На етапі визначення необхідності застосовувати закупівельного законодавства у замовників нерідко виникають сумніви: чи є конкретна операція закупівлею, чи можна здійснити її без проведення закупівлі, чи потрібно планувати її в річному плані та які правила в такому випадку застосовуються.
Для початку зупинимося на темі, що пов’язана із походженням коштів. Адже, в сучасних непростих умовах замовник все частіше може отримати кошти від благодійних організацій. Проте, сам факт отримання спонсорської допомоги не звільняє замовника від обов'язку здійснити закупівлю. У кожній ситуації важливо розуміти хто ж фактично здійснює придбання.
В деяких випадках замовник може бути лише стороною тристороннього договору, якій передають товари, роботи чи послуги. Тож, як бути замовнику, якщо з'являється третя сторона готова фінансувати повністю чи частково конкретну закупівлю?
Для замовника, що здійснює закупівлю за власні кошти, помилкою буде недотримання вимог закупівельного законодавства. Але й потрібно врахувати статус замовника та встановити, чи підпадає конкретна діяльність під сферу застосування Закону.
Окремої уваги потребують закупівлі, що здійснюються за договорами цивільно-правового характеру. Укладаючи договір ЦПХ будь-яке підприємство, установа чи організація, не вважається роботодавцем з точки зору трудового законодавства, та є замовником закупівлі таких робіт чи послуг, яка передбачає оплату за виконанні роботи або надану послугу. Це треба чітко розуміти аби не виникла відповідальність у разі укладення договорів ЦПХ без застосування закупівельного законодавства.
Замовники в ході своєї діяльності можуть зіштовхнутися із необхідністю здати в оренду або ж орендувати нерухоме майно, як то будівлю чи її частину або ж земельні ділянки. Чи дійсно оренда будь-яких об'єктів виключена з-під дії Закону?
Час від часу кожен замовник здійснює відшкодування коштів. І звичайно розглядає цю тему також під призмою законодавства про публічні закупівлі. До прикладу, чи вважати закупівлею оплату банківських послуг, якщо їх оплатив працівник? Або, якщо працівник замовника отримує кошти під звіт для того, щоб витратити на придбання товару чи послуги, то для замовника це закупівля чи відшкодування.
При укладенні договору щодо товарів / послуг, передбачених державними медичними гарантіями теж цікава ситуація. Договір укладається на користь третіх осіб – пацієнтів – фізичних осіб, які звернулися за медичною та / або реабілітаційною допомогою або медичною послугою та/або яким така допомога або послуга надається. Отже, сам замовник не отримує прямого результату у вигляді товару чи послуги, а оплата за таким договором відбувається на умовах відшкодування, компенсації коштів.