Аналізуючи базові вимоги закупівельного законодавства, здійснення кожної закупівлі, незалежно від її виду, розпочинається із етапу планування, в тому числі формування та оприлюднення річного плану закупівель. Адже згідно норм пункту 14 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України від 25.12.2015 № 922-VIII «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості), закупівля відповідно до цих особливостей здійснюється замовником на підставі наявної потреби або у разі планової потреби наступного року (планових потреб наступних періодів). Запланована закупівля, незалежно від її вартості, включається до річного плану закупівель замовника відповідно до статті 4 Закону.
Враховуючи вимоги частини 2 статті 4 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон), у річному плані повинна міститися така інформація:
1) найменування, місцезнаходження та ідентифікаційний код замовника в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань, його категорія;
2) назва предмета закупівлі із зазначенням коду за Єдиним закупівельним словником (у разі поділу на лоти такі відомості повинні зазначатися стосовно кожного лота) та назви відповідних класифікаторів предмета закупівлі і частин предмета закупівлі (лотів) (за наявності);
3) розмір бюджетного призначення та/або очікувана вартість предмета закупівлі;
4) код економічної класифікації видатків бюджету (для бюджетних коштів);
5) вид закупівлі та орієнтовний початок проведення:
6) у разі застосування рамкової угоди зазначається:
- строк дії рамкової угоди;
- сторона рамкової угоди (замовник або централізована закупівельна організація, яка проводить закупівлю в інтересах замовника). Якщо річний план оприлюднюється централізованою закупівельною організацією, додатково зазначаються найменування, місцезнаходження та ідентифікаційний код замовника в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань, його категорія, в інтересах яких проводиться закупівля за рамковою угодою;
- очікувана вартість з урахуванням усього запланованого строку дії рамкової угоди.
Також керуючись частиною 1 статті 4 Закону, річний план та зміни до нього безоплатно оприлюднюються замовником в електронній системі закупівель протягом п'яти робочих днів з дня затвердження річного плану та змін до нього. Закупівля здійснюється відповідно до річного плану.
Утім звертаємо увагу, що законодавством не передбачено вимог, що річний план закупівель або зміни до нього мають формуватись на початку року або ж завчасно до проведення закупівлі. Головним правилом є те, що спочатку замовник оприлюднює сам річним план або зміни до нього, а тільки тоді здійснює закупівлю. Тож замовники можуть за власним бажанням визначити коли саме публікувати річний план закупівель або зміни до нього із врахуванням законодавчих норм.
З вищезазначеного стає зрозуміло, що замовники, які затверджують та оприлюднюють річний план або зміни до нього завчасно, не порушують жодних законодавчих норм. В той же час такого роду замовники можуть стикнутися із певними нюансами, що ускладнюють діяльність уповноваженої особи, тож розглянемо декілька з них:
- Невідповідність назви предмета закупівлі товарам / роботам / послугам, які закуповуються. Впродовж року потреби замовника можуть змінюватись. Тож цілком ймовірно, що предмет закупівлі, відображений в річному плані, а також вказаний код за Єдиним закупівельним словником, може не відповідати товару / роботам / послугам, які фактично необхідно закупити;
- Невідповідність КЕКВ. Наприклад, трапляються випадки, коли на початку року замовнику повідомляють, що буде виділено обмежений бюджет на закупівлю товару, в зв’язку з чим уповноважена особа оприлюднює річний план закупівель та відображає КЕКВ «2210 Предмети, матеріали, обладнання та інвентар». А перед закупівлею розмір бюджету збільшується таким чином, що здійснення закупівлі підпадає під КЕКВ 3110 «Придбання обладнання і предметів довгострокового користування», що в свою чергу призводить до невідповідності інформації в електронній системі закупівель;
- Невідповідність розміру бюджетного призначення / очікуваної вартості предмета закупівлі. Ринок товарів / робіт / послуг є доволі мінливим, в тому числі й щодо цінового аспекту. Відповідно якщо між моментами оприлюднення річного плану та оголошенням закупівлі буде тривалий проміжок часу, то вірогідність зміни ціни на відповідний предмет закупівлі зростає. Окрім цього існує вірогідність зміни обсягів закупівлі чи перерозподілу коштів, що так чи інакше може вплинути на очікувану вартість окремих закупівель;
- Невідповідність зазначеного виду закупівлі. На вибір виду закупівлі можуть впливати декілька факторів, в тому числі річна очікувана вартість предмета закупівлі, наявний термін для проведення закупівлі та інше. Відповідно замовник може стикнутись із необхідністю скорегувати річний план закупівель через неможливість здійснення попередньо обраного виду закупівлі;
- Невідповідність орієнтованого початку проведення закупівлі. Замовникам не завжди вдається оголосити закупівлю саме в той термін, в який планується. Тож одним із ризиків завчасного оприлюднення річного плану закупівель залишається необхідність внесення змін до орієнтованого початку проведення закупівлі у випадках, якщо потребу необхідно задовольнити раніше або пізніше запланованого терміну.
А тому рекомендуємо замовникам за можливості затверджувати та оприлюднювати річний план закупівлі або зміни до нього безпосередньо перед здійсненням такої закупівлі. При цьому якщо для замовника вкрай важливо сформувати та узгодити відповідний план закупівель на початку року, то пропонуємо скористатись попереднім річним планом, про що розповідається у матеріалі «Що таке попередній річний план?».
Відповідно серед переваг затвердження та оприлюднення річного плану або змін до нього безпосередньо перед проведенням закупівлі можна виділити наступні:
- відповідність інформації, відображеної в річному плані та звіті про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель / оголошенні про проведення відкритих торгів / тендерній документації / запиті пропозицій постачальників, тощо;
- зменшення ризиків щодо виникнення необхідності внесення змін до річного плану закупівель, в тому числі у вищезгаданих випадках;
- уникнення ряду складнощів, пов’язаних із реєстрацією бюджетних зобов’язань в Казначействі.
