Однією з найбільш поширених і доволі серйозною помилкою при проведенні публічних закупівлях є штучний поділ предмета закупівлі. Це коли замовник розбиває загальну потребу на декілька менших закупівель, обходячи таким чином встановлені законодавством вартісні пороги. Як правило в результаті укладається договір без застосування електронної системи. Такі дії кваліфікуються контролюючими органами, як порушення базових вимог закупівельного законодавства і за них передбачена відповідальність. Тому вкрай важливо навчитись відділяти, які саме дії вважаються поділом предмета закупівлі в розумінні пункту 6 Особливостей, а в яких – здійснення декількох закупівель за ідентичним предметом закупівель буде цілком правомірним.
Тож для розуміння в яких випадках замовник може правомірно здійснити поділ предмета закупівлі в розумінні законодавства та уникнути можливих проблем під час проведення моніторингів і ревізій, доцільно дослідити одразу декілька питань, в тому числі:
- чи можна провести декілька закупівель через електронний каталог / відкриті торги протягом року за одним предметом закупівлі;
- коли доречно провести декілька запитів пропозицій постачальників за одним предметом закупівлі.
Загалом порушення повʼязані з поділом предмету закупівлі тісно повʼязані з етапом планування потреби та визначення очікуваної вартості потенційної закупівлі. І тут важливо діяти не тільки обережно, а ще й підлаштовуватись під особливості конкретних закупівель, які потрібно буде провести. Так, є окремі предмети закупівлі, які доцільно закуповувати не на рік, а щоквартально або щомісячно. Крім того, варто враховувати нюанси, коли закупівлі є сезонними.
Також в окремих випадках, корективи у ситуацію може внести й коливання цін ринку та зміни законодавчих норм. Щодо законодавство, ось 1 липня набули зміни до Особливостей, як докорінно вплинули як на етап планування, так і на здійснення закупівлі в цілому. До речі, нещодавно на платформі зʼявився безкоштовний інструмент - калькулятор ПДВ, що допомагає швидко нарахувати або виділити ПДВ.
Ще є так звана «додаткова потреба», неправильно визначивши яку можна легко допустити порушення. Тож, для уникнення ризиків повʼязаних із застосування механізмів повʼязаних із додатковою потребою корисно звернути увагу на наступні питання: