«Нав’язані» обов’язки уповноваженої особи

Згідно пункту 35 частини 1 статті 1 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон), уповноважена особа (особи) – службова (посадова) чи інша особа, яка є працівником замовника і визначена відповідальною за організацію та проведення процедур закупівлі / спрощених закупівель згідно з цим Законом на підставі власного розпорядчого рішення замовника або трудового договору (контракту).

У відповідності до частини 10 статті 11 Закону, уповноважена особа:

• планує закупівлі та формує річний план закупівель в електронній системі закупівель;
• здійснює вибір процедури закупівлі;
• проводить процедури закупівель / спрощені закупівлі;
• оприлюднює в електронній системі закупівель звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, у випадку здійснення закупівель відповідно до частини сьомої статті 3 цього Закону;
• забезпечує рівні умови для всіх учасників, об'єктивний та чесний вибір переможця процедури закупівлі / спрощеної закупівлі;
• забезпечує складання, затвердження та зберігання відповідних документів з питань публічних закупівель, визначених цим Законом;
• забезпечує оприлюднення в електронній системі закупівель інформації, необхідної для виконання вимог цього Закону;
• здійснює інші дії, передбачені цим Законом.

Отож вищезгадані обов’язки є такими, що передбачені чинним законодавством сфери публічних закупівель. Детальніше з ключовими аспектами діяльності уповноваженої особи можна ознайомитись у матеріалі «Хто така уповноважена особа», а також відеоуроках «Основи публічних закупівель для уповноважених осіб» та «Стереотипи роботи уповноваженої особи».

В той же час пропонуємо звернути увагу на ряд робочих завдань, які не передбачені Законом із врахуванням Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України від 25.12.2015 № 922-VIII «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості), проте нерідко офіційно чи неофіційно закріплюються саме за уповноваженою особою.

Розробка розпорядчих документів щодо діяльності уповноваженої особи

Звертаючись до норм пункту 4 глави 1 розділу ІІ наказу Міністерства юстиції України «Про затвердження Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях» від 18.06.2015 № 1000/5, право на видання певного виду розпорядчого документа (постанови, рішення, наказу, розпорядження) закріплюється у положенні (статуті) установи і зумовлюється правовим статусом установи та порядком прийняття управлінських рішень (на підставі єдиноначальності або колегіальності).

В установах, що діють на основі колегіальності, їх керівники мають право приймати єдиноначальні рішення з вузьких питань і видавати в межах своєї компетенції інші види розпорядчих документів.

А отже керівник замовника має право на розроблення та затвердження розпорядчих документів (рішень, наказів, розпоряджень, тощо), за винятком випадків, коли такого роду обов’язки покладені на іншу особу. Відповідно саме керівник або інша особа, на яку покладені відповідні обов’язки, затверджує наказ на призначення уповноваженої особи, положення про уповноважену особу та ряд інших документів, які прямо або опосередковано впливають на роботу уповноваженої особи.

В той же час є ряд документів, до розроблення яких уповноваженій особі варто долучитись за власної ініціативи з метою мінімізації ризиків виникнення порушень або ж своєчасного та ефективного розподілу завдань, наприклад:

• положення про взаємодію уповноваженої особи із структурними підрозділами замовника;
• положення про створення робочої групи;
• службові / доповідні записки щодо визначення потреби замовника (в тому числі умови поставки, строки надання послуг, виконання робіт, технічні завдання тощо);
• реєстр контролю виконання договорів / договорів про закупівлю спільно із відповідальним підрозділом, тощо.

Про переваги формування взаємодії з іншими працівниками замовника розповідається у матеріалі «Взаємодія з внутрішнім замовником: чому це важливо та навіщо потрібно?». А під час формування вищезгаданих документів, пропонуємо скористатися прикладами документів для призначення уповноваженої особи та її взаємодії із внутрішнім замовником.

Робота в позаробочий час, вихідні чи під час відпустки

Аналізуючи норми Закону, уповноваженою є службова (посадова) чи інша особа, яка є працівником замовника. А відтак уповноважена особа, як будь-який штатний працівник замовника має перебувати у трудових відносинах, згідно укладеного трудового договору із замовником та такі відносини регулюються нормами трудового законодавства.

Робочий час – це час, протягом якого працівник зобов'язаний виконувати трудову функцію відповідно до трудового договору і законодавства про працю. При цьому звертаючись до статті 50 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП), нормальна тривалість робочого часу працівників не може перевищувати 40 годин на тиждень. Звісно ж на період воєнного стану при розгляді питання формування робочого графіку працівника, враховуємо також вимоги статті 6 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану». Проте будь-який штатний працівник має конкретний робочий графік, затверджений замовником, тож діє відповідно до нього.

Отож за порушення норм трудового законодавства в цілому передбачені такі види відповідальності, як: дисциплінарна відповідальність (глава X КЗпП України «Трудова дисципліна»); матеріальна відповідальність (статті 134, 237 КЗпП України); адміністративна відповідальність (стаття 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення); фінансова відповідальність (стаття 265 КЗпП України); кримінальна відповідальність (стаття 170 Кримінального кодексу України, статті 172-175 Кримінального кодексу України).

Проте законодавчо не встановлено вимог щодо притягнення безпосередньо уповноваженої особи до будь-якої із вищезгаданих відповідальностей за виконання робочих обов’язків у позаробочий час, в тому числі вихідні або період відпустки. Адже за порушення трудового законодавства несе відповідальність саме керівник замовника.

Звертаємо увагу також на статтю 72 КЗпП України, згідно якої робота у вихідний день може компенсуватися, за згодою сторін, наданням іншого дня відпочинку або у грошовій формі у подвійному розмірі.

Щодо терміну «відпустка» – це встановлена законом, колективним договором або трудовим контрактом певна кількість календарних днів безперервного відпочинку, які надаються працівникові роботодавцем у робочому році з оплатою або без оплати їх із збереженням місця роботи (посади) за працівником на цей час.

Відпустка уповноваженої особи не зупиняє закупівельний процес, а отже варто потурбуватись, щоб на цей період документально поклали обов’язки уповноваженої особи на іншого працівника. Якщо ж цього не зроблено, то відповідальність за порушення вимог законодавства сфери публічних закупівель покладається на саму уповноважену особу, навіть якщо така особа в цей період була відсутня. Проте в такому разі це буде відповідальність за порушення вимог саме закупівельного законодавства, а не трудового.

Уповноважену особу може бути притягнуто до дисциплінарної відповідальності згідно статті 147 КЗпП України роботодавцем, якщо порушується, до прикладу, законодавство про відпустки, зокрема має місце факт невиконання наказу про відпустку. Адже згідно статті 139 КЗпП України працівники зобов'язані працювати чесно і сумлінно, своєчасно і точно виконувати розпорядження роботодавця, додержувати трудової і технологічної дисципліни, вимог нормативних актів про охорону праці, дбайливо ставитися до майна роботодавця, з яким укладено трудовий договір.

Більше інформації щодо роботи уповноваженої особи в позаробочий час, в тому числі відустки та вихідні, можна віднайти у матеріалах:

• Чи можлива відповідальність для уповноваженої особи, яка працює в позаробочий час
• Чи може уповноважена особа працювати під час відпустки?
• Чи можлива робота уповноваженої особи у вихідні та неробочі дні

Визначення КЕКВ та джерела фінансування закупівлі

Звертаючись до глави 1 Інструкції щодо застосування економічної класифікації видатків бюджету, затвердженої наказом Міністерства фінансів України 12.03.2012 № 333, економічна класифікація видатків бюджету призначена для розмежування видатків бюджетних установ та одержувачів бюджетних коштів за економічними характеристиками операцій, які здійснюються відповідно до функцій держави та місцевого самоврядування.

Видатки на проведення публічних закупівель здійснюються за відповідними кодами економічної класифікації видатків бюджету залежно від економічної суті платежу.

Тож на виконання пункту 4 частини 2 статті 4 Закону, у разі здійснення закупівлі за бюджетні кошти, замовник зазначає у річному плані код економічної класифікації видатків бюджету (далі – КЕКВ). Також до будь-якої закупівлі уповноважена особа зазначає в річному плані інформацію щодо джерела фінансування закупівлі, проте наголошуємо, що така необхідність виникає в зв’язку не з законодавчими вимогами, а радше з технічною реалізацією електронних майданчиків.

В той же час жодними законодавчими нормами не передбачено покладення на уповноважену особу обов’язку щодо визначення КЕКВ або джерела фінансування закупівлі. Відповідно до вищезазначеного, уповноваженій особі варто:

• володіти інформацією щодо джерела фінансування закупівлі або відповідного КЕКВ, проте самостійно не приймати рішення щодо їх визначення;
• за необхідності вказати одразу декілька КЕКВ та / або джерел фінансування до однієї закупівлі;
• при виявленні невідповідності визначеного КЕКВ, звернутись до відповідного відділу / працівника замовника щодо внесення необхідних змін. Наголошуємо, що в такому випадку уповноважена особа не пристосовується до умов, які в подальшому призведуть до порушень у вигляді невірно обраного / зазначеного КЕКВ, а саме попередньо звертається до відповідного підрозділу для недопущення такого порушення;
• внести зміни до планування закупівлі або до річного плану у випадках, якщо уповноваженою особою помилково вказано невірний КЕКВ або інформацію щодо джерела фінансування і така помилка виявлена до моменту оголошення закупівлі чи оприлюднення звіту про договір про закупівлю, укладеного без використання електронної системи закупівель;
• прийняти рішення щодо виправлення технічної / механічної помилки та оформити його у вигляді протоколу уповноваженої особи у випадках, якщо помилково вказано невірний КЕКВ або інформацію щодо джерела фінансування і така помилка виявлена після моменту оголошення закупівлі чи оприлюднення звіту про договір про закупівлю, укладеного без використання електронної системи закупівель;
• якщо КЕКВ або джерело фінансування змінилося після моменту оприлюднення річного плану закупівель, то законодавчого обов’язку щодо виправлення такої помилки, шляхом внесення змін до річного плану, немає.

Також пропонуємо ознайомитись із підбіркою матеріалів за даною тематикою, а саме:

• Як провести закупівлю товарів за одним кодом ДК, якщо при цьому декілька позицій товарів підпадають під один КЕКВ, а решта – під інший КЕКВ
• Визначення КЕКВ під час закупівлі робіт
• Чи впливає джерело фінансування замовника на застосування закупівельного законодавства
• Зміна джерела фінансування, визначеного для оплати за договором про закупівлю: чи можлива зміна та на якому етапі закупівлі

Відстеження розмірів граничних сум для окремих предметів закупівлі

Звертаємо увагу, що положеннями постанови Кабінету Міністрів України «Про граничні суми витрат на придбання автомобілів, меблів, іншого обладнання та устаткування, мобільних телефонів, комп'ютерів державними органами, а також установами та організаціями, які утримуються за рахунок державного бюджету» від 4 квітня 2001 р. № 332 (далі – Постанова № 332) затверджені граничні суми витрат на придбання легкових автомобілів, меблів, іншого обладнання та устаткування, комп'ютерів, придбання і утримання мобільних телефонів державними органами, а також установами та організаціями, які утримуються за рахунок державного бюджету.

Тож граничні суми витрат згідно норм Постанови № 332 визначено лише для окремих предметів закупівлі та у разі їх придбання за рахунок коштів державного бюджету. Законодавством не передбачено притягнення до відповідальності уповноваженої особи, яка не врахувала норми щодо граничних сум витрат, проте у разі недотримання даних вимог, замовник стикається із такими ризиками, як:

• органи Казначейства не зареєструють бюджетне зобов’язання за таким договором / договором про закупівлю;
• відповідно до статті 117 Бюджетного кодексу України, за порушення бюджетного законодавства до учасників бюджетного процесу можуть застосовуватися такі заходи впливу: попередження про неналежне виконання бюджетного законодавства з вимогою щодо усунення порушення бюджетного законодавства;
• необхідність повторного проведення закупівлі, в якій буде враховано вимоги щодо граничних сум витрат.

А тому уповноважена особа повинна володіти інформацією щодо граничних сум витрат та у випадках здійснення закупівлі через електронну систему, відображати таку інформацію у відповідній документації, а саме:

• у разі оголошення процедури закупівлі, визначити умови щодо граничних сум витрат у тендерній документації та проєкті договору про закупівлю, який є додатком до неї;
• у разі застосування електронного каталогу, визначити умови щодо граничних сум витрат у проєкті договору про закупівлю.

Також інформація щодо даного питання відображена у статтях «Граничні суми витрат (обмеження вартості) для певних предметів закупівлі» та «Огляд змін до Постанови № 332, яка визначає граничні суми витрат при здійснення бюджетних видатків».

Погодження завдань, проєктів, робіт по інформатизації

Абзацом 3 пункту 8 постанови Кабінету Міністрів України «Деякі питання Національної програми інформатизації» від 02.02.2024 № 119 (далі – Постанова № 119) передбачено, що погодження завдань, проектів, робіт з інформатизації Національної програми інформатизації, очікувана вартість яких дорівнює або перевищує 500 тис. гривень, а в разі закупівель послуг із підключення закладів соціальної інфраструктури до широкосмугового доступу до Інтернету за кошти субвенції з державного бюджету місцевим бюджетам на реалізацію заходів, спрямованих на підвищення доступності широкосмугового доступу до Інтернету в сільській місцевості, коли їх вартість перевищує 1 тис. гривень, здійснюється генеральним замовником за результатами експертизи, проведеної відповідно до Порядку проведення експертизи Національної програми інформатизації та її складових, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 2 лютого 2024 р. № 119 «Деякі питання Національної програми інформатизації».

Абзац 4 пункту 8 Постанови № 119 вказує, що погодження завдань, проектів, робіт з інформатизації Національної програми інформатизації вартістю меншою, ніж визначена в абзаці 3 цього пункту, здійснюється шляхом повідомлення генеральному замовнику про укладений договір про закупівлю товарів, робіт і послуг між замовником та виконавцем завдання, проекту, робіт з інформатизації Національної програми інформатизації.

При цьому законодавчо не врегульовано хто саме подає інформацію генеральному замовнику щодо відповідних завдань, проєктів, робіт з інформатизації Національної програми інформатизації. А тому уповноваженій особі варто звернути увагу на наявність документального підтвердження покладення таких обов’язків на конкретного працівника. Відповідно уповноважена особа зобов’язана здійснювати погодження завдань, проєктів, робіт з інформатизації лише у разі, якщо на неї покладено такий обов’язок відповідно до розпорядчого документа керівника замовника або іншої особи, яка має такі повноваження.

Проте в будь-якому випадку пунктом 11 Положення про формування та виконання Національної програми інформатизації, затвердженого Постановою № 119, передбачено що керівники замовників здійснюють контроль та несуть персональну відповідальність за своєчасність, достовірність і зміст поданих пропозицій та звітних матеріалів.

Окрім цього непогодження завдань, проєктів, робіт з інформатизації Національної програми інформатизації з генеральним замовником у випадках, передбачених пунктом 8 Постановою № 119, може призвести до негативних наслідків, а саме:

• відмови у реєстрації бюджетних зобов’язань та здійснення оплати за таким договором Органом Казначейства, так як при реєстрації бюджетних зобов’язань від замовника вимагається підтвердження факту оприлюднення повідомлення щодо проєкту з інформатизації в Єдиній системі (для завдань, проєктів, робіт з інформатизації, визначених у абзаці 4 пункту 8 Постанови № 119) або погодження з генеральним замовником (для завдань, проєктів, робіт з інформатизації, визначених у абзаці 3 пункту 8 Постанови № 119);
• прийняття генеральним замовником рішення про зупинення виконання програм, проєктів, робіт з інформатизації Національної програми інформатизації.

Вищезгадані наслідки можуть призвести до необхідності повторного здійснення закупівлі, що в свою чергу збільшить кількість робочих процесів для уповноваженої особи. Також звертаємо увагу, що процес погодження завдань, проєктів, робіт з інформатизації з генеральним замовником не повинен призвести до порушення строків оприлюднення інформації в електронній системі закупівель, передбачених Законом з урахуванням Особливостей. Адже в такому разі за порушення строків оприлюднення інформації буде відповідальна саме уповноважена особа.

Для розуміння алгоритму погодження програм, проєктів, робіт з інформатизації Національної програми інформатизації, пропонуємо звернутись до ряду таких матеріалів, як:

• Що таке інформатизація
• Алгоритм погодження завдань, проєктів, робіт з інформатизації Національної програми інформатизації вартістю меншою, ніж 500 тис. гривень
• Алгоритм реєстрації в Єдиній системі НПІ та додавання користувачів
• Алгоритм погодження завдань, проектів, робіт з інформатизації Національної програми інформатизації, очікувана вартість яких дорівнює або перевищує 500 тис. гривень

Підготовка та оприлюднення обґрунтування по постанові № 710

Відповідно до пункту 4-1 постанови Кабінету Міністрів України «Про ефективне використання державних коштів» від 11 жовтня 2016 р. № 710 (далі – Постанова № 710), головним розпорядникам бюджетних коштів (розпорядникам бюджетних коштів нижчого рівня), суб’єктам господарювання державного сектору економіки з метою прозорого, ефективного та раціонального використання коштів забезпечити:

• обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру бюджетного призначення, очікуваної вартості предмета закупівлі;
• оприлюднення обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру бюджетного призначення, очікуваної вартості предмета закупівлі шляхом розміщення на власному веб-сайті (або на офіційному веб-сайті головного розпорядника бюджетних коштів, суб’єкта управління об’єктами державної власності, що здійснює функції з управління суб’єктом господарювання державного сектору економіки) протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення оголошення про проведення конкурентної процедури закупівель або повідомлення про намір укласти договір про закупівлю за результатами переговорної процедури закупівель.

Аналізуючи законодавчі норми, немає вимог щодо необхідності покладення обов’язку щодо підготовки та / або оприлюднення обґрунтування, передбаченого вимогами пункту 4-1 Постанови № 710, саме на уповноважену особу.

Відповідно уповноважена особа зобов’язана готувати обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру бюджетного призначення, очікуваної вартості предмета закупівлі відповідно до вимог Постанови № 710 та в окремих випадках оприлюднювати таке обґрунтування на власному веб-сайті (або на офіційному веб-сайті головного розпорядника бюджетних коштів, суб’єкта управління об’єктами державної власності, що здійснює функції з управління суб’єктом господарювання державного сектору економіки) виключно якщо перелік таких обов’язків покладено на неї відповідно до розпорядчого документа керівника замовника або іншої особи, яка має такі повноваження, або зазначено у посадовій інструкції.

В той же час, якщо замовником під час моніторингу отримано запит від Державної аудиторської служби, в якому вимагається надання інформації щодо наявності обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру бюджетного призначення, очікуваної вартості предмета закупівлі до конкретної закупівлі та відповідним чином його оприлюднення, то в такому випадку уповноважена особа повинна володіти інформацією:

• чи поширюються вимоги пункту 4-1 Постанови № 710 на замовника;
• чи підготовлено та за необхідності оприлюднено обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру бюджетного призначення, очікуваної вартості предмета закупівлі на власному веб-сайті (або на офіційному веб-сайті головного розпорядника бюджетних коштів, суб’єкта управління об’єктами державної власності, що здійснює функції з управління суб’єктом господарювання державного сектору економіки).

Почерпнути інформацію щодо застосування норм пункту 4-1 Постанови № 710 можна, скориставшись матеріалом «Чи потрібно вносити зміни до обгрунтування згідно постанови №710, якщо внесені зміни в технічні характеристики предмета закупівлі в ТД» та переглянувши відеоурок «Обґрунтування згідно Постанови № 710».

Оприлюднення інформації на веб-порталі Є-Data

Відповідно до частини 1 статті 2 Закону України «Про відкритість використання публічних коштів» від 11.02.2015 № 183-VIII (далі – Закон № 183), інформація, що оприлюднюється згідно з цим Законом, готується розпорядниками та одержувачами коштів Державного бюджету України, бюджету Автономної Республіки Крим і місцевих бюджетів, органами Пенсійного фонду, підприємствами, а також Фондом загальнообов’язкового державного соціального страхування України на випадок безробіття та подається ними для оприлюднення на єдиному веб-порталі використання публічних коштів.

Звертаючись до частини 1 статті 4 Закону № 183, відповідальність за порушення вимог цього Закону несуть керівники розпорядників та одержувачів коштів державного і місцевих бюджетів, підприємств, органів Пенсійного фонду, а також Фонду загальнообов’язкового державного соціального страхування України на випадок безробіття. Зазначені особи несуть відповідальність за такі порушення:

• неоприлюднення інформації відповідно до цього Закону;
• оприлюднення недостовірної, неточної або неповної інформації;
• несвоєчасне оприлюднення інформації.

Під час вивчення даної тематики в нагоді стане стаття «Що слід розуміти під інформацією про використання публічних коштів та короткий алгоритм оприлюднення інформації на Є-Data». Причому законодавством не визначено конкретну посаду, на яку покладаються обов’язки щодо оприлюднення інформації на єдиному веб-порталі використання публічних коштів. Проте як і в минулих випадках такий обов’язок покладається відповідно до розпорядчого документа керівника замовника або іншої особи, яка має такі повноваження.

В той же час нагадуємо, що відповідно до частини 12 статті 212-3 Кодексу України про адміністративні правопорушення (далі – КУпАП), неоприлюднення, несвоєчасне оприлюднення інформації, оприлюднення недостовірної, неточної або неповної інформації, обов’язкове оприлюднення якої передбачено Законом України «Про відкритість використання публічних коштів», тягнуть за собою накладення штрафу на посадових осіб від 50 до 70 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (від 850 до 1 190 гривень).

Повторне протягом року вчинення порушення, передбаченого частиною дванадцятою цієї статті, за яке особу вже було піддано адміністративному стягненню, тягне за собою накладення штрафу на посадових осіб від 70 до 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (від 1 190 до 1 700 гривень).

Статтею 38 КУпАП визначено, що адміністративне стягнення за вчинення правопорушень, передбачених частинами 12 і 13 статті 212-3 цього Кодексу, може бути накладено протягом 1 року з дня його вчинення.

Самостійне формування технічної специфікації до закупівлі

Згідно пункту 33 частини 1 статті 1 Закону, технічна специфікація до предмета закупівлі – встановлена замовником сукупність технічних умов, що визначають характеристики товару (товарів), послуги (послуг) або необхідні для виконання робіт щодо об’єкта будівництва, що можуть включати показники впливу на довкілля й клімат, особливості проектування (у тому числі щодо придатності для осіб із обмеженими фізичними можливостями), відповідності, продуктивності, ресурсоефективності, безпечності, процедури забезпечення якості, вимоги щодо найменування продукції, під яким вона продається, термінологію, символи, методику випробувань і тестування, вимоги до пакування, маркування й етикетування, інструкції для користувачів, технологічні процеси й технології виробництва на будь-яких етапах життєвого циклу робіт, товару чи послуги.

Частиною 1 статті 23 Закону передбачено, що технічна специфікація повинна містити опис усіх необхідних характеристик товарів, робіт або послуг, що закуповуються, у тому числі їх технічні, функціональні та якісні характеристики. Характеристики товарів, робіт або послуг можуть містити опис конкретного технологічного процесу або технології виробництва чи порядку постачання товару (товарів), виконання необхідних робіт, надання послуги (послуг).

При формуванні технічної специфікації до предмета закупівлі, пропонуємо також ознайомитись із матеріалами «Формування технічної специфікації: визначаємо головне» та «Технічна специфікація до предмета закупівлі».

Проте доцільно врахувати, що уповноважена особа не може володіти достатніми знаннями для формування технічної специфікації абсолютно до будь-якого предмета закупівлі. Тому в окремих випадках доцільно передбачити можливість залучення інших працівників замовника, а у разі необхідності навіть сторонніх експертів, які допоможуть сформувати вимоги до предмета закупівлі таким чином, щоб мінімізувати ризики для замовника, в тому числі щодо:

• складення ТД не у відповідності до вимог Закону в частині встановлення вимог, які не передбачені законодавством;
• отримання неякісного товару, послуги або із іншими параметрами, аніж ті, що необхідно;
• безпідставне внесення змін до істотних умов договору про закупівлю через покращення якості предмета закупівлі після придбання товару / робіт / послуг, відмінних від реальної потреби;
• безпідставна відміна процедури закупівлі.

Формування умов договору / договору про закупівлю

Звертаючись до статті 638 Цивільного кодексу України (далі – ЦКУ), договір є укладеним, якщо сторони досягли згоди з усіх істотних умов договору. Істотними умовами договору є умови про предмет договору, умови, що визначені законом як істотні або є необхідними для договорів даного виду, а також усі ті умови, щодо яких за заявою хоча б однієї із сторін має бути досягнуто згоди.

Відповідно до моменту укладення договору сторони повинні погодити умови такого договору, в тому числі істотні. При цьому уповноваженій особі варто врахувати, що:

• при укладенні прямого договору згідно вимог пункту 11 Особливостей на уповноважену особу (та й замовника в цілому) законодавчо не покладено обов’язку щодо розроблення проєкту договору або ж його оприлюднення після підписання. Тож за бажанням замовник може скористатися примірником договору, запропонованим постачальником товару / виконавцем робіт / надавачем послуг. Звісно до моменту укладення такого договору рекомендуємо ознайомитись з його умовами та за необхідності запропонувати внесення відповідних змін;
• при укладенні договору про закупівлю за результатами проведення процедури закупівлі відкриті торги, керуючись пунктом 8 частини 2 статті 22 Закону, у тендерній документації зазначаються такі відомості: проєкт договору про закупівлю з обов’язковим зазначенням порядку змін його умов. А тому уповноваженій особі при розробці тендерної документації варто подбати про формування відповідного проєкту договору про закупівлю, в якому будуть наявні усі необхідні умови;
• при укладенні договору про закупівлю, шляхом використання електронного каталогу, аналізуючи норми абзацу 3 пункту 57 Порядку формування та використання електронного каталогу, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 14 вересня 2020 р. № 822, запит пропозицій постачальників повинен містити проєкт договору з обов’язковим зазначенням підстав та у разі потреби із зазначенням порядку змін його умов. Проєкт договору не повинен містити характеристики товару, що не визначені запитом пропозицій постачальників з урахуванням положень абзацу другого цього пункту. А тому уповноваженій особі доцільно як і в попередньому випадку, сформувати відповідний проєкт договору, який допоможе отримати необхідний товар на безпечних умовах і при цьому не призведе до порушень законодавчих норм;
• при укладенні договору про закупівлю у відповідності до пункту 13 Особливостей, замовник разом із звітом про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, оприлюднює в електронній системі закупівель договір про закупівлю та додатки до нього, а також обґрунтування підстави для здійснення замовником закупівлі відповідно до цього пункту. Тож договір про закупівлю буде оприлюднено в електронній системі, а тому уповноваженій особа варто долучитись до формування його умов.

Отож замовник може залучити до розроблення умов договору про закупівлю інших працівників, наприклад особу, від якої надійшла потреба, юриста, договірний відділ або ж зовнішніх експертів, тощо. Проте навіть в такому випадку уповноваженій особі все одно варто долучитись до процесу формування умов договору, адже в кінцевому результаті такий договір про закупівлю буде оприлюднено, і за таке оприлюднення відповідальна саме уповноважена особа.

При формуванні проєкту договору / договору про закупівлю, не зайвими стануть матеріали:

• Особливості формування проєкту договору в допорогових та надпорогових закупівлях через електронний каталог
• Що врахувати при формуванні договору про закупівлю при закупівлі на підставі пункту 13 Особливостей
• Що врахувати при формуванні проєкту договору підряду
• Практикум щодо особливостей формування проєкту договору

Контроль за виконанням договорів / договорів про закупівлю

Повертаючись до пункту 35 частини 1 статті 1 Закону, уповноважена особа (особи) – службова (посадова) чи інша особа, яка є працівником замовника і визначена відповідальною за організацію та проведення процедур закупівлі / спрощених закупівель згідно з цим Законом на підставі власного розпорядчого рішення замовника або трудового договору (контракту).

Відповідно на уповноважену особу законодавчо не покладено обов’язку контролювати процес виконання договору / договору про закупівлю. В той же час пам’ятаємо, що уповноважена особа зобов’язана:

• оприлюднити річний план закупівель та за потреби звіт про договір про закупівлю, укладеного без використання електронної системи до «допорогових» закупівель;
• оприлюднити в електронній системі закупівель додаткову угоду у разі внесення змін до істотних умов договору про закупівлю;
• оприлюднити звіт про виконання договору про закупівлю у випадках, передбачених законодавством, тощо.

Тож з метою уникнення можливих порушень, рекомендуємо документально оформити базові аспекти взаємодії уповноваженої особи із внутрішніми підрозділами замовника в частині здійснення контролю за виконанням договору / договору про закупівлю. Почерпнути інформацію щодо даної тематики можна із статті «Контроль виконання договору про закупівлю в тому числі щодо внесення змін до його умов». Також пропонуємо декілька прикладів умов, які можна погодити в таких документах:

• реєстрація бюджетних зобов'язань має відбуватися за погодженням з уповноваженою особою, якщо придбання здійснювалося внутрішнім замовником або іншим працівником;
• бухгалтерія або фінансовий відділ має перевірити відповідність ціни та обсягів, що визначені договором, та без погодження уповноваженої особи не може здійснювати оплату;
• протягом 1 робочого дня з дня отримання актів або видаткових накладних, бухгалтер має передати таку інформацію уповноваженій особі;
• уповноважена особа протягом 2 робочих днів має перевірити та погодити проведення такої оплати (визначені оптимальні строки задля уникнення порушень);
• керівник без погодження уповноваженої особи не має підписувати акт або видаткову накладну;
• після проведення повного розрахунку за договором, бухгалтер або відповідний працівник фінансового відділу має повідомити про це уповноважену особу;
• юрист під час формування проєкту або погодження додаткової угоди, має погодити її з уповноваженою особою та надати документальне підтвердження (визначене умовами договору та законодавством), а також повідомити про заплановану дату її укладання;
• без погодження уповноваженої особи керівник не має підписувати додаткову угоду;
• протягом 1 робочого дня з дня підписання додаткової угоди про внесення змін до істотних умов договору про закупівлю, юрист має передати уповноваженій особі додаткову угоду та інші підтвердні документи (визначені оптимальні строки задля уникнення порушень);
• у разі якщо ведеться претензійна робота, юрист має повідомити про це уповноважену особу службовою запискою або листом на електронну адресу. Після завершення претензійної роботи, а саме протягом 1 робочого дня, юрист має повідомити про це уповноважену особу задля подальшого звітування про виконання договору (за потреби);
• у разі розірвання договору, відповідний документ, який це підтверджує (лист, повідомлення, додаткова угода тощо) має бути переданий уповноваженій особі протягом 1 робочого дня юристом (відповідним працівником) шляхом направлення службової записки або листа на електронну адресу;
• у разі отримання неякісного товару, роботи чи послуги про це має бути повідомлено юриста та зафіксовано у відповідному документі для подальшого опрацювання;
• після отримання товару, а саме протягом 1 робочого дня, відповідний працівник має передати уповноваженій особі калькуляції собівартості товару (при закупівлі товару, який підпадає під локалізацію). Така передача має відбуватися офіційно службовою запискою або на електронну адресу;
• після отримання товарів / виконання робіт / надання послуг відповідний працівник має повідомити уповноважену особу про виконання постачальником / надавачем послуг / виконавцем робіт договору.

Розроблення та укладення додаткових угод

Відповідно до статті 626 ЦКУ, договором є домовленість двох або більше сторін, спрямована на встановлення, зміну або припинення цивільних прав та обов'язків.

При цьому керуючись статтею 654 ЦКУ, зміна або розірвання договору вчиняється в такій самій формі, що й договір, що змінюється або розривається, якщо інше не встановлено договором або законом чи не випливає із звичаїв ділового обороту.

Отже, якщо договір укладено, шляхом погодження його умов та підписанням представниками обоох сторін, то зміни до умов такого договору повинні узгоджуватись у такій же формі, тобто шляхом укладення додаткової угоди, яка буде невід’ємною частиною такого договору, підписаної представниками обох сторін.

За укладення додаткової угоди відповідає її підписант, а саме керівник замовника або інша особа, яка має такі повноваження. Проте в будь-якому випадку, уповноважена особа зобов’язана оприлюднити в електронній системі закупівель повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю, якщо мова йде про внесення змін до істотних умов такого договору.

А тому уповноважена особа не має прямого обов’язку здійснювати контроль за внесенням змін до умов договору / договору про закупівлю. В той же час уповноваженій особі варто володіти інформацією щодо формування та укладення додаткових угод до договору / договору про закупівлю, для можливості своєчасного моніторингу обставин щодо внесення змін до такого договору, а також з метою недопущення можливих порушень, в тому числі:

• внесення змін до істотних умов договору про закупівлю у випадках, не передбачених законодавством – наприклад збільшення обсягу товарів / робіт / послуг, передбаченого умовами закупівлі;
• внесення змін без документального підтвердження об’єктивних обставин у випадках, передбачених законодавчими вимогами – наприклад збільшено ціну за одиницю товару у відповідності до норм підпункту 2 пункту 19 Особливостей за відсутності або невідповідності документів, що підтверджують відсоток коливання ціни такого товару на ринку;
• виникнення позадоговірних зобов’язань - наприклад коли ціна за одиницю товару зменшилась, а загальну вартість договору залишили незмінною та замовником придбано не 100 одиниць товару, а 120 одиниць. В такому випадку уповноважена особа несе адміністративну відповідальність за придбання товарів, робіт чи послуг без проведення закупівлі.

Окрім цього, якщо на уповноважену особу офіційним розпорядчим документом керівника замовника або іншої особи, яка має такі повноваження, покладено обов’язки щодо підписання додаткових угод, то відповідальність за неправомірність таких дії несе також уповноважена особа. Нагадуємо, що частиною 3 статтею 164-14 КУпАП передбачено адміністративну відповідальність за внесення змін до істотних умов договору про закупівлю у випадках, не передбачених законом, що тягне за собою накладення штрафу від 1 500 до 3 000 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (від 25 500 до 51 000 гривень).

За наявності необхідності внесення змін до умов договору, рекомендуємо ознайомитись із матеріалами «Алгоритм внесення змін до істотних умов договору про закупівлю» та «Внесення змін до неістотних умов договору про закупівлю: порядок дій», а при формуванні додаткових угод пропонуємо скористатися відповідними прикладами.

Запити від правоохоронних, контролюючих органів або громадських організацій замовнику:

В процесі діяльності замовник може отримувати запити не лише від Органу оскарження та аудиторів, але й від громадських організації, прокуратури, Національної поліції, тощо. Проте не на кожен з таких запитів повинна готувати відповідь саме уповноважена особа.

До прикладу, якщо в запиті від громадської організації є посилання на закупівлю, але питання стосуються виконання договору про закупівлю, тоді уповноваженій особі варто повідомити керівництво про доцільність виконання запиту іншим відповідальним працівником. Або ж уповноважена особа може підготовувати частину відповіді на запит, яка стосується її роботи напряму.

Отож, коли мова йде про запити від Антимонопольного комітету або Державної аудиторської служби, в таких випадках відповідальним за надання відповіді на запит буде саме уповноважена особа. Якщо ж запит надійшов від іншої організації, замовнику варто розглянути інформацію, яка міститься у запиті, та після цього призначити відповідального за надання відповіді, який має доступ до необхідних даних. Пропонуємо розглянути відповідно до яких законодавчих норм уповноважена особа або інша відповідальна особа надає відповідь на запити від тих чи інших суб’єктів.

Взаємодія з казначеєм

Враховуючи законодавчі норми, прямої вимоги щодо здійснення взаємодії між уповноваженою особою та представниками Органу Казначейства немає. Проте відповідно до частини 2 статті 7 Закону, Центральний орган виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері казначейського обслуговування бюджетних коштів, вживає таких заходів:

1) до здійснення оплати за договором про закупівлю перевіряє наявність річного плану, договору про закупівлю та звіту про результати проведення закупівлі з використанням електронної системи закупівель, що підтверджують проведення процедури закупівлі / спрощеної закупівлі та за результатами якої укладено договір про закупівлю;

2) не допускає здійснення платежів із рахунка замовника згідно з узятим фінансовим зобов'язанням за договором про закупівлю у випадках:

• відсутності або невідповідності встановленим законодавством вимогам необхідних документів, передбачених пунктом 1 цієї частини;
• відміни процедури закупівлі / спрощеної закупівлі;
• набрання законної сили рішенням суду про визнання результатів процедури закупівлі / спрощеної закупівлі недійсною та/або договору про закупівлю нікчемним;
• оскарження відповідно до статті 18 цього Закону на період призупинення процедури закупівлі;
• наявності відповідного рішення органу оскарження відповідно до статті 18 цього Закону.

Перевірка наявності документів, зазначених у пункті 1 цієї частини, проводиться шляхом перегляду документів, розміщених в електронній системі закупівель.

А тому уповноваженій особі доцільно співпрацювати із внутрішніми підрозділами аби забезпечити ефективну діяльність на етапі реєстрації бюджетних зобов’язань, а також здійснення оплати за таким договором / договором про закупівлю у законодавчо визначені терміни. Таким чином при отриманні відмови від реєстрації бюджетних зобов’язань, замовнику доцільно проаналізувати отримані від органу Казначейства документи та інформацію, а також прийняти рішення в залежності від конкретних обставин, а саме:

• у разі виникнення непорозуміння з працівниками органу Казначейства, можна спробувати повторно надіслати реєстр бюджетних зобов’язань одночасно із відповідним листом-зверненням, в якому обґрунтувати власну позицію, базуючись на законодавчих засадах; 
• усунути такі порушення та повторно направити органам Казначейства реєстр бюджетних зобов’язань та договір про закупівлю;
• у разі усної відмови від взяття на облік органами Казначейства бюджетних зобов’язань варто направити лист-звернення з проханням пояснити причину відмови у письмовому вигляді;
• у випадках коли усунути порушення немає змоги, розірвати такий договір про закупівлю та повторно провести процедуру закупівлі.

Більш детально зазначений алгоритм дій можна віднайти у матеріалі «Що робити замовнику якщо Казначейство відмовило в реєстрації договору про закупівлю / договору».