданих розділів:
- Застосовуємо технічну реалізацію сайту Prozorro та електронних майданчиків.
І система сайту Prozorro, і технічна реалізація електронних майданчиків передбачають здійснення пошуку закупівель за відповідними критеріями, в тому числі за ключовими словами або кодом за Єдиним закупівельним словником. Тож замовники можуть скористатися відповідними «підказками» для визначення коду за Єдиним закупівельним словником для конкретного предмета закупівлі.
Звертаємо увагу, що наступні функціонали спрямовані виключно на аналіз Єдиного закупівельного словника, проте жодним чином не повинні повністю заміняти вибір замовника в частині визначення предмета закупівлі.
Наслідки невірно обраного коду за Єдиним закупівельним словником
Як зазначалось на початку матеріалу, процес визначення предмета закупівлі нерозривно пов’язаний із вибором коду ДК 021:2015 за Єдиним закупівельним словником. Відповідно якщо замовником невірно визначено код за Єдиним закупівельним словником, то такого роду дії можуть призвести до невірного визначення предмета закупівлі, що в свою чергу може призвести до нікчемності договору про закупівлю згідно підпункту 5 пункту 21 Особливостей.
Окрім цього, звертаючись до частини 1 статті 164-14 Кодексу про адміністративні правопорушення, порушення порядку визначення предмета закупівлі тягне за собою накладення штрафу на службових (посадових), уповноважених осіб замовника у розмірі 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (1 700 гривень).